CHƯƠNG 1. NHỮNG VẤN ðỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC
1.3. NỘI DUNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC ðƠN VỊ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC
1.3.3. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán
a. Tổ chức, luân chuyển và vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
* Tổ chức và vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Hiện nay, chứng từ kế toỏn ỏp dụng cho cỏc ủơn vị hành chớnh sự nghiệp núi chung ủều tuõn thủ theo quy ủịnh của Luật kế toỏn số 03/2003/QH11, Nghị ủịnh số 128/2004/Nð-CP của Chớnh phủ và Thụng tư số 185/2010/TT-BTC, ngày 15 tháng 11 năm 2010 của Bộ Tài chính về việc
Hướng dẫn sửa ủổi, bổ sung Chế ủộ kế toỏn Hành chớnh sự nghiệp ban hành kốm theo Quyết ủịnh số 19/2006/Qð-BTC, ngày 30 thỏng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chớnh ban hành về chế ủộ kế toỏn hành chớnh sự nghiệp ỏp dụng chung cho tất cả cỏc ủơn vị hành chớnh sự nghiệp trong cả nước, cho ủến nay, quy ủịnh này vẫn ủược dựng chung cho cỏc ủơn vị hành chớnh sự nghiệp khụng phõn biệt lĩnh vực, khụng tớnh ủến những ủặc thự riờng của từng ngành khỏc nhau. Cỏc mẫu chứng từ ủược phõn làm 2 loại rừ rệt:
- Chứng từ kế toỏn bắt buộc: Là loại chứng từ phải sử dụng ở cỏc ủơn vị và khụng thay ủổi nội dung của chứng từ như: Phiếu thu, phiếu chi, bảng kờ ủề nghị thanh toỏn, biờn lai thu tiền….;
- Chứng từ hướng dẫn: Là chứng từ hướng dẫn sử dụng ở cỏc ủơn vị hành chính sự nghiệp nói chung và trong quá trình sử dụng ngoài những nội dung quy ủịnh trờn mẫu, ủơn vị kế toỏn cú thể bổ sung thờm chỉ tiờu hoặc thay ủổi hỡnh thức mẫu biểu cho phự hợp với việc ghi chộp cũng như yờu cầu quản lý của ủơn vị như: Bảng chấm cụng, bảng thanh toỏn tiền lương, phiếu nhập kho, phiếu xuấ kho…
* Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán
Trỡnh tự luõn chuyển chứng từ kế toỏn ủược hiểu là ủường ủi của chứng từ kế toỏn (ủó ủược xỏc ủịnh) ủến cỏc bộ phận liờn quan với mục ủớch chuyển thụng tin về cỏc hoạt ủộng kinh tế tài chớnh ủó ủược phản ỏnh trờn chứng từ kế toỏn. Tất cả cỏc chứng từ kế toỏn do ủơn vị lập hoặc nhận từ bờn ngoài ủều phải ủược tập trung vào bộ phận kế toỏn của ủơn vị, chỉ sau khi bộ phận kế toỏn kiểm tra xỏc minh tớnh phỏp lý của chứng từ thỡ mới dựng chứng từ ủú ủể ghi sổ kế toỏn. Quy trỡnh luõn chuyển chứng từ kế toỏn sẽ ủược xõy dựng với mỗi loại chứng từ phản ỏnh nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh nhằm ủảm bảo tớnh phự hợp và ủỏp ứng cỏc yờu cầu ủối với chứng từ kế toỏn theo quy ủịnh.
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán, gồm các bước sau:
- Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán, bao gồm các bước sau:
+ Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;
+ Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trỡnh Giỏm ủốc ký duyệt;
+ Phõn loại, sắp xếp chứng từ kế toỏn, ủịnh khoản và ghi sổ kế toỏn;
+ Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
- Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán:
+ Kiểm tra tớnh rừ ràng, trung thực, ủầy ủủ của cỏc chỉ tiờu, cỏc yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán;
+ Kiểm tra tớnh hợp phỏp của nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh ủó ghi trờn chứng từ kế toỏn, ủối chiếu chứng từ kế toỏn với cỏc tài liệu khỏc cú liên quan;
+ Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.
- Trong bước lập, tiếp nhận chứng từ kế toỏn cần lưu ý những ủiểm sau:
Thứ nhất, mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh liờn quan ủến hoạt ủộng của ủơn vị ủều phải lập chứng từ kế toỏn. Chứng từ kế toỏn chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải ủầy ủủ cỏc chỉ tiờu, phải rừ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, khụng viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, ủỳng với số tiền viết bằng số.
Thứ hai, chứng từ kế toỏn phải ủược lập ủủ số liờn theo quy ủịnh cho mỗi chứng từ. ðối với chứng từ lập nhiều liờn phải ủược lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. Trường hợp ủặc biệt phải lập nhiều liờn nhưng khụng thể viết một lần tất cả cỏc liờn chứng từ thỡ cú thể viết hai lần nhưng phải ủảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ.
Thứ ba, cỏc chứng từ kế toỏn ủược lập bằng mỏy vi tớnh phải ủảm bảo nội dung quy ủịnh cho chứng từ kế toỏn.
Thứ tư, mọi chứng từ kế toỏn phải cú ủủ chữ ký theo chức danh quy ủịnh trờn chứng từ mới cú giỏ trị thực hiện. Riờng chứng từ ủiện tử phải cú chữ ký ủiện tử theo quy ủịnh của phỏp luật. Tất cả cỏc chữ ký trờn chứng từ kế toỏn ủều phải ký bằng bỳt bi hoặc bỳt mực, khụng ủược ký bằng mực ủỏ, bằng bỳt chỡ, chữ ký trờn chứng từ kế toỏn dựng ủể chi tiền phải ký theo từng liên. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký ủó ủăng ký theo quy ủịnh, trường hợp khụng ủăng ký chữ ký thỡ chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký cỏc lần trước ủú.
Cỏc ủơn vị chưa cú chức danh kế toỏn trưởng thỡ phải cử người phụ trỏch kế toỏn ủể giao dịch với khỏch hàng, ngõn hàng, Kho bạc, chữ ký kế toỏn trưởng ủược thay bằng chữ ký của người phụ trỏch kế toỏn của ủơn vị ủú. Người phụ trỏch kế toỏn phải thực hiện ủỳng nhiệm vụ, trỏch nhiệm và quyền quy ủịnh cho kế toỏn trưởng.
Chữ ký của người ủứng ủầu ủơn vị (Giỏm ủốc hoặc người ủược uỷ quyền), của kế toỏn trưởng (hoặc người ủược uỷ quyền) và dấu ủúng trờn chứng từ phải phự hợp với mẫu dấu và chữ ký cũn giỏ trị ủó ủăng ký tại ngõn hàng, Kho bạc. Chữ ký của kế toỏn viờn trờn chứng từ phải giống chữ ký ủó ủăng ký với Kế toỏn trưởng.
Kế toỏn trưởng (hoặc người ủược uỷ quyền) khụng ủược ký "thừa uỷ quyền” của người ủứng ủầu ủơn vị. Người ủược uỷ quyền khụng ủược uỷ quyền lại cho người khác.
Cỏc ủơn vị phải mở sổ ủăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, cỏc nhõn viờn kế toỏn, kế toỏn trưởng (và người ủược uỷ quyền), Giỏm ủốc (và người ủược uỷ quyền). Sổ ủăng ký mẫu chữ ký phải ủỏnh số trang, ủúng dấu
giỏp lai do Thủ trưởng ủơn vị (hoặc người ủược uỷ quyền) quản lý ủể tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ ủăng ký.
Những cỏ nhõn cú quyền hoặc ủược uỷ quyền ký chứng từ, khụng ủược ký chứng từ kế toỏn khi chưa ghi hoặc chưa ghi ủủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký.
- Trong bước kiểm tra chứng từ kế toỏn, cần lưu ý những ủiểm sau:
+ Thứ nhất, tất cả cỏc chứng từ kế toỏn do ủơn vị lập hoặc từ bờn ngoài chuyển ủến ủều phải tập trung vào bộ phận kế toỏn ủơn vị. Bộ phận kế toỏn kiểm tra những chứng từ kế toỏn ủú và chỉ sau khi kiểm tra và xỏc minh tớnh phỏp lý của chứng từ thỡ mới dựng những chứng từ ủú ủể ghi sổ kế toỏn.
+ Thứ hai, những nội dung cần kiểm tra trong chứng từ, bao gồm:
(1) kiểm tra tớnh rừ ràng, trung thực, ủầy ủủ của cỏc chỉ tiờu, cỏc yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán;
(2) kiểm tra tớnh hợp phỏp của nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh ủó ghi trờn chứng từ kế toỏn, ủối chiếu chứng từ kế toỏn với cỏc tài liệu khỏc cú liên quan;
(3) kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.
+ Thứ ba, khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chớnh sỏch, chế ủộ, cỏc quy ủịnh về quản lý kinh tế, tài chớnh của Nhà nước, phải từ chối thực hiện, ủồng thời bỏo ngay cho Giỏm ủốc biết ủể xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành. Chẳng hạn khi kiểm tra một Phiếu chi phát hiện cú vi phạm chế ủộ, kế toỏn khụng xuất quỹ.
- Trong bước sử dụng chứng từ ủể ghi sổ kế toỏn cần lưu ý mấy ủiểm sau:
+ Thứ nhất, ủối với những chứng từ kế toỏn lập khụng ủỳng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ
phải trả lại, yờu cầu làm thờm thủ tục và ủiều chỉnh sau ủú mới làm căn cứ ghi sổ;
+ Thứ hai, sau khi kiểm tra, nhân viên kế toán thực hiện việc tính giá trờn chứng từ và ghi chộp ủịnh khoản ủể hoàn thiện chứng từ;
+ Thứ ba, chỉ khi nào chứng từ kế toỏn ủó ủược kiểm tra và hoàn chỉnh mới ủược sử dụng ủể làm căn cứ ghi sổ.
- ðối với bước bảo quản, lưu trữ và huỷ chứng từ kế toán cần lưu ý:
+ Thứ nhất, chứng từ kế toỏn phải ủược ủơn vị kế toỏn bảo quản ủầy ủủ, an toàn trong quỏ trỡnh sử dụng và lưu trữ;
+ Thứ hai, chứng từ kế toán lưu trữ phải là bản chính. Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp có xác nhận; nếu bị mất hoặc bị huỷ hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp hoặc xác nhận;
+ Thứ ba, chứng từ kế toỏn phải ủưa vào lưu trữ trong thời hạn mười hai tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán;
+ Thứ tư, người ủại diện theo phỏp luật của ủơn vị kế toỏn chịu trỏch nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toỏn theo thời hạn sau ủõy:
(1) Tối thiểu năm năm ủối với tài liệu kế toỏn dựng cho quản lý, ủiều hành của ủơn vị kế toỏn, gồm cả chứng từ kế toỏn khụng sử dụng trực tiếp ủể ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;
(2) Tối thiểu mười năm ủối với chứng từ kế toỏn sử dụng trực tiếp ủể ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp phỏp luật cú quy ủịnh khỏc;
(3) Lưu trữ vĩnh viễn ủối với chứng từ kế toỏn cú tớnh sử liệu, cú ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
+ Thứ năm, chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán. Trường hợp tạm giữ hoặc
tịch thu thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu và ký xỏc nhận trờn chứng từ sao chụp; ủồng thời lập biờn bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tờn, ủúng dấu;
+ Thứ sáu, cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tờn, ủúng dấu.
Ngoài ra, trong khi sử dụng, quản lý, in và phát hành biểu mẫu chứng từ kế toán cần lưu ý:
(1) Một là, tất cả cỏc ủơn vị ủều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toỏn quy ủịnh trong chế ủộ kế toỏn này. Trong quỏ trỡnh thực hiện, cỏc ủơn vị khụng ủược sửa ủổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc.
(2) Hai là, mẫu chứng từ in sẵn phải ủược bảo quản cẩn thận, khụng ủược ủể hư hỏng, mục nỏt. Sộc và giấy tờ cú giỏ phải ủược quản lý như tiền.
(3) Ba là, biểu mẫu chứng từ kế toán bắt buộc do Bộ Tài chính hoặc ủơn vị ủược Bộ Tài chớnh uỷ quyền in và phỏt hành. ðơn vị ủược uỷ quyền in và phỏt hành chứng từ kế toỏn bắt buộc phải in ủỳng theo mẫu quy ủịnh, ủỳng số lượng ủược phộp in cho từng loại chứng từ và phải chấp hành ủỳng cỏc quy ủịnh về quản lý ấn chỉ của Bộ Tài chớnh.
(4) Bốn là, ủối với cỏc biểu mẫu chứng từ kế toỏn hướng dẫn, cỏc doanh nghiệp cú thể mua sẵn hoặc tự thiết kế mẫu, tự in, nhưng phải ủảm bảo cỏc nội dung chủ yếu của chứng từ quy ủịnh tại ðiều 17 Luật Kế toỏn số 03/2003/QH11.
b. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thụng tài khoản kế toỏn hành chớnh sự nghiệp ủược xõy dựng trờn nguyờn tắc dựa vào bản chất và nụi dung hoạt ủộng của ủơn vị hành chớnh sự nghiệp có vận dụng nguyên tắc phân loại và mã hóa của hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp và hệ thống tài khoản kế toán Nhà nước. Hệ thống kế toán
ủược sử dụng ủể theo dừi và phản ỏnh tỡnh hỡnh và sự biến ủộng của từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn, từng khoản nợ phải thu, phải trả. Hệ thống tài khoản kế toỏn sử dụng trong cỏc ủơn vị hành chớnh sự nghiệp ủược thể hiện xuất phỏt từ yờu cầu thực tế của từng ủơn vị. ðơn vị ủược bổ sung thờm cỏc tài khoản cấp 2, cấp 3, cấp 4 (trừ cỏc tài khoản kế toỏn mà Bộ Tài chớnh ủó quy ủịnh trong hệ thống tài khoản kế toỏn) ủể phục vụ yờu cầu quản lý của ủơn vị.
Hệ thống tài khoản kế toỏn ỏp dụng trong cỏc ủơn vị hành chớnh sự nghiệp phải ủảm bảo cỏc yờu cầu:
- Phản ỏnh mọi hoạt ủộng cỏc nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh theo nội dung kinh tế và theo trỡnh tự thời gian. Phự hợp với cỏc quy ủịnh thống nhất của nhà nước, văn bản hướng dẫn của Bộ chủ quản và cơ quan quản lý cấp trên;
- Phự hợp với ủặc ủiểm của ủơn vị, phõn cấp tài chớnh; ủỏp ứng yờu cầu quản lý thụng tin trờn mỏy tớnh và ủảm bảo cỏc chỉ tiờu bỏo cỏo tài chớnh;
- Hệ thống tài khoản kế toán ở Việt Nam gồm có nhiều bảng hệ thống khỏc nhau theo từng loại hỡnh. Hệ thống tài khoản quy ủịnh gồm 7 loại, từ 1 ủến 6 là cỏc tài khoản trong Bảng cõn ủối tài khoản. Tài khoản ngoài Bảng Cõn ủối tài khoản là tài khoản Loại 0, ủược ủỏnh số từ 001 ủến 009 (Phụ lục 1.2):
+ Nhóm tài khoản loại 1: Tiền và vật tư;
+ Nhúm tài khoản loại 2: Tài sản cố ủịnh;
+ Nhóm tài khoản loại 3: Thanh toán;
+ Nhóm tài khoản loại 4: Nguồn kinh phí;
+ Nhóm tài khoản loại 5: Các khoản thu;
+ Nhóm tài khoản loại 6: Các khoản chi;
+ Nhóm tài khoản loại 0: Tài khoản ngoài bảng.
Việc xây dựng và sử dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất, phản ỏnh ủầy ủủ cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh cú ý nghĩa rất quan trọng trong cụng tỏc kế toỏn tại mỗi ủơn vị. Danh mục tài khoản chi tiết, cụ thể giỳp cho cụng tỏc quản lý tài chớnh của ủơn vị ủược dễ dàng, thuận lợi và phản ỏnh chớnh xỏc bản chất tài chớnh của ủơn vị ủú.
c. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán - Vận dụng hệ thống sổ kế toán
Cỏc ủơn vị hành chớnh ủều phải mở sổ kế toỏn, ghi chộp, quản lý, bảo quản, lưu trữ sổ sỏch kế toỏn theo ủỳng quy ủịnh của Luật kế toỏn số 03/2003/QH11, Nghị ủịnh 128/2004/Nð-CP, ngày 31 thỏng 5 năm 2004 của Chớnh phủ quy ủịnh chi tiết và hướng dẫn thi hành một số ðiều của Luật kế toỏn ỏp dụng trong lĩnh vực kế toỏn nhà nước và Chế ủộ kế toỏn ngày nay.
Mỗi ủơn vị cú một hệ thống sổ kế toỏn cho một kỳ kế toỏn năm (Phụ lục 1.3).
- Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Theo chế ủộ kế toỏn hiện hành, cỏc ủơn vị quản lý nhà nước và ủơn vị HCSN núi chung núi riờng thỡ tựy thuộc vào ủiều kiện và ủặc ủiểm của ủơn vị mỡnh ủược lựa chọn một trong bốn hỡnh thức kế toỏn sau:
+ Hình thức kế toán Nhật ký chung (Phụ lục 1.4): Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chớnh phỏt sinh ủều ủược ghi vào sổ Nhật ký chung theo trỡnh tự thời gian phỏt sinh và nội dung nghiệp vụ kinh tế ủú. Sau ủú lấy số liệu trờn Sổ nhật ký ủể ghi vào Sổ cỏi theo từng nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh, bao gồm sổ Nhật ký chung, Sổ cái, Các sổ, Thẻ kế toán chi tiết;
+ Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái (Phụ lục 1.5): Các nghiệp vụ kinh tế tài chớnh phỏt sinh ủược ghi chộp kết hợp theo trỡnh tự thời gian ủược phõn loại hệ thống hóa theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một