7. Kết cấu luận văn
1.4.1. Xây dựng định mức và lập dự toán doanh thu,chi phắ và kết quả kinh doanh
1.4.1.1. Xây dựng định mức chi phắ hoạt động kinh doanh
Định mức chi phắ có vai trị quan trọng trong công tác quản lý, giúp các nhà quản trị ước tắnh được sự biến động chi phắ tr ong tương lai, chủ động trong việc định hướng phát triển. Định mức chi phắ cịn là căn cứ để lập dự tốn. Nếu định mức chi phắ khơng được xây dựng chắnh xác thì dự tốn của doanh nghiệp cũng khơng có tắnh khả thi. Dự toán là cơ sở để đánh giá, kiểm tra và xem xét định mức đã được xây dựng hợp lý hay chưa, từ đó có những biện pháp hồn thiện định mức trong tương lai.
Khi xây dựng định mức chi phắ như định mức chi phắ mua hàng thì doanh nghiệp cần xác định định mức chi phắ mua hàng cho từng đơn vị sản phẩm, chỉ tiêu này được xây dựng trên cơ sở: biến động thị trường về các yếu tố đầu vào, dựa vào tình hình lạm phát, dựa các các chi phắ đầu vào đã phát sinh trong các kỳ trước. Còn các chi phắ khác như chi phắ bán hàng, chi phắ quản lý doanh nghiệp, chi phắ tài chắnhẦ việc xây dựng định mức thường dựa trên các nghiệp vụ đã phát sinh, tình hình kinh tế - lạm phátẦ
1.4.1.2. Lập dự toán doanh thu, chi phắ và kết quả kinh doanh Căn cứ xây dựng dự toán
- Dựa vào kết quả hoạt động của kỳ trước. Đây là cơ sở quan trọng giúp các nhà quản trị thấy được giới hạn hiện nay của DN
- Dựa trên các điều kiện thực tế của DN, chẳng hạn: quy mô hoạt động, nguồn lực lao động, chất lượng lao động.
- Các điều kiện dự kiến trong tương lai: xu hướng biến động giá cả, các chắnh sách kinh tế sắp ban hành, kế hoạch phát triển vùng Ờ địa phương, kế hoạch phát triển dài hạn của doanh nghiệp
- Căn cứ vào hệ thống định mức chi phắ tiêu chuẩn. Khi xây dựng định mức chi phắ phải tắnh đến những biến động của thị trường: giá cả, tình hình lạm phát của DN, máy móc thiết bịẦ
●Dự tốn tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa
Dự tốn tiêu thụ được coi là dự toán quan trọng nhất trong hệ thống dự toán, được lập đầu tiên và là căn cứ đển xây dựng các dự tốn cịn lại.
Dự toán tiêu thụ thường được lập chi tiết cho từng sản phẩm, hàng hóa, theo từng nhóm sản phẩm hay trên tổng sản lượng tiêu thụ tồn DN. Dự tốn tiêu thụ cũng có thể xây dựng theo thời gian hay theo thị trường tiêu thụ.
Cơ sở lập dự toán tiêu thụ:
- Kết quả tiêu thụ hàng hóa của kỳ trước nhằm xác định giới hạn hoạt động của doanh nghiệp
- Dự toán tiêu thụ của kỳ trước
- Căn cứ vào thị phần tiêu thụ của các đối thủ cạnh tranh. - Căn cứ vào chắnh sách giá trong tương lai
- Căn cứ vào các chắnh sách, chế độẦ của Nhà nướcẦ
Dựa trên các cơ sở trên để xác định sản lượng tiêu thụ và giá bán đơn vị dự kiến trong tương lai:
Dự toán doanh thu Sản lượng hàng hóa Đơn giá bán
tiêu thụ tiêu thụ dự kiến dự kiến (1.1) [16, tr. 210] Dự toán được lập cho từng quý và cả năm, hoặc được lập chi tiết cho từng tháng trong một quý.
●Dự toán mua hàng
Mục đắch của dự tốn mua hàng nhằm xác định sản lượng hàng hóa cần đáp ứng cho nhu cầu tiêu thụ và dự trữ cuối kỳ cho quá trình tiêu thu được liên tục.
Sản lượng hàng hóa dự trữ phụ thuộc vào đặc điểm và tắnh chất của hàng hóa. Dự tốn mua hàng giúp các nhà quản trị chủ động trong các quyết định mua hàng, dự kiện lượng hàng dự trữ nhằm tránh tình trạng ứ đọng vốn hoặc thiếu lượng hàng tiêu thụ đáp ứng nhu cầu thị trường.
Việc xác định lượng hàng cần mua được xác định thông qua công thức sau: Số lượng hàng Số lượng hàng Số lượng hàng Số lượng hàng
hóa cần mua = hóa tiêu thụ + hóa tồn cuối kỳ - hóa tồn đầu kỳ (1.2)
dự kiến dự kiến dự kiến dự kiến
[16, tr.235]
●Dự toán giá vốn hàng bán
Dự toán giá vốn hàng bán nhằm xác định giá vốn hàng hóa tiêu thụ cho kỳ tới. Căn cứ để lập dự toán là dự toán tiêu thụ và định mức chi phắ mua hàng đã xây dựng. Dự toán giá vốn hàng bán là cơ sở để xây dựng dự toán Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
Giá vốn hàng Sản lượng sản phẩm bán dự kiến tiêu thụ dự kiến
Giá mua đơn vị sản phẩm (1.3)
[16, tr.237]
●Dự toán chi phắ bán hàng và chi phắ quản lý doanh nghiệp
Chi phắ bán hàng và quản lý DN thường bao gồm nhiều yếu tố, mỗi yếu tố thể hiện một nội dung kinh tế như lương nhân viên bán hàng, quản lý, chi phắ dịch vụ mua ngoài, chi phắ khấu hao TSCĐẦ
Chi phắ bán hàng và quản lý DN cũng có thể phân chia thành biến phắ bán hàng, quản lý doanh nghiệp và định phắ bán hàng, quản lý doanh nghiệp.
Căn cứ để xây dựng dự toán chi phắ bán hàng, quản lý doanh nghiệp thường liên quan đến kết quả tiêu thụ hoặc quy mô bán hàng của doanh nghiệpẦ
Khi xây dựng dự toán chi phắ bán hàng và quản lý doanh nghiệp làm căn cứ xây dựng dự toán tiền cũng phải loại bỏ những khoản được ghi nhận là chi phắ nhưng không liên quan đến việc chi tiền như: khấu hao TSCĐ bộ phận bán hàng, quản lý DN, những khoản chi phắ trắch trước, những khoản dự phịngẦ.
●Dự tốn báo cáo kết quả kinh doanh
Dự tốn báo cáo kết quả kinh doanh được lập theo chức năng của chi phắ hoặc theo mức độ hoạt động, thường đươc lập theo kỳ kế tốn của doanh nghiệp, có thể theo từng quý hoặc cả năm.
Mẫu báo cáo KQKD theo mơ hình lợi nhuận góp:
Bảng 1.1: Báo cáo kết quả kinh doanh theo mơ hình lợi nhuận gópChỉ tiêu Tổng số Tỷ lệ (%) Chỉ tiêu Tổng số Tỷ lệ (%)
1. Doanh thu
2. Các khoản giảm trừ doanh thu 3. Doanh thu thuần (1-2)
4. Biến phắ
5. Lợi nhuận góp (3-4) 6. Định phắ
7. Lợi nhuận thuần (5-6)
Nguồn: Tác giả tổng hợp
1.4.2. Thu thập thơng tin kế tốn phục vụ cho việc ra quyết định
* Yêu cầu của thơng tin kế tốn quản trị
Các thơng tin kế tốn cung cấp ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định của nhà quản trị, để đảm bảo chất lượng thơng tin kế tốn thì cần thiết có những u cầu sau:
- Tắnh trung thực của thơng tin kế tốn: Các thơng tin về mối quan hệ giữa doanh thu, chi phắ, lợi nhuận là những thơng tin địi hỏi tắnh trung thực rất cao. Nó đảm bảo quyết định quản trị không bị chệch hướng, giúp nhà quản trị xác định được chiến lược tiêu thụ sản phẩm.
- Tắnh phù hợp, hiệu quả, kịp thời của thơng tin kế tốn: u cầu này địi hỏi các thơng tin mà kế tốn quản trị thu thập và xử lý phải liên quan đến mục tiêu và kế hoạch mà DN đặt ra.
- Tắnh hợp pháp và ắt tốn kém trong thu thập thơng tin kế tốn: có nhiều nguồn thơng tin khác nhau ở cả ngồi và trong nội bộ DN, kế tốn quản trị phải cân nhắc khi lựa chọn thông tin để tổ chức xử lý thành công thông tin hữu ắch cho quản trị với chi phắ bỏ ra là thấp nhất hoặc có thể chấp nhận được. Nếu khơng có thể dẫn đến tình trạng thu thập được thơng tin cần thiết nhưng chi phắ bỏ ra quá lớn.
* Những thơng tin mà kế tốn quản trị cần tổ chức và thu thập là thông tin quá khứ và thông tin tương lai.
- Thu thập thông tin quá khứ:
Thông tin quá khứ là thông tin về hiện tượng và sự kiện đã xảy ra, đã phát sinh, cho thấy tình hình hoạt động của DN trong thời kỳ đã qua. Điều đó giúp các nhà quản trị DN đánh giá được hiệu quả của việc thực hiện các quyết định, đánh giá mức độ kiểm soát các hoạt động của DN của chắnh nhà quản trị, làm cơ sở để hoạch định các chắnh sách trong thời kỳ tiếp theo.
+ Sử dụng hệ thống chứng từ và tài khoản kế toán: Việc hạch tốn được thực hiện thơng qua việc lập các chứng từ kế toán. Lập và ghi chép đầy đủ, chắnh xác các sự kiện kinh tế phát sinh đảm bảo cung cấ p thơng tin được nhanh chóng, đáp ứng yêu cầu phù hợp, hữu ắch và kịp thời.
+ Sử dụng hệ thống sổ kế toán: Hệ thống sổ KTQT cần được thiết kế cụ thể mẫu sổ được sắp xếp theo trình tự hợp lý và khoa học theo nhu cầu quản lý cũng như sự tiện lợi của việc trình bày, tổng hợp báo cáo sử dụng thơng tin.
+ Lập báo cáo kế tốn quản trị: Trên cơ sở tồn bộ thơng tin đã tập hợp, KTQT thiết lập hệ thống báo cáo bao gồm: các báo cáo thường xuyên, báo cáo định kỳ và báo cáo nhanh, báo cáo đột xuấtẦ Hình thức kết cấu c ủa báo cáo cần đa dạng, linh hoạt tùy thuộc vào tiêu chuẩn đánh giá thông tin trong mỗi báo cáo phục vụ cho từng tình huống cụ thể. Báo cáo được thiết kế dưới dạng so sánh được, phù hợp với những tình huống khác nhau.
Thơng tin tương lai là những thông tin về các hiện tượng và sự kiện chưa xảy ra. Để ra được quyết định nhà quản trị cần rất nhiều thông tin liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau, đồng thời cũng được thu thập theo nhiều cách khác nhau. Để thu thập thông tin tương lai DN cần thực hiện các bước:
+ Hoạch định mục tiêu: Theo quy trình này, giai đoạn đầu của KTQT phải quan tâm là hoạch định mục tiêu: nhà quản trị muốn có thơng tin đem lại lợi ắch thì thơng tin đó phải có quan hệ trực tiếp đến vấn đề đặt ra của DN và đòi hỏi phải giải quyết. Việc thu thập thông tin sẽ rất tốn kém nếu hoạch định mục tiêu không rõ ràng hay sai lệch.
+ Lựa chọn nguồn thông tin: đây là giai đoạn thứ hai KTQT thực hiện để thu thập thông tin tương lai. Trong giai đoạn này, KTQT phải xác địn h loại thông tin mà quản trị quan tâm và phương pháp thu thập thơng tin có hiệu quả nhất.
Đối với các thơng tin số liệu thứ cấp là thơng tin đã có ở đâu đó và trước đây đã thu thập cho mục tiêu khác, thơng tin này kế tốn có thể thu thập từ các báo cáo quản trị nội bộ, BCTC, cũng có thể thu thập từ bên ngoài như các ấn phẩm, tạp chắ, sách báoẦ
+ Xử lý phân tắch thông tin: Sau khi thu thập thông tin KTQT tiến hành xử lý thơng tin đó thành những thơng tin kế tốn hữu ắch cho mục tiêu và quyết định của nhà quản trị. Để xử lý các thông tin này KTQT áp dụng các PP kế toán chung như: PP chứng từ, tắnh giá, đối ứng tài khoản, tổng hợp cân đối đồng thời kết hợp với các PP riêng của KTQT như so sánh, đối chiếu thành các biểu đồ, đồ thị hay chương trìnhẦ