Có 3 hồ sơ chính cần phải lập khi khảo sát và khi sửa chữa cơng trình: - Báo cáo kết quả kiểm tra chi tiết và đánh giá hiện trạng hư hỏng cơng trình;
- Hồ sơ thiết kế (bao gồm thiết kế kỹ thuật và thiết kế triển khai các bản vẽ thi công (từ đây gọi chung là hồ sơ thiết kế kỹ thuật)) sửa chữa hay gia cường kết cấu;
- Các loại hồ sơ về thi công, nghiệm thu và bản vẽ hồn cơng cơng trình.
Báo cáo kiểm tra và đánh giá hiện trạng hư hỏng cơng trình phải trình bày rõ các nội dung và mục đích khảo sát qui định trong 6.1.2 và 6.1.3. Lựa chọn biện pháp sửa chữa, gia cường nên được kiến nghị trong báo cáo kiểm tra. Báo cáo phải được chủ cơng trình hay đại diện chủ cơng trình hoặc cấp có thẩm quyền đồng ý chấp nhận.
Hồ sơ thiết kế kỹ thuật sửa chữa hay gia cường kết cấu được thiết lập phải thể hiện rõ phương án sửa chữa, gia cường lựa chọn theo các qui định của 6.1.5. Các bản vẽ thiết kế phải tuân theo các qui định của tiêu chuẩn TCVN 6084:2012, TCVN 5574:1991 và các tiêu chuẩn liên quan khác. Hồ sơ thiết kế kỹ thuật phải được chủ cơng trình hay đại diện chủ cơng trình hoặc cấp có thẩm quyền phê duyệt. Các loại hồ sơ về thi cơng, nghiệm thu và hồn cơng cơng trình phải được thiết lập theo thơng lệ và các qui định về xây dựng của Việt Nam.
Tất cả các loại hồ sơ trên đều được quản lý bởi chủ cơng trình để tạo thuận lợi cho cơng tác duy tu, bảo trì và nâng cấp kết cấu sau này.