CHƯƠNG 1. NHỮNG VẤN ðỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC
2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI SỞ CÔNG THƯƠNG TỈNH ðẮK NÔNG
2.2.3. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại Sở Công Thương tỉnh ðắk Nông
a. Tổ chức, luân chuyển và vận dụng hệ thống chứng từ kế toán Hiện nay, hệ thống chứng từ kế toỏn ủược sử dụng trong Sở Cụng Thương ủược căn cứ vào hệ thống chứng từ kế toỏn ủược ban hành của Chế ủộ kế toỏn HCSN ban hành theo Thụng tư số 185/2010/TT-BTC, ngày 15 thỏng 11 năm 2010 của Bộ Tài chớnh về việc Hướng dẫn sửa ủổi, bổ sung Chế ủộ kế toỏn Hành chớnh sự nghiệp ban hành kốm theo Quyết ủịnh số 19/2006/Qð-BTC, ngày 30 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành về chế ủộ kế toỏn HCSN ỏp dụng chung cho tất cả cỏc ủơn vị HCSN trong cả nước.
Căn cứ vào hoạt ủộng của Sở Cụng Thương cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh, Kế toỏn trưởng lập chứng từ kế toỏn theo cỏc chỉ tiờu lao ủộng, tiền lương, chỉ tiêu vật tư, tiền tệ, chỉ tiêu TSCð. ðồng thời Kế toán trưởng cũng
là người trực tiếp luõn chuyển ủối với cỏc loại chứng từ trong Sở Cụng Thương, cỏc loại chứng từ sẽ ủược xỏc ủịnh cụ thể cho từng loại chứng từ ủể phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Trình tự luân chuyển chứng từ ở Sở Cụng Thương tỉnh ðắk Nụng ủược tiến hành qua 06 bước (Sơ ủồ 2.4)
Sơ ủồ 2.4. Tổ chức luõn chuyển chứng từ
• Lập chứng từ và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào chứng từ
Sở Cụng Thương ủó thực hiện ủỳng theo quy ủịnh tại ðiều 19 của Luật kế toán số 03/2003/QH11. Sử dụng các biểu mẫu chứng từ kế toán (mẫu bắt buộc) và biểu mẫu chứng từ kế toỏn (mẫu hướng dẫn) theo Quyết ủịnh số 19/2006/Qð-BTC và Thông tư 185/2010/TT-BTC. (Phụ lục 2.4).
Căn cứ vào thực tế nghiệp vụ phát sinh, Kế toán trưởng xem xét sử dụng các loại chứng từ như phiếu thu, phiếu chi, giấy rút sự toán ngân sách,
… cho phù hợp. Các thông tin trên chứng từ như trên, ngày tháng, số thứ tự, tờn ủịa chỉ cỏ nhõn cú liờn quan, nội dung kinh tế, số lượng và giỏ trị, chữ ký của những người cú trỏch nhiệm ủó ủược Kế toỏn trưởng phản ỏnh ủầy ủủ.
Trên thực tế khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán trưởng theo chức năng, nhiệm vụ có trách nhiệm hương dẫn người thanh toán lập chứng từ và vận dụng chứng từ cho phự hợp, ủỳng quy ủịnh ủồng thời phổ biến ủến cỏc phũng, ban của Sở biết ủể làm thủ tục thanh toỏn.
ðối với cỏc khoản chi tạm ứng, ủơn vị sử dụng mẫu Giấy ủề nghị tạm ứng (mẫu C32-HD). Tuy nhiên, trong thực tế áp dụng rất khó quản lý việc dư
Nghiệp vụ kinh tế
phát sinh
Lập chứng
từ kế toán
Kiểm tra chứng
từ
Phân loại, sắp xếp
chứng từ
Ghi sổ kế toán
Lưu trữ bảo quản chứng
từ
nợ tạm ứng của cỏ nhõn hoặc tập thể tớnh ủến thời ủiểm tạm ứng, khi cỏc cỏ nhân tạm ứng với lý do tạm ứng này nhưng chưa kịp thanh toán hoàn ứng thì lại tiếp tục tạm ứng với lý do khỏc, do ủú dẫn ủến số dư tạm ứng cuối kỳ của một cỏ nhõn rất lớn, việc ủụn ủốc thu hồi nợ tạm ứng rất khú khăn.
• Kiểm tra, ký chứng từ hoặc trỡnh Lónh ủạo duyệt chứng từ theo quy ủịnh
Cụng tỏc kiểm tra tại Sở Cụng Thương ủược thực hiện thường xuyờn, phỏt hiệp kịp thời những chứng từ lập khụng ủỳng thủ tục, thiếu sút về nội dung và con số phản ánh không rõ ràng chính xác. Sở Công Thương tỉnh ðắk Nông thực hiện kiểm tra chứng từ kế toán hai lần trong mét chu trình luân chuyển:
- Kiểm tra lần ủầu nhằm ủảm bảo tớnh rừ ràng, trung thực, ủầy ủủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán và tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh ủó ghi trờn chứng từ. Trờn thực tế khõu kiểm tra này rất quan trọng bởi tính kịp thời và trực tiếp bởi kiểm tra ngày sau khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh;
- Kiểm tra lần sau nhằm ủảm bảo tớnh hợp lệ, hợp phỏp của chứng từ kế toỏn ủồng thời cũng kiểm tra lại việc phản ỏnh nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh.
Khõu khiểm tra này thường ủược thực hiện khi việc phản ỏnh cỏc nghiệp vụ kinh tế ủó ủược hoàn thành nờn thường bị mất tớnh thời sự và cỏc giải phỏp khắc phục thường bị ủộng.
Theo quy ủịnh hiện nay, mọi chứng từ kế toỏn cần phải cú ủầy ủủ cỏc chữ ký theo cỏc chức danh quy ủịnh trờn chứng từ mới cú giỏ trị thực hiện. Sở Cụng Thương ủó tiến hành việc mở sổ ủăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, kế toỏn trưởng, Thủ trưởng ủơn vị (và người ủược ủy quyền). Do ủú, khi thực hiện kiểm tra, Sở Cụng Thương ủó chỳ trọng hơn ủến việc kiểm tra tớnh ủầy
ủủ cỏc chữ ký của những người liờn quan trờn chứng từ kế toỏn khắc phục tỡnh trạng trước ủõy chứng từ thường bị thiếu chữ ký.
• Phõn loại, sắp xếp, ủịnh khoản và ghi sổ chứng từ
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ liờn quan ủó ủược cỏc phũng, ban chuyển ủến tahnh toỏn, Kế toỏn trưởng thực hiện kiểm tra, tiến hành phõn loại và ghi chộp vào sổ sỏch kế toỏn chi tiết, phõn loại, ủịnh khoản và cập nhật vào chương trình kế toán.
• Tổ chức luân chuyển chứng từ
Chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính từ khi phát sinh ủến khi ghi sổ kế toỏn xong ủưa vào bảo quản, lưu trữ cú liờn qua ủến cỏc phũng, ban trong Sở. Do ủú, cần xõy dựng quy trỡnh luõn chuyển chứng từ trong Sở Công Thương phù hợp với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính khác nhau, nhằm giỳp cho cỏc phũng chức năng cú liờn quan ủối chiếu, kiểm tra chứng từ và ghi chộp hạch toỏn theo chức trỏch nhiệm vụ ủó ủược phõn cụng.
- Quy trình luân chuyển chứng từ thu bằng tiền mặt (Phụ lục 2.5) - Quy trình luân chuyển chứng từ chi bằng tiền mặt (Phụ lục 2.6)
- Quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán bằng chuyển khoản (Phụ lục 2.7)
• Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán
Cỏc chứng từ phỏt sinh hàng thỏng sau khi ủó ủược ghi số thỡ ủược ủúng thành tập và ghi rừ bờn ngoài tập chứng từ: Loại chứng từ, thời gian, số hiệu chứng từ, sau ủú ủược ủúng thành tệp/thựng lưu trữ.
Cỏc chứng từ kế toỏn ủược lưu giữ tại cỏc ủơn vị nhằm phục vụ cho nhu cầu kiểm tra, ủối chiếu. Kết thỳc kỳ kế toỏn năm, chứng từ ủược chuyển sang lưu trữ theo quy ủịnh, chứng từ trực tiếp dựng ủể ghi sổ lưu trữ 20 năm, chứng từ không trục tiếp ghi sổ lưu trữ 10 năm.
Tuy nhiờn, do cũn khú khăn về ủiều kiện cơ sở vật chất, vận chuyển và lưu trữ chứng từ chưa ủỳng quy ủịnh, sau khi ủó kết thỳc quyết toỏn gần một năm mà chứng từ vẫn chưa ủược ủưa vào kho lưu trữ mà ủược lưu tại cỏc ủơn vị hoặc lưu trữ chung kho với các chứng từ khác nên dễ thất lạc. Việc lưu trữ chưa thật sự ủược chỳ trọng, chứng từ ủể chưa ngăn nắp, khụng sắp xếp khoa học khiến việc tìm kiếm, tra cứu tốn thời gian.
b. Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Hiện nay, hệ thống tài khoản ủược sử dụng tại ủơn vị dựa trờn hệ thống tài khoản ban hành theo Quyết ủịnh số 19/2006/Qð-BTC, ngày 30 thỏng 3 năm 2006 của Bộ Tài chớnh, thực tế thực hiện cú ủiều chỉnh bổ sung thờm một số tài khoản chi tiết ủể ủỏp ứng cho yờu cầu quản lý, kiểm tra, kiểm soỏt và cung cấp thụng tin của ủơn vị.
Sở Công Thương mở sổ kế toán hạch toán theo dõi chi tiết các khoản thu của ủơn vị cũng như theo dừi cỏc khoản chi theo từng nguồn kinh phớ và theo Mục lục ngõn sỏch ủể ủảm bảo việc quản lý ủược cỏc khoản thu phỏt sinh trong Sở, thực hiện cỏc khoản chi hoạt ủộng thống nhất với dự toỏn ủó ủược duyệt và thống nhất giữa hạch toỏn tổng hợp với hạch toỏn chi tiết, giữa sổ kế toán với chứng từ kế toán và các báo cáo kế toán. Với các nghiệp vụ thu, chi phí, lệ phí của Sở Công Thương tương ứng với nhóm tài khoản như:
TK 461 “Nguồn kinh phớ hoạt ủộng”, TK 661 “Chi hoạt ủộng”, TK 511 “ Cỏc khoản thu”, TK 421 “Chênh lệch thu chi chưa xử lý” và một số các loại tài khoản khỏc. Riờng với TK 461 “Nguồn kinh phớ hoạt ủộng”, TK 661 “Chi hoạt ủộng” Sở Cụng Thương mở cỏc nhúm TK chi tiết tương ứng với cỏc nguồn kinh phớ mà ủơn vị hiện cú nhằm mục ủớch quản lý chặt chẽ cỏc hoạt ủộng thu chi cả từng nguồn kinh phớ (Phụ lục 2.9)
(1) Kế toỏn nguồn kinh phớ hoạt ủộng của Sở Cụng Thương (Phụ lục 2.10)
Khi Sở Cụng Thương nhận ủược quyết ủịnh giao dự toỏn của Ủy ban nhõn dõn tỉnh chi hoạt ủộng của năm, Kế toỏn trưởng Sở sẽ ghi thẳng vào TK ngoài bảng: Nợ TK 008 “Dự toỏn chi hoạt ủộng”. Khi Sở Cụng Thương thực hiện rỳt dự toỏn ủể sử dụng thỡ căn cứ vào giấy rỳt dự toỏn chi thường xuyờn hoặc dự toán chi không thường xuyên và một số chứng từ liên quan và ghi bờn Cú TK 008 “Dự toỏn chi hoạt ủộng” và hạch toỏn vào TK 461 “Nguồn kinh phớ hoạt ủộng”. Tài khoản 461 “Nguồn kinh phớ hoạt ủộng” sẽ bao gồm các nguồn kinh phí như: Nguồn NSNN cấp, các khoản thu phí, lệ phí và một số cỏc khoản thu khỏc (Gúp ý thiết kế cơ sở) theo quy ủịnh phải ghi tăng nguồn kinh phớ hoạt ủộng của Sở Cụng Thương.
(2) Kế toỏn chi hoạt ủộng của Sở Cụng Thương (Phụ lục 2.11)
Về chứng từ kế toán: Bảng thanh toán tiền lương, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Bảng chấm cụng, Bảng chấm cụng làm thờm giờ, Bảng kờ ủề nghị thanh toán, Phiếu chi, ...Về tài khoản kế toán: Sở Công Thương vận dụng tài khoản cấp 1, 2, 3 theo quy ủịnh ủể hạch toỏn chi hoạt ủộng.
(3) Kế toỏn thu hoạt ủộng và chờnh lệch thu chi của hoạt ủộng (Phụ luc 2.12)
Về chứng từ kế toán: Biên lai thu phí, lệ phí, Phiếu thu (Thu góp ý thiết kế cơ sở). Về tài khoản kế toỏn: ðể theo dừi cỏc khoản thu hoạt ủộng, kế toỏn sử dụng TK 5111 “Thu phí, lệ phí”; TK 5118 “Thu khác”.
c. Vận dụng sổ kế toán
Sở Công Thương sử dụng hình thức kế toán trên máy vi tính, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán. Hiện nay, Sở Công Thương áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, phù hợp với mô hình tổ chức, quản lý của ủơn vị. Cỏc mẫu sổ kế toỏn cú thể khụng giống hoàn toàn với cỏc sổ kế toỏn ghi tay nhưng vẫn ủảm bảo cỏc nụi dung quy ủịnh.
Sở Cụng Thương ủang sử dụng chương trỡnh phần mềm kế toỏn ỏp dụng cho cỏc ủơn vị hành chớnh sự nghiệp cú tờn “MISA Mimosa.Net” do Công ty Misa cung cấp.
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, Kế toán trưởng nhập số liệu vào máy tính, chương trình phần mềm sẽ tự kết suất số liệu vào các sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp có liên quan.
Cỏc mẫu sổ kế toỏn chi tiết thường ủược mở theo chế ủộ kế toỏn quy ủịnh như Sổ quỹ tiền mặt; Sổ tiền gủi Ngân hàng, Kho bạc, công cụ, dụng cụ; Sổ TSCð; Sổ chi tiết các tài khoản; Sổ theo dõi dự toán ngân sách; Sổ chi tiết nguồn kinh phớ, sổ chi tiết cỏc khoản thu, Sổ chi tiết chi hoạt ủộng (Xem Phụ lục 2.13). Cuối thỏng, sau khi hoàn tất việc ghi sổ, ủối chiếu, sổ kế toỏn, kế toán tiến hành in ra giấy toàn bộ số liệu sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và ủúng thành quyển, sau ủú làm thủ tục phỏp lý như sổ kế toỏn ghi bằng tay.
d. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán
Hiện nay, Sở Cụng Thương ủó ứng dụng Cụng nghệ thụng tin vào trong Sở. Phần mềm kế toỏn ủó giải quyết tốt cỏc khõu của cụng tỏc kế toỏn, từ lập chứng từ, ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp, xử lý nghiệp vụ và ủưa ra cỏc bỏo cỏo tài chớnh, nhưng chỉ mới thực hiện ủược từng phần riờng lẻ như quản lý tài chính kế toán (phần mềm kế toán HCSN), phần mền kế toán tổng hợp…..
Ngoài ưu ủiểm giảm thiểu chi phớ nhõn cụng, tăng năng suất lao ủộng, cập nhật thông tin kinh tế, tài chính một cách kịp thời, khoa học, chính xác, phần mềm kế toỏn cú cỏc phần hành riờng lẻ, ủộc lập, do ủú chưa ủạt hiệu quả trong quản lý toàn bộ hoạt ủộng của Sở Cụng Thương. Cỏc phần mềm kế toỏn tiền lương, kế toỏn TSCð, kế toỏn thanh toỏn cũn riờng lẻ, ủộc lập, chưa tớch hợp với phần mềm kế toỏn tổng hợp, do ủú cụng tỏc ủiều hành, quản lý toàn bộ hoạt ủộng của Sở Cụng Thương thực sự khú khăn và hiệu quả.