Thư viện điện tử đưa tất cả các thông tin của các tài liệu trong thư viện vào một cơ sở dữ liệu bao gồm các bản ghi biên mục (bibliographic record) tương ứng với một phiếu ghi thông tin nằm trong tủ phiếu tra cứu của thư viện. Việc tìm kiếm tài liệu thay vì dùng tay lục tủ phiếu theo phân loại thì sẽ tìm trêncơ sở dữ liệu biên mục máy tính trên mạng cục bộ hoặc qua Internet theo giao thức OPAC gần như thống nhất trên toàn thế giới theo chuẩn của Quốc hội Mỹ và tổ chức chuẩn NISO. Sau đó, người đọc dựa vào thơng tin đó tự đến kệ để lấy sách giấy ra đọc (thư viện mở) hoặc nhờ nhân viên thủ thư. Công nghệ dùng chủ yếu trong giai đoạn này là các hệ thống máy chủ/ khách đặt tại Thư viện. Vấn đề quyền sở hữu trí tuệ đối với thư viện là nguồn tài liệu bổ xung (acquisition) vốn là sách báo giấy phải mua từ những nhà phân phối, nhà xuất bản, chủ sở hữu quyền hợp pháp. Do đó việc bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ được qui định rõ trong Luật Thư viện – chỉ được quyền sao chép với mục đích lưu trữ (khơng được cho bạn đọc xem hoặc trao đổi bản sao chép).
Thư viện số có hai điểm căn bản khác thư viện điện tử:
68
(1). Tài liệu được số hoá đưa lên mạng thư viện, có thể đọc tồn văn ngay trong trình duyệt hoặc tải xuống để đọc qua một bộ đọc với các thao tác thuận tiện hơn cả đọc sách giấy.
(2). Tài liệu số đó có thể được lưu trữ ở bất kỳ đâu, không nhất thiết phải nằm trên máy chủ đặt tại thư viện. Với công nghệ đám mây, bản thân thư viện chỉ biết nhà cung cấp dịch vụ, không cần biết dữ liệu của mình nằm ở đâu trên Internet.