QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP
1.2.1. Các chức năng quản trị doanh nghiệp
Quản trị là sự tác động liên tục có mục đích của nhà quản trị lên đối tƣợng bị quản trị nhằm mục đích đạt đƣợc các mục tiêu đã đặt ra. Để đạt đƣợc mục tiêu xác định trong kinh doanh, các nhà quản trị phải thực hiện các chức năng cơ bản: lập kế hoạch, kiểm soát, đánh giá và ra quyết định.
Lập kế hoạch: là chức năng đầu tiên của nhà quản trị. Để thực hiện đƣợc mục tiêu đã định trong kinh doanh, nhà quản trị phải xây dựng và lựa chọn phƣơng án tối ƣu và khả thi để đạt đƣợc mục tiêu. Sau khi phƣơng án kinh doanh đƣợc lựa chọn, bản dự toán đƣợc lập phản ánh mô tả chi tiết việc các nguồn lực sẽ đƣợc sử dụng để giúp DN đạt đƣợc mục tiêu trong kinh doanh.
Kiểm soát: là chức năng để đảm bảo các hoạt động của DN không bị chệch hƣớng theo mục tiêu và phƣơng án kinh doanh đã lựa chọn. Chức năng kiểm soát còn bao hàm cả chức năng định hƣớng và thúc đẩy để động viên, khuyến khích mọi bộ phận của DN hoạt động theo cách tốt nhất để đạt mục tiêu của DN. Thực hiện chức năng này khơng có nghĩa là mọi hoạt động của DN nhất định phải theo phƣơng án nhƣ đã lựa chọn mà có thể cần có những điều chỉnh phù hợp nếu điều kiện hoạt động có những thay đổi đáng kể so với ban đầu. Do vậy, trong quá trình thực hiện chức năng kiểm soát nhà quản trị cần có những quyết định điều chỉnh kịp thời để giúp DN đạt đƣợc mục tiêu đã xác định.
Đánh giá: Đánh giá hiệu quả kinh doanh có vai trị quan trọng trong quản trị DN. Đánh giá đúng đắn hiệu quả kinh doanh không chỉ giúp cho DN có những quyết định phù hợp mà còn tạo động lực thúc đẩy các hoạt động nâng cao hiệu quả kinh doanh của DN. Ngƣợc lại, đánh giá hiệu quả kinh doanh không đúng cùng với động viên, khen thƣởng sai không chỉ làm mất đi động lực phấn đấu nâng cao hiệu quả kinh doanh làm phát sinh những tiêu cực trong hoạt động của DN. Thông qua chức năng đánh giá, nhà quản trị rút ra đƣợc những điểm mạnh yếu trong hoạt động của DN để có những điều chỉnh kịp thời cho các hoạt động kế tiếp.
Ra quyết định không phải là chức năng độc lập của nhà quản trị mà gắn liền với các chức năng lập kế hoạch, kiểm sốt và đánh giá. Trong q trình lập kế hoạch, nhà quản trị phải ra quyết định lựa chọn mục tiêu, quyết định về phƣơng án sẽ thực hiện và các nguồn lực sẽ đƣợc huy động để thực hiện kế hoạch. Thực hiện chức năng kiểm soát nhà quản trị phải ra các quyết định để đám bảo các hoạt động đƣợc thực hiện theo mục tiêu đã định và có các quyết định kịp thời để điều chỉnh kế hoạch, động viên khuyến khích thúc đẩy thực hiện kế hoạch. Các quyết định khen thƣởng, điều chỉnh kế hoạch và định mức cũng đƣợc các nhà quản trị đƣa ra trong quá trình thực hiện chức năng đánh giá. Mối quan hệ giữa các chức năng quản trị với quá trình ra quyết định đƣợc Garrison và
các cộng sự của ông minh họa bằng sơ đồ 1.4 sau:
Sơ đồ 1.4. Mối quan hệ giữa các chức năng trong chu kỳ lập kế hoạch và kiểm soát [56, tr.8] và kiểm sốt [56, tr.8]
1.2.2. Nhu cầu thơng tin chi phí và giá thành cho quản trị DN
Thực hiện các chức năng quản trị, các nhà quản trị cần phải có các thơng tin cần thiết và phù hợp. Các thông tin chi phí cần thiết để thực hiện các chức năng quản trị của các nhà quản trị nhƣ sau:
- Nhu cầu thông tin cho chức năng lập kế hoạch: để thực hiện chức năng này nhà quản trị cần các thơng tin để xác định các chi phí phát sinh liên quan đến các phƣơng án kinh doanh và những vấn đề phát sinh hoặc những rủi ro có thể gặp phải trong mỗi phƣơng án để lựa chọn phƣơng án kinh doanh tốt nhất. Các thông tin nhà quản trị cần sử dụng để lựa chọn phƣơng án kinh doanh là những chi phí sẽ phát sinh liên quan đến mỗi phƣơng án, chi phí cố định và chi phí biến đổi để xác định điểm hịa vốn phục vụ cho lựa chọn phƣơng án, v.v….
Khi một phƣơng án đƣợc lựa chọn, một loạt các dự toán sẽ đƣợc lập cho biết các khoản doanh thu, chi phí nào sẽ phát sinh cũng nhƣ chi tiết các nguồn lực đƣợc huy động để thực hiện phƣơng án. Để lập dự tốn, cần phải có các thơng tin về chi phí định mức, thơng tin về chi phí cố định và chi phí biến đổi liên quan đến các mức hoạt động của DN.
- Nhu cầu thơng tin cho kiểm sốt: trong q trình thực hiện kế hoạch, các
Lập các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn Thực hiện kế hoạch (Chỉ đạo và Thúc đẩy) RA QUYẾT ĐỊNH
Đo lƣờng kết quả hoạt động (Kiểm soát)
So sánh kết quả thực tế với kế hoạch (Đánh giá)
thơng tin chi phí phát sinh sẽ đƣợc nhà quản trị sử dụng so sánh với dự toán để đảm bảo các hoạt động của DN đƣợc thực hiện theo đúng hƣớng. Các thông tin chi phí phát sinh trong q trình thực hiện kế hoạch sẽ cung cấp cho nhà quản trị biết các quyết định quản trị đƣợc thực thi nhƣ thế nào để họ có các quyết định điều chỉnh kịp thời. Ngồi các thơng tin chi phí thực tế, các nhà quản trị cũng cần các thơng tin về chi phí tiêu chuẩn để thực hiện phân tích chênh lệch nhằm tìm ra ngun nhân tăng/giảm chi phí so với dự tốn để có các điều chỉnh thích hợp và kịp thời.
Để ra các quyết định quản trị nhƣ tự sản xuất hay mua ngoài; chấp nhận đơn đặt hàng đặc biệt; quyết định bán hay tiếp tục chế biến, chấm dứt hay tiếp tục sản xuất một loại sản phẩm, v.v… các nhà quản trị cần đƣợc cũng cấp các thông tin phù hợp. Các thông tin phù hợp cho mỗi tình huống ra quyết định đƣợc trình bày trong bảng 1.2 sau:
Bảng 1.2: Thơng tin phù hợp với từng tình huống ra quyết định TT Loại quyết định Thông tin sử dụng
1 Tự sản xuất hay mua ngoài Chi phí tránh đƣợc
Chi phí khơng tránh đƣợc 2 Chấp nhận đơn đặt hàng đặc biệt
2.1 Dƣ thừa năng lực sản xuất Giá thành đơn vị theo chi phí biến đổi Chi phí bán hàng và QLDN biến đổi 2.1 Không dƣ thừa năng lực sản xuất Giá thành đơn vị theo chi phí biến đổi
Chi phí bán hàng và QLDN biến đổi Chi phí cơ hội
3 Quyết định bán hay chế biến tiếp Chi phí gia tăng; doanh thu gia tăng 4 Quyết định tiếp tục hay dừng sản
xuất một loại sản phẩm hoặc dừng hoạt động của một bộ phận
Doanh thu của sản phẩm/bộ phận Chi phí biến đổi của sản phẩm/bộ phận Chi phí cố định tránh đƣợc
Chi phí cố định không tránh đƣợc 5 Xây dựng cơ cấu sản phẩm Giá bán; chi phí biến đổi của mỗi loại
sản phẩm Chi phí cố định
6 Xác định cơ cấu chi phí Chi phí biến đổi đơn vị Chi phí cố định
v.v… v.v…
động của từng bộ phận, các nhà quản trị cần đƣợc cung cấp thông tin về kết quả kinh doanh của từng bộ phận. Thông thƣờng báo cáo bộ phận sẽ đƣợc lập cho mỗi bộ phận để phản ánh lợi nhuận của bộ phận. Để lập báo cáo này cần có các thơng tin về doanh thu, chi phí biến đổi, chi phí cố định tực tiếp của mỗi bộ phận.
1.2.3. Vai trị của kế tốn quản trị trong doanh nghiệp
KTQT ra đời, phát triển nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin để nhà quản trị thực hiện toàn diện các chức năng quản trị.
Trƣớc nhất, với hệ thống dự toán hoạt động sản xuất kinh doanh nhƣ dự toán giá bán, dự toán doanh thu, dự toán thu tiền, dự toán sản xuất,... KTQT giúp nhà quản trị có đƣợc những tài liệu cụ thể về mục tiêu hoạt động sản xuất kinh doanh của từng bộ phận, của DN trong từng thời kỳ. Từ đó, nhà quản trị thiết lập đƣợc định hƣớng hoạt động sản xuất kinh doanh của từng bộ phận, của DN trong từng thời kỳ để khai thác có hiệu quả các nguồn lực kinh tế, kiểm sốt và ngăn ngừa sự mất cân đối, rủi ro trong tƣơng lai của từng bộ phận của DN.
Thứ hai, với những báo cáo đo lƣờng, định tính kết quả hoạt động sản xuất, hoạt động tiêu thụ, hoạt động kinh doanh, sử dụng vốn ... KTQT sẽ giúp nhà quản trị hiểu đƣợc tình hình tổ chức, thực hiện ở từng bộ phận, ở DN từ đó hiểu đƣợc thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh của từng bộ phận, của DN để kịp thời điều chỉnh, bổ sung những vấn đề cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh của DN theo đúng định hƣớng.
Thứ ba, với những báo cáo biến động kết quả giữa thực tế so với mục tiêu hay dự toán và những nguyên nhân ảnh hƣởng đến biến động nhƣ báo cáo biển động kết quả và những nguyên nhân ảnh hƣởng đến biến động chi phí sản xuất, báo cáo biến động kết quả và những nguyên nhân ảnh hƣởng đến hoạt động sản xuất, báo cáo biến động kết quả và những nguyên nhân ảnh hƣởng đến hoạt động tiêu thụ, báo cáo biến động kết quả và những nguyên nhân ảnh hƣởng đến kinh doanh,... KTQT giúp nhà quản trị nhận biết đƣợc tình hình thực hiện, những biến động trong thực hiện và những nguyên nhân dẫn đến biến động hoạt động sản xuất kinh doanh từ đó nhận thức đƣợc tình hình tốt, xấu, những nguyên nhân ảnh hƣởng, thuận lợi hay bất lợi đến hoạt động sản xuất kinh doanh của từng bộ
phận, của DN để đƣa ra chính xác những phƣơng pháp khai thác, kiểm soát, giải pháp điều chỉnh và đánh giá đúng đắn đƣợc tình hình, trách nhiệm của nhà quản trị ở các cấp về hoạt động sản xuất kinh doanh trong từng bộ phận, ở toàn DN.
Thứ tƣ, với những báo cáo phân tích các phƣơng án kinh doanh, phân tích chi phí hữu ích, phân tích tiềm năng kinh tế, tài chính của tài sản, nguồn vốn, ... KTQT giúp nhà quản trị đƣa ra các quyết định quản trị khoa học, khai thác đƣợc tiềm năng kinh tế, tài chính và đảm bảo mục tiêu DN.
Ngày nay, khi môi trƣờng hoạt động sản xuất kinh doanh ngày càng thay đổi nhanh chóng, nhất là trong thời đại công nghệ sản xuất kinh doanh thay đổi rất nhanh, chu kỳ sống sản phẩm ngày càng rút ngắn, cạnh tranh trong nƣớc và toàn cầu diễn ra mãnh liệt, năng lực xử lý và cung cấp thông tin mở rộng, tốc độ gia tăng khủng khiếp... làm cho quy trình tạo giá trị trong hoạt động sản xuất kinh doanh của DN biến động nhanh chóng, phức tạp, KTQT càng giữ vai trị quan trọng trong cung cấp thông tin quản trị hoạt động sản xuất kinh doanh của DN. Đó chính là một hệ thống thơng tin quản trị đáng tin cậy về hoạch định, tổ chức thực hiện, kiểm tra và đánh giá, chứng minh các quyết định quản trị góp phần nâng cao tính hữu ích của thơng tin kế tốn cho các đối tƣợng sử dụng thông tin, giúp nhà quản trị xây dựng phát triển những định hƣớng, chiến lƣợc trong quân trị và kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh hữu hiệu hơn [100, tr. 209-222].
Tóm lại, KTQT là một kênh thơng tin quản trị hữu ích đối với nhà quản trị trong mơi trƣờng cạnh tranh. Thơng qua KTQT, các DN có đƣợc thơng tin hữu ích để nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực khan hiếm từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh của DN.
1.3. LÝ THUYẾT CƠ BẢN VỀ KẾ TỐN QUẢN TRỊ CHI PHÍ VÀ GIÁ THÀNH TRONG CÁC DOANH NGHIỆP DỊCH VỤ
1.3.1. Phân loại chi phí và giá thành trong kế tốn quản trị
Mục đích của KTQT chi phí và giá thành là cung cấp thơng tin thích hợp về chi phí, kịp thời cho việc ra quyết định của các nhà quản trị DN. Vì vậy, đối với KTQT chi phí và giá thành khơng đơn thuần nhận thức chi phí nhƣ KTTC, mà chi phí cịn đƣợc nhận thức theo cả khía cạnh nhận diện thơng tin để phục vụ
cho việc ra quyết định kinh doanh. Vì vậy, chi phí có thể là phí tổn thực tế đã chi ra trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày khi tổ chức thực hiện, kiểm tra, ra quyết định; và cũng có thể là chi phí ƣớc tính khi thực hiện dự án hay giá trị lợi ích mất đi khi lựa chọn phƣơng án, hoạt động này mà bỏ qua cơ hội kinh doanh khác. Do đó, KTQT chi phí và giá thành lại cần chú ý đến việc nhận diện chi phí phục vụ cho việc so sánh, lựa chọn phƣơng án tối ƣu trong từng tình huống ra quyết định kinh doanh cụ thể, mà ít chú ý hơn vào chứng minh chi phí phát sinh bằng các chứng từ kế tốn. Nhƣ đã phân tích trong mục khái niệm về KTQT chi phí và giá thành, trong KTQT, thuật ngữ chi phí (costing) bao hàm cả tính giá thành tức là tính chi phí cho một đơn vị sản phẩm, do vậy hai thuật ngữ chi phí và giá thành trong KTQT nói chung và KTQT chi phí và giá thành có thể sử dụng thay thế cho nhau.
1.3.1.1. Phân loại chi phí trong kế tốn quản trị
Để phục vụ cho thu thập thơng tin về chi phí, trong KTQT ngƣời ta thƣờng sử dụng các cách phân loại chi phí sau:
Thứ nhất, phân loại chi phí theo khả năng quy nạp chi phí cho đối tượng hạch tốn chi phí
Theo cách phân loại này, chi phí sản xuất kinh doanh đƣợc chia thành 2 loại: Chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp.
@ Chi phí trực tiếp
Là những chi phí có thể hạch toán trực tiếp và hiệu quả về mặt kinh tế cho
từng đối tƣợng tính chi phí (từng loại sản phẩm, dịch vụ, cơng việc, hoạt động, đơn đặt hàng...); đƣợc quy nạp trực tiếp cho từng đối tƣợng chịu chi phí. Trong quản trị DN nói chung và quản trị chi phí nói riêng, nếu loại chi phí này chiếm đa số trong tổng chi phí thì sẽ thuận lợi cho việc hạch tốn chi phí để có đƣợc kết quả hạch tốn chi phí tin cậy.
@ Chi phí gián tiếp
Là các chi phí có liên quan đến nhiều đối tƣợng tính chi phí khác nhau nên không thể quy nạp trực tiếp cho từng đối tƣợng hạch tốn chi phí đƣợc, mà phải tập hợp theo từng nơi phát sinh chi phí khi chúng phát sinh, sau đó phân bổ cho
từng đối tƣợng dựa trên tiêu thức phân bổ chi phí.
Khi thực hiện phân bổ chi phí cho từng đối tƣợng, DN cần phải lựa chọn tiêu chuẩn phân bổ phù hợp. Mức độ hợp lý của chi phí phân bổ cho từng đối tƣợng phụ thuộc vào tính hợp lý và khoa học của tiêu chuẩn phân bổ đƣợc lựa chọn. Vì vậy, nếu muốn có những thơng tin đúng đắn, chân thực về chi phí, kết quả lợi nhuận của từng loại sản phẩm, dịch vụ, từng loại hoạt động của DN thì các nhà quản trị DN cần quan tâm đến việc lựa chọn tiêu chuẩn phân bổ chi phí.
Cách phân loại chi phí này có ý nghĩa về mặt kỹ thuật qui nạp chi phí vào đối tƣợng hạch tốn chi phí sản xuất. Tuy nhiên, thơng qua cách phân loại chi phí này, các nhân viên KTQT có thể tƣ vấn để các nhà quản trị DN đƣa ra và thực hiện một cơ cấu tổ chức sản xuất, kinh doanh hợp lý để đa số các khoản chi phí có thể quy nạp trực tiếp cho từng đối tƣợng hạch toán chi phí. Từ đó giúp cho việc kiểm sốt chi phí đƣợc thuận lợi hơn.
Thứ hai, phân loại chi phí theo mối quan hệ với báo cáo tài chính
Theo cách phân loại này, chi phí sản xuất kinh doanh đƣợc chia thành chi phí sản phẩm và chi phí thời kỳ.
@ Chi phí sản phẩm