7. Kết cấu luận văn
3.3. Giải pháp hoàn thiện kế toán thu, chi và kết quả các hoạt động tạ
3.3.1. Hoàn thiện kế toán thu, chi và kết quả hoạt động tại Học viện Y Dược
tại Học viện Y - Dược học cổ truyền Việt Nam
“Xuất phát từ cơ sở lý luận và thực tiễn về kế toán hoạt động thu, chi và kết quả các hoạt động tại Học viện, để có thể đáp ứng được yêu cầu phản ánh và tính tốn một cách trung thực, thống nhất và chính xác về hoạt động thu,
chi, Học viện phải hồn thiện hơn nữa cơng tác kế tốn hoạt động thu, chi và kết quả các hoạt động tại đơn vị.”
3.3.1. Hồn thiện kế tốn thu, chi và kết quả hoạt động tại Học viện Y - Dược học cổ truyền Việt Nam - Dược học cổ truyền Việt Nam
• Thứ nhất, về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán:
Qua nghiên cứu thực trạng tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán tại Học viện Y - Dược học cổ truyền Việt Nam, tác giả xin đưa ra một
số giải pháp hoàn thiện như sau:
Hệ thống chứng từ kế toán hiện nay trong Học viện mặc dù đã tuân thủ theo chế độ chứng từ bắt buộc của các đơn vị HCSN. Tuy nhiên, do đặc thù hoạt động của Học viện, hệ thống chứng từ có thể bổ sung thêm: “Bảng kê
khối lượng công việc” thực hiện tại từng bộ môn theo từng hệ đào tạo và
từng đầu việc (giờ giảng, coi thi, chấm thi, ra đề thi theo hệ đào tạo chính
quy Bác sĩ YHCT, Bác sĩ Đa khoa; Dược sĩ đa khoa; chuyên tu Bác sĩ
Do việc quản lý khối lượng công việc thực hiện được giao cho các bộ
mơn, nên ngồi việc lập bảng kê khối lượng công việc thực hiện của từng cá nhân để làm cơ sở thanh toán tiền cho từng cá nhân, các bộ môn cần thiết tổng hợp khối lượng công việc thực hiện tại bộ môn. Bảng kê này rất cần thiết làm cơ sở tổng hợp khối lượng cơng việc của tồn Học viện theo đầu việc và theo từng hệ đào tạo, làm cơ sở để phân tích cơ cấu các khoản chi, đánh giá hiệu
quả hoạt động của từng hệ đào tạo, lập dự toán chi cho năm học tiếp theo.
Bảng 3.1. Bảng tổng hợp khối lượng giảng dạy các hệ đào tạo BẢNG TỔNG HỢP KHỐI LƯỢNG GIẢNG DẠY CÁC HỆ ĐÀO TẠO BẢNG TỔNG HỢP KHỐI LƯỢNG GIẢNG DẠY CÁC HỆ ĐÀO TẠO
Bộ mơn:…………………..
Đơn vị tính: Giờ chuẩn
TT Họ và tên Giảng viên Định mức thanh toán
Số giờ chuẩn thực hiện cả năm Hệ chính quy bác sĩ YHCT, bác sĩ đa khoa Hệ chính quy dược sĩ đa khoa Hệ chuyên tu bác sĩ YHCT Hệ sau đại học Tổng cộng .... Tổng
Kèm theo….bảng tờ khai cá nhân.
….. , ngày….tháng….năm……. Trưởng bộ môn Người tổng hợp
Nguồn: Đề xuất của tác giả
Trong công tác kiểm tra chứng từ kế toán, đơn vị cần tăng cường
nâng cao tinh thần trách nhiệm của bộ phận kế toán mà chủ yếu là kế toán trưởng trong khâu kiểm tra lần hai. Nếu như kiểm tra lần đầu đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ, thì kiểm tra lần hai có tác dụng góp phần ngăn chặn kịp thời các hiện tượng xâm phạm tài sản, vi phạm chính sách,
chế độ về kinh tế tài chính của Học viện. Vì vậy, trong lần kiểm tra này, cần
và chứng từ bắt buộc kèm theo. Ngoài ra, đối với một số chứng từ quy mô
lớn, cần kiểm soát đảm bảo tuân thủ các văn bản quy định cụ thể đã được
xây dựng như quy chế chi tiêu nội bộ hay Chế độ kế toán, Luật kế toán.
Hơn nữa, để giúp cho việc kiểm tra chứng từ kế tốn nói chung được
thuận lợi và đảm bảo tính chính xác, cần phải xây dựng phương pháp phân
loại và sắp xếp chứng từ một cách hợp lý. Hiện nay, Học viện đang sử dụng phần mềm kế tốn DAS trên máy vi tính, việc ghi chép kế toán cũng gần như
đồng nghĩa với việc nhập thông tin kinh tế tài chính vào phần mềm. Việc
nhập thông tin từ chứng từ kế toán vào máy vi tính cần một yêu cầu là tuyệt đối phải đảm bảo sự chính xác, trung thực và chi tiết. Do đó, cần phân
loại và mã hoá chứng từ kế toán nhằm tổ chức theo các loại chứng từ, đáp ứng việc thu nhận số liệu của mỗi phần hành kế toán. Đồng thời, với việc mã
hoá hệ thống chứng từ sẽ giúp cho việc quản lý và kiểm tra thông tin và giúp cho việc bảo vệ và lưu trữ chứng từ trên máy vi tính. Căn cứ vào các thông tin trên chứng từ và yêu cầu từ màn hình, sau khi chứng từ đã được chuẩn
hoá, kế toán viên tiến hành nhập vào máy. Đối với những chứng từ phải in
ngay sau khi nhập kế toán cần in các bảng kê các chứng từ cùng loại để đối chiếu với các bộ phận có liên quan. Chẳng hạn như với các phiếu thu,
phiếu chi, cuối ngày, phải in bảng kê chứng từ loại tiền mặt để đối chiếu với
sổ quỹ của thủ quỹ để kịp thời phát hiện nhầm lẫn, sai sót.
Để hạn chế tình trạng một số chứng từ kế toán khi được chuyển đến
phòng kế tốn khơng đảm bảo tính kịp thời và khách quan, Học viện cần
xây dựng một quy trình luân chuyển chứng từ khoa học, phù hợp với đặc điểm, quy mô hoạt động và tổ chức của đơn vị nhằm rút ngắn thời gian luân
chuyển của chứng từ qua các khâu và đảm bảo thực hiện tốt các chức năng
của kế toán là thu nhận, xử lý và cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính diễn ra trong q trình hoạt động của đơn vị.
Việc lưu trữ và bảo quản chứng từ ở Học viện cần thực hiện nghiêm
viện vẫn chưa khoa học, công tác bảo quản vẫn chưa được đảm bảo cho chất lượng của chứng từ. Mặt khác do lưu trữ trong thời gian dài nên số lượng chứng từ được lưu trữ đến nay đã quá lớn. Vì vậy Học viện cần phải tiến
hành thanh lọc chứng từ kế toán, xác định những chứng từ nào đã đủ thời
hạn và theo quy định cần phải huỷ bỏ. Từ đó sắp xếp lại chứng từ hợp lý
theo thời gian vào từng khu vực riêng của kho để thuận tiện cho việc kiểm tra, tiến hành sửa lại các kho bảo quản chứng từ nhằm đảm bảo các điều
kiện tối thiểu như nhiệt độ, khơng khí, ánh sáng để giữ chất lượng tốt nhất cho chứng từ được bảo quản.
Để đảm bảo công tác lưu trữ chứng từ thực hiện thuận lợi, kế toán cần đánh số hiệu chứng từ có quản lý theo từng nguồn kinh phí trên đó liệt kê các
số chứng từ được lưu trong tập chứng từ đồng thời mở sổ theo dõi các chứng từ đưa vào lưu trữ, ví dụ như nguồn NSNN cấp bằng dự tốn có các tập chứng từ như: giấy rút dự toán ngân sách tiền mặt, giấy rút dự toán ngân sách chuyển khoản, phiếu thu, phiếu chi…được kế toán đánh số hiệu và liệt kê
sau đó được kê khai trên sổ theo dõi chứng từ lưu trữ. Ví dụ: Dự tốn NSNN:
giấy rút chuyển khoản từ số… đến số…; Dự toán NSNN: giấy rút tiền mặt từ số...đến số...
Bộ Tài chính đã ban hành Hệ thống chứng từ kế toán sử dụng cho các cơ quan đơn vị HCSN theo Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 đã
được thay đổi và bổ sung những chứng từ kế toán nhằm phù hợp với những
đặc điểm hoạt động của các đơn vị và theo hướng giảm bớt số lượng chứng
từ thuộc loại mang tính bắt buộc và tăng cường hệ thống chứng từ mang tính hướng dẫn. Với hệ thống chứng từ hướng dẫn là một giải pháp hiện nay đối
với các đơn vị SNCL nói chung và Học viện Y - Dược học cổ truyền Việt
Nam nói riêng để đáp ứng cho yêu cầu quản lý và các hoạt động ngày càng
phức tạp của đơn vị.
Bên cạnh việc phải in, lưu trữ và bảo quản các chứng từ kế toán và các BCTC theo quy định của pháp luật, việc bảo quản và lưu trữ chứng từ
trên máy vi tính cũng cần phải thực hiện. Hàng năm, Học viện nên lưu trữ tồn bộ các thơng tin của các chứng từ ra các thiết bị lưu trữ khác như ổ
cứng ngoài và thực hiện chế độ bảo quản. Tuy nhiên, để đảm bảo tính chính
xác và tránh những rủi ro do vi rút máy tính gây ra, hàng ngày kế toán các phần hành nên in các chứng từ phát sinh trong ngày vừa để kiểm tra vừa bắt
đầu khâu lưu trữ chứng từ.
• Thứ hai, về tổ chức hệ thống kế toán:
Học viện Y - Dược học cổ truyền Việt Nam có nguồn thu sự nghiệp chủ yếu là học phí các lớp, các hệ đào tạo. Vì vậy cần phải xây dựng quy trình quản lý học phí gắn chặt với quy trình quản lý sinh viên, học viên, quản lý
đào tạo để đôn đốc thu đúng thời hạn, thu đủ tránh thất thốt, thu khơng kịp
thời hoặc tránh tình trạng sinh viên học gần hết học kỳ nhưng đến cuối học kỳ bỏ học khơng nộp học phí dẫn đến tình trạng thất thu.
Học viện có thể tổ chức bộ phận các giáo viên chuyên trách theo từng khoa, thực hiện quản lý lớp đồng thời đôn đốc tình hình nộp học phí, theo dõi sát sao tình hình sinh viên để kịp thời có các cách giải quyết hợp lý.
Đối với các khoản thu lệ phí tuyển sinh, lệ phí thi lại, học lại, cải thiện
điểm… phải xây dựng quy trình thực hiện và giám sát để thu đủ, thu đúng,
tránh thất thoát.
Cần chủ động mở rộng các nguồn thu từ hoạt động dịch vụ đặc biệt là
các nguồn thu từ liên kết đào tạo với nước ngồi, tìm kiếm và mở rộng liên
kết đào tạo đại học, sau đại học với các trường đại học có chất lượng, uy tín
trong đào tạo ngành y trên thế giới để có thể thu hút được người học. Đối với các lớp liên kết trong hợp đồng đã ủy quyền cho đơn vị liên kết thu học phí,
cần có quy định chặt chẽ về thời gian chuyển kinh phí về Học viện và kèm
theo chế tài xử lý cụ thể khi có vi phạm, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn do học phí của học kỳ trước đã thu nhưng đến học kỳ sau mới chuyển về.
Đối với các khoản thu phí trơng giữ xe đạp, xe máy, cho thuê cơ sở vật
giá nhu cầu thực tế, kết hợp với việc so sánh giá cả thị trường để nâng mức
khốn nộp cho phù hợp với tình hình thực tế.
Tài khoản sử dụng: TK 531 “Doanh thu hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ” Tác giả đề xuất cần phải hoàn thiện như sau:
“Về nguyên tắc kế toán TK 531 “Doanh thu hoạt động sản xuất kinh
doanh, dịch vụ” phản ánh thu hoạt động SXKD, dịch vụ của đơn vị cung cấp cho khách hàng trong một kỳ kế toán khi đơn vị thực hiện công việc theo hợp
đồng trong một kỳ, hoặc nhiều kỳ kế toán.”
Về điều kiện ghi nhận thu hoạt động SXKD, dịch vụ của Học viện khi
đồng thời thỏa mãn các điều kiện sau: Thu hoạt động dịch vụ được xác định
tương đối chắc chắn (khi hợp đồng quy định người mua được quyền trả lại
dịch vụ đã mua theo những điều kiện cụ thể thì Học viện chỉ được ghi nhận
doanh thu khi những điều kiện cụ thể đó khơng còn tồn tại và người mua
không được quyền trả lại dịch vụ đã cung cấp); đã hoặc sẽ thu được lợi ích
kinh tế từ giao dịch cung cấp dịch vụ đó; xác định được phần công việc đã
hoàn thành vào thời điểm báo cáo; xác định được chi phí phát sinh cho giao
dịch và chi phí để hồn thành giao dịch cung cấp dịch vụ đó. Khi đó TK 531
“Doanh thu hoạt động SXKD, dịch vụ” cần được mở chi tiết thành TK 5311
“Doanh thu dịch vụ công tính đủ chi phí” (chi tiết cho từng bậc đào tạo đại
học, thạc sỹ, tiến sỹ); TK 5312 “Doanh thu hoạt động SXKD, dịch vụ” (mở
TK cấp 3 thành TK 53121 - Doanh thu đào tạo phi chính quy; 53122 - Doanh thu hoạt động khoa học công nghệ; TK 53123 - Doanh thu hoạt động hỗ trợ
đào tạo; TK 53128 - Doanh thu khác) và TK 5318 “Doanh thu trợ cấp khác”. ”
Đối với TK 154 “Chi phí SXKD, dịch vụ dở dang” dùng để tập hợp chi
phí và tính giá thành hoạt động dịch vụ trong kỳ cần được chi tiết thành các
TK cấp 2: TK 1541 “Giá thành dịch vụ đào tạo chính quy” và mở TK cấp 3
gồm TK 15411 - Đào tạo Đại học, TK 15412 - Đào tạo thạc sỹ, TK 15413 -
Đào tạo tiến sỹ, TK15414 - Đào tạo Bác sĩ chuyên khoa cấp I, TK15415 -
chính quy” (mở TK cấp 3 theo yêu cầu quản lý); TK 1544 “Giá thành hoạt
động khoa học công nghệ” (chi tiết TK cấp 3 theo yêu cầu quản lý); TK 1548
“Giá thành hoạt động khác”.”
“Đối với TK 632 “Giá vốn hàng bán”: chi tiết TK 6321 “Giá vốn hoạt
động đào tạo”; TK 6322 “Giá vốn hoạt động khoa học công nghệ”; TK 6328
“Giá vốn hoạt động khác”.”
• Thứ ba, về hệ thống sổ kế toán: cần mở sổ phân bổ chi phí quản lý chung.
Học viện cần mở thêm các sổ chi tiết phù hợp với đặc điểm hoạt động của
đơn vị. Một số các sổ chi tiết mà trường nên bổ sung thêm đó là: Sổ chi phí quản
lý chung (Bảng 3.2), Bảng phân bổ chi phí quản lý chung (Bảng 3.3):
Bảng 3.2. Sổ chi phí quản lý chung SỔ CHI PHÍ QUẢN LÝ CHUNG SỔ CHI PHÍ QUẢN LÝ CHUNG
Năm.....
Tài khoản………………Số hiệu……………… Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Ghi Nợ TK 642 Ghi Có TK 642 Số hiệu Ngày tháng Tổn g số
Chi tiết theo khoản mục chi phí … … … … … …
A B C D 1 2 3 4 5 6 7 8
- Số dư đầu năm - Số PS trong tháng - Cộng PS tháng - Số dư cuối tháng - Luỹ kế từ đầu năm
- Sổ này có…….trang, đánh số từ trang 01 đến trang…….
Ngày…..tháng…..năm…..
Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Bảng 3.3. Bảng phân bổ chi phí quản lý chung BẢNG PHÂN BỔ CHI PHÍ QUẢN LÝ CHUNG BẢNG PHÂN BỔ CHI PHÍ QUẢN LÝ CHUNG
Năm… Đơn vị tính:….. TT Chứng từ Tổng số tiền
Phân chia cho các hoạt động
Ghi chú Số, ngày, tháng Nội dung Hoạt động sự nghiệp Hoạt động dự án Hoạt động XDCB 1 2 ... ... Tổng cộng Ngày…..tháng…..năm…..
Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Nguồn: Đề xuất của tác giả
• Thứ tư, về hệ thống Báo cáo tài chính và Báo cáo quyết toán:
Hệ thống BCTC và báo cáo quyết toán sử dụng tại đơn vị được thiết kế trong chương trình phần mềm về cơ bản đã theo đúng các nội dung được quy
định trong Chế độ kế toán HCSN. Tuy nhiên, để đảm bảo việc cung cấp
thơng tin đầy đủ và chính xác cần phải hồn thiện hơn nữa về chất lượng của các BCTC. Cần đầu tư thời gian trong công tác lập BCTC, báo cáo quyết
toán, nắm rõ bản chất cách lập các chỉ tiêu trên báo cáo, ý nghĩa của từng chỉ tiêu để từ đó hồn chỉnh hệ thống báo cáo, phản ánh đúng tình hình tài chính của đơn vị.
Trong điều kiện các đơn vị SNCL ngày càng phải chủ động trong việc thực hiện nhiệm vụ chuyên môn, tổ chức bộ máy và đặc biệt là luôn chủ động đối với cơng tác quản lý tài chính, từ đó có những quyết định đúng đắn
mang lại hiệu quả cao và bền vững.
Hệ thống báo cáo kế toán được xây dựng cần phải đáp ứng các yêu
cầu như sau:
- Mẫu biểu được thiết kế phù hợp với tình hình hoạt động của đơn
vị, các chỉ tiêu tính tốn phải thống nhất về chỉ tiêu và phương pháp.