PHẦN II : NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢNGHIÊN CỨU
1.2. Quản trịbán hàng trong doanh nghiệp
1.2.2.5. Quản trịhoạt động của lực lượng bán hàng
Quản trịlực lượng bán hàng bao gồm các công việc như tuyển mộvà lựa chọn, huấn luyện, đào tạo, hướng dẫn, kích thích và động viên các đại diện bán hàng.
Tuyển mộvà lựa chọn đại diện bán hàng
Vấn đềcốt lõi của một hoạt động bán hàng thành công là việc tuyển chọn người bán hàng có hiệu quả. Sựchênh lệch thành tích giữa những người bán hàng có thểrất lớn và việc tuyển chọn kỹlưỡng có thểgia tăng đáng kểkhảnăng hồn thành nhiệm vụcủa lực lượng bán hàng.
Sau khi công ty xác định được các tiêu chuẩn đểtuyển chọn thì việc tiếp theo là tuyển mộ. Phịng nhân sựcó thểtìm kiếm những người có nguyện vọng xin việc bằng nhiều các khác nhau, như là thông qua lời giới thiệu của các đại diện bán hàng, sử dụng các tổchức giới thiệu việc làm, đăng thông báo quảng cáo, tiếp xúc với các sinh viên đại học. Đểthu hút nhiều người tham gia tuyển mộcầnđưa ra một mức lương thỏa đáng và những cơ hội thăng tiến. Thủtục tuyển mộthành công sẽthu hút nhiều ứng viên tham gia. Doanh nghiệp sẽcần phải lựa chọn những người tốt nhất, phù hợp nhất.
Huấn luyện và đào tạo lực lượng bán hàng
Một vài doanh nghiệp có thểcửnhững đại diện bán hàng mới của mìnhđi chào hàng ngay sau khi vừa tuyển chọn. Tuy nhiên, phần lớn mang lại kết quảkhơng hiệu quả, lý do là vì chưa được huấn luyện kĩ càng. Vì thế, các doanh nghiệp có thể đểcác
đại diện bán hàng của mình tham gia chương trình huấn luyện. Chương trình huấn luyện đại diện bán hàng có nhiều mục tiêu:
- Làm cho các đại diện bán hàng hiểu rõ và hòa nhập với doanh nghiệp. - Tạo sựhiểu biết vềnhững sản phẩm của doanh nghiệp.
- Cung cấp những thông tin cần thiết về đặc điểm của khách hàng và đối thủcạnh tranh. - Huấn luyện cách chào hàng hiệu quả.
- Hướng dẫn những thủtục quy định và trách nhiệm.
Đào tạo lực lượng bán hàng từgiám đốc đến các đại diện bán hàng đểhọhiểu rõ được chức năng và nhiệm vụcủa mình.
Đối với giám đốc bán hàng: nhiệm vụ đầu tiên là thiết lập và duy trì một sốtổ chức bán hàng tích cực. Giám đốc bán hàng phải thực hiện các chức năng sau đây: - Quản trị đội ngũ bán hàng: bao gồm việc năm bắt các thông tin của khách hàng giao
dịch, lựa chọn khách hàng trọng điểm, xác định hình thức bán hàng phù hợp cho mỗi loại khách hàng. Đồng thời tính tốn nhu cầu nhân viên, thực hiện tuyển mộ, đào tạo nhân viên và xây dựng tiêu chuẩn đánh giá kết quả.
- Quản trịhành chính: quản trịhành chính văn phịng, thực hiện chính sách bán tại các khu vực hoạt động, tổchức các cuộc họp, báo cáo.
- Thực hành tiếp thị: tìm kiếm khách hàng mới, thu thập thông tin về đối thủ cạnh tranh.
- Trực tiếp bán hàng: giao dịch đàm phán đểchào hàng.
- Quản trịtài chính: bao gồm kiểm sốt chi phí, phân tích chi phí và lợi nhuận bán hàng.
Với các đại diện bán hàng thì phải thực hiện các yêu cầu và nhiệm vụsau:
•Vềyêu cầu:
Nhân viên bán hàng phải hiểu biết rõ vềhệthống bán hàng, sản phẩm của doanh nghiệp cũng như hiểu biết về đặc điểm của các loại khách hàng của đối thủcạnh tranh và phương châm bán hàng của doanh nghiệp mìnhđểcó hành động đúng lúc. Bên cạnh đó, đại diện bán hàng phải nắm vững các quy định, các thủtục cạnh tranh và trách nhiệm cá nhân trong bán hàng đểtránh sai sót.
•Vềnhiệm vụ
- Bán hàng, sửdụng hiệu quảkỹthuật bán hàng như giới thiệu hàng hóa, chào hàng, mặc cả, giải đáp ý kiến phản hồi.
- Cung cấp thơng tin vềsản phẩm, dịch vụcho khách hàng. - Thăm dịđểtìm kiếm và gây dựng khách hàng mới.
- Cung cấp dịch vụcho khách hàng, giải quyết các vấn đề, trợgiúp kỹthuật. - Thu thập thông tin khách hàng, thịtrường, đối thủcạnh tranh đểbáo cáo lãnh
đạo.
- Phân bốhàng hóa cho khách hàng.
Ngồi việc được huấn luyện đào tạo và giao một địa bàn hoạt động, các đại diện bán hàng cịn phải chịu sựgiám sát. Thơng qua việc giám sát, nhà quản trịhi vọng sẽ hướng dẫn và động viên lực lượng bán hàng.
Việc hướng dẫn các đại diện bán hàng bao gồm các công việc chủyếu là: xây dựng định mức tiếp xúc trực tiếp với khách hàng hiện có và khách hàng tiềm năng trên cơ sởphân loại khách hàng theo khảnăng tiêu thụ, tiềm năng sinh lời và triển vọng phát triển của họ; sửdụng có hiệu quảthời gian bán hàng bằng cách lập lịch trình tiếp xúc với khách hàng một cách hợp lý, phân tích thời gian dành cho các nhiệm vụkhác nhau.
Kích thích, động viên lực lượng bán hàng
Một số đại diện bán hàng sẽlàm tốt cơng việc của mình mà khơng cần nhà quản trị đôn đốc. Đối với họ, bán hàng là một nghềthực sựquyến rũ, họcó nhiều tham vọng và rất năng động. Nhưng phần lớn lực lượng bán hàng cần sựkhuyến khích và động viên đặc biệt thì mới làm việc hết mình.Điều này là cần thiết do bản tính của con người là muốn đượcđộng viên, khích lệbằng vật chất và tinh thần cho những nỗlực cống hiến của mình. Bên cạnh đó, do bản chất của công việc bán hàng là tiếp xúc nhiều người, không chủ động vềthời gian và hay gặp chuyện bực mình nên cần phải được khích lệ, động viên nhiều hơn.
Trong nhiều học thuyết về động cơthúc đẩy lực lượng bán hàng, có lẽhọc thuyết duy trì,động viên của Herzberg là tương đối phù hợp. Học thuyết này cho rằng có 2 yếu tốhoạt động trong mơi trường làm việc cóảnh hưởng khác nhau hoàn toàn lên
mức độ động viên của từng cá nhân. Theo Herzberg, các yếu tốnày bao gồm yếu tố duy trì và yếu tố động viên.
Các yếu tốduy trì gồm: chính sách cơng ty, tiền lương và phúc lợi, điều kiện làm việc, địa vị, phương pháp giám sát, cuộc sống cá nhân, mối quan hệvới cấp trên, đồng nghiệp... Các yếu tốnày mang tính tích cực, giúp ngăn ngừa sựthỏa mãn của người lao động đối với cơng việc. Nhưng nếu chỉcó các yếu tốnày thì sẽkhơng đủ đểtạo ra các động lực và nó khơng thỏa mãn trong cơng việc của người lao động.
Các yếu tố động viên bao gồm: sựthành đạt, sựtơn vinh, các cơng nhận thành tích của tổchức lãnhđạo và các đồng nghiệp; đặcđiểm và bản chất bên trong của công việc; những trách nhiệm trong công việc; các cơ hội thăng tiến trong cơng việc. Đây là nhóm các yếu tốtạo sự động lực và sựthỏa mãn cho người thực hiện cơng việc.
Ban Lãnhđạo có thể động viên tinh thần và mức hồn thành cơng việc của đại diện bán hàng thơng qua bầu khơng khí của doanh nghiệp, xây dựng mức bán hàng hợp lý và những khích lệtích cực khác như khoản tiền thưởng do bán vượt mức định doanh số, các khoản phúc lợi khác…