1.2. Nội dung đánh giá thực hiện công việc trong doanh nghiệp
1.2.2. Triển khai thực hiện đánh giá thực hiện công việc
1.2.2.1.Truyền thông đánh giá thực hiện công việc
Truyền thông đánh giá là cách thức truyền tải nội dung, thông tin về việc đánh giá thực hiện công việc tới người lao động để đảm bảo người lao động có thể nhận được các thông tin về công tác đánh giá thực hiện công việc và biết họ sẽ được đánh giá bằng phương pháp gì, tiêu chuẩn gì. Truyền thơng đánh giá có vai trị quan trọng giúp người đánh giá và người được đánh giá hiểu được cách thức đánh giá thực hiện công việc, tránh những hiểu lầm khơng đáng có tại doanh nghiệp mình.
Cơng tác truyền thơng đánh giá thể hiện sự minh bạch của tổ chức trong khâu đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên. Doanh nghiệp có thể lựa chọn nhiều hình thức truyền thông khác nhau để đưa thông tin đến người lao động, như:
❖Đăng thông tin lên tạp chí thơng tin nội bộ về việc triển khai đánh giá thực hiện công việc tại doanh nghiệp. Trong đó, nêu rõ quy trình đánh giá, cách thức đánh giá, thời gian triển khai áp dụng và đưa ra các kênh giải đáp thắc mắc cho người lao động về các vấn đề liên quan đến công tác đánh giá.
❖Tổ chức các cuộc họp theo phòng/bộ phận/đơn vị để phổ biến thông tin về việc triển khai công tác đánh giá tại doanh nghiệp, mục đích đánh giá và các vấn đề liên quan đến q trình đánh giá. Thơng qua cuộc họp, người lao động có thể trực tiếp đặt câu hỏi và được giải đáp thắc mắc kịp thời.
1.2.2.2.Phỏng vấn đánh giá thực hiện công việc
Doanh nghiệp tổ chức các cuộc đối thoại chính thức giữa người lãnh đạo trực tiếp với nhân viên nhằm xem xét lại toàn bộ tình hình thực hiện cơng việc của nhân viên; trao đổi về những ưu nhược điểm của nhân viên; tìm hiểu ý kiến, quan điểm của nhân viên và đưa ra những phương hướng, biện pháp nhằm giúp nhân viên phát triển hơn trong tương lai.
Để công tác phỏng vấn thành công, người phỏng vấn phải làm tốt công tác chuẩn bị: xác định rõ các thông tin sẽ đưa ra trao đổi trong buổi phỏng vấn, xem xét lại kết quả đánh giá trong những kỳ trước để làm cơ sở đánh giá, xác định các cách tiếp cận phù hợp với từng đối tượng, lựa chọn địa điểm tiến hành phỏng vấn, ấn định thời gian phỏng vấn và thông báo tới người lao động. Thông thường, một cuộc phỏng vấn đánh giá được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị phỏng vấn.
Bước 2: Thông báo về những quyền lợi của người lao động liên quan
đến phỏng vấn.
Bước 3: Làm rõ những công việc mà người lao động đã thực hiện tốt, ghi
nhận những thành tích mà họ đã đạt được và khuyến khích họ thực hiện tốt hơn trong tương lai.
Bước 4: Thảo luận về những vấn đề người lao động cần thực hiện để hồn thiện cơng việc của họ trong tương lai. Chỉ ra các chương trình huấn luyện, các phương pháp cụ thể người lao động nên áp dụng để nâng cao kỹ năng, trình độ tay nghề.
Bước 5: Chỉ ra các hướng thăng tiến nghề nghiệp khi họ thực hiện tốt công việc, nhiệm vụ được giao và các yếu tố cần tích lũy để thăng tiến vào các vị trí.
Có nhiều hình thức phỏng vấn khác nhau, tùy vào từng đối tượng đánh giá mà áp dụng những hình thức phỏng vấn đánh giá khác nhau. Một số hình thức phỏng vấn điển hình là:
Kể và thuyết phục: là người phỏng vấn sẽ đưa ra những gợi ý và thuyết phục người lao động thực hiện công việc theo phương hướng đã xác định trước. Cách này có thể áp dụng tốt đối với những lao động mới hoặc lao động có ít kinh nghiệm.
Kể và lắng nghe: Người phỏng vấn sẽ đưa ra nhận xét về tình hình thực hiện công việc của người lao động và lắng nghe người lao động đưa ra những cách thức thực hiện công việc của họ trong tương lai. Cách này áp dụng tốt cho những lao động đã có kinh nghiệm.
Giải quyết vấn đề: Người phỏng vấn và người lao động cùng thảo luận để xác định những điểm mạnh, điểm yếu của ngưởi lao động và thống nhất giải pháp để cải thiện hiệu quả làm việc của người lao động trong tương lai. Cách này địi hỏi chính người lao động cũng cần phải chuẩn bị trước khi tiến hành phỏng vấn.
Phỏng vấn hỗn hợp: là sự kết hợp của hai phương pháp phỏng vấn nói –
thuyết phục và phỏng vấn giải quyết vấn đề. Cuộc phỏng vấn bắt đầu bằng việc cấp dưới lắng nghe lời nhận xét đánh giá của cấp trên sau đó hai bên thảo luận về vấn đề cần cải thiện, các giải pháp để hoàn thành công việc và cuối cùng là thảo luận để đưa những cải tiến trong thực hiện công việc.
Khi tiến hành phỏng vấn, người phỏng vấn cần lưu ý các vấn đề sau: Áp dụng nguyên tắc khen – chê – khen nhằm tạo động lực cho người lao động.
Trong quá trình phỏng vấn cần tránh việc tranh cãi, phê phán với người lao động. Luôn luôn khẳng định với người lao động rằng phỏng vấn là để hồn thiện sự thực hiện cơng việc chứ khơng phải nhằm mục tiêu trừng phạt hay kỷ luật người lao động.
Giải thích cho người lao động hiểu rằng người lãnh đạo luôn hỗ trợ người lao động trong những trường hợp cần thiết.
Trên cơ sở đánh giá, nhận xét đã đưa ra cần nhấn mạnh và khảng định lại những nỗ lực của người lao động.