7. Kết cấu luận văn
3.3. Một số giải pháp hồn thiện tổ chức kế tốn tại Trƣờng Cao đẳng
3.3.3. Hoàn thiện tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Trƣờng Cao đẳng Viglacera đã xây dựng đƣợc hệ thống tài khoản kế toán chi tiết phù hợp với đặc điểm của đơn vị (trên cơ sở các tài khoản quy định tại Thông tƣ số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính), đáp ứng u cầu của cơng tác hạch tốn, lập báo cáo tài chính và cung cấp thơng tin phục vụ quản lý. Đơn vị
phải thƣờng xuyên cập nhật chế độ kế tốn, cơ chế chính sách để cơng tác hạch tốn
phản ánh đúng với chế độ kế toán mới. Việc hồn thiện tài khoản kế tốn trên góc độ kế tốn tài chính phải dựa trên tính tuân thủ và tính linh hoạt.
- Tính tuân thủ: theo đúng quy định nhà nƣớc
- Tính linh hoạt: nhƣ mở thêm tài khoản cấp 2, 3 phù hợp với tình hình hạch tốn kế tốn tại Nhà trƣờng và phù hợp với các nguồn thu, nguồn chi theo từng ngành nghề đào tạo và các hoạt động khác của Nhà trƣờng.
3.3.4. Hồn thiện tổ chức hệ thống sổ kế tốn
3.3.4.1. Hoàn thiện tổ chức hệ thống sổ kế toán
Trƣờng Cao đẳng Viglacera áp dụng thực hiện theo hình thức kế tốn Nhật ký chung. Hình thức kế toán này phù hợp với đặc điểm hoạt động, phù hợp với mơ hình tổ chức, quản lý của Nhà trƣờng.
Trƣờng Cao đẳng Viglacera cần có giải pháp cụ thể trong việc hồn thiện hình thức kế tốn Nhật ký chung trong điều kiện có ứng dụng CNTT nhƣ: Thực hiện khóa sổ, in sổ kế tốn tổng hợp, chi tiết, đối chiếu số liệu giữa các phần hành kế tốn, cơng tác bảo mật số liệu.
Trƣờng Cao đẳng Viglacera phải thƣờng xuyên cập nhật những thay đổi về sổ sách kế toán theo chế độ kế toán hiện hành để cung cấp cho nhà lập trình sửa đổi phần mềm kế tốn đảm bảo các chỉ tiêu, nội dung và mẫu sổ đúng quy định đáp ứng yêu cầu quản lý và cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác.
Nhà trƣờng cần phải mở thêm các sổ kế toán nhƣ: Sổ chi tiết doanh thu sản xuất kinh doanh dịch vụ (S51-H); Sổ theo dõi thuế GTGT (S53-H); Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh, dịch vụ (S62-H); Sổ theo dõi chi phí trả trƣớc (S32- H),
Cơng tác in ấn và trình kí sổ kế tốn phải kịp thời, kết thúc k kế toán phải đƣa vào kho lƣu trữ để tránh thất lạc và dễ dàng trong việc quản lý, kiểm tra, kiểm soát.
3.3.4.2. Hồn thiện ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào tổ chức kế toán
Hiện nay, trƣờng ứng dụng CNTT vào cơng tác kế tốn, sử dụng phần mềm kế toán FAST, phần mềm Hỗ trợ kê khai thuế.
Việc ứng dụng CNTT vào công tác kế tốn giảm thiểu đƣợc chi phí nhân cơng, tiết kiệm chi phí, tăng năng suất lao động, cập nhật thơng tin kinh tế, tài chính một cách kịp thời, khoa học, chính xác.Việc sử dụng các phần mềm kế toán độc lập với nhau có ƣu điểm là khi có sự trục trặc trong hệ thống, hoặc cần có những chỉnh sửa trong thiết kế hệ thống để phù hợp với những thay đổi trong chế độ tài chính, kế tốn và u cầu quản lý thì khơng ảnh hƣởng đến cơng việc chung của tồn hệ thống.Tuy nhiên, nhƣợc điểm của hệ thống này là do phần mềm kê
khai thuế chƣa tích hợp với phần mềm kế tốn tổng hợp do đó khó quản lý và điều hành tồn bộ các hoạt động kế tốn, kiểm soát việc quản lý thu nhập của CBCNV chƣa đƣợc dễ dàng, khoa học, cịn có sai sót. Ngồi ra, đội ngũ kế tốn của trƣờng tuy đƣợc đào tạo về chun mơn nghiệp vụ nhƣng khả năng và trình độ tin học cịn yếu do đó chƣa thật sự đáp ứng đƣợc yêu cầu mới để tiến hành tin học hóa cơng tác kế tốn cho trƣờng nhằm đem lại hiệu quả cao nhất.
Trƣờng chƣa tích hợp phần mềm kế tốn thuế thu nhập cá nhân vào phần mềm kế
toán thanh tốn, tổng hợp, do đó việc quản lý thu nhập của CBCNV chƣa đƣợc dễ dàng, khoa học, mất nhiều thời gian thực hiện và vẫn có khả năng xảy ra sai sót.
Để đảm bảo đƣợc u cầu khối lƣợng cơng việc ngày một lớn, việc tăng cƣờng cơ sở vật chất, hiện đại hóa trang thiết bị làm việc, đƣa ứng dụng tin học vào cơng tác quản lý tài chính nhằm nâng cao chất lƣợng quản lý tài chính là việc làm hết sức cần thiết đối với đơn vị. Do đó, cần có các giải pháp sau:
Một là, lãnh đạo Trƣờng cần quan tâm đến việc sử dụng, ứng dụng CNTT. Cụ
thể, cần chỉ đạo và triển khai xây dựng chƣơng trình, lập dự án ứng dụng CNTT theo đúng quy định hiện hành, báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét phê duyệt.
Hai là, khẩn trƣơng đào tạo nguồn nhân lực về ứng dụng CNTT.
Cần tổ chức các lớp về đào tạo tin học để cập nhật kiến thức tin học cơ bản cho CBCNV của đơn vị. Bên cạnh đó các đơn vị cũng cần tuyển chọn một số cán bộ để đào tạo chuyên sâu về tin học để những cán bộ này có khả năng phân tích hệ thống, quản lý và triển khai có hiệu quả hệ thống thơng tin quản lý để làm công tác quản trị mạng...
Ba là, chủ động đầu tƣ cơ sở vật chất về thiết bị CNTT.
Tùy thuộc vào quy mô, chức năng và nhiệm vụ của từng đơn vị mà trang bị máy tính (bao gồm máy chủ, máy con) và kết nối cơ sở dữ liệu sao cho phát huy đƣợc tốt công suất và khả năng của máy, tránh lãng phí khi mua sắm thiết bị.
Bốn là, xây dựng và hoàn thiện việc ứng dụng CNTT theo hƣớng hiện đại hóa,
tích hợp các phần mềm kế tốn (phần mềm kế toán thuế thu nhập cá nhân, phần mềm kế toán tổng hợp, phần mềm thu học phí, phần mềm kế tốn TSCĐ...) vào một phần mềm kế toán tổng hợp, thanh toán thống nhất để dễ sử dụng, quản lý.
3.3.5. Hồn thiện tổ chức hệ thống báo cáo tài chính và hệ thống báo cáo quyết tốn
Hệ thống báo cáo kế tốn rất quan trọng, nó phản ánh hoạt động kinh tế tài chính tại Nhà trƣờng qua các chỉ tiêu đƣợc phản ánh trong báo cáo kế tốn. Do đó, hệ thống báo cáo kế tốn phải đƣợc xác lập dựa trên tình hình thực tế hoạt động tại Trƣờng trên cơ sở tuân thủ những nguyên tắc của chế độ tài chính, kế tốn, cụ thể là Nhà trƣờng đã tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo tài chính, báo cáo quyết tốn theo quy định của Bộ Tài chính ban hành tại Thông tƣ số
107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện, hệ thống
báo cáo kế tốn tại Trƣờng vẫn cịn tồn tại một số vấn đề cần tiếp tục hoàn thiện.
Để nâng cao chất lƣợng, hiệu quả kinh tế các hoạt động kinh tế, tài chính nói chung nhằm đảm bảo cho cơng tác giáo dục và đào tạo, cần tập trung một số điểm sau:
- Tăng cƣờng công tác đào tạo, bồi dƣỡng nâng cao trình độ cho chủ tài khoản, kế tốn trƣởng nhằm nhận thức rõ tầm quan trọng của việc phân tích hoạt động tài chính của đơn vị. Sử dụng các phƣơng pháp để phân tích nhƣ: Phƣơng pháp so sánh, phƣơng pháp số tuyệt đối, phƣơng pháp số tƣơng đối, phƣơng pháp thay thế liên hồn, phƣơng pháp đồ thị...
-Nội dung phân tích: Ngồi việc phân tích tình hình thực hiện kế hoạch theo dự toán của các khoản chi thƣờng xuyên nên tập trung vào đi sâu phân tích hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí, nguồn thu khác của đơn vị để tìm ra những hạn chế và đề ra những giải pháp nhằm tăng thu, tiết kiệm chi, cụ thể:
+ Lập Báo cáo thu chi hoạt động đào tạo để đánh giá hiệu quả hoạt động cho từng hoạt động cụ thể: đào tạo cho các đơn vị thuộc Tổng công ty, cho các đơn vị ngồi Tổng cơng ty, các tổ chức khác…
+Lập Báo cáo chi hoạt động nghiên cứu khoa học để đánh giá mức độ
hoàn thiện của từng dự án Nhà trƣờng đƣợc giao trong năm.
+ Lập bổ sung một số báo cáo chi tiết phục vụ cho việc chỉ đạo thực hiện các nghiệp vụ trong trƣờng nhƣ: Báo cáo tổng hợp tình hình thu - nợ học phí và Báo cáo chi tiết tình hình thu - nợ học phí.
Báo cáo tổng hợp tình hình thu - nợ học phí cập nhật tổng thu học phí trong từng quý, tổng số học phí sinh viên đƣợc miễn giảm, tổng số học phí sinh viên còn nợ. Báo cáo này giúp các nhà quản lý nắm bắt kịp thời tình hình thu học phí trong k , tình hình miễn giảm học phí trong k (các đối tƣợng con CBCNV Trƣờng) và số học phí cịn chƣa thu đƣợc theo từng hệ đào tạo và từng khóa, để từ đó chỉ đạo các biện pháp thu học phí kịp thời, tránh tình trạng sinh viên bỏ học giữa chừng hoặc đến khi chuẩn bị tốt nghiệp sinh viên mới nộp học phí nhƣ hiện nay.
Báo cáo chi tiết tình hình thu - nợ học phí sẽ liệt kê cụ thể tất cả các sinh viên cịn nợ học phí theo từng hệ. Báo cáo này sẽ chuyển cho các khoa quản lý sinh viên, để từ đó có các biện pháp nhắc nhở kịp thời việc nộp học phí. Nguồn số liệu để lập báo cáo này từ phần mềm thu và quản lý học phí.
-Đối với các hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ cần tập trung vào phân tích hiệu quả của từng hoạt động, cơ cấu chi phí của các loại hình để có biện pháp điều chỉnh, chỉ đạo kịp thời nhằm đạt đƣợc hiệu quả cao
Bảng 3.1. Báo cáo thu - chi hoạt động đào tạo
BÁO CÁO THU- CHI HOẠT ĐỘNG ĐÀO TẠO
NĂM:.......
Năm Năm Chênh lệch
Chỉ tiêu Số tuyệt Tỷ lệ
trƣớc nay tƣơng
đối đối (%)
I. Hoạt động đào tạo Cao đẳng 1. Số lƣợng sinh viên
2. Thu học phí 3. Thu lệ phí 4. Chi hoạt động 5. Chênh lệch thu chi
6. Chi hoạt động bình quân/ 1 sinh viên II. Hoạt động đào tạo hệ trung cấp 1. Số lƣợng học sinh
2. Thu học phí, lệ phí 3. Thu lệ phí
4. Chi hoạt động 5. Chênh lệch thu chi
6. Chi hoạt động bình quân/ 1 học sinh III. Hoạt động đào tạo ngắn hạn 1. Số lƣợng học sinh
2. Thu học phí 3. Thu lệ phí 4. Chi hoạt động 5. Chênh lệch thu chi
6. Chi hoạt động bình qn/ 1 học sinh Tổng thu học phí
Tổng thu lệ phí
Tổng thu học phí, lệ phí Tổng chi hoạt động Chênh lệch thu - chi
Bảng 3.2. Báo cáo chi hoạt động nghiên cứu khoa họcTRƢỜNG CAO ĐẲNG VIGLACERA TRƢỜNG CAO ĐẲNG VIGLACERA
BÁO CÁO HOẠT ĐỘNG NGHIÊN CỨU KHOA HỌC NĂM:................
Năm Năm Chênh lệch
Chỉ tiêu Số Tỷ lệ
trƣớc nay tuyệt tƣơng
đối đối (%)
I. Nghiên cứu khoa học tổng c ng ty
1.Số lƣợng cơng trình 2. Chi hoạt động
3. Chi hoạt động bình qn/1 cơng trình II. Nghiên cứu khoa học cấp Bộ
1. Số lƣợng cơng trình 2. Chi hoạt động
3. Chi hoạt động bình qn/1 cơng trình
III. Nghiên cứu khoa học cấp tổng cục
1. Số lƣợng cơng trình 2. Chi hoạt động
3. Chi hoạt động bình qn/1 cơng trình Tổng chi hoạt động NCKH
Nguồn: Đề xuất của tác giả
Bảng 3.3. Báo cáo tổng hợp t nh h nh Thu - Nợ Học phí TRƢỜNG CAO ĐẲNG VIGLACERA
BÁO CÁO TỔNG HỢP TÌNH HÌNH THU - NỢ HỌC PHÍ
Q:........... NĂM ............... Tổng Số học Số học Số học Số học Số Tỷ lệ số học học Khóa/ Hệ đào phí phí phí phí đã phí đã phí nợ học miễn miễn tạo phải nộp kỳ nộp cịn phí giảm giảm
nộp này lũy kế phải (%)
kỳ này lũy kế lũy kế nộp 1. Hệ đào tạo Lớp 2. Hệ đào tạo Lớp 3. Hệ đào tạo Lớp 4…. Tổng
Bảng 3.4. Báo cáo chi tiết t nh h nh Thu - Nợ Học phí TRƢỜNG CAO ĐẲNG VIGLACERA BÁO CÁO
CHI TIẾT TÌNH HÌNH THU - NỢ HỌC PHÍ Q:........... NĂM ...............
Tổng Số Số Số Số Số
học học Tỷ lệ
Họ số học phí học phí học học nợ
tên Mã phí phí phí phí
TT sinh số phải đã đã miễn miễn còn học
nộp giảm phí
viên nộp lỹ kỳ nộp kỳ giảm phải (%)
kế lũy kế lũy kế nộp
này này
A
Tổng
Nguồn: Đề xuất của tác giả
Bảng 3.5. Báo cáo thu - chi
TRƢỜNG CAO ĐẲNG VIGLACERA BÁO CÁO THU - CHI
NĂM ...............
Chỉ tiêu Thực tế Dƣ toán Chênh lệch
Số tiền Tỷ lệ %
I. Nguồn thu ……
II. Các khoản chi …..
III. Chênh lệch thu - chi Cộng
Nguồn: Đề xuất của tác giả 3.2.6. Hồn thiện tổ chức kiểm tra kế tốn
Kiểm tra kế toán là một trong những vấn đề rất quan trọng, đảm bảo cho cơng tác kế tốn tại Nhà trƣờng đi vào nề nếp, thực hiện đúng những chế độ tài chính quy định, ngăn ngừa hành vi tiêu cực. Vì vậy, kiểm tra cơng tác kế tốn cần đƣợc thực hiện từng bƣớc và đảm bảo có hiệu quả.
Thứ nhất, cần xem xét sửa đổi bổ sung quy chế thu chi nội bộ cho phù hợp với hoạt động đào tạo theo nhiệm vụ chính trị được giao cũng như hoạt động dịch vụ đào tạo của Trường.
Mục đích xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ của Nhà trƣờng là nhằm quản lý tập trung, thống nhất các nguồn thu, tăng cƣờng các nguồn thu, đảm bảo chi tiêu thống nhất trong toàn Trƣờng, chi tiêu tiết kiệm, hợp lý. Trên cơ sở đó từng bƣớc tăng thu nhập cho cán bộ, giáo viên, góp phần xây dựng cơ sở vật chất, tái đầu tƣ phát triển Trƣờng. Để hoàn thiện quy chế chi tiêu nội bộ Nhà trƣờng phải đƣa ra hệ thống định mức, tiêu chuẩn chi tiêu phù hợp với tình hình hoạt động của Trƣờng.
Thứ hai, cần tăng cường công tác kiểm tra kiểm sốt nội bộ để đảm bảo
cho cơng tác kế tốn được thực hiện đầy đủ, kịp thời.
Cơng tác kiểm tra giám sát ở Trƣờng chƣa đƣợc coi trọng đúng mức. Việc thực
hiện kiểm tra thƣờng xuyên của các cấp quản lý đối với các đơn vị cũng khơng đƣợc thực hiện nghiêm chỉnh, do đó nhiều vi phạm của các đơn vị khơng đƣợc xử lý kịp thời; nhiều đơn vị không tuân thủ theo các quy định, quy chế của Nhà trƣờng nhƣng Nhà trƣờng chƣa có các biện pháp để chấn chỉnh, đƣa hoạt động của các bộ phận đi vào nề nếp. Vì vậy phải tăng cƣờng cơng tác thanh tra, kiểm tra, giám sát và xử lý vi phạm trong nội bộ Nhà trƣờng, đặc biệt là đối với các khâu, các lĩnh vực của hoạt động tài chính. Nội dung tổ chức hoạt động này gồm:
+ Lập kế hoạch kiểm tra định k : Kiểm tra tình hình ghi chép của kế toán
trong các tài liệu, báo cáo kế tốn do máy in ra nếu sai sót phải tiến hành yêu cầu
kế toán viên phụ trách sửa chữa kịp thời.
+Tổ chức thực hiện kế hoạch kiểm tra việc thực hiện chế độ chính sách,
các quy định về chi cho các đối tƣợng.
+ Phân công phân nhiệm cho từng cá nhân trên cơ sở đảm bảo từng phần hành cơng việc cụ thể.
+Lập và báo cáo về tình hình thực hiện kiểm tra
Nhà trƣờng cần thực hiện nghiêm túc quy chế cơng khai tài chính: Cơng khai các nguồn tài chính và q trình sử dụng các nguồn kinh phí, cơng khai việc trích lập các quỹ và quá trình sử dụng các quỹ với toàn bộ cán bộ viên chức,
Việc cơng khai tài chính tạo điều kiện cho các cá nhân và tập thể ngƣời lao động đƣợc phát huy quyền làm chủ, tham gia vào quá trình quản lý tài chính,
giám sát, kiểm tra các hoạt động tài chính của đơn vị, giúp hồn thiện cơng tác
quản lý tài chính.
Để việc kiểm tra cơng tác kế tốn đơn vị đƣợc thực hiện tốt và có hiệu quả cao, Nhà trƣờng nên thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ riêng biệt, độc lập với đội ngũ kế tốn nắm vững chun mơn nghiệp vụ. Muốn vậy, lãnh đạo