CHƯƠNG 5 : TỔ CHỨC CÔNG TÁC ĐỊNH GIÁ TÀI SẢN
5.2. HỒ SƠ ĐỊNH GIÁ TÀI SẢN
5.2.1. Tổng quan về hồ sơ định giá tài sản
Hồ sơ định giá là các tài liệu có liên quan đến cơng việc định giá tài sản do người định giá lập, thu thập, phân loại, sử dụng và lưu trữ trong q trình thực hiện cơng việc định giá. Tài liệu trong hồ sơ định giá được thể hiện trên giấy, phim ảnh hay những vật mang tin khác theo quy định của pháp luật hiện hành.
Người định giá viên có trách nhiệm thu thập và lưu hồ sơ định giá những tài liệu, thơng tin cần thiết liên quan đến q trình định giá.
Hồ sơ định giá phải được lập đầy đủ sao cho người định giá hoặc người có trách nhiệm kiểm tra đọc sẽ hiểu được toàn bộ nội dung quá trình định giá.
Hồ sơ định giá được lưu giữ tại nơi lưu giữ hồ sơ của doanh nghiệp, tổ chức định giá. Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức định giá có chi nhánh, hồ sơ định giá được lưu tại nơi ban hành báo cáo, chứng thư định giá. Hồ sơ định giá thường được lưu giữ trong một thời hạn quy định (10 năm).
- Lưu trữ những bằng chứng thu thập được trong quá trình thực hiện định giá và làm cơ sở cho việc đưa ra ý kiến của người định giá về mức giá tài sản cần định giá.
- Trợ giúp cho các bước thực hiện công việc định giá.
- Trợ giúp cho kiểm tra, soát xét và đánh giá chất lượng công việc định giá. - Trợ giúp cho việc xử lý những tranh chấp, khiếu kiện có thể phát sinh trong hoặc sau quá trình định giá giữa khách hàng (hoặc bên thứ ba) với doanh nghiệp, tổ chức định giá.
5.2.2. Nội dung hồ sơ định giá
Nội dung của một bộ hồ sơ định giá phụ thuộc vào mục đích định giá và loại hình tài sản cần định giá. Nội dung cơ bản hồ sơ định giá bao gồm:
- Tên và số hiệu hồ sơ;
- Ngày, tháng, năm lập và lưu trữ hồ sơ;
- Những thông tin về khách hàng yêu cầu định giá; - Thư mời định giá;
- Hợp đồng định giá tài sản ký kết giữa doanh nghiệp định giá và khách hàng có nhu cầu định giá tài sản;
- Những phân tích, đánh giá của người định giá về những vấn đề liên quan đến hoạt động định giá;
- Những ý kiến trưng cầu tư vấn về các khía cạnh kỹ thuật, pháp lý liên quan đến tài sản cần định giá;
- Báo cáo kết quả định giá tài sản và phụ lục kèm theo báo cáo; - Chứng thư định giá tài sản;
- Biên bản thanh lý hợp đồng định giữa doanh nghiệp, tổ chức định giá và khách hàng yêu cầu định giá.