Chương 2 KỸ NĂNG SỬ DỤNG NGÔN NGỮ
2.3. Các kỹ năng sử dụng ngôn ngữ trong giao tiếp
2.3.3. Kỹ năng sử dụng ngôn ngữ viết
2.3.3.1. Hạn chế của giao tiếp viết
- Không được sự hỗ trợ của các phương tiện giao tiếp phi ngơn ngữ trong giao tiếp trực tiếp. Vì vậy, có thể dẫn đến khơng hiểu nhau giữa đối tượng truyền tin và đối tượng nhận tin.
- Liên quan đến vấn đề pháp lý của tài liệu lưu trữ. Nếu ta không cẩn thận, những tài liệu bằng văn bản có khi lại là bằng chứng chống lại ta trong những vụ kiện.
- Sự phản hồi của đối tượng nhận tin khơng nhanh chóng bằng giao tiếp trực tiếp. Vì vậy, trong những trường hợp khẩn cấp, khơng nên sử dụng loại giao tiếp này.
2.3.3.2. Những nguyên tắc của giao tiếp viết
- Thống nhất: thống nhất trong hàm ý. Nguyên tắc thống nhất được áp dụng trong ba cấp độ. Thứ nhất, những câu văn phải được thống nhất. Thứ hai, các đoạn văn phải được thống nhất. Thứ ba, cả văn bản nói chung phải được thống nhất.
- Mạch lạc: Để đạt được sự rõ ràng trong giao tiếp viết, cần nguyên tắc mạch lạc. Biểu hiện của sự mạch lạc là mối quan hệ và sự rõ ràng. Nguyên tắc mạch lạc áp dụng cho câu, đoạn văn và cả văn bản nói chung.
- Tránh biệt ngữ (jargon): tránh sử dụng biệt ngữ càng nhiều càng tốt. Biệt ngữ là ngôn ngữ đặc biệt đối với khoa học, thương mại, công nghệ hoặc nghề nghiệp. Trong ngôn ngữ riêng với người trong lĩnh vực này, các biệt ngữ có thể sử dụng khơng cần lo lắng. Trong các trường hợp khác, biệt ngữ cũng có thể được sử dụng, nhưng nhất thiết cũng phải làm rõ những từ này cho những người khác.
- Chính xác: Các vấn đề phải đúng và chính xác. Các cách thức mà thông điệp được truyền đi nhất thiết phải đúng.
- Ngắn gọn: Ngắn gọn giúp tiết kiệm thời gian. Giao tiếp kinh doanh nhất thiết phải ngắn gọn và trực tiếp.
2.3.3.3. Sử dụng công cụ hỗ trợ ngơn ngữ viết phù hợp với tính chất các loại văn bản
Văn bản điều phối hoạt động xã hội và những công cụ hỗ trợ
Các văn bản giao dịch mang tính quốc gia, văn bản luật pháp và pháp quy, quy chế của các tổ chức, công văn trong các tổ chức, giao dịch, hợp đồng và các văn bản trao đổi thông tin công việc giữa các cá nhân…
Để sử dụng thuần thục và hiệu quả ngôn ngữ viết trong các hệ thống văn bản này, bạn cần đọc nhiều loại văn bản, thường xuyên sử dụng và luyện tập viết thường xuyên. Nên tải các tài liệu này về để xem xét từ hình thức trình bày cho đến nội dung thể hiện bên trong cũng như quy cách trình bày và thể hiện văn phong.
Các văn bản thõa mãn nhu cầu tình cảm và tinh thần
Đây là những văn bản như: các tác phẩm văn học, kịch bản, thơ ca, các thư từ nhằm trao đổi tâm tư tình cảm. Thường có thể thấy cấu trúc rất tự do. Nhưng các thể loại cũng có những cấu trúc riêng của nó, việc nắm cấu trúc này giúp con người sử dụng hiệu quả trong giao tiếp. Ví dụ: Để trình bày một thư xin lỗi, thư cảm cảm, thư
nêu lý do khơng tham dự… có những cấu trúc mà dẫn đến hiệu quả hơn trong diễn đạt thông điệp, tạo sự cảm thông, thấu cảm hơn. Để sử dụng hiệu quả cũng cần các hoạt động như ở mục a.
Văn bản giúp trao đổi thông tin nhanh thông qua các công cụ hỗ trợ giao tiếp trực tuyến
Hiện nay, với sự hỗ trợ của các công cụ trực tuyến như Zalo, Facebook…việc giao tiếp với những truyền đạt thơng tin như là ngơn ngữ nói được hỗ trợ. Mặc dù là ngôn ngữ viết nhưng chúng mang hơi hướng ngôn ngữ nói rất nhiều. Hàng loạt các hỗ trợ biểu lộ cảm xúc được các công cụ nâng cấp thường xuyên.
Việc học viết ngắn gọn, hiệu quả nhưng vẫn giữ được thơng điệp chính xác, ngắn gọn và truyền đạt cảm xúc trong ngôn ngữ thành cơng địi hỏi con người có năng lực sử dụng các thán từ và các biểu tượng biểu cảm cũng như các cụm từ biểu cảm tốt cần được trau chuốt.
2.3.3.4. Những nguyên tắc sử dụng e-mail trong giao tiếp công việc
Ngày nay, email đã trở thành một cách thức hiệu quả và rất phổ biến trong công việc để gửi những tin nhắn và các loại giao tiếp viết khác một cách nhanh chóng. Tuy nhiên, email (thư điện tử) nhiều lúc gây khổ sở cho những người sử dụng. Hoặc sự tùy tiện trong viết và gửi email đơi khi đem lại những bức xúc khơng đáng có cho những người nhận email. Nghệ sĩ tự do Richar Rossiter, người thiết kế bìa sách nói "Lúc nào tơi cũng nhận được email. Tuy nhiên, những lỗi câu, các lỗi chính tả nhiều kinh khủng. Mọi người chẳng chịu giành thời gian để viết tốt bất cứ điều gì."
Cũng như các kiểu giao tiếp viết khác, email cũng phải tuân theo các quy tắc nhất định. Đó là, văn bản phải rõ ràng và súc tích. Thơng tin cần được trình bày một cách thuyết phục và khơng có lỗi ngữ pháp, dấu chấm câu, chính tả. Mục đích của giao tiếp cần được nói rõ, và nó phải được chuyển giao một cách mà hấp dẫn người đọc. Trong cuốn sách The Elements of Email Style: Communicate Effectively via Electronic Mail, Davi Angell và Brent Heslop giải thích rằng thơng tin phải được trình bày ngắn gọn, mạch lạc. Họ nói, người đọc " bị tắt điện khi nhận thấy một bức thư dài". Họ cũng mong ta sử dụng ngôn ngữ đơn giản. "Nếu một từ mập mờ, người đọc của bạn phải mất thời gian tra từ điển, điều đó đã phá vỡ sự tập trung của họ" Angell và Heslop giải thích. "Những từ đơn giản và quen thuộc ln có sức mạnh’.
Trước khi viết một e-mail trong công việc, bạn cần phải nhận thức rõ những lưu ý quan trọng sau:
Sử dụng dịng tiêu đề để truyền đạt nội dung chính của lá thư đến người nhận. Ví dụ: nội dung thư của bạn là thông báo đến người nhận thời gian và địa điểm của buổi tập huấn phòng cháy chữa cháy thì dịng tiêu đề của bạn có thể là: “Lịch tập huấn phòng cháy chữa cháy”.
- Viết tiêu đề ngắn gọn
Với tiêu đề ngắn gọn nhưng vẫn truyền đạt thơng điệp chính của lá thư, bạn sẽ được đánh giá là người chuyên nghiệp trong việc sử dụng e-mail. Hơn nữa, người nhận thư cũng khơng muốn đọc một dịng tiêu đề nhiều chữ.
- Viết một chủ đề trong mỗi lá thư
Tự giới hạn mình chỉ viết một chủ đề trong mỗi lá thư cho phép bạn sử dụng tiêu đề hiệu quả hơn, giúp bạn chắc chắn rằng mỗi thơng tin của mình sẽ nhận được sự chú ý mà nó xứng đáng được nhận.
- Làm cho lá thư của bạn cuốn hút, súc tích
Truyền đạt hầu hết thông tin quan trọng trong câu mở đầu hay đoạn văn mở đầu. Nếu muốn truyền đạt một văn bản dài thông qua e-mail thì hãy sử dụng chức năng đính kèm. Hãy chắc chắn rằng thư của bạn truyền đạt trực tiếp đến người nhận những phần then chốt của phần đính kèm.
- Sử dụng phần đính kèm cẩn thận
Xác nhận trước người nhận thư có phần mềm cần thiết để truy cập phần đính kèm bạn gửi. Khi có nhiều phần đính kèm khác nhau, hãy cân nhắc gửi chúng riêng biệt. Ngoài ra, hãy chắc chắn rằng bạn đã đính kèm thư, hồn tất việc đính kèm trước khi viết thư sẽ chắc chắn rằng bạn không phải gửi một lá thư thứ hai chỉ để gửi thêm phần đính kèm.
- Kiềm chế cảm xúc
Tránh hành động khơng chín chắn là sử dụng e-mail để thể hiện sự nổi nóng (gửi những bức thư ngắn với thái độ gay gắt, giận dữ và đơi khi khiếm nhã) với người khác. Vì vậy, đừng gửi e-mail khi bạn đang nóng giận, hãy kiềm chế cảm xúc.
- Chọn “Trả lời” hay “Trả lời tất cả” phù hợp với từng tình huống cụ thể - Đọc và sửa chữa bức thư trước khi gửi đi
Về phía người nhận, việc trả lời e-mail là cần thiết vì nó thể hiện bạn là người biết quan tâm, trân trọng thông tin của người gửi cũng như bản thân họ. Tuy nhiên, cũng đừng bị chôn vùi bởi việc trả lời tất cả những thư bạn nhận khi chúng không được gửi trực tiếp cho bạn, chẳng hạn như các thông báo chung.
Những điều cần tránh khi sử dụng e-mail trong giao tiếp kinh doanh
Trong việc sử dụng e-mail, bạn cũng cần tránh những điều sau đây:
- Tránh gửi những chuỗi nội dung của các lá thư trước: Trả lời e-mail hoặc gửi e-mail mà khơng xóa những đoạn chữ khơng cần thiết của thư gốc sẽ tạo nên chuỗi nội dung không phù hợp. Những chuỗi dài làm tăng nguy cơ các tài liệu mật hay tài liệu đầy tiềm năng rơi vào tay những người khơng mong đợi. Mặt khác, nó cịn làm tốn thời gian của người đọc.
- Tránh việc gửi thông điệp bừa bãi ảnh hưởng đến người khác
Hạn chế dùng những biểu tượng cảm xúc, những từ ngữ biểu cảm như: nhé, nhỉ, nha… trong e-mail giao dịch kinh doanh trang trọng, những từ ngữ ấy chỉ nên dùng trong những e-mail mang tính cá nhân.