Hồn thiện dự tốn ngân sách tại các doanh nghiệp trong KCN Biên Hòa
3.3.2.3. Doanh nghiệp dịch vụ
Dự toán thu tiền Dự toán chi tiền
Dự toán kế quả hoạt động kinh doanh Dự toán cân đối kế tốn
Dự tốn cân đối thu, chi 3.3.3. Hồn thiện quy trình dự tốn
Để báo cáo dự tốn cung cấp những thơng tin hữu ích, phục vụ cho việc kiểm sốt tốt chi phí thì bộ phận lập dự tốn ngân sách cần nắm rõ quy trình và các bước thực hiện cơng việc phải được cụ thể hóa. Do đó, các doanh nghiệp cần hoàn thiện hơn quy trình lập dự tốn ngân sách. Cụ thể, dự toán ngân sách thực hiện thông qua 3 giai đoạn sau:
Giai đoạn 1: Chuẩn bị dự toán ngân sách
Trong giai đoạn này cần xác định mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp thông qua cuộc hợp với cán bộ quản lý của từng phòng ban, mục tiêu phải mang tính phát triển và phù hợp với thực tế của doanh nghiệp. Chuẩn bị nhân sự cho việc lập dự tốn, phân cơng ai, bộ phận nào tham gia vào giai đoạn, cơng việc cụ thể. Tránh tình trạng lập dự tốn khi cơng việc q tải, do hầu hết các nhân viên lập dự tốn phải đảm nhiệm cơng việc khác.
Giai đoạn 2: Soạn thảo ngân sách
Bộ phận chuyên trách dự toán cung cấp các biểu mẫu về dự toán cho các bộ phận liên quan đến việc lập dự tốn. Các bộ phận có liên quan tiến hành soạn thảo ngân sách cho bộ phận mình và nộp báo cáo dự toán đã soạn thảo về bộ phận chuyên trách, bộ phận chuyên trách kiểm tra, tổng hợp điều chỉnh để hoàn thành dự toán cho cả doanh nghiệp.
Sau khi hồn thành các báo cáo dự tốn, bộ phận chuyên trách chuyển cho BLĐ DN xem xét tính hợp lý của dự toán. DN tiến hành họp xét duyệt dự toán với
52
sự tham gia của trưởng các bộ phận liên quan để hạn chế tính thiếu khả thi và không phản ánh năng lực thực tế của doanh nghiệp. Sau cuộc họp này, báo cáo dự tốn được cơng bố chính thức cho các bộ phận để tổ chức thực hiện.
Giai đoạn 3: Theo dõi dự toán ngân sách
Trong quá trình hoạt động bộ phận chuyên trách về dự toán theo dõi, so sánh và phân tích sự khác biệt giữa kết quả thực tế đạt được với dự toán đã lập và kiểm tra những yếu tố bất thường để tiến hành điều chỉnh phù hợp cho các dự toán kỳ sau.
Việc soạn thảo dự toán hàng năm thường được bắt đầu vài tháng trước năm kế hoạch (kỳ kế hoạch). Quá trình dự toán liên quan đến nhiều bước kế tiếp nhau. Để giúp các bộ phận phụ trách cơng việc lập dự tốn ngân sách chủ động, nắm bắt được các bước thực hiện công việc. Tác giả đề xuất các doanh nghiệp cần đưa ra quy trình lập dự tốn cụ thể và phổ biến đến các bộ phận có liên quan. Cụ thể như sau: