ĐVT: % Loại hạt Tuần 1 (02/11 – 08/11) Tuần 2 (09/11 – 15/11) Tuần 3 (16/11 – 22/11) Tuần 4 (23/11 – 29/11) Arabica 0.23 0.45 0.33 0.42 Robusta Premium 0.10 0.08 0.06 0.06 Arabica Cầu Đất 0.12 0.16 0.13 0.10 Robusta 0.2 0.17 0.21 0.19 Arabica A Lƣới 13.5 17.7 18.0 16.5
Hiện tại hạt cà phê Arabica A Lƣới là dòng sản phẩm mà Greenfields Coffee đang chú trọng thực hiện “From farm to cup”, đƣợc liên kết với các hộ nông dân trồng cà phê tại A Lƣới. Tuy nhiên, do trình độ canh tác cịn chƣa cao, khá đơn sơ, Công ty vẫn đang trong quá trình hợp tác để đào tạo hƣớng dẫn trồng, chăm sóc cây cà phê, nên chất lƣợng của hạt cà phê A Lƣới vẫn chƣa đƣợc đánh giá cao.
b. Tiến hành các hoạt động cần thiết nhằm khắc phục những sai lệch, đảm bảo thực hiện đúng yêu cầu
Rang cà phê là một cơng đoạn khó, địi hỏi rất nhiều kinh nghiệm từ ngƣời rang. Tuy nhiên không phải mẻ rang nào cũng đƣợc thành công và đạt hƣơng vị cà phê nhƣ mong muốn. Để kiểm soát chất lƣợng, Công ty tiến hành kiểm soát mọi yếu tố ảnh hƣởng trực tiếp đến quá trình tạo ra chất lƣợng. Việc kiểm soát này nhằm ngăn ngừa sản xuất ra sản phẩm khuyết tật. Nói chung, q trình kiểm sốt sẽ bao quanh tất cả các khâu tạo ra sản phẩm, nhƣ kiểm soát: con ngƣời thực hiện, phƣơng pháp và quá trình sản xuất, nguyên vật liệu đầu vào, thiết bị, môi trƣờng làm việc.
Bên cạnh việc sử dụng các công cụ nhƣ Roast Profile để theo dõi và điều chỉnh các yếu tố nhiệt độ, áp suất, thời gian rang để đảm bảo các mẻ có sự đồng nhất về chất lƣợng thì hiện tại, Greenfields Coffee đang áp dụng phƣơng pháp rang mẻ nhỏ. Đây là phƣơng pháp khá phổ biến và đƣợc sử dụng để khắc phục những sai lệch, đảm bảo thực hiện đúng yêu cầu.
Phƣơng pháp Small Batch (Rang mẻ nhỏ)
Tại Công ty Greenfields Coffee, hoạt động rang cà phê đƣợc chia nhỏ thành từng mẻ khoảng 20 – 30 kg cà phê. Việc rang từng mẻ thế này thích hợp cho công tác theo dõi chất lƣợng của sản phẩm cũng nhƣ dễ dàng đánh giá mức độ đạt yêu cầu của từng mẻ. Quá trình này giúp cho:
- Tinh chỉnh từng tham số trong quá trình rang dễ dàng hơn. Quản lý chất lƣợng các mẻ rang tốt hơn. Các mẻ rang sẽ đồng nhất về thời gian và nhiệt độ. Từ đó, tối ƣu đƣợc hƣơng vị của cà phê.
- Các hạt cà phê chỉ đƣợc rang khi có đơn hàng, giảm thời gian lƣu kho để cà phê đến tay khách hàng vẫn cịn tƣơi mới.
Đóng gói sản phẩm bằng cách hút chân khơng và sử dụng công nghệ nitơ
Hạt cà phê sau khi trải qua quá trình rang trở thành thành phẩm cuối cùng cần đƣợc bảo quản cẩn thận bởi các đặc điểm về hƣơng, mùi vị của cà phê có thể dễ dàng thay đổi nếu khơng đƣợc bảo quản cẩn thận. Quá trình bảo quản cần lƣu ý một vài yếu tố có thể ảnh hƣởng đến chất lƣợng cà phê nhƣ:
- Khơng khí: sau khi rang, cà phê sẽ bắt đầu nhả một số khí (chủ yếu là CO2) làm phồng bao bì, ngồi ra khi cà phê tiếp xúc với khơng khí càng lâu thì chất lƣợng càng giảm do q trình oxi hóa diễn ra.
- Độ ẩm và mùi: cà phê có đặc tính rất dễ hút ẩm và chính độ ẩm này sẽ làm mất đi hƣơng vị khi lƣu trữ. Ngồi ra cà phê cũng hút mùi ở mơi trƣờng xung quanh và hấp thụ vào hạt cà phê gây biến đổi về hƣơng vị.
- Nhiệt độ và ánh sáng: nhiệt độ thích hợp để bảo quản cà phê khoảng 20 – 250C, nếu đặt ở nơi quá nóng hoặc ánh sáng mạnh thì tinh dầu trong cà phê (vốn dễ bay hơi và là nguồn gốc cấu thành hƣơng vị) sẽ thốt ra ngồi hoặc bị oxi hóa làm cho hƣơng vị trong cà phê sẽ bị biến mùi hoặc mất dần đi.
Do đó, để đảm bảo sản phẩm đến tay khách hàng vẫn ở trong trạng thái tốt nhất, tại Greenfields Coffee, hoạt động đóng gói đƣợc thực hiện theo phƣơng pháp hút chân khơng và công nghệ bảo quản nitơ. Các hạt cà phê sau q trình thốt dần khí CO2 trong thùng chứa đƣợc đóng gói trong các bao bì có mặt trong tráng thêm 1 lớp giấy bạc giúp cà phê khơng bị ám mùi, duy trì độ "tƣơi" và hƣơng vị của cà phê đƣợc lâu hơn. Đồng thời, bao bì cịn có túi zip kín miệng ngăn khơng khí bên ngồi vào khi khách hàng không sử dụng hết túi trong một lần. Hiện tại, hai sản phẩm chủ yếu của Công ty là cà phê hạt và cà phê xay sẵn đều đƣợc sử dụng cơng nghệ đóng gói hút
chân không và đặc biệt đối với cà phê hạt sẽ đƣợc sử dụng công nghệ bảo quản bằng nitơ. Các gói hàng sau đó sẽ đƣợc hàng lại một lần nữa để đảm bảo và đóng thùng chuyển cho khách hàng.
Ngồi việc cẩn thận trong khâu đóng gói, các nhân viên kinh doanh luôn đƣợc yêu cầu phải hƣớng dẫn khách hàng bảo quản cà phê đúng cách để hƣơng vị cà phê
luôn tƣơi ngon. Đồng thời, khi giao hàng, để đảm bảo một lần nữa các gói hàng đã đƣợc đóng gói kỹ càng chƣa, thì nhân viên giao hàng sẽ có nhiệm vụ kiểm kê hàng hóa lại một lần nữa với khách hàng để có thể đổi lại hàng hóa kịp thời nếu có sai sót xảy ra.
2.2.2.4. Công tác điều chỉnh và cải tiến chất lƣợng
Trong quá trình sản xuất, chi phí do lãng phí thƣờng chiếm một lƣợng đáng kể trong chi phí sản xuất. Cải tiến chất lƣợng đóng vai trị quan trọng trong việc giảm lãng phí, nâng cao hiệu quả, hiệu suất, tạo thêm lợi ích cho tổ chức, khách hàng. Với nỗ lực khơng ngừng nhằm duy trì, nâng cao chất lƣợng sản phẩm với nguyên tắc sản phẩm sau phải tốt hơn sản phẩm trƣớc và khoảng cách giữa các đặc tính sản phẩm với những yêu cầu của khách hàng ngày càng giảm, Greenfields Coffee tiến hành công tác cải tiến chất lƣợng theo 14 bƣớc sau đây:
Giai đoạn 1: Cam kết của Ban giám đốc
- Giám đốc là ngƣời lãnh đạo của công ty chỉ rõ tầm quan trọng của chất lƣợng trong sự phát triển bền vững của Công ty, đồng thời dựa trên tình hình thực tế của doanh nghiệp để đề ra các chính sách, mục tiêu chất lƣợng cụ thể, rõ ràng.
- Nhấn mạnh sự cần thiết phải đề phịng sai sót.
- Nhìn nhận cải tiến là biện pháp thực tế để tăng lãi suất cho doanh nghiệp.
Giai đoạn 2: Nhóm cải tiến chất lƣợng
- Triệu tập cán bộ phụ trách các bộ phận sản xuất, kinh doanh để thành lập nhóm cải tiến chất lƣợng.
- Thông báo với các thành viên trong nhóm về nội dung và mục đích của chƣơng trình.
- Xác định vai trị của các thành viên trong việc thực hiện chƣơng trình cải tiến chất lƣợng. Trong đó, phía nhân viên bộ phận sản xuất có nhiệm vụ kiểm tra, đánh giá chất lƣợng sản phẩm trƣớc khi giao hàng. Bộ phận kinh doanh có nhiệm vụ phản hồi
các đánh giá, yêu cầu của khách hàng về chất lƣợng cà phê với bộ phận sản xuất để tiến hành các cải tiến chất lƣợng phù hợp.
- Đề bạt nhóm trƣởng.
Giai đoạn 3: Đo lƣờng chất lƣợng
Xác định mức độ đo lƣờng chất lƣợng, phát hiện những sai sót về đo lƣờng, hiệu chỉnh và nêu các biện pháp để đo lƣờng chất lƣợng. Biện pháp :
- Xác định doanh nghiệp đang ở trình độ nào về mặt chất lƣợng.
- Thiết lập những cách đo lƣờng chất lƣợng thích hợp đối với từng khu vực hoạt động.
Giai đoạn 4: Giá của chất lƣợng
Xác định các yếu tố cấu thành giá của chất lƣợng và sử dụng nó nhƣ là một cơng cụ của quản trị. Bộ phận chuyên trách chất lƣợng tại Greenfields Coffee là bộ phận sản xuất đƣợc thông báo về các yếu tố cấu thành giá của chất lƣợng một cách chi tiết. Giá của chất lƣợng càng cao thì càng phải áp dụng các biện pháp sửa chữa.
Giai đoạn 5: Nhận thức đƣợc chất lƣợng
Tuyên truyền, giải thích cho các thành viên nhận thức và quan tâm thƣờng xuyên đến chất lƣợng, coi chất lƣợng là niềm tự hào, danh dự của chính đơn vị mình, của chính mình. Các thơng tin về chất lƣợng đƣợc cơng khai hóa một cách thƣờng xuyên nhằm kích thích các thành viên nhận thức đƣợc cái giá phải trả do khơng có chất lƣợng. Thƣờng xuyên hoạt động thông tin, thuyết phục nhằm làm cho các thành viên nhận thức và quan tâm đến chất lƣợng từ lãnh đạo đến mọi thành viên.
Giai đoạn 6: Hành động sửa chữa
Vạch ra những phƣơng pháp cho phép giải quyết dứt điểm những sai sót về chất lƣợng đã phát hiện đƣợc.
- Hàng ngày ở các bộ phận sản xuất - Hàng tuần, ở cấp lãnh đạo sản xuất.
- Hàng tháng ở cấp Tổng giám đốc và các cấp có thẩm quyền khác.
Giai đoạn 7: Phát động phong trào cải tiến chất lƣợng
trình khơng lỗi” (ZD - Zero Defects) bằng cách:
- Làm cho mọi ngƣời hiểu rõ khái niệm ZD và những lợi, hại của việc làm đúng ngay từ đầu.
- Phát hiện những thành viên tích cực ở các bộ phận và tiến hành khen thƣởng nếu những thành viên này có hoạt động xuất sắc.
- Nghiên cứu và đề xuất chính sách của doanh nghiệp về việc đánh giá và công nhận công lao động của các thành viên trong phong trào ZD.
Giai đoạn 8: Đào tạo, huấn luyện về chất lƣợng
Xác định loại hình đào tạo, huấn luyện cần thiết cho mỗi thành viên để họ biết phải làm gì và có thể tham gia tích cực vào phong trào cải tiến chất lƣợng.
- Việc đào tạo, huấn luyện về chất lƣợng đƣợc thực hiện đối với tất cả các thành viên, từ cấp cao đến cấp thấp.
- Mỗi giai đoạn của phong trào cải tiến chất lƣợng có một nội dung huấn luyện bổ ích và áp dụng ở chính ngay giai đoạn đó.
- Các lớp huấn luyện đƣợc tổ chức linh hoạt, nhẹ nhàng không chiếm quá nhiều thời gian làm việc.
Giai đoạn 9: Ngày làm việc không lỗi - Ngày ZD
Tạo ra một sự kiện để mọi thành viên tự ý thức đƣợc những sự thay đổi về chất lƣợng đã xảy ra. Ngày làm việc không lỗi không kéo dài quá 1 ngày đƣợc tổ chức kỹ càng về nội dung lẫn hình thức.
Giai đoạn 10: Định ra các mục tiêu
Thúc đẩy các cá nhân, các nhóm xác định những mục tiêu cải tiến cho bản thân họ và cho cả nhóm. Sau ngày ZD, ngƣời phụ trách từng đơn vị có nhiệm vụ tạo điều kiện cho từng cá nhân tự đặt ra những mục tiêu cụ thể, khả thi mà họ sẽ phấn đấu đạt
đƣợc. Đây phải là những mục tiêu có thể đạt đƣợc trong vòng 30 ngày, 60 ngày hay 90 ngày, phải cụ thể và đo lƣờng đƣợc.
Giai đoạn 11: Loại bỏ những nguyên nhân sai sót
- Tạo điều kiện để mỗi thành viên báo cho lãnh đạo biết những trở ngại mà họ gặp phải trong khi thực hiện mục tiêu đã cam kết bằng cách thông báo các địa chỉ email, số điện thoại.
- Riêng với từng bộ phận đều có một kênh trị chuyện riêng trên Facebook, các thành viên có thể dễ dàng nêu lên mọi thắc mắc về kỹ thuật, về thủ tục mà họ gặp phải và không thể tự giải quyết đƣợc. Các vấn đề nêu ra sẽ đƣợc lãnh đạo trả lời nghiêm túc, có biện pháp giải quyết ngay.
- Tạo sự tin tƣởng cho nhân viên rằng họ có thể thơng báo mọi vấn đề mà khơng sợ cấp trên khiển trách và chắc chắn sẽ khơng trả lời. Khơng khí tin cậy lẫn nhau đƣợc tạo ra thì chƣơng trình cải tiến chất lƣợng mới có thể thực hiện đƣợc.
Giai đoạn 12: Công nhận công lao
Khích lệ những ngƣời tham gia đẩy mạnh hơn nữa chƣơng trình cải tiến chất lƣợng bằng cách:
- Tiến hành các chƣơng trình khen thƣởng đối với những ngƣời đã đạt đƣợc mục tiêu hoặc có những thành tích nổi bật.
- Đánh giá công lao của mọi ngƣời một cách công khai, thẳng thắng, công bằng.
Giai đoạn 13: Hội đồng chất lƣợng
Tổ chức những cuộc gặp gỡ thƣờng xuyên các chuyên gia chất lƣợng để trao đổi kinh nghiệm về quản trị chất lƣợng. Những ngƣời lãnh đạo nhóm chất lƣợng và các chuyên gia chất lƣợng gặp nhau thƣờng xuyên để thảo luận những vấn đề mà ho cùng quan tâm, trao đổi kinh nghiệm và rút ra những nhận xét, trở ngại, tìm biện pháp giải quyết.
Giai đoạn 14: Trở lại điểm xuất phát
Chƣơng trình cải tiến chất lƣợng thƣờng kéo dài từ 12 đến 18 tháng, càng trải qua nhiều chƣơng trình thì nhận thức và thực hiện về chất lƣợng mới có nề nếp. Việc lặp lại chƣơng trình khiến cho cơng tác cải tiến chất lƣợng sẽ trở nên thƣờng xuyên, hiện diện mọi nơi, mọi lúc và là một bộ phận không thể thiếu đƣợc trong hoạt động của doanh nghiệp.
Mỗi quý, thông qua các số liệu thống kê đƣợc bộ phận Kế toán tổng hợp về tỷ lệ lỗi sản phẩm, sản lƣợng sản xuất, các phản hồi của khách hàng,… Công ty sẽ tiến hành các hoạt động cải tiến thích hợp.
Tuy nhiên, công tác cải tiến chất lƣợng vẫn chƣa đƣợc các quản lý chú trọng, mang tính hình thức nhiều hơn so với các hành động thiết thật. Với việc thành lập
nhóm cải tiến chất lƣợng là các nhân viên từ các bộ phận khác nhau chƣa có sự hịa hợp, hợp tác tốt nên những cơng việc trong nhóm cải tiến khơng có sự liên kết, rời rạc và khơng có tác dụng lớn đối với Cơng ty.
Bên cạnh đó, việc đề ra 14 giai đoạn cho quá trình cải tiến chất lƣợng đối với Greenfields Coffee không thực sự hiệu quả, bởi quy mô của Công ty không lớn, một số giai đoạn không thực hiện hết mà bỏ qua hoặc đƣợc gộp lại với nhau. Điều này không chỉ ảnh hƣởng đến kết quả cơng việc mà cịn khiến doanh nghiệp tốn kém nhiều về thời gian và chi phí.
2.2.3. Đánh giá chung công tác quản trị chất lƣợng tại Cơng ty Greenfields 2.2.3.1. Các mặt tích cực trong cơng tác quản trị chất lƣợng tại Greenfields 2.2.3.1. Các mặt tích cực trong cơng tác quản trị chất lƣợng tại Greenfields
Từ khi thành lập đến nay, công ty luôn chú trọng vào chất lƣợng nên từ đầu đã thực hiện những phƣơng pháp đơn giản để quản trị chất lƣợng tại công ty nhƣ áp dụng 5S trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của mình. Điều này tạo ra môi trƣờng làm việc thoải mái, tiện lợi cho nhân viên, nâng cao năng suất làm việc. Lợi ích tiếp theo của phƣơng pháp 5S là tối ƣu hóa đƣợc các khơng gian từ việc sắp đặt các móc, dụng cụ có khoa học, có thêm nhiều vị trí để sắp xếp sản phẩm trƣng bày và tiết kiệm đƣợc các khoản chi phí phát sinh khơng đáng có. Đồng thời, tại bƣớc 3 của 5S là vệ sinh nên các máy móc, trang thiết bị thƣờng xuyên đƣợc kiểm tra, lau chùi, bảo dƣỡng hàng ngày; phòng ngừa việc hỏng hóc của thiết bị, nâng cao hiệu suất sử dụng của máy móc. Những điều này sẽ là tiền đề cho Greenfields Coffee trong tƣơng lai khi thực hiện các hệ thống quản trị chất lƣợng ISO hay HACCP, GMP,…
Các hoạch định về chính sách chất lƣợng, mục tiêu chất lƣợng đã giúp doanh nghiệp có định hƣớng cho hoạt động sản xuất kinh doanh và các công việc cần thực hiện để đảm bảo chất lƣợng. Thơng qua chính sách chất lƣợng đã đề ra, cung cấp một khuôn khổ cho các mục tiêu chất lƣợng, từ đó, mỗi bộ phận có thể dựa trên tình hình thực tế để đặt ra các mục tiêu phù hợp.
Công ty cũng đã áp dụng một số công nghệ trong hoạt động sản xuất của mình nhƣ Roast Graphs, qua đó, nhân viên rang cà phê có đƣợc các thơng số dữ liệu chính