Nhiệm vụ của kế tốn là phải phản ánh chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình kinh doanh của đơn vị. Trước khi ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh vào sổ sách kế toán, kế tốn cần tiến hành phân tích các bản chất kinh tế của các nghiệp vụ và tiến hành định khoản.
Khái niệm
Định khoản kế toán là việc xác định tài khoản nào ghi Nợ, tài khoản nào ghi Có, với số tiền cụ thể là bao nhiêu đối với mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh và phải đảm bảo đúng nguyên tắc ghi kép. Có nghĩa là tổng số tiền ghi
Nợ các tài khoản phải bằng tổng số tiền ghi Có các tài khoản đối ứng.
Để có thể định khoản, người ta cần tiến hành phân tích bản chất kinh tế của các nghiệp vụ phát sinh bằng cách sử dụng phương trình kế tốn cơ bản và các mối quan hệ đối ứng giữa các đối tượng kế tốn. Như vậy, phương trình kế tốn cơ bản và tài khoản kế tốn chính là hai phương tiện vơ cùng quan trọng giúp các nhà kế tốn có thể phân tích chính xác các nghiệp vụ,
thực hiện định khoản trước khi ghi nhận các nghiệp vụ này vào sổ sách kế tốn có liên quan.
Các loại định khoản kế toán
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cũng rất phong phú đa dạng, có nghiệp vụ đơn giản chỉ liên quan đến 2 đối tượng kế tốn, cũng có những nghiệp vụ phức tạp liên quan đến 3 hay nhiều hơn nữa đối tượng kế tốn. Chính vì vậy định khoản kế tốn cũng có thể được phân biệt thành 2 loại:
(1) Định khoản đơn giản: là định khoản ghi Nợ một tài khoản đối ứng ghi Có một tài khoản và ngược lại. Như vậy, nghiệp vụ kinh tế phát sinh chỉ liên quan đến 2 tài khoản thì ta có định khoản đơn
(2) Định khoản phức tạp là loại định khoản ghi Nợ một tài khoản đối ứng ghi Có hai tài khoản trở lên, hoặc ngược lại ghi Có một tài khoản đối ứng ghi Nợ hai tài khoản trở lên, hoặc ghi Nợ hai tài khoản tài khoản trở lên đối ứng với ghi Có hai tài khoản trở lên.