22. Thực trạng công tác xây dựng và phát triển lực lượng của chi cục Hải Quan K
3.2. Một số biện pháp bố trí và sử dụng nhân sự tại chi cục Hải Quan cửa khẩu cảng
3.2.1. Hoàn thiện bố trí sử dụng nhân sự tại Chi cục Hải Quan KV3
Để cơng tác bố trí sử dụng NNL hồn thiện hơn, trong thời gian tới Chi cục Hải
Quan KV3 cần phải làm tốt những công việc sau: Thứ nhất, hồn thiện cơng tác định mức lao động. Thực tế trong thời gian vừa qua, công tác quản trị nhân sự tại Chi cục Hải Quan KV3 gặp nhiều khó khăn do những hạn chế của hệ thống định mức đang sử dụng tại Chi cục Hải Quan KV3. Hiện nay, hệ thống định mức lao động tại Chi cục Hải Quan KV3 chưa hoàn thiện, dẫn đến không xác định được rõ ràng hệ thống thang điểm để đánh giá chính xác hệ số mức độ hồn thành cơng việc, việc xác định hệ số
giá, khen thưởng… cho CBCC, viên chức sẽ thiếu căn cứ rõ ràng và thiếu cơng bằng. Vì vậy, Chi cục Hải Quan KV3 cần nhanh chóng hồn chỉnh hệ thống định mức, cụ thể:
- Tiến hành rà soát lại một số định mức lao động hiện đang áp dụng nhưng
khơng cịn phù hợp với thực tế để điều chỉnh cho phù hợp.
- Các cán bộ làm công tác định mức cũng cần phải được đào tạo và thường
xuyên đào tạo lại để nâng cao trình độ, có đủ khả năng đảm đương công việc.
- Định mức sau khi xây dựng và đưa vào áp dụng trong thực tiễn cần thường
xun được thống kê, phân tích tình hình thực hiện, làm cơ sở để bổ sung, sửa đổi mức cho phù hợp với thực tế.
Thứ hai, sắp xếp bố trí nhân viên một cách hợp lý. Hiện nay một phần nhân
viên của Chi cục Hải Quan KV3 chưa đáp ứng được yêu cầu công vụ. Mặc dù Chi cục
Hải Quan KV3 đã có sự quan tâm tới cơng tác đào tạo nhân viên để thích ứng với yêu cầu đổi mới công nghệ, song một phần chưa có sự đầu tư quan tâm đúng mức của Chi cục Hải Quan KV3, một phần do trình độ chuyên môn được đào tạo, do hạn chế về tuổi tác nên khả năng tiếp cận công nghệ, kỹ thuật và kiến thức mới của một số CBCC chưa tốt, dẫn tới một thách thức là Chi cục Hải Quan KV3 dư lao động có trình độ thấp, trong khi thiếu lao động chất lượng cao. Điều này đòi hỏi Chi cục Hải Quan KV3 phải biết sắp xếp, bố trí lực lượng lao động này một cách hợp lý nhất để vừa đảm bảo lợi ích của Chi cục Hải Quan KV3, vừa đảm bảo các chế độ chính sách cho người lao động. Để làm được điều này Chi cục Hải Quan KV3 phải sử dụng các biện pháp như:
thuyên chuyển, đào tạo hợp lý, tuyển dụng mới (dĩ nhiên vẫn theo chỉ tiêu biên chế
TCHQ giao, tuy nhiên cần tận dụng những đợt tuyển dụng không theo chỉ tiêu đột xuất
của TCHQ)… Thứ tư, tổ chức lao động theo nhóm, tăng cường hiệp tác theo nhóm
làm việc. Tổ chức lao động theo nhóm khơng chỉ giúp tăng cường tinh thần hợp tác giữa các thành viên trong nhóm để hồn thành cơng việc của Chi cục Hải Quan KV3
mình mà cịn giúp thực hiện công tác quản trị nhân sự (đào tạo, đánh giá năng lực thực
hiện công việc, khen thưởng, đãi ngộ, quản lý các mối quan hệ lao động…) dễ dàng hơn. Tuy nhiên rất nhiều cái mà chúng ta gọi ngày nay là “nhóm” ở nơi làm việc chỉ là tập hợp những nhóm người được gắn cho một cái mác nhưng không hoạt động theo đúng tinh thần của một nhóm. Mơ hình làm việc theo nhóm đang là mặt thách thức rất lớn đối với các tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam trong tiến trình tồn cầu hóa diễn ra
sơi động. Xây dựng tinh thần làm việc nhóm trong các phịng, các đơn vị: mặc dù mơ hình làm việc nhóm được đánh giá cao nhưng ít khi nhân viên được tập huấn để sẵn
sàng làm việc theo mơ hình năng động này. Kết quả là mọi khó khăn rắc rối khơng đáng có nảy sinh hạn chế hiệu quả hoạt động của nhóm, sự hợp tác diễn ra cầm chừng hoặc thụ động.
Sau đây là một số đề xuất nhằm xây dựng tinh thần làm việc nhóm cho các
phịng, các bộ phận thuộc các Chi cục Hải quan cửa khẩu và tương đương:
- Đào tạo đội ngũ quản lý trực tiếp (trưởng nhóm): Trưởng nhóm là người lãnh đạo nhóm, do vậy họ khơng chỉ là người có chun mơn giỏi mà cịn là người có kỹ năng quản trị nhóm tốt, có khả năng phân công công việc phù hợp với khả năng làm việc của thành viên nhóm. Người trưởng nhóm nhiều kinh nghiệm, phân công công việc rõ ràng sẽ giúp tiến độ cơng việc hồn thành, hạn chế những tiêu cực như hiện tượng đùn đẩy trách nhiệm, chồng chéo công việc. Hiện nay, Chi cục Hải Quan KV3 mới chỉ chú trọng đào tạo kỹ năng quản lý cho các cán bộ cấp cao chứ chưa thật sự
chú trọng đào tạo cho các cán bộ quản lý cấp trung, do vậy, khả năng làm việc nhóm
trong Cục được đánh giá tháp, chưa thực sự phát huy hết sức mạnh tập thể của nhóm
trong cơng việc.
- Thiết lập kênh trao đổi thơng tin chính thức: Thực chất q trình làm việc
nhóm bao gồm 2 q trình, một là quá trình trao đổi thơng tin, hai là q trình trao đổi cơng cụ làm việc. Sự minh bạch, rõ ràng trong việc truyền đạt thông tin cho cả nhóm
là điều kiện rất quan trọng để thành cơng. Để thiết lập kênh trao đổi thơng tin chính thức, Chi cục Hải Quan KV3 cần thường xuyên trao đổi thông tin về mục tiêu nhiệm vụ, kế hoạch hoạt động cho các thành viên trong nhóm bằng các hình thức như thông
báo nội bộ, họp chia sẻ thông tin định kỳ. CBCC, viên chức trong Chi cục Hải Quan
KV3 cần nắm bắt kịp thời thông tin tránh sự mơ hồ. Bên cạnh đó người trưởng nhóm
cần phải ln cập nhật những thơng tin phản hồi. Có như vậy hoạt động của nhóm mới đem lại hiệu quả tối ưu.