❖ Thủ tục nhập kho
Căn cứ vào tình hình kinh doanh thực tế, lượng hàng dự trữ trong kho và đơn đặt hàng của các khách hàng, phòng kinh doanhsẽ lập kế hoạch mua hàng.
Khi đã tham khảo bảng báo giá hợp lý, phịng kinh doanh trình kế hoạch mua
hàng lên Giám đốc xét duyệt. Nhân viên phòng kinh doanh đi mua hàng, có
trách nhiệm nhận hàng đầy đủ và mang hóa đơn GTGT, Biên bản giao nhận
hàng hóa về cơng ty. Hàng hóa được vận chuyển về kho của công ty (công ty tự
vận chuyển hoặc th ngồi).
Tại kho, thủ kho cùng kế tốn kho kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hóa
và tiến hành nhập kho. Sau khi kiểm tra về tính hợp lý, hợp pháp của hóa đơn
GTGT của hàng mua về, kế toán kho nhập số liệu vào phần mềm kế tốn và in Phiếu nhập kho hàng hóa. Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên, 1 liên chuyển
cho thủ kho và 1 liên phịng kế tốn giữ.
Ví dụ 01: Theo hóa đơn số 0002818 ngày 10/12/2013, cơng ty mua thép D8 của
cơng ty TNHH Kim Khí Hà Nội, số lượng 12.134 kg, đơn giá 12.300 đ/kg, VAT 10%, cơng ty chưa thanh tốn cho người bán.
Thủ tục nhập kho hàng tại Công ty TNHH Thanh Biên như sau:
+ Ông Phạm Văn Tuấn – nhân viên giao nhận được phòng kinh doanh cử đi
mua thép D8 của Cơng ty TNHH Kim Khí Hà Nội. Ơng Tuấn giao hàng cho thủ kho,giao Hóa đơn GTGT và Biên bản giao nhận hàng hóa cho phịng kế tốn. + Tại kho, ông Phạm Văn Tài – Thủ kho cùng bà Nguyễn Thị Nhung– kế toán
kho tiến hành kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hóa và nhập hàng vào kho. + Bà Nguyễn Thị Nhung kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của hóa đơn GTGT số
0002818( biểu số 01) và Biên bản giao nhận hàng hóa ( biểu số 02) , căn cứ vào
đó nhập số liệu vào phần mềm kế toán và in Phiếu nhập kho số 02289 ( biểu số
03). Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên, 1 liên chuyển cho thủ kho và 1 liên
Biểu số 01 : Hóa đơn GTGT số 0002818
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT3/001
Liên 2: Giao người mua Kýhiệu: AA/12P Ngày 10 tháng 12 năm 2013 Số: 0002818 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH KIM KHÍ HÀ NỘI
Mã số thuế: : 0100100368 - 028
Địa chỉ: Km 3 Đường Phan Trọng Tuệ, xã Tam Hiệp, huyện Thanh Trì, Tp Hà Nội Số tài khoản: 33769579 tại Ngân hàng ACB, chi nhánh Thanh Trì – Hà Nội
Điện thoại: 04 3296 3699 Fax: 04 3924 2699
Họ tên người mua hàng ............................................................................. ............................. Tên đơn vị.: Công ty TNHH Thanh Biên................................................................................. Mã số thuế:0 2 0 0 7 2 0 6 9 3
Địa chỉ: Km 12 Quốc lộ 5, xã An Hưng, huyện An Dương, Tp Hải Phịng.......................... Hình thức thanh tốn: Chuyển khoản. Số tài khoản.....................................
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6=4x5