1.3 .Tổ chức kế toán tổng hợp hàng hóa trong doanh nghiệp
1.4. Tổ chức vận dụng sổ sách kế tốn trong cơng tác kế toán hàng hóa trong
1.4.1. Tổ chức vận dụng sổ sách kế tốn trong cơng tác kế tốn hàng hóa trong
hàng hóa trong DN áp dụng hình thức Nhật ký chung
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn nhật ký chung:
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế ( định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức kế tốn nhật ký chung bao gồm các loại sổ chủ yếu sau: Sổ Nhật ký chung, sổ Nhật ký đặc biệt
Sổ cái
Sổ thẻ kế toán chi tiết
hàng hóa
Sổ cái (TK156)
Báo cáo tài chính
Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết hàng hóa Sổ nhật kí chung Chứng từ kế toán (phiếu nhập, phiếu xuất)
Sơ đồ 1.6: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký chung trong kế tốn hàng hóa
Ghi chú
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Hình thức kế tốn Nhật ký chung có ưu điểm là đơn giản, thích hợp với mọi đơn vị kế toán và thuận lợi cho việc sử dụng kế toán máy, thuận tiện đối chiếu, kiểm tra chi tiết theo từng chứng từ gốc.
BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng tổng hợp chi tiết (TK156) NHẬT KÝ - SỔ CÁI ( TK 156) Phiếu nhập, phiếu xuất.. Sổ, thẻ kế toán chi tiết (TK156) Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ quỹ
1.4.2.Tổ chức vận dụng sổ sách kế toán trong cơng tác kế tốn hàng hóa trong DN áp dụng hình thức Nhật ký -sổ cái
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn Nhật ký – Sổ Cái là các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký – Sổ Cái.
Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái thể hiện trên sơ đồ trong hình sau đây. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký – Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.
Hình thức kế tốn Nhật ký – Sổ Cái gồm có các loại sổ kế tốn sau:
– Nhật ký - Sổ Cái;
– Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
Sơ đồ 1.7: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế toán Nhật ký - sổ cái trong kế tốn hàng hóa
Ghi chú
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Tuy nhiên, hình thức này khơng áp dụng được cho những đơn vị quy mô lớn, nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, hoạt động phức tạp và sử dụng nhiều tài khoản, không thuận lợi cho phân cơng lao động kế tốn và thường lập báo cáo chậm.
1.4.3.Tổ chức vận dụng sổ sách kế tốn trong cơng tác kế tốn hàng hóa trong DN áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ hóa trong DN áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ là căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
+ Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. + Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế tốn đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế tốn.
Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ được thể hiện trong hình .
Hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế tốn sau:
– Chứng từ ghi sổ;
– Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ;
– Sổ Cái;
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng cân đối số
phát sinh
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Sổ Cái (TK156) Phiếu nhập, phiếu xuất…
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp Chứng từ kế toán cùng loại Bảng tổng hợp chi tiết (TK156) Sổ, thẻ kế
toán chi tiết (TK156)
Sơ đồ 1.8: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ trong kế tốn hàng hóa
Ghi chú
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Hình thức Chứng từ ghi sổ có ưu điểm dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu, cơng việc kế tốn được phân cơng đều trong kỳ. Nó thích hợp với mọi loại hình, qui mơ đơn vị kinh tế. Tuy nhiên, cần lưu ý là ở hình thức này việc ghi chép trùng lặp nhiều làm tăng khối lượng ghi chép.
Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại
MÁY VI TÍNH
Báo cáo tài chính
Báo cáo kế tốn quản trị SỔ KẾ TỐN - Sổ tổng hợp (TK156) -Sổ chi tiết (TK156) PHẦN MỀM KẾ TOÁN Phiếu nhập, phiếu xuất..
1.4.4.Tổ chức vận dụng sổ sách kế tốn trong cơng tác kế toán hàng hóa trong DN áp dụng hình thức Kế tốn máy
Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế tốn trên máy vi tính là cơng việc kế tốn được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế tốn trên máy vi tính. Phần mềm kế tốn được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế tốn hoặc kết hợp các hình thức kế tốn quy định trên đây. Phần mềm kế tốn khơng hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế tốn, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Phần mềm kế tốn được thiết kế theo Hình thức kế tốn nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế tốn đó nhưng khơng hồn tồn giống mẫu sổ kế tốn ghi bằng tay.
Sơ đồ 1.9: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn máy trong kế tốn hàng hóa
Ghi chú
Nhập số liệu hàng ngày hàng ngày In số, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế tốn.
Theo quy trình của phần mềm kế tốn, các thơng tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái…) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thơng tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế tốn có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định. Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN HÀNG HÓA TẠI