CHƢƠNG 3 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
4.1. GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY
4.1.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức
P.GĐ KINH
DOANH
GIÁM ĐỐC
P.GĐ EVENT – TÀI CHÍNH
EVENT SETUP KẾ TỐN THIẾT KẾ THƢ KÝ TỔNG
HỢP/ THỦ QUỸ
SẢN XUẤT-IN
ẤN VẬT TƢ THỦ KHO ĐỘI THỢ
Sơ đồ 4.1: Sơ đồ t chức Công Ty C Phần Đầu Tư Trùng Dương
(Nguồn: Ph ng nh n sự Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Trùng Dương)
Chức năng, nhiệm vụ các phịng ban:
*Giám đốc Cơng ty:
*Phó Giám đốc Cơng ty:
Giúp việc cho Giám đốc, đƣợc Giám đốc uỷ quyền hoặc chịu trách nhiệm trong một số lĩnh vực quản lý chuyên môn, chịu trách nhiệm trực tiếp với Giám đốc về phần việc đƣợc phân công.
Chịu trách nhiệm xây dựng, phối hợp, điều hoà kế hoạch sản xuất - kinh doanh, nghiên cứu thị trƣờng đề ra chính sách tiếp thị, tổng hợp báo cáo tình hình sản xuất - kinh doanh thƣờng kỳ cho Giám đốc.
Chịu trách nhiệm về cơng tác tổ chức và nhân sự tồn cơng ty; văn thƣ hành chính; thực hiện chế độ chính sách, tiền lƣơng và đời sống cho nhân viên;
tổng hợp báo cáo tình hình tổ chức bộ máy và nhân sự, quản trị hành chính thƣờng kỳ cho Giám đốc.
*Phó Giám đốc kinh doanh:
Đƣợc phân cơng chỉ đạo Bộ phận Kinh doanh Dự án, Event và Hành chính tổng hợp cơng ty (mảng hành chính, nhân sự).
* Giám sát tài chính:
Chịu trách nhiệm về tình hình sử dụng vốn, sổ sách kế tốn và các chứng từ kinh tế, thực hiện chế độ chính sách, tiền lƣơng và đời sống cho nhân viên. Giám sát Tài chính đƣợc phân cơng chỉ đạo Bộ phận Hành chính tổng hợp (mảng Kế tốn). Mọi hoạt động thu, chi tài chính của Cơng ty đều phải đƣợc sự phê duyệt của Giám sát Tài chính trƣớc khi thực hiện. Giám sát tài chính có thể báo cáo trực tiếp Chủ tịch Công ty và chịu trách nhiệm cao nhất trƣớc Hội đồng Thành viên Công ty.
Chịu trách nhiệm hƣớng dẫn và kiểm tra các bộ phận trong các mặt: thiết kế, kỹ thuật, chất lƣợng ấn phẩm, sản phẩm và tổng thể giàn dựng của chƣơng trình/ cơng trình theo thiết kế và hợp đồng kinh tế mà Công ty đã ký kết với khách hàng; nghiên cứu cải tiến kỹ thuật, đề xuất các phƣơng pháp, quy trình cơng nghệ mới trong sản xuất.
Chỉ đạo Bộ phận Thiết kế, sản xuất và thực hiện quản lý chuyên môn đối với Bộ phận Giàn dựng/ Kho xƣởng.
Cơng tác hành chính:
Quản lý hồ sơ lý lịch cơng nhân viên tồn cơng ty, giải quyết thủ tục và chế độ tuyển dụng, thôi việc, bổ nhiệm, bãi miễn, kỷ luật, khen thƣởng….
Quản lý lao động, tiền lƣơng cán bộ - công nhân viên theo phân công của Ban giám đốc.
Quản lý công văn, giấy tờ, sổ sách hành chính và con dấu. Thực hiện cơng tác lƣu trữ các tài liệu thƣờng và tài liệu quan trọng.
Xây dựng lịch công tác, lịch họp định kỳ hoặc bất thuờng theo phân công của Ban giám đốc.
Theo dõi việc thực hiện các quy định về tổ chức, hành chính của công ty theo sự phân công của Ban giám đốc.
Thực hiện các cơng việc hạch tốn kế tốn nội bộ trong Cơng ty, hạch tốn kế tốn thuế, đảm bảo tiến độ cơng việc theo kế hoạch, chịu trách nhiệm cơng việc của của kế tốn Ban Giám đốc; Chủ động giải quyết các vấn đề liên quan đến cơng việc đƣợc giao.
Đóng góp ý kiến cho Ban Giám đốc trong lĩnh vực chuyên môn. Báo cáo: Báo cáo trực tiếp cho Ban Giám đốc.
* Bộ phận thiết kế:
Trưởng BP thiết kế:
Nhận nhiệm vụ từ trƣởng bộ phận kinh doanh và phân công cho chuyên viên thiết kế.
Giám sát về công việc, tƣ vấn về kỹ thuật cho các chuyên viên thiết kế. Trực tiếp triển khai công việc thiết kế, đảm bảo tiến độ công việc theo kế hoạch.
Đại diện Công ty tƣ vấn cho khách hàng những vấn đề trong phạm vi khả năng và trách nhiệm, đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Giám sát việc sản xuất và nghiệm thu sản phẩm đảm bảo yêu cầu thẩm mỹ, kỹ thuật.
Phối hợp, hỗ trợ các thành viên trong bộ phận để hoàn thành nhiệm vụ chung.
Chịu trách nhiệm về các công việc của cá nhân trƣớc Giám đốc Công ty. Báo cáo: Báo cáo trực tiếp với Giám đốc.
Nhân viên thiết kế:
Nhận nhiệm vụ và triển khai công việc thiết kế, đảm bảo tiến độ công việc theo kế hoạch.
Đại diện Công ty tƣ vấn cho khách hàng những vấn đề trong phạm vi khả năng và trách nhiệm, đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Giám sát việc sản xuất và nghiệm thu sản phẩm đảm bảo yêu cầu thẩm mỹ, kỹ thuật.
Chịu trách nhiệm về các công việc của cá nhân trƣớc Trƣởng Bộ phận và Ban Lãnh đạo Công ty.
* Bộ phận Event:
Trưởng BP Event:
Thực hiện nhiệm vụ tổ chức và triển khai chƣơng trình của một chuyên viên tổ chức event.
Hỗ trợ Giám đốc/Bộ phận Dự án công việc khảo sát, báo giá về kinh phí thuê địa điểm và làm thủ tục giấy phép cũng nhƣ những hạng mục công việc khác.
Ký duyệt hoặc ký xác nhận các tài liệu liên quan đến công việc: Maquette thiết kế, Biên bản Nghiệm thu với Nhà cung cấp và Biên bản Nghiệm thu với Khách hàng.
Tiếp nhận tồn bộ thơng tin về chƣơng trình qua Giám đốc/Bộ phận Dự án để biết những yêu cầu cụ thể từ phía khách hàng, cũng nhƣ của chƣơng trình:
Phối hợp cùng trƣởng Bộ phận Setup trong công tác tổ chức, triển khai công việc theo trách nhiệm.
Phối hợp với Thƣ ký văn phịng trong các cơng tác quản trị văn phịng, quản trị thơng tin, thơng báo lịch cơng tác của Bộ phận (nếu có).
Thực hiện chức năng quản lý về nhân sự, công việc trong Bộ phận.
Nhân viên event:
Theo phân công của PGĐ, tiếp nhận lệnh thực hiện công việc và chịu trách nhiệm triển khai theo đúng yêu cầu:
Đảm bảo tiến độ công việc theo kế hoạch và tiến độ đƣợc giao. Chịu trách nhiệm công việc của cá nhân trƣớc PGĐ.
Nhân viên sản xuất- in ấn:
Theo phân công của PGĐ, tiếp nhận lệnh thực hiện công việc và chịu trách nhiệm triển khai theo đúng yêu cầu:
- Đề nghị và mua sắm vật tƣ, hàng hóa và trang thiết bị để chuẩn bị cho chƣơng trình.
- Tìm kiếm các nhà cung cấp, sản xuất đảm bảo chất lƣợng, chi phí hợp lý, có khả năng hỗ trợ tốt cho hoạt động sản xuất, in ấn.
- Nhận maquette thiết kế và chuyển cho nhà sản xuất theo chỉ định của Ban Giám đốc.
- Kiểm tra sơ bộ chất lƣợng sản phẩm sau khi sản xuất. - Trực tiếp thực hiện chƣơng trình đƣợc phân cơng.
- Thƣờng xuyên báo cáo tình hình tại hiện trƣờng cho PGĐ.
- Thực hiện đầy đủ yêu cầu về thủ tục đặt hàng, hợp đồng và thanh tốn nội bộ.
- Đảm bảo tiến độ cơng việc theo kế hoạch và tiến độ đƣợc giao.
Nhìn vào sơ đồ ta thấy cơ cấu tổ chức của công ty tƣơng đối đơn giản vì loại hình của cơng ty là Trách nhiệm hữu hạn Một thành viên, chịu sự quản lý của Nhà nƣớc. Do hoạt động chủ yếu của cơng ty là cho th văn phịng, cho th mặt bằng, viễn thơng, đầu tƣ dự án xây dựng các tồ nhà và hỗ trợ pháp lý cho nhà đầu tƣ nên sơ đồ tổ chức đơn giản sẽ giúp công ty hoạt động hiệu quả hơn.
Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận trong công ty đƣợc quy định cụ thể nhƣ sau:
Giám đốc: Là ngƣời điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của
công ty, chịu trách nhiệm trƣớc Chủ tịch Hội đồng thành viên và Hội đồng thành viên về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ của mình. Các quyền và nhiệm vụ của Giám đốc đƣợc quy định tại Điều lệ cơng ty.
Các Phó Giám đốc: Chịu trách nhiệm quản lý các bộ phận và phòng ban.
Hoạch định, tổ chức, chỉ đạo, điều hành hoạt động kinh doanh cụ thể cho các phòng ban. Chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc về các hoạt động quản trị nội bộ.
Phịng Tài chính – Kế tốn: Chịu trách nhiệm thanh tốn tạm ứng, theo
dõi cơng nợ, quy trình mua hàng, kiểm sốt chi phí.
Văn phịng cơng ty: Chịu trách nhiệm về phí dịch vụ bảo bệ; kiểm sốt
công tác, yêu cầu phƣơng tiện, tiện ích văn phịng; tuyển dụng; soạn thảo văn bản hành chính; phân cơng trách nhiệm quyền hạn và hƣớng dẫn thực hiện; quy định lƣơng, thƣởng, chế độ cho ngƣời lao động.
Trung tâm Hỗ trợ và Chăm sóc khách hàng: Duy trì mối quan hệ với
khách hàng; tặng quà, thiệp chúc mừng khách hàng vào những dịp đặc biệt; thu thập thơng tin khách hàng theo định kỳ.
Phịng bán hàng: Tìm kiếm khách hàng, thực hiện công tác bán hàng. Ban Quản lý toàn nhà và Ban quản lý hạ tầng: Thực hiện các công tác
sửa chữa, bảo dƣỡng hệ thống điện, nƣớc; kiểm sốt trang thiết bị, dụng cụ văn phịng cho thuê; giám sát dịch vụ vệ sinh; thanh lý và di dời cây xanh, chăm sóc cảnh quang chung.
Ban Quản lý chất lƣợng: Kiểm soát tài liệu, hồ sơ, dữ liệu; kiểm sốt
việc khắc phục, phịng ngừa lỗi; đánh giá chất lƣợng nội bộ.
Ban Thƣ ký – Truyền thông: Tổ chức sự kiện; cơng tác truyền thơng
(thơng qua website, báo chí, truyền hình,...), chịu trách nhiệm về những vấn đề liên quan đến nhận diện thƣơng hiệu công ty.
Ban Quản lý đầu tƣ: Quản lý thực hiện đầu tƣ, xây dựng dự án của các
nhà đầu tƣ; quản lý dự án.