Giai đoạn kết thúc – Ký kết hợp đồng:

III. NHỮNG NGUYÊN TẮC CƠ BẢN KHI ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH QUỐC TẾ:

4. Giai đoạn kết thúc – Ký kết hợp đồng:

Sau khi đàm phán thành công các bên sẽ tiến đến ký kết hợp đồng. Khi soạn thảo, ký kết hợp đồng cần lưu ý những điểm sau:

- Cần thỏa thuận thống nhất với nhau các điều khoản cần thiết trước khi ký hợp đồng. - Cần đề cập tới cơ sở pháp lý và mọi vấn đề liên quan, tránh phải dùng tập quán

thương mại địa phương để giải quyết những tranh chấp phát sinh sau này. - Hợp đồng khơng được có những điều khoản trái với luật hiện hành.

- Khi soạn hợp đồng cần trình bày rõ ràng chính xác, tránh dùng các từ mập mờ, có thể suy luận ra nhiều cách.

- Hợp đồng thường do một bên soạn thảo, trước khi ký kết bên kia cần kiểm tra thật kỹ lưỡng, đối chiếu với những thỏa thuận đã đạt được trong đàm phán.

- Người đứng ra ký hợp đồng phải là người có thẩm quyền.

- Ngơn ngữ dùng để xây dựng hợp đồng phải là ngôn ngữ các bên cùng thông thạo.

5. Giai đoạn rút kinh nghiệm

Đây là giai đoạn kiểm tra lại kết quả của những giai đoạn trước nhằm rút kinh nghiệm cho những lần đàm phán sau. Sau những cuộc đàm phán quan trọng cần tổ chức họp để đánh giá ưu điểm, nhược điểm, tìm ra nguyên nhân và biện pháp khắc phục. Nhưng nếu chỉ dừng lại tại đó thì chưa đủ, mà cịn phải theo dõi suốt q trình tổ chức thực hiện hợp đồng, ghi nhận lại những vướng mắc, đặc biệt những vướng mắc do hợp đồng gây ra, để lần sau kịp thời sửa chữa. Các công việc cần làm trong giai đoạn này là:

- Thực hiện những công việc bước đầu của khâu thanh toán.

- Làm thủ thục XNK.

- Chuẩn bị hàng hóa (đối với nhà nhập khẩu).

- Thuê phương tiện vận tải (nếu hợp đồng quy định). - Làm thủ tục hải quan.

- Giao hàng (xuất khẩu), nhận hàng (nhập khẩu). - Kiểm tra hàng hóa.

- Hồn tất thủ tục thanh tốn.

- Khiếu nại/ giải quyết khiếu nại (nếu có). - Thanh lý hợp đồng.

V. BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ĐÀM PHÁN TRONG HOẠT ĐỘNG XUẤT NHẬP KHẨU NHẬP KHẨU

Đàm phán có thể diễn ra dưới nhiều hình thức khác nhau, ngồi hình thức gặp mặt trực tiếp cịn có các hình thức khác như qua thư từ, fax hoặc điện thoại... Mỗi hình thức đều có những ưu, nhược điểm riêng. Ví dụ:

 Gặp mặt trực tiếp:

 Ưu điểm: có thể trực tiếp bàn bạc để hiểu nhau hơn, cùng nhau giải quyết những điểm chưa hiểu nhau.

 Nhược điểm: đi lại tốn kém, dễ lộ bí mật..

 Qua thư từ, điện tín:

 Ưu điểm: ít tốn kém về việc đi lại, có thể giữ bí mật, có thể cùng một lúc giao dịch với nhiều bạn hàng khác nhau.

 Nhược điểm: tốn thời gian, nhiều khi không hiểu hết ý nhau

 Qua điện thoại:

 Ưu điểm : nhanh chóng

 Nhược điểm: khơng trình bày được hết ý, tốn kém. Mặt khác, trao đổi qua điện thoại là trao đổi miệng, khơng có gì làm bằng chứng cho những thỏa thuận, quyết định trong trao đổi

 Đàm phán qua mạng:

Với sự bùng nổ của mạng internet, đàm phán qua mạng ngày càng khẳng định vị trí của mình- một hình thức đàm phán chủ yếu trong thương mại quốc tế, bởi nó có khả năng khắc phục được những nhược điểm của các phương nêu trên.

Dưới đây là xin giới thiệu hai hình thức chính là: đàm phán bằng thư và đàm phán trực tiếp.

1. Đàm phán bằng thư:

a. Phân loại và cấu trúc của thư đàm phán trong thương mại:

Một trong những cách đàm phán đơn giản và dễ thực hiện là đàm phán thông qua thư từ. Cuộc đàm phán bằng thư thông thường diễn ra theo trình tự sau: hỏi hàng, chào hàng, báo giá, hồn giá, chấp nhận, đặt hàng, xác nhận (ký kết hợp đồng). Các thư từ này được viết dưới nhiều dạng phong phú, do mỗi dân tộc và mỗi ngôn ngữ thường có một cách thức

viết thư khác nhau. Sau đây xin giới thiệu về loại thư thương mại phổ biến nhất hiện nay- thư thương mại viết bằng tiếng Anh.

Cuộc đàm phán bằng thư thương mại (Fax, Email...) thường diễn ra theo trình tự sau: hỏi hàng, báo giá, hồn giá, chấp nhận, đặt hàng và cuối cùng là xác nhận. Vì vậy chúng ta sẽ có các loại thư trong đàm phán thương mại như sau:

 Thư hỏi hàng ( The enquiry)  Thư chào hàng, báo giá ( Offer)  Thư hoàn giá( Counter-offer)  Thư chấp nhận ( Acceptance)  Thư đặt hàng ( Order)

 Thư xác nhận ( Confirmation)

b. Cấu trúc của một bức thư thương mại:

 Letter head (Phần tiêu đề của công ty: Tên, địa chỉ công ty gửi thư)  File reference (Mã số hồ sơ)

 Date line (Ngày, tháng)

 Inside address (Tên, địa chỉ người nhận)  Salutation (Chào hỏi: gentlemen, Dear Sirs…)  The opening paragraph (Mở đầu thư)

 The body of letter ( Nội dung chính của bức thư)  The closing paragraph ( Câu kết của bức thư)  Signature (Ký tên)

 Stenographic reference (Ký hiệu riêng)  Enclosure (Phần đính kèm)

 Carbon copy notation (Nơi gửi bản sao)

Trong đó nội dung của bức thư có những phần cần đặc biệt quan tâm như sau:

Phần chào hỏi cần thể hiện được phép lịch sự đối với người đọc. Nếu bạn có mối quan hệ thân thiết với người nhận, hãy sử dụng kiểu chào hỏi thân mật, như: “Tâm thân mến”. Nếu viêt khác, người nhận sẽ cảm thấy xa lạ. Trong những trường hợp khác, cần phải sử dụng dạng chào hỏi trang trọng, như: “Kính gửi Ngài Tom”. Với phụ nữ nên dùng danh

xưng Bà (Ms.) trừ khi họ yêu cầu được gọi khác đi. Nếu người nhận có tước hiệu hay học hàm, học vị, chẳng hạn như giáo sư, tiến sỹ hay đại tá...thì tước hiệu, học hàm, học vị đó được viết ở vị trí ưu tiên thay cho danh xưng chung như Ông hoặc Bà.

Phần thân bức thư là nội dung thông điệp của bạn. Một bức thư hiệu quả phải thể hiện được ý định, mong muốn của người viết. Mở đầu thư thường được trình bày bằng những câu ngắn gọn, đơn giản, nêu rõ lý do vì sao mình lại viết thư. Phần trọng tâm của bức thư cần trình bày rõ nhưng mong muốn của minh hoặc phúc đáp nhưng vấn đề đối tác yêu cầu. Phần cuối thư, phải viết lời chào tạm biệt hoặc đư ra tín hiệu rằng bạn ln mong chờ phản hồi từ phía người nhận. Cần lưu ý: khi viết thư, trong mọi trường hợp, hãy cố gắng thể hiện rõ thiện chí của mình.

Ví dụ: CÁCH VIẾT THƯ HỎI HÀNG

Phần mở đầu:

 Trong trường hợp hai bên chưa có quan hệ với nhau trước đó thì trong phần mở đầu cần trình bày nguyên nhân chọn đối tượng của mình.

 Trong trường hợp hai bên có sẵn mối quan hệ từ trước thì có thể bớt phần nghi thức và trực tiếp đề cập đến chủ đề của mình

Nội dung chính của thư:

 Thơng báo cho người bán biết mình cần loại hàng gì, yêu cầu người bán gửi cataloge mẫu hàng …..đồng thời cho biết giá cả, chất lượng hàng hóa, số lượng có khả năng cung cấp thời hạn giao hàng điều kiện thanh toán và mọi điều kiện cần thiết khác.

 Có thể cho người bán biết, sau lần yêu cầu này sẽ mở ra khả năng phát triển quan hệ giữa hai bên.

Phần kết:

Mong người bán đáp ứng yêu cầu của mình, mong thư phúc đáp. Một số ưu điểm cần lưu ý khi hỏi hàng:

 Trong thư hỏi hàng khơng nên bộc lộ giá mình muốn mua, nhưng để bớt thời gian hoàn giá, người mua sẽ nêu một số điều kiện mong muốn, để có cơ sở định giá.  Người mua cùng một lúc hỏi nhiều nơi để nhận được chào hàng cạnh tranh, trên

cơ sở đó lựa chọn người bán thích hợp nhất.

Các lưu ý khi viết thư điện tử (Email):

Ngoài những ưu điểm đã trình bày ở trên, e-mail cũng có thể gây cho người sử dụng và công ty của họ một số phiền tối. Thứ nhất, nhân viên giao dịch đơi khi gửi hoặc nhận những tin nhắn không cần thiết, gây tổn thời gian. Thứ hai, nhiều e-mail được viết một cách cẩu thả, người viết chỉ thuần túy viết những gì chợt nảy ra trong đầu, khơng kịp sắp xếp, trau truốt ý, thậm chí khơng kiểm tra lại thư mà đã gửi. Thứ ba, nhiều thông điệp được gửi đi mang nặng tình cảm riêng tư hoặc người viết vội vã, khơng giữ bình tĩnh xem xét dẫn đến ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa các bên. Thứ tư, đôi khi thông điệp được gửi nhầm địa chỉ, đưa lại hậu quả xấu. Thứ năm, ngay cả nội dung xóa đi có thể khơi phục lại để sử dụng trong các vụ kiện tụng. Để khắc phục những nhược điểm nêu trên, khi viết e-mail cần lưu ý các vấn đề sau:

 Đưa thơng tin chính lên dịng “Subject” để giảm thiểu khả năng bị người nhận bỏ qua hoặc xóa đi thơng điệp quan trọng

 Viết ngắn gọn, cố gắng đưa thơng tin chính lên trang đầu màn hình.  Mỗi e-mail chỉ nên chứa một thông điệp.

 Kiểm tra, chỉnh sửa các lỗi trước khi gửi đi.  Không bao giờ gửi thư trong trạng thái bực bội.

 Bước cuối cùng là kiểm tra lại địa chỉ, kiểm tra lại toàn bộ thư trước khi click “send”. Việc này giúp bạn tránh được khả năng gửi đi bức thư khơng hồn hảo.

2. Đàm phán bằng cách gặp mặt trực tiếp

Để đàm phán hợp đồng xuất nhập khẩu, cần nắm chắc nội dung và các kỹ thuật đàm phán dưới đây:

a. Nội dung đàm phán hợp đồng xuất nhập khẩu:

Tập trung đàm phán các điều khoản sau:

 Commodity (tên hàng)  Quality (chất lượng)  Quantity (số lượng)

 Shipment/ delivery (giao hàng)  Price (giá cả)

 Payment (thanh toán)

 Packing and marking (bao bì, ký mã hiệu)  Warranty (bảo hành)

 Penalty (phạt)

 Insurance (bảo hiểm)

 Force majeure (bất khả kháng)  Claim (khiếu nại)

 Arbitration (trọng tài)

 General conditions (điều khoản chung)

b. Kỹ thuật đàm phán:

Kỹ thuật khai thác thông tin của đối tác.

Để đảm bảo đàm phán đạt được hiệu quả cao, bạn cần biết rõ ý đồ, kỳ vọng và những thơng tin cần thiết từ phía đối tác. Trên bàn đàm phán, trừ những trường hợp cần thiết, người ta không sẵn sàng lật ngửa quân bài của họ lên cho ta chọn, vì vậy phải dùng nhiều cách để thu nhập thơng tin. Trong đó lắng nghe và đặt câu hỏi là các cách cơ bản.

Để đạt được mong muốn, cần giải quyết 3 vấn đề: nội dung câu hỏi, hình thức câu hỏi,

thời điểm đưa ra câu hỏi.

Để có thể hỏi đúng chỗ, đúng lúc và đạt được hiệu quả mong muốn, cần:  Lập kế hoạch đặt các câu hỏi một cách kỹ lưỡng, chi tiết

 Phải nghiên cứu, tìm hiểu kỹ về đối tác  Cách hỏi cụ thể, phạm vi thu hẹp dần  Phải chọn đúng thời điểm để hỏi

Một số điểm cần lưu ý khi đặt câu hỏi:

 Khơng đặt câu hỏi trả lời “có” hoặc “khơng”, trừ khi đó là điều ta cần.  Đặt câu hỏi yêu cầu trả lời bằng dữ liệu, chứ không phải là giải pháp

 Ngữ điệu câu hỏi nên ở dạng trung tính với thái độ hỏi bình tĩnh. Hãy ln nhớ: thái độ cơng kích, chỉ trích hay cay cú, áp đặt khơng giúp bạn có kết quả mong muốn.

 Nếu ta định lấy thơng tin “khó moi”, hãy đặt một loạt các câu hỏi mềm mỏng trước để định hướng câu trả lời của đối tác, sau đó mới đặt câu hỏi chính.  Nếu đối tác tránh né thông tin bằng cách hứa sẽ quay trở lại vấn đề sau, đừng

quên nhắc họ phải thực hiện lời hứa của mình.

Một số câu hỏi có thể sử dụng như : câu hỏi trực tiếp/ có tính định hướng, câu hỏi khơng định hướng, câu hỏi trình bày thơng tin, câu hỏi kích thích suy nghĩ, câu hỏi dẫn dắt , câu hỏi kết luận….

Kỹ thuật trả lời câu hỏi:

Muốn trả lời tốt phải chuẩn bị chu đáo, kỹ lưỡng. Trong quá trình chuẩn bị thì lường trước những câu hỏi đối tác đưa ra có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Muốn làm điều đó cần chuẩn bị đầy đủ thơng tin, rèn cách ứng phó để có thể đối đáp một cách hiệu quả, bên cạnh đó tùy từng trường hợp cụ thể cần vận dụng các thủ pháp một cách thích hợp:

 Đầu tư thời gian thích đáng để suy nghĩ  Khơng đưa ra câu trả lời nếu thiếu câu hỏi  Phát hiện những câu hỏi không cần trả lời

 Đưa ra những câu trả lời đáp ứng một phần câu hỏi, chứ khơng trả lời tồn bộ câu hỏi, nếu việc đó gây bất lợi cho ta

 Tìm cách khơng trả lời thẳng vào những câu hỏi, bằng cách đưa ra những câu hỏi lạc đề - câu trả lời cho một câu hỏi nào đó khơng được hỏi

 Hỗn câu trả lời với những lý do chưa đủ tài liệu hoặc khơng nhớ chính xác, đầy đủ thơng tin cần thiết

 Buộc phía đối tác tự tìm câu trả lời, bằng cách yêu cầu họ làm rõ câu hỏi của họ

 Khi có người cắt ngang, hãy đừng tỏ ra phiền lịng về sự cắt ngang đó. Kỹ thuật thuyết phục đối tác:

Tính hợp lí trong quan điểm đàm phán của ta là yếu tố quyết định để thuyết phục đối tác đi đến thỏa thuận. Nghĩa vụ của nhà đàm phán là phải làm cho đối tác tin rằng họ sẽ đạt được thỏa thuận như họ mong muốn.

 Luôn luôn dùng câu ngắn, rõ ràng, khúc thiết để đảm bảo cho người nghe hiểu được, hiểu đúng, hiểu rõ những gì được trình bà. Người trình bày tốt là người có khả năng biến điều đó thành điều dễ hiểu

 Tốc độ vừa phải để có thể theo dõi, ghi chép

 Ln giữ thế chủ động và sử dụng câu khẳng định khi trình bày các vấn đề. Nếu ta hành động, biểu hiện, suy nghĩ và trình bày một cách tự tin chắc chắn vào những điều ta trình bày thì sẽ tác động mạnh đến những đối tác, kiến họ tin theo, nhờ vậy thuyết phục được họ.

 Nắm chắc và nhớ chính xác số liệu chứng minh cho những vấn đề được trình bà, trình bày đĩnh đạc, dứt khốt sẽ làm cho đối tác nể phục nên dễ thuyết phục được họ

 Nói chuyện với người ra quyết định. Bất kể người người đưa ra câu hỏi là ai, khi trả lời câu hỏi về hướng ngưởi ra quyết định, bởi vì đó chính là người ta cần thuyết phục

 Khơng cơng kích trực tiếp đối phương, kể cả cơng kích trực tiếp lẫn gián tiếp  Nếu cần thiết, dẫn chứng lập luận của ta bằng sự xác nhận của bên thứ ba  Chỉ cho phép ta có thể giải quyết vấn đề của họ. Nếu tình huống đàm phán

cho phép, ta co thể đặt mình vào vị trí của đối tác, để nêu cách giải quyết vấn đề, làm được như vậy sẽ có sức thuyết phục rất cao.

 Cách trình bày hấp dẫn. Trong mọi trường hợp dù là trình bày quan điểm của mình hay tranh luận, thuyết phục đối tác, cách trình bày bao giờ cũng giúp ta đạt được hiệu quả cao.

Kỹ thuật nâng cao vị thế trong đàm phán:

 Làm nổi bật điểm mạnh” Đương nhiên ngài thấy chúng tơi buộc phải nói chuyện với nhà cung cấp khác”

 Giảm thiểu điểm yếu: “chúng tôi cũng muốn giải quyết vấn đề nhanh chóng nhưng chúng ta cịn nhiều thời gian.”

 Người đi trước “các kỹ thuật này trước đây đã được các bạn hàng của ngài áp dụng”

 Khoảng cách tín nhiệm “hình như các ngài khơng nhất quán với những điều mà đồng nghiệp hơm trước đã trình bày”.

 Đặt câu hỏi về dữ kiện/ nguồn tin  Nghi vấn giả thiết

 Nghi vấn kết luận  Tập trung phần thiếu sót  Nhấn mạnh điểm yếu  Đề nghị xem lại

Kỹ thuật nhượng bộ và đòi đối tác nhượng bộ:

 Cần biết rõ điểm giới hạn bạn có thể nhượng bộ

 Giúp đối tác đưa ra nhượng bộ bằng cách gợi cho họ những lý do hợp lý. Tránh làm cho họ mất mặt.

 Khi đối tác nhượng bộ , hãy nói to nhượng bộ đó lên

 Đưa ra nhượng bộ với tính chất thăm dị và sử dụng cách nói giả thiết  Hãy trao đổi thông tin nhượng bộ bằng cách sử dụng cách nói điều kiện