1 .Khỏi niệm, vai trũ, nhiệm vụ, yờu cầu của kế toỏn trong cỏc doanh nghiệp
8. Kế toỏn chi phớ trả trước
8.1. Nguyờn tắc kế toỏn
a. Tài khoản này dựng để phản ỏnh cỏc chi phớ thực tế đó phỏt sinh nhưng cú liờn quan đến kết quả hoạt động SXKD của nhiều kỳ kế toỏn và việc kết chuyển cỏc khoản chi phớ này vào chi phớ SXKD của cỏc kỳ kế toỏn sau.
b. Cỏc nội dung được phản ỏnh là chi phớ trảtrước, gồm:
- Chi phớ trả trước về thuờ cơ sở hạ tầng, thuờ hoạt động TSCĐ (quyền sử dụng
đất, nhà xưởng, kho bói, văn phũng làm việc, cửa hàng và TSCĐ khỏc) phục vụ
cho sản xuất, kinh doanh nhiều kỳ kế toỏn.
- Chi phớ thành lập doanh nghiệp, chi phớ đào tạo, quảng cỏo phỏt sinh trong giai
đoạn trước hoạt động được phõn bổ tối đakhụng quỏ 3 năm;
- Chi phớ mua bảo hiểm (bảo hiểm chỏy, nổ, bảo hiểm trỏch nhiệm dõn sự chủ phương tiện vận tải, bảo hiểm thõn xe, bảo hiểm tài sản,...) và cỏc loại lệ phớ mà doanh nghiệp mua và trả một lần cho nhiều kỳ kế toỏn;
- Cụng cụ, dụng cụ, bao bỡ luõn chuyển, đồ dựng cho thuờ liờn quan đến hoạt động kinh doanh trong nhiều kỳ kế toỏn;
- Chi phớ đi vay trả trước về lói tiền vay hoặc lói trỏi phiếu ngay khi phỏt hành; - Chi phớ sửa chữa TSCĐ phỏt sinh một lần cú giỏ trị lớn doanh nghiệp khụng thực hiện trớch trước chi phớ sửa chữa lớn TSCĐ, phõn bổ tối đa khụng quỏ 3 năm;
- Số chờnh lệch giỏ bỏn nhỏhơn giỏ trị cũn lại của TSCĐ bỏn và thuờ lại là thuờ tài chớnh;
- Số chờnh lệch giỏ bỏn nhỏhơn giỏ trị cũn lại của TSCĐ bỏn và thuờ lại là thuờ hoạt động;
- Trường hợp hợp nhất kinh doanh khụng dẫn đến quan hệ cụng ty mẹ - cụng ty con cú phỏt sinh lợi thế thương mại hoặc khi cổ phần hoỏ doanh nghiệp nhà
nước cú phỏt sinh lợi thế kinh doanh;
- Cỏc khoản chi phớ trả trước khỏc phục vụ cho hoạt động kinh doanh của nhiều kỳ kế toỏn.
Chi phớ nghiờn cứu và chi phớ cho giai đoạn triển khai khụng đủ tiờu chuẩn ghi nhận là TSCĐ vụ hỡnh được ghi nhận ngay là chi phớ sản xuất kinh doanh, khụng ghi nhận là chi phớ trảtrước.
c. Việc tớnh và phõn bổ chi phớ trả trước vào chi phớ SXKD từng kỳ kế toỏn phải
căn cứ vào tớnh chất, mức độ từng loại chi phớ để lựa chọn phương phỏp và tiờu
thức hợp lý.
d. Kế toỏn phải theo dừi chi tiết từng khoản chi phớ trảtrước theo từng kỳ hạn trả trước đó phỏt sinh, đó phõn bổ vào cỏc đối tượng chịu chi phớ của từng kỳ kế
toỏn và số cũn lại chưa phõn bổ vào chi phớ.
đ. Đối với cỏc khoản chi phớ trả trước bằng ngoại tệ, trường hợp tại thời điểm
lập bỏo cỏo cú bằng chứng chắc chắn về việc người bỏn khụng thể cung cấp hàng hoỏ, dịch vụ và doanh nghiệp sẽ chắc chắn nhận lại cỏc khoản trả trước bằng ngoại tệ thỡ được coi là cỏc khoản mục tiền tệ cú gốc ngoại tệ và phải đỏnh
giỏ lại theo tỷ giỏ giao dịch thực tế tại thời điểm bỏo cỏo (là tỷ giỏ mua của ngõn
hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyờn cú giao dịch).
8.2. Tài khoản sử dụng, nội dung và kết cấuTài khoản 242 - Chi phớ trả trước Tài khoản 242 - Chi phớ trả trước
Bờn Nợ: Cỏc khoản chi phớ trả trước phỏt sinh trong kỳ.
Bờn Cú: Cỏc khoản chi phớ trả trước đó tớnh vào chi phớ SXKD trong kỳ.
Số dư bờn Nợ: Cỏc khoản chi phớ trả trước chưa tớnh vào chi phớ sản xuất, kinh doanh trong kỳ.
8.3. Phương phỏp kế toỏn một số nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh
1. Khi phỏt sinh cỏc khoản chi phớ trả trước phải phõn bổ dần vào chi phớ SXKD của nhiều kỳ, ghi:
Nợ TK 133 - ThuếGTGT được khấu trừ (nếu cú) Cú cỏc TK 111, 112, 153, 331, 334, 338,...
Định kỳ tiến hành phõn bổ chi phớ trảtrước vào chi phớ SXKD, ghi: Nợ cỏc TK 623, 627, 635, 641, 642
Cú TK 242 - Chi phớ trảtrước.
2. Khi trả trước tiền thuờ TSCĐ, thuờ cơ sở hạ tầng theo phương thức thuờ hoạt
động và phục vụ hoạt động kinh doanh cho nhiều kỳ, ghi: Nợ TK 242 - Chi phớ trả trước
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu cú) Cú cỏc TK 111, 112,...
- Nếu thuế GTGT đầu vào khụng được khấu trừ, chi phớ trả trước bao gồm cả
thuế GTGT.
3. Đối với cụng cụ, dụng cụ, bao bỡ luõn chuyển, đồdựng cho thuờ liờn quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh trong nhiều kỳ, khi xuất dựng, cho thuờ, ghi: - Khi xuất dựng hoặc cho thuờ, ghi:
Nợ TK 242 - Chi phớ trả trước Cú TK 153 - Cụng cụ, dụng cụ.
- Định kỳ tiến hành phõn bổ giỏ trị cụng cụ, dụng cụ, bao bỡ luõn chuyển, đồ dựng cho thuờ đó xuất kho theo tiờu thức hợp lý. Căn cứ để xỏc định mức chi phớ
phải phõn bổ mỗi kỳ cú thể là thời gian sử dụng hoặc khối lượng sản phẩm, dịch vụ mà cụng cụ, dụng cụ, bao bỡ luõn chuyển, đồ dựng cho thuờ tham gia vào hoạt động sản xuất, kinh doanh trong từng kỳ kế toỏn. Khi phõn bổ, ghi:
Nợ cỏc TK 623, 627, 641, 642,... Cú TK 242 - Chi phớ trả trước.
4. Trường hợp mua TSCĐ và bất động sản đầu tư theo phương thức trả chậm, trả gúp:
- Khi mua TSCĐ hữu hỡnh, TSCĐ vụ hỡnh hoặc mua bất động sản đầu tư theo phương thức trả chậm, trả gúp và đưa về sử dụng ngay cho SXKD, hoặc để nắm giữ chờ tăng giỏ hoặc cho thuờ hoạt động, ghi:
Nợ cỏc TK 211, 213, 217 (nguyờn giỏ - ghi theo giỏ mua trả tiền ngay) Nợ TK 133 - ThuếGTGT được khấu trừ (nếu cú)
Nợ TK 242 - Chi phớ trả trước (phần lói trả chậm là số chờnh lệch giữa tổng số
tiền phải thanh toỏn trừ (-) Giỏ mua trả tiền ngay trừ (-) Thuế GTGT (nếu cú)) Cú TK 331 - Phải trả cho người bỏn (tổng giỏ thanh toỏn).
- Định kỳ, thanh toỏn tiền cho người bỏn, kế toỏn ghi: Nợ TK 331 - Phải trảcho người bỏn
Cú cỏc TK 111, 112 (số phải trả định kỳ bao gồm cả giỏ gốc và lói trả chậm, trả
gúp phải trảđịnh kỳ).
- Định kỳ, tớnh vào chi phớ theo số lói trả chậm, trả gúp phải trả, ghi: Nợ TK 635 - Chi phớ tài chớnh
Cú TK 242 - Chi phớ trả trước.
5. Trường hợp chi phớ sửa chữa TSCĐ phỏt sinh lớn, doanh nghiệp khụng thực hiện trớch trước chi phớ sửa chữa TSCĐ, phải phõn bổ chi phớ vào nhiều kỳ kế toỏn, khi cụng việc sửa chữa hoàn thành:
- Kết chuyển chi phớ sửa chữa TSCĐ vào tài khoản chi phớ trảtrước, ghi: Nợ TK 242 - Chi phớ trả trước.
Cú TK 241 - XDCB dở dang (2413).
- Định kỳ, tớnh và phõn bổ chi phớ sửa chữa TSCĐ vào chi phớ sản xuất, kinh
doanh trong kỳ, ghi:
Nợ cỏc TK 623, 627, 641, 642,... Cú TK 242 - Chi phớ trả trước.
6. Trường hợp doanh nghiệp trảtrước lói tiền vay cho bờn cho vay: - Khi trả trước lói tiền vay, ghi:
Nợ TK 242 - Chi phớ trả trước Cú cỏc TK 111, 112.
- Định kỳ, khi phõn bổ lói tiền vay theo số phải trả từng kỳ vào chi phớ tài chớnh hoặc vốn hoỏ tớnh vào giỏ trị tài sản dở dang, ghi:
Nợ TK 635 - Chi phớ tài chớnh (chi phớ đi vay ghi vào chi phớ SXKD trong kỳ) Nợ TK 241 - XDCB dở dang (nếu chi phớ đi vay được vốn hoỏ vào giỏ trị tài sản đầu tư xõy dựng dở dang)
Nợ TK 627 - Chi phớ sản xuất chung (nếu chi phớ đi vay được vốn hoỏ vào giỏ trị tài sản sản xuất dở dang)
Cú TK 242 - Chi phớ trả trước.
7. Khi doanh nghiệp phỏt hành trỏi phiếu theo mệnh giỏ để huy động vốn vay, nếu doanh nghiệp trả trước lói trỏi phiếu ngay khi phỏt hành, chi phớ lói vay
được phản ỏnh vào bờn Nợ TK 242 (chi tiết lói trỏi phiếu trả trước), sau đú phõn
bổ dần vào cỏc đối tượng chịu chi phớ. - Tại thời điểm phỏt hành trỏi phiếu, ghi:
Nợ cỏc TK 111, 112 (tổng số tiền thực thu)
Nợ TK 242 - Chi phớ trả trước (chi tiết lói trỏi phiếu trả trước) Cú TK 34311 - Mệnh giỏ trỏi phiếu.
- Định kỳ, phõn bổ lói trỏi phiếu trảtrước vào chi phớ đi vay từng kỳ, ghi: Nợ TK 635 - Chi phớ tài chớnh (nếu tớnh vào chi phớ tài chớnh trong kỳ)
Nợ TK 241 - Xõy dựng cơ bản dở dang (nếu được vốn hoỏ vào giỏ trị tài sản đầu
tư xõy dựng dở dang)
Nợ TK 627 - Chi phớ sản xuất chung (vốn hoỏ vào tài sản sản xuất dở dang)
Cú TK 242 - Chi phớ trả trước (chi tiết lói trỏi phiếu trả trước) (số lói trỏi phiếu phõn bổ trong kỳ).
8. Trường hợp hợp nhất kinh doanh khụng dẫn đến quan hệ cụng ty mẹ - cụng ty con (mua tài sản thuần), tại ngày mua nếu phỏt sinh lợi thế thương mại:
- Nếu việc mua, bỏn khi hợp nhất kinh doanh được bờn mua thanh toỏn bằng tiền, hoặc cỏc khoản tương đương tiền, ghi:
Nợ cỏc TK 131, 138, 152, 153, 155, 156, 211, 213, 217.(theo giỏ trị hợp lý của cỏc tài sản đó mua)
Nợ TK 242 - Chi phớ trả trước (chi tiết lợi thế thương mại)
Cú cỏc TK 331, 3411, … (theo giỏ trị hợp lý của cỏc khoản nợ phải trả và nợ
tiềm tàng phải gỏnh chịu)
Cú cỏc TK 111, 112, 121 (số tiền hoặc cỏc khoản tương đương tiền bờn mua đó
thanh toỏn).
- Nếu việc mua, bỏn khi hợp nhất kinh doanh được thực hiện bằng việc bờn mua phỏt hành cổ phiếu, ghi:
Nợ cỏc TK 131, 138, 152, 153, 155, 156, 211, 213, 217,… (theo giỏ trị hợp lý
của cỏc tài sản đó mua)
Nợ TK 242 - Chi phớ trả trước (chi tiết lợi thế thương mại)
Nợ TK 4112 - Thặng dư vốn cổ phần (giỏ phỏt hành nhỏhơn mệnh giỏ) Cú TK 4111 - Vốn gúp của chủ sở hữu (theo mệnh giỏ)
Cú cỏc TK 331, 3411… (theo giỏ trị hợp lý của cỏc khoản nợ phải trả và nợ tiềm
tàng phải gỏnh chịu)
Cú TK 4112 - Thặng dư vốn cổ phần(giỏ phỏt hành lớn hơn mệnh giỏ).
9. Cỏc doanh nghiệp chưa phõn bổ hết lỗ chờnh lệch tỷgiỏ trong giai đoạn trước hoạt động phải kết chuyển toàn bộ số lỗ lũy kế đang theo dừi trờn TK 242 sang
Nợ TK 635 - Chi phớ tài chớnh Cú TK 242 - Chi phớ trả trước.
10. Khi kiểm kờ tài sản tại thời điểm xỏc định giỏ trị doanh nghiệp để cổ phần húa doanh nghiệp 100% vốn nhà nước, nếu khoản tiền thuờ đất trả trước khụng
đủ tiờu chuẩn ghi nhận TSCĐ vụ hỡnh, được đỏnh giỏ tăng vốn Nhà nước, ghi: Nợ TK 242 - Chi phớ trả trước
Cú TK 411 - Vốn đầu tư của chủ sở hữu.
11. Khi kiểm kờ tài sản tại thời điểm xỏc định giỏ trị doanh nghiệp để cổ phần húa doanh nghiệp 100% vốn nhà nước, nếu giỏ trị thực tế của vốn Nhà nước lớn
hơn giỏ trị ghi sổ của vốn Nhà nước, kế toỏn ghi tăng vốn Nhà nước và ghi nhận phần chờnh lệch là lợi thế kinh doanh, ghi:
Nợ TK 242 - Chi phớ trảtrước
Cú TK 411 - Vốn đầu tư của chủ sở hữu.
12. Lợi thế kinh doanh phỏt sinh khi cổ phần húa doanh nghiệp Nhà nước được phản ỏnh trờn TK 242 và phõn bổ dần tối đa khụng quỏ 3 năm, ghi:
Nợ TK 642 - Chi phớ quản lý doanh nghiệp Cú TK 242 - Chi phớ trả trước. 3. Bài thực hành ứng dụng
3.1. Lập chứng từ
Mẫu số: 01GTKT3/001
HểA ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: 01AA/11P Liờn 1: Lưu Số:
Ngày………thỏng………năm 20.....
Đơn vị bỏn hàng:............................................................................................................. Mó số thuế:......................................................................................................................
Địa chỉ:....................................................................Số tài khoản.................................... Điện thoại:....................................................................................................................... Họtờn người mua hàng................................................................................................... Tờn đơn vị........................................................................................................................ Mó số thuế:...................................................................................................................... Địa chỉ................................................................. ... Số tài khoản.................................... ST T Tờn hàng húa, dịch vụ Đơn vị tớnh
Sốlượng Đơn giỏ Thành tiền
1 2 3 4 5 6=4x5
- Nguyờn tắc lập húa đơn GTGT:
Doanh nghiệp phải lập húa đơn với nội dung trờn húa đơn đỳng với nội dung nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh; khụng được tẩy xúa, sửa chữa; phải dựng cựng màu mực, loại mực khụng phai, khụng sử dụng mực đỏ; chữ số và chữ viết phải liờn tục, khụng ngắt quóng, khụng viết hoặc in đố lờn chữ in sẵn.
Húa đơn được lập một lần thành nhiều liờn với nội dung thống nhất trờn cỏc liờn cú cựng một số và phải được lập theo thứ tự liờn tục từ số nhỏ đến số
lớn. Doanh nghiệp khụng lập húa đơn liờn tục từ số nhỏ đến số lớn sẽ bị
phạt tiền từ 4 triệu đồng đến 8 triệu đồng.
Tuy nhiờn, đối với hành vi lập húa đơn liờn tục từ số nhỏđến số lớn nhưng khỏc
quyển (quyển cú số thứ tự lớn hơn dựng trước) và sau khi phỏt hiện ra đó hủy (khụng dựng) quyển cú số thứ tự bộ hơn, doanh nghiệp chỉ bị phạt cảnh cỏo.
- Cỏch lập một số tiờu thức cụ thể trờn húa đơn:
1. Tiờu thức “Ngày, thỏng, năm”
Ngày lập húa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng
hàng húa cho người mua hoặc ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, khụng phõn biệt đó thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thỡ ngày lập húa đơn là ngày thu tiền.
Trờn đõy là quy định chung về thời điểm lập húa đơn, tựy từng trường hợp cụ
thể mà phỏp luật cú quy định về thời hạn lập húa đơn khỏc nhau.
Doanh nghiệp lập húa đơn khụng đỳng thời điểm cú thể bị phạt cảnh cỏo nếu hành vi này khụng dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và cú tỡnh tiết giảm nhẹ hoặc bị phạt tiền từ 4 triệu đồng đến 8 triệu đồng.
Thuế suất GTGT: ........... % , Tiền thuế GTGT: …………………..
Tổng cộng tiền thanh toỏn …………………………………………….
Số tiền viết bằng chữ: .............................................................................................................
Người mua hàng Người bỏn hàng
(Ký, ghi rừ họ, tờn) (Ký, đúng dấu, ghi rừ họ, tờn)
2. Tiờu thức “Tờn, địa chỉ, mó số thuế của người bỏn / người mua”
Doanh nghiệp ghi tờn đầy đủ theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Trường hợp tờn doanh nghiệp, địa chỉ quỏ dài, doanh nghiệp được viết tắt một số danh từ thụng dụng như: “Phường” thành “P”; “Cổ phần” thành “CP”, “khu cụng
nghiệp” thành “KCN”,… nhưng phải đảm bảo xỏc định được chớnh xỏc tờn, địa chỉ doanh nghiệp và phự hợp với đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.
Trường hợp khi bỏn hàng húa, cung ứng dịch vụ từ 200 ngàn đồng trở lờn mỗi lần, người mua khụng lấy húa đơn hoặc khụng cung cấp tờn, địa chỉ, mó số thuế
(nếu cú) thỡ vẫn phải lập húa đơn và ghi rừ “người mua khụng lấy húa đơn” hoặc
“người mua khụng cung cấp tờn, địa chỉ, mó số thuế”.
Trường hợp đặt in húa đơn, doanh nghiệp phải in sẵn tờn, mó số thuế của mỡnh trờn tờ húa đơn và hoặc tờn doanh nghiệp ở phớa trờn bờn trỏi tờhúa đơn của cỏc
đơn vị trực thuộc (chi nhỏnh, địa điểm kinh doanh) nếu cú. Khi sử dụng, cỏc đơn
vị trực thuộc sẽ tự ghi vào tiờu thức “tờn, mó số thuế, địa chỉ người bỏn hàng”.
3. Tiờu thức “Số thứ tự, tờn hàng húa, dịch vụ, đơn vị tớnh, số lượng, đơn giỏ, thành tiền”
Doanh nghiệp ghi theo thứ tự tờn hàng húa, dịch vụ bỏn ra; gạch chộo phần bỏ
trống. Nếu húa đơn tự in hoặc húa đơn đặt in được lập bằng mỏy tớnh cú phần cũn trống thỡ khụng phải gạch chộo. Trường hợp doanh nghiệp quy định mó hàng húa, dịch vụđể quản lý thỡ khi ghi húa đơn phải ghi cả mó và tờn hàng húa. Doanh nghiệp cần lưu ý một sốtrường hợp đặc biệt sau:
- Đối với hàng húa, dịch vụ khụng chịu hoặc được miễn thuế GTGT thỡ doanh nghiệp chỉ ghi dũng giỏ bỏn là giỏ thanh toỏn, dũng thuế suất, số thuế GTGT khụng ghi và gạch bỏ.
- Đối với hàng húa, dịch vụ dựng để khuyến mại thỡ trờn húa đơn ghi tờn và số lượng hàng húa, ghi rừ là hàng khuyến mại, quảng cỏo, hàng mẫu.
- Đối với hàng húa, dịch vụ cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người
lao động và tiờu dựng nội bộthỡ trờn húa đơn ghi đầy đủ cỏc chỉ tiờu và tớnh thuế GTGT như húa đơn xuất bỏn hàng húa, dịch vụ cho khỏch hàng.
- Đối với hàng húa, dịch vụ ỏp dụng hỡnh thức chiết khấu thương mại thỡ trờn