1 .Đổi mới công tác kế hoạch tại công ty
1.2 Tổ chức lại hệ thống kế hoạch
Kế hoạch là một công cụ quản lý quan trọng và khơng thể thiếu trong các doanh nghiệp, nó có nhiệm vụ tham mưu, giúp việc cho ban giám đốc trong quá trình xác định mục tiêu của doanh nghiệp trong tơng lai. Hiện nay cơng ty XNK tổng hợp I lấy phịng hành chính tổng hợp làm phịng kế hoạch đã hạn chế phần nào cơng tác xây dựng kế hoạch. Để góp phần hồn thiện, nâng cao chất lượng của công tác kế hoạch, công ty XNK tổng hợp I nên thành lập một Phòng kế hoạch riêng biệt. Nhiệm vụ của phòng này là đưa ra chiến lược phát triển công ty trong thời gian sắp tới; lập các bản kế hoạch hàng cho cơng ty, cho các phịng nghiệp vụ, xí nghiệp sản xuất.
Thời gian qua công tác lập kế hoạch, tiếp cận sự thay đổi của thị trường là chưa thực sự tốt, ngun nhân do cơng ty khơng có phịng chun trách về vấn đề này. Do đó, trong thời gian tới cơng ty cần có các biện pháp tháo gỡ kịp thời. Cơng ty cần hạn chế sự can thiệp của Ban lãnh đạo vào công tác lập kế hoạch. Nâng cao quyền hạn, trách nhiệm của người lập kế hoạch để họ có thể phát huy được trình độ, kinh nghệm vào trong cơng việc. Giảm bớt sự phụ thuộc của công tác lập kế hoạch vào cảm nhận Ban lãnh dạo, làm cho kế hoạch khách quan hơn, phù hợp với xu thế kinh tế mới. Kế hoạch hàng năm phải gắn với mục tiêu của chiến lược dài hạn. Kế hoạch hàng năm từng bước, từng bước thực hiện được mục tiêu đó.
Nội dung của các biện pháp:
- Cần có phịng kế hoạch riêng biệt cho cơng ty. Phòng này chuyên trách xây dựng chiến lược phát triển, lập các kế hoạch hàng năm cho Cơng ty.
- Phải tổ chức phịng ban lập các kế hoạch tác nghiệp (kế hoạch Marketing, kế hoạch nhân sự, kế hoạch tài chính). Ngay trong các phịng ban nghiệp vụ phải tổ chức một bộ phận làm cơng tác kế hoạch(có thể chỉ một vài người có kinh nghiệm) cho chính phịng ban mình. Bản kế hoạch đó sẽ được trình lên cho phịng kế hoạch của Công ty trước khi lập kế hoạch hàng năm của cả Công ty. Và các kế hoạch tác nghiệp này phải theo đuổi mục tiêu chung của Cơng ty. Phịng kế hoạch sẽ tổng hợp các bản kế hoạch tác nghiệp đó, đối chiếu với kế hoạch phát triển của Công ty để quyết định thông qua bản kế hoạch cuối cùng.
- Xây dựng quy chế, chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ cộng tác của các bộ phận làm công tác kế hoạch phù hợp với điều kiện của công ty. Cụ thể là cung cấp thông tin phục vụ việc xây dựng kế hoạch được kịp thời, đầy đủ và chính xác cho các phịng ban, bộ phận. Trước tiên, các phòng ban nghiệp vụ phải đưa ra các con số chính xác về hoạt động sản xuất kinh doanh của phịng mình, phân tích chính xác tình hình, năng lực hiện tại, dự báo về tương lai. Phòng kế hoạch sẽ thu thập lại, nghiên cứu, dự báo tình hình biến động của thị trường và các nhân tố ảnh hưởng, từ đó đưa ra các chỉ tiêu kế hoạch xuống cho các phòng ban.
- Bổ xung kịp thời đội ngũ cán bộ làm công tác kế hoạch.
Để làm được điều này, trước hết công ty phải tổ chức lại cơ cấu bộ máy công ty, đào tạo và thu nhận cán bộ làm cơng tác kế hoạch có năng lực. Quy định chức năng, nhiệm vụ cho các phòng ban liên quan hỗ trợ cơng tác kế hoạch như: Phịng thống kê, phịng kế toán.