Cơng ty tổ chức bộ máy kế tốn theo hình thức vừa tập trung trên văn phịng, phịng kế tốn, vừa phân tán ở các chi nhánh, các cửa hàng và các kho.
Hình thức tập trung:
Là mơ hình tổ chức cĩ đặc điểm tồn bộ cơng việc xử lý thơng tin trong tồn cơng ty được thực hiện tập trung ở phịng kế tốn, cịn ở các bộ phận và đơn vị trực thuộc chỉ thực hiện việc thu thập, phân loại và chuyển chứng từ cùng các
báo cáo nghiệp vụ về phịng kế tốn xử lý và tổng hợp thơng tin (gọi chung là đơn vị báo sổ).
Hình thức phân tán:
Là mơ hình tổ chức cĩ đặc điểm cơng việc kế tốn được phân cơng cho các bộ phận và đơn vị trực thuộc thực hiện một phần hoặc tồn bộ những nội dung phát sinh tại bộ phận và đơn vị mình (cũng cĩ thể cĩ những bộ phận chỉ thực hiện việc thu thập chứng từ ban đầu). Phịng kế tốn của cơng ty chỉ thực hiện những cơng việc kế tốn đối với những nội dung phát sinh liên quan đến tồn cơng ty (và cho những bộ phận chưa cĩ điều kiện thực hiện cơng việc kế tốn), kết hợp với báo cáo kế tốn do các đơn vị trực thuộc gửi lên để tổng hợp và lập ra các báo cáo chung cho tồn cơng ty theo qui định.
Ưu điểm:
Cơng việc tổ chức bộ máy gọn nhẹ, tiết kiệm, việc xử lý và cung cấp thơng tin nhanh nhạy. Đảm bảo sự tập trung, thống nhất và chặt chẽ trong việc chỉ đạo cơng tác kế tốn. Chuyên mơn hĩa cán bộ, giảm nhẹ biên chế, tạo điều kiện cho việc ứng dụng các trang thiết bị hiện đại trong tính tốn.
Nhược điểm:
Nếu khơng khéo tổ chức thì bộ máy kế tốn sẽ trở nên cồng kềnh, tốn kém, mất nhiều thời gian và chồng chéo trong cơng việc chuyên mơn, số lượng nhân viên kế tốn trong bộ máy vì vậy tăng lên.
Hình thức kế tốn áp dụng tại cơng ty
Áp dụng theo hình thức kế tốn trên máy vi tính. Đặc trưng cơ bản của hình thức này là:
Cơng việc kế tốn được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế tốn trên máy vi tính, phần mềm kế tốn được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế tốn.
Phần mềm kế tốn thiết kế hình thức kế tốn nào, sẽ cĩ các loại sổ của hình thức kế tốn đĩ, nhưng khơng hồn tồn giống mẫu sổ ghi bằng tay.
Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn trên máy vi tính:
Hàng ngày, kế tốn căn cứ vào chứng từ kế tốn hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác
GVHD: Th.S Võ Thị Lang Trang 36 SVTH: Dương Thị Nhạn
định tài khoản ghi nợ, tài khoản ghi cĩ, để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế tốn theo quy trình của phần mềm kế tốn, các thơng tin được tự động nhập vào sổ kế tốn tổng hợp (sổ cái hoặc nhật ký sổ cái…) và các sổ, thẻ kế tốn chi tiết liên quan.
Cuối tháng (hoặc bất kỳ thời điểm cần thiết nào) kế tốn thực hiện các thao tác khĩa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luơn bảo đảm chính xác, trung thực theo thơng tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế tốn cĩ thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế tốn với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy, thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo qui định. Cuối tháng, cuối năm sổ kế tốn tổng hợp và sổ kế tốn chi tiết được in ra giấy, đĩng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo qui định về sổ kế tốn ghi bằng tay.
SƠ ĐỒ 03: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TỐN THEO HÌNH THỨC KẾ TỐN TRÊN MÁY VI TÍNH
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra