Chức năng nhiệm vụ:
Giám đốc: Là người có quyền cao nhất và có quyền quyết định, điều hành hoạt động của cả công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và là người quản lý công ty thơng qua quản lý, trưởng phịng; hướng công ty theo đúng tầm nhìn sứ mệnh, mục tiêu đã đề ra để đưa công ty phát
triển xa hơn. Khi có các vấn đề phát sinh liên quan đến cơng ty thì giám đốc là người đại diện giải quyết vấn đề đó. Có quyền thực hiện các nhiệm vụ như bổ nhiệm, bãi
Giám đốc Nhân viên kinh doanh Bộphận kinh doanh Bộphận kế toán Bộphận sản xuất Quản lý Nhân viên kế toán Nhân viên kỹ thuật Bộphận Thiết kế Nhân viên Thiết kế
chức, miễn nhiệm với các chức danh trong công ty, là người đại diện ký kết các hợp
đồng.
Quản lý:Là người hỗ trợ giám đốc trong công tác quản lý, điều hành các phịng ban trong cơng ty và đóng gópý kiến hay các phương án đềxuất trong chiến lược phát triển công ty.
Bộ phận kinh doanh: Bao gồm trưởng phòng kinh doanh và NVKD thị trường.
Là bộ phận quan hệkhách hàng khi có nhu cầu đặt hàng, tiếp nhận thông tin và tương tác trực tiếp với khách hàng. Các nhiệm vụcụthể:
+ Phối hợp với bộ phận thiết kế, và bộphận sản xuất đểthực hiện quy trình kinh doanh cũng như xác nhận thông tin chốt đơn hàng và tiến hành sản xuất.
+ Hỗ trợ, tư vấn khi khách hàng có nhu cầu đặt hàng, chịu trách nhiệm về số
lượng đầu ra của sản phẩm trước khi giao hàng cho khách
+ Lập báo giá, hợp đồng kinh tế, phiếu giao hàng, biên bản bàn giao,… cho khách hàng.
+ Chịu trách nhiệm thu thập đầy đủ và chính xác thơng tin do khách hàng cung cấp trước khi truyền tải cho bộphận thiết kếvà sản xuất.
Bộ phận thiết kế: Tiếp nhận thông tin từ bộ phận kinh doanh và tiến hành thiết kếmẫu cho khách hàng duyệt trước khi đưa cho bộphận sản xuất. Tiếp nhận thông tin,
trao đổi trực tiếp với khách hàng về ý tưởng của sản phẩm và tiến hành thiết kế theo mẫu mà khách hàng muốn. Thiết kếcácấn phẩm truyền thông, sản phẩm phục vụcho việc quảng cáo online như: Ảnh fanpage, website, google map, tờ rơi, áp phích,…
Bộ phận sản xuất: Có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng đầu vào, đầu ra cho công ty. Phối hợp với các bộphận cịn lại đểnhận thơng tin, sản xuất sản phẩm đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Tổ chức sản xuất và kiểm tra chất lượng sản phẩm tại xưởng. Thực hiện quy trình kiểm tra, kiểm sốt kỹchất lượng từ nguyên vật liệu đầu vào cho
đến thành phẩm trước khi xuất kho và giao cho khách hàng.
Bộphận kếtoán: Thực hiện nhiệm vụkiểm sốt dịng tiền từcác hoạt động kinh tế, tài chính trong Cơng ty theo các quy định về quản lý tài chính của Nhà nước và
đảm bảo đầy đủchi phí cho các hoạt động lương, thưởng,... lập phiếu thu chi cho tất cả những chi phí phát sinh. Chịu trách nhiệm phản ánh kịp thời, chính xác, đầy đủ tình hình hiện có, lập chứng từvềsự thay đổi của các loại tài sản trong Công ty, thực hiện các chính sách, chế độ theo đúng quy định của nhà nước. Lập báo cáo kế tốn đểtrình
Giám đốc.
2.1.5. Lĩnh vực hoạt động của công ty
Công ty hoạt động với ba lĩnh vực chính đó là: Thương hiệu, đồng phục và quà tặng
Về thương hiệu:
Hệ thống nhận diện thương hiệu doanh nghiệp sẽ giúp khách hàng thể hiện tính chuyên nghiệp trước đối tác và tính hữu ích trong phát triển nội bộ.
Với chuyên môn và kinh nghiệm của Lion Group, công ty sẽxây dựng thương hiệu cho khách hàng một cách độc đáo, nhất quán và mang lại hiệu quảnhận biết tối đa.
o Tư vấn, thiết kếlogo, biểu tượng o Thiết kếBộ ấn phẩm văn phòng o Đồng phục văn phòng, cơ quan o Quà tặng doanh nghiệp
o Thiết kếHồ sơ năng lực o Thiết kếtài liệu bán hàng
Về đồng phục:
Đồng phục không chỉ đơn thuần là trang phục cho toàn thể nhân viên, mà còn mang nhiều ý nghĩa cảvềnội tại bên trong lẫn giá trị. Điểm nổi bật của việc mặc đồng phục giúp doanh nghiệp xây dựng hìnhảnh thương hiệu, chuyên nghiệp trong mắt đối
tác, khách hàng.
Đi vào hoạt động từ năm 2016, Lion Group luôn cải tiến sản phẩm, dịch vụ, đa
dạng mẫu mã, kiểu dáng và cam kết “GIÁ TRỊ ĐI ĐÔI VỚI GIÁ CÁ”, mang đến cho
o Đồng phục áo thun o Đồng phục công sở o Đồng phục khách sạn, resort o Đồng phục cà phê, nhà hàng o Đồng phục trường học o Đồng phục bệnh viện o Đồng phục bảo vệ o Đồng phục bảo hộ lao động
o Đồng phục áo lớp, câu lạc bộ, đội nhóm o Áo khốc, áo gió
Vềquà tặng:
Quà tặng doanh nghiệp là một cách dễ dàng để doanh nghiệp xây dựng niềm tin và sựtín nhiệm trong lòng nhân viên, khách hàng,đối tác. Lion Group tự hào là đối tác
tin cậy của các doanh nghiệp. Tại Lion các doanh nghiệp được tư vấn về thiết kế cho các sản phẩm quà tặng nhằm phù hợp cho từng mục đích khác nhau.
o Áo mưa o Đồng hồ o Mũ bảo hiểm o Bình thủy tinh o Bộ ấm trà o Kỷniệm chương o Lịch treo tường, đểbàn o Ba lô o Bút viết
Công ty chuyên cung cấp và phân phối đồng phục công ty, khách sạn – Resort,
đồng phục bảo hộ lao động, thiết kếtheo yêu cầu, chất lượng cao, chi phí phù hợp, bắt kịp xu hướng thời trang. Bên cạnh đó, Lion mang đến giải pháp quà tặng đa dạng về kiểu dáng và chất liệu. Hỗtrợ tư vấn, thiết kếbộ ấn phẩm nhận diện thương hiệu giúp
đưa hình ảnh doanh nghiệp đến gần với khách hàng hơn. Tuy nhiên, lĩnh vực kinh
doanh đồng phục là mảng được công ty chú trọng nhất và mạnh nhất. Đây cũng là lĩnh
vực có nhu cầu cao khi khách hàng tìmđến cơng ty.
2.1.6. Quy trình bán hàng của cơng ty TNHH Thương mại và Dịch vụ LionGroup Group
Bước 1: Nhân viên Lion (NVKD, cộng tác viên, thực tập sinh,...) tiếp xúc,
tìm hiểu nhu cầu của khách hàng, tiếp nhận thông tin từkhách hàng bao gồm: Tên sản phẩm, số lượng, yêu cầu mẫu mã, chất liệu, thơng tin liên hệvới khách hàng.
Q trình: NVKD bằng các công cụ tư vấn như mẫu vải, mẫu sản phẩm thật, bảng màu vải để bước đầu giúp khách hàng định hìnhđược sản phẩm mìnhđặt.
Tùy trường hợp có thểchốt được hết mọi thông tin cần thiết với khách hàng hoặc chưa có thơng tin đầy đủ.
Kết quả: Chốt được thơng tin đơn hàng càng rõ ràng càng tốt để thực hiện
bước tiếp theo.
Bước 2:Sau khi có được thơng tin về đơn hàng. NVKD tổng hợp thông tin
theo nội dung dưới đây: 1. Tên sản phẩm 2. Chất liệu 3. Số lượng
4. Thiết kế (yêu cầu cụ thể vềthiết kế để BP Thiết kếlên maquette). Đính kèm file cần thiết nếu có.
5. Ngày giao hàng cần thiết 6. Thông tin khách hàng
- Soạn mail với cú pháp: (TÊN KHÁCH HÀNG: CÔNG TY, TỔ CHỨC) -
TTĐH- SẢN PHẨM.
- Gửi đếnđầy đủcác email sau:
BP Tổng hợp: tonghop@liongroup.vn
BP thiết kế: design@liongroup.vn
BP Kếtoán: account@liongroup.vn
BP Quản lý: quanly@liongroup.vn
- Với 1 đơn hàng, chỉcó 1 tiêu đề mail duy nhất này, những mail thông
tin tiếp theo của cùng đơn hàng, tất cảcác BP chọn trảlời tất cảđể phản hồi. - Nhập tất cảthơng tincó được sau bước 1 vào bảng trên, những thơng tin
cịn thiếu điền:“Đang tư vấn”.Điền STT lần cập nhật là “1”.
- Khi có thêm hoặc thay đổi thông tin đơn hàng, ởcột sốSTT lần cập nhật
là “ 2”,…“n”, tương ứng với số lần cập nhật. Chỉ điền nội dung cột có sự thay đổi, nếu khơng có thay đổi thìđểtrống. Và gửi lại bảng thơng tin này.
Bước 3:
- BP Tổng hợp nhận được thông tin 1 đơn hàng thì phản hồi ngay trên
mail đó: Mã số đơn hàng theo cú pháp: LI “mã số”.
- NVKD làm việc với BP quản lý sản xuất để có được những thơng tin cịn thiếu của đơn hàng như: mẫu vải, màu vải, giá cả, thời gian có thểgiao hàng.
- BP Quản lý sản xuất gửi báo giá lên mail.
- BP thiết kế lên Maket theo thời hạn deadline đã đặt ra, trong qua trình
thiết kế, có thắc mắc sẽ trao đổi cụthểvới NVKD, trường hợp cần sẽ trao đổi thành
email trong cùng nhóm mail đã làm việc trước đó.
Bước 4:
- BP thiết kếgửi Maket qua mail trên.
- NVKD gửi Maket, Báo giá nêu rõ gồm thuế hay chưa thuếcho khách hàng, tiếp tục làm việc với khách hàng vềmẫu thiết kế cũng như tư vấn lại những thơng tin cịn thiếu.
Bước 5:
- NVKD nhận phản hồi của khách hàng về thay đổi thiết kế, thay đổi chất liệu, giá cả,...
Bước 6:
- NVKD làm việc lại với BP Thiết kế đểchỉnh sửa Maket.
- NVKD làm việc với BP Quản lý sản xuất để xác định được chất liệu, màu sắc vải để phù hợp yêu cầu của khách hàng, hoặc phù hợp với nguồn lực, thế mạnh của công ty, xưởng.
Bước 7:
- BP Thiết kế gửi Maket đã chỉnh sửa và NVKD gửi khách hàng duyệt,
đến khi nào chốt được Maket cuối cùng.
- BP Quản lý sản xuất phản hồi những thơng tin cịn lại của đơn hàng để phù hợp với nhu cầu khách hàng và khả năng của cơng ty, từ đó NVKD phản hồi với khách hàng.
Bước 8:
- NVKD chốt đơn hàng với khách hàng những thông tin sau bằng Văn bản email hay tin nhắn để tránh trường hợp sai sót nhưng khơng có cơ sở để xác định lý do.
Maket
Số lượng cụthểtheo từng size
Giá cả
Chất liệu
Ngày giao hàng
- NVKD lấy thông tin khách hàng đểsoạn hợp đồng.
Bước 9:
- NVKD soạn hợp đồng kinh tế với thông tin khách hàng, thơng tin đơn
hàng đã có.
- NVKD trình hợp đồng đểkếtốn duyệt.
Bước 10:
- Kí hợp đồng với khách hàng. - Thu cọc khách hàng (Nếu có)
Bước 11:
- BP kếtốn thu cọc đơn hàng từNVKD.
- NVKD lập email xác nhận CHỐT đơn hàng với những thơng tin cuối cùng,
chính xác và đầy đủnhất bằng cách gửi lại tất cảnhững nội dung sau: Thông tin chốt đơn hàng:
(Bao gồm thông tin đầy đủ như email thông tin đơn hàng ban đầu, với nội dung
được khách hàng chốt cuối cùng)
Maket cuối cùng.
File báo giá, tổng giá trị đơn hàng.
- Mail gửi trảlời tất cảcủa cùng nhóm mail làm việc đầu tiên của đơn hàng.
Bước 12:
- BP Quản lý Sản xuất xác nhận lại với BP thiết kếvà NVKD vềMaket. - BP Thiết kếgửi file Corel cho BP Quản lý sản xuất.
Bước 13:
- BP Quản lý sản xuất làm việc với xưởng may, xưởng in, thêu, cho chạy đơn hàng. - BP Quản lý sản xuất theo dõi tiến độ, tình trạng thực hiện đơn hàng.
Bước 14:
- Xưởng hoàn thành đơn hàng và giao hàng cho BP Quản lý sản xuất
- BP Sản xuất kiểm tra chất lượng, số lượng sản phẩm.
Bước 15:
- NVKD kiểm tra sản phẩm.
- Nếu có lỗi, xác định phương án đểtiến hành khắc phục.
- BP Quản lý sản xuất phối hợp các nhân sự (có thể là nhân viên cơng ty hoặc
xưởng) đểtiến hành sửa lỗi.
Bước 16:
- Sau khi hoàn thành sản phẩm, NVKD kiểm tra chất lượng, số lượng sản phẩm lần cuối trước khi giao khách hàng.
- BP kếtoán chuẩn bịcác thủtục đểthanh lý hợp đồng.
Bước 17:
-Giao hàng cho khách hàng: NVKD đảm nhận hoặc có sự hỗ trợ của nhân sự
công ty, đơn vịvận chuyển (tùy đơn hàng cụthể).
- Nhận thanh tốn của khách hàng bằng hình thức chuyển khoản hay tiền mặt.
- BP kế toán xác nhận đơn hàng đã thanh toán, tiến hành thanh lý hợp đồng, giao phiếu thu, hóa đơn cho khách hàng.
2.1.7. Tình hình nguồn lực và kết quảhoạt động kinh doanh
2.1.7.1. Tình hình nhân sựcủa cơng ty
Bảng 2. 1Cơ cấu lao động của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụLion Group
Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020 So sánh
2019/2018 2020/2019 Người Tỷlệ (%) Người Tỷlệ (%) Người Tỷlệ (%) +/- % +/- % Tổng số lao động 12 100 15 100 5 100 3 25 -10 -66.7
1. Phân theo giới tính
Nam 4 33.3 5 33.3 1 20 1 25 1 20
Nữ 8 66.7 10 66.7 4 80 2 25 4 40
2. Phân theo trìnhđộ
Đại học 10 83.33 13 86.7 5 100 3 30 5 38.5
Cao đẳng 2 16.67 2 13.3 0 0 0 0 0 0
3. Phân theo độtuổi
20–36 tuổi 12 100 15 100 5 100 3 25 -10 -66.7 Trường Đại học Kinh tế Huế
Qua bảng trên ta thấy được tình hình laođộng của cơng ty có biến động vào năm 2020. Năm 2019, tổng số lao động là 15 người, tăng 3 người so với năm 2018 là 12
người với mức tăng tương ứng là 25%. Năm 2020, tổng số lao động so với năm 2019
giảm 10 người chiếm 66.7%.
Số lượng nhân viên nữlớn hơn so với nhân viên nam. Năm 2018 có 4 nam chiếm 33.3% và 8 nữchiếm 66.7%, năm 2019 có 5 nam chiếm 33.3% và 10 nữchiếm 66.7%,
năm 2020 có 1 nam chiếm 20% và 4 nữchiếm 80%.
Nhân viên có trình độ Đại học chiếm tỷlệ cao hơn trình độ Cao đẳng, năm 2018
có 10 nhân viên trình độ Đại học và 2 nhân viên trình độ Cao đẳng. Năm 2019 có 13
nhân viên có trình độ Đại học chiếm 86.7% tăng 30% so với năm 2018. Năm 2020
giảm xuống còn 5 nhân viên có trìnhđộ Đại học chiếm 38.8% so với năm 2019.
Qua ba năm 2018 - 2020, nhân viên đều năm trong độ tuổi 20 - 36 tuổi nhờ vậy mà nhân viên của công ty TNHH Thương mại và Dịch vụLion Group có kinh nghiệm, nhanh nhẹn, sáng tạo, nhiệt tình, thích nghi nhanh với sự thay đổi của môi trường bên trong và bên ngồi của cơng ty.
2.1.7.2. Kết quả kinh doanh của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Lion Group Bảng 2. 2 Kết quảhoạt động kinh doanh củaCông ty TNHH Thương mại và Dịch
vụLion Group qua 3năm 2018 – 2019–2020
Chỉ tiêu 2018 2019 2020
So sánh
2019/2018 2020/2019
+/- % +/- %
1. Doanh thu bán hàng 1.260.053.002 1.655.263.114 845.180.523 395.210.112 31.36 (810.082.591) (48.94)
2. Doanh thu thuần 1.260.053.002 1.655.233.004 845.180.523 395.210.112 31.36 (810.082.591) (48.94)
3. Giá vốn hàng bán 1.005.853.007 1.258.452.003 567.352.522 252.598.996 25.11 (691.099.481) (54.2)
4. Lợi nhuận gộp 254.199.995 322.691.002 277.828.001 68.491.007 26.94 (44.863.001) (13.90)
5. Chi phí bán hàng 65.851.514 74.120.109 - 8.268.595 12.56 (74.120.109) (100)
6. Chi phí quản lý doanh nghiệp 186.514.145 310.442.331 49.256.365 123.923.186 66.44 (261.185.966) (84.13)
7. Lợi nhuận thuần 1.834.336 34.144.852 (22.365.258) 32.310.516 1761.43 (56.510.110) (16.55)
8. Tổng lợi nhuận trước thuế 1.834.336 34.144.852 (22.365.258) 32.310.516 1761.43 (56.510.110) (16.55)
9. Thuế thu nhập doanh nghiệp - 7.355.585 - 7.355.585 100 (7.355.585) (100)
10. Lợi nhuận sau thuế 1.834.336 26.789.267 (22.365.258) 24.954.931 1360.43 (49.154.525) (183.49)
(Nguồn: Phịng kế tốn Cơng ty TNHH Thương mại và Dịch vụLion Group)
Qua bảng kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2018 - 2020, ta thấy rằng doanh thu năm 2018 và 2019 có sự tăng trưởng, tuy nhiên doanh thu năm 2020 lại có xu hướng giảm. Doanh thu năm 2019 tăng cao so với năm 2018 tương ứng với tăng 395.210.112 (đồng) và tăng 31.36%. Chứng tỏ công ty đã có nhiều chiến
lược, chính sách giúp phát triển cơng ty một cách hiệu quả.
Năm 2020 có nhiều sựchuyển biến, doanh thu của công ty giảm so với năm 2019