7. Kết cấu luận văn
2.1. Khái quát chung về Công ty Trách nhiệm hữu hạn Điện tử Hoàn Kiếm
2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý
Cơng ty được tổ chức quản lý theo mơ hình tập trung (Sơ đồ 2.1). Mỗi bộ phận thực hiện những chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đảm bảo mục tiêu chung của Công ty:
* Giám đốc là người quản lý cao nhất và chịu trách nhiệm cuối cùng với Công ty về việc triển khai chiến lược kinh doanh, hệ thống quản lý và kết quả kinh doanh của Cơng ty.
* Phó Giám đốc là người có nhiệm vụ thay mặt Giám đốc lãnh đạo bộ máy quản lý và kinh doanh của Cơng ty khi Giám đốc vắng mặt hoặc khơng có mặt kịp thời để giải quyết công việc. Chịu trách nhiện chung về điều hành, giám sát các mặt hoạt động thuộc lĩnh vực kinh doanh. Tham mưu, đề xuất những chắnh sách, chế độ đối với thị trường, khách hàng, dịch vụ sau bán hàng cho Giám đốc đưa ra những quyết sách đúng đắn, kịp thời trong kinh doanh. Hoạch định và phát triển nguồn nhân lực trong kinh doanh. Tổ chức, hướng dẫn, đào tạo và quản lý nghiệp vụ kinh doanh trong tồn Cơng ty.
* Phịng kế tốn: Có nhiệm vụ làm cơng tác quản lý tồn diện về cơng tác tài chắnh, thu thập và cung cấp đầy đủ các mặt hoạt động tài chắnh và thông tin kinh tế, chấp hành nghiêm chỉnh chế độ chắnh sách nhà nước về quản lý kinh tế kinh tế tài chắnh, vi phạm kỷ luật tài chắnh.
* Phòng kinh doanh Ờ xuất nhập khẩu: Nhiệm vụ chắnh là bán hàng và tạo dựng quan hệ với khách hàng. Có trách nhiệm tìm kiếm các nguồn cung cấp, chuẩn bị hồ sơ nhập khẩu, có trách nhiệm phát triển khách hàng và chịu trách nhiệm trước tình hình bán hàng của Cơng ty trước Ban Giám đốc.
* Phòng tổ chức hành chắnh: tham mưu cho Giám đốc và ban lãnh đạo Công ty về tổ chức lao động, tiền lương, đào tạo và cơng tác văn phịng. Đó chắnh là cơng tác tổ chức, sắp xếp, bố trắ nhân viên hợp lý trong tồn Cơng ty nhằm tăng hiệu quả kinh doanh, thực hiện đúng các chế độ chắnh sách của nhà nước với người lao động. Nghiên cứu, đề xuất các phương án về tiền lương, lao động, đào tạo phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh trong từng giai đoạn trên cơ sở thực tế của kế hoạch kinh doanh.
* Trung tâm dịch vụ bảo hành: chuyên bảo dưỡng, sửa chữa các máy móc thiết bị.
Phịng kế tốn Giám đốc Phó Giám đốc Phịng kinh Phịng tổ chức doanh Ờ xuất hành chắnh nhập khẩu Trung tâm dịch vụ bảo hành
Sơ đồ 2.1: Bộ máy tổ chức quản lý của Công ty Trách nhiệm hữu hạn Điện tử Hồn Kiếm
(Nguồn: Phịng Tổ chức hành chắnh)
2.1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và chắnh sách kế tốn áp dụng tại Cơng ty
2.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế tốn của Cơng ty
Cơng ty TNHH Điện tử Hồn Kiếm áp dụng chương trình kế tốn máy trên tồn bộ hệ thống kế tốn của Cơng ty. Hiện nay, Cơng ty sử dụng phần mềm kế tốn MISA để giảm bớt khối lượng công việc và đáp ứng ngày càng đầy đủ các yêu cầu thông tin quản lý.
Bộ máy kế tốn của Cơng ty được tổ chức theo mơ hình tập trung, tất cả mọi cơng việc kế tốn được thực hiện ở phịng kế tốn. Do kế tốn tr ưởng chỉ đạo. Từ khâu thu thập kiểm tra chứng từ, ghi sổ đến khâu tổng hợp, lập báo cáo kế toán, từ kế toán chi tiết đến kế toán tổng hợp. Bộ máy kế tốn của Cơng ty được bố trắ nhân viên có trình độ đại học và nắm vững chun mơn.
Kế tốn trưởng Kế tốn tổng hợp Kế tốn vốn bằng tiền Kế tốn hàng tồn kho, TSCĐ Kế cơng nợ, lương Kế tốn thuế Kế tốn bán hàng Thủ kho Thủ quỹ
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế tốn của Cơng ty Trách nhiệm hữu hạn Điện tử Hồn Kiếm
(Nguồn: Phịng Kế tốn)
Kế tốn trưởng: Là người tổ chức, chỉ đạo tồn diện cơng tác kế tốn và tồn bộ các mặt công tác của phịng, là người giúp việc cho phó giám đốc về mặt tài chắnh của Cơng ty. Kế tốn trưởng có quyền dự các cuộc họp của Công ty bàn và quyết định các vấn đề thu chi, kế hoạch kinh doanh, quản lý tài chắnh, đầu tư, mở rộng kinh doanh, nâng cao đời sống vật chất của cán bộ công nhân viên.
Kế toán tổng hợp: Là kế toán ghi sổ tổng hợp đối chiếu với sổ chi tiết, xác định kết quả kinh doanh, lập các báo cáo tài chắnh.
Kế toán vốn bằng tiền
Kế tốn hàng tồn kho, TSCĐ: Có nhiệm vụ lập các chứng từ và ghi sổ chi tiết mua hàng. Tổ chức sổ sách phù hợp với phương pháp kế tốn bán hàng trong Cơng
ty. Căn cứ vào chứng từ hợp lệ theo dõi tình hình bán hàng và biến động tăng giảm hàng hóa trong q trình kinh doanh. Tham gia kiểm kê và đánh giá lại tài sản cố định theo quy định của nhà nước, lập các báo cáo về tài sản cố định của doanh nghiệp; phân tắch tình hình trang bị, huy động, bảo quản và sử dụng tài sản cố định nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế của tài sản cố định.
Kế tốn cơng nợ, lương: Có nhiệm vụ lập chứng từ và ghi sổ kế tốn chi tiết cơng nợ, thanh tốn, lập báo cáo cơng nợ và báo cáo thanh toán. Tổ chức ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có và sự biến động về số lượng và chất lượng lao động, tình hình sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động. Tắnh toán chắnh xác, kịp thời, đúng chắnh sách chế độ về các khoản tiền lương, tiền thưởng, các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động.
Kế toán thuế: Căn cứ vào các chứng từ đầu vào hóa đơn giá trị gia tăng, theo dõi và hạch tốn các hóa đơn mua hàng hóa, hóa đơn bán hàng và lập bảng kê chi tiết, tờ khai báo cáo thuế. Đồng thời theo dõi tình hình vật tư hàng hóa của Cơng ty.
Kế tốn bán hàng: Ghi chép, phản ánh kịp thời, chắnh xác và đầy đủ tồn bộ tình hình bán hàng của doanh nghiệp trong kỳ. Tắnh toán và phản ánh chắnh xác tổng giá trị thanh tốn của hàng hóa, dịch vụ bán ra. Kiểm tra chặt chẽ, đơn đốc tình hình thu hồi đồng thời quản lý tiền hàng.
Thủ quỹ: Là người thực hiện các nghiệp vụ, thu, chi phát sinh trong ngày, căn cứ theo chứng từ hợp lệ, ghi sổ quỹ và lập báo cáo quỹ hàng ngày.
Thủ kho: Là người theo dõi hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn và lập bảng kê nhập, xuất hàng dựa trên các chứng từ: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.
2.1.4.2. Các chắnh sách kế tốn
Cơng ty Trách nhiệm hữu hạn Điện tử Hoàn Kiếm áp dụng chế độ kế tốn ban hành theo Thơng tư 200/2014/TT - BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chắnh. Thực hiện chế độ hạch toán kế toán tập trung
- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào 31/12 năm dương lịch - Đơn vị tiền tệ sử dụng: Đồng Việt Nam.
- Hình thức ghi sổ kế tốn: Nhật ký chung.
- Phương pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên. - Phương pháp tắnh hàng tồn kho xuất kho: Bình quân gia quyền.
- Phương pháp tắnh thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp khấu hao tài sản cố định đang áp dụng: Tài sản cố định được phản ánh theo nguyên giá và giá trị hao mòn lũy kế. Nguyên giá tài sản cố định được xác định theo giá mua ghi trên hóa đơn và các chi phắ trực tiếp khác có liên quan như chi phắ: vận chuyển, lắp đặt, chạy thử...
Hiện nay Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán MISA. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ phát sinh sau khi đã được kiểm tra, sau đó thực hiện nhập vào chương trình (phiếu thu, phiếu chi, phiếu thanh tốn, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàngẦ). Chương trình sẽ tự động xử lý số liệu, cập nhật vào nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản tương ứng. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, số liệu được tổng hợp vào Bảng Cân đối số phát sinh. Sau khi đã đối chiếu số liệu khớp đúng trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết, số liệu này được dùng để lập các Báo cáo tài chắnh.
Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn máy tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Điện tử Hoàn Kiếm được thể hiện trên sơ đồ sau:
Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán Ghi chú: - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết PHẦN MỀM KẾ TOÁN MISA - Báo cáo TC MÁY VI TÍNH Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra.
Sơ đồ 2.3. Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn máy
(Nguồn: [7])
2.2. Thực trạng kế toán doanh thu, chi phắ và kết quả kinh doanh tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Điện tử Hồn Kiếm dưới góc độ kế tốn tài chắnh
2.2.1. Đặc điểm doanh thu, chi phắ và kết quả kinh doanh của Công ty
2.2.1.1. Đặc điểm doanh thu
Đối với công ty Cơng ty Trách nhiệm hữu hạn Điện tử Hồn Kiếm, là một doanh nghiệp thương mại, thì doanh thu chủ yếu là từ hoạt động bán hàng hóa. Bên cạnh đó, cơng ty cịn có các khoản doanh thu khác, cụ thể doanh thu của công ty đến từ các hoạt động sau
ử Doanh thu bán hàng hóa: cung cấp các thiết bị trong lĩnh vực điện tử, đồ gia dụng, công nghệ thông tinẦ
ử Doanh thu hoạt động tài chắnh : Chủ yếu là lãi tiền gửi ngân hàng, chiết khấu thanh toán được hưởng.
ử Thu nhập khác: chủ yếu là thu nhập từ việc thanh lý, nhượng bán TSCĐ. Tuy nhiên, thu nhập khác rất hiếm khi phát sinh tại Công ty, đồng thời trong giai đoạn 2018-2019, Công ty không phát sinh thu nhập khác.
2.2.1.2. Đặc điểm chi phắ
Để đạt được doanh thu thì Cơng ty cần phải bỏ ra những nguồn lực nhất định. Tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Điện tử Hồn Kiếm thì chi phắ bao gồm giá vốn hàng bán, chi phắ tài chắnh, chi phắ bán hàng, chi phắ quản lý doanh nghiệp và chi phắ khác. Trong đó, giá vốn hàng bán chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phắ hoạt động của công ty.
ử Giá vốn hàng bán: là tất cả các chi phắ công ty bỏ ra để cung cấp các hàng hóa, trong đó chủ yếu là chi phắ mua hàng.
ử Chi phắ bán hàng: là toàn bộ những chi phắ liên quan đến hoạt động bán hàng như: tiền lương nhân viên bộ phận bán hàng, nhân viên tư vấn cung cấp các sản phẩm; chi phắ điện thoại, nước, internet, khấu hao các TSCĐ, phân bổ công cụ dụng cụ dùng trong bộ phận bán hàngẦ Chi phắ bán hàng được kế toán ghi nhận hàng ngày khi phát sinh, cuối tháng tổng hợp lại số liệu để xác định kết quả
kinh doanh.
ử Chi phắ quản lý doanh nghiệp: là những chi phắ liên quan đến hoạt động quản lý doanh nghiệp như: tiền lương nhân viên văn phòng, tiền mua sắm đồ dùng,
trang thiết bị cho văn phòng, khấu hao các TSCĐ dùng cho bộ phận quản lý doanh nghiệp, phân bổ công cụ dụng cụ cho bộ phận quản lý doanh nghiệp, chi phắ công tác, chi phắ tiếp kháchẦ Chi phắ QLDN được kế toán ghi nhận hàng ngày khi phát sinh, cuối tháng tổng hợp lại số liệu để xác định kết quả kinh doanh.
ử Chi phắ tài chắnh: gồm chủ yếu là chi phắ lãi vay.
ử Chi phắ khác: gồm những chi phắ liên quan đến việc thanh lý TSCĐ, chi phắ phạt do vi phạm hợp đồng hay những khoản chi phắ bất thường khác. Tuy nhiên khoản này hầu như không phát sinh và trong giai đoạn 2018 -2019 Công ty không phát sinh chi phắ khác.
2.2.1.3. Đặc điểm kết quả kinh doanh
Kết quả kinh doanh của Cơng ty được tạm tắnh hàng tháng, trong đó gồm có kết quả hoạt động bán hàng, kết quả hoạt động tài chắnh và kết quả hoạt động khác. Do thu nhập khác và chi phắ khác không phát sinh trong giai đoạn 2018 -2019 nên kết quả hoạt động khá c trong giai đoạn này = 0, còn lại kết quả hoạt động kinh doanh chiếm phần lớn.
2.2.2. Thực trạng kế toán doanh thu
2.2.2.1. Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty
Doanh thu của Công ty chủ yếu đến từ hoạt động bán hàng. Doanh thu bán hàng hố là doanh thu mà Cơng ty TNHH Điện tử Hồn Kiếm có được từ việc bán hàng hóa, sản phẩm như điện tử, điện lạnh, thiết bị tin học, đồ gia dụng... từ cửa hàng và được khách hàng chấp nhận thanh tốn phát sinh trong kỳ. Cơng ty ghi nhận doanh thu tại thời điểm chuyển giao hàng cho khách, cùng với thời điểm hóa đơn được lập.
Cơng ty TNHH Điện tử Hồn Kiếm áp dụng tắnh thuế GTGT phải nộp theo phương pháp khấu trừ thì doanh thu bán hàng là doanh thu chưa tắnh thuế GTGT và doanh nghiệp sử dụng Ộhóa đơn GTGTỢ. Cơng ty TNHH Điện tử Hồn Kiếm áp dụng hai hình thức tiêu thụ chắnh là:
- Bán buôn là phương thức bán hàng chủ yếu của Cơng ty vì phương thức này giúp Cơng ty tiêu thụ hàng hóa với số lượng lớn, tránh hiện tượng thất thốt và thu hồi vốn nhanh. Bán bn thường dựa vào chứng từ là các hợp đồng kinh tế đã ký hoặc đơn đặt hàng của khách hàng vì theo phương thức này hoạt động kinh
doanh của Cơng ty có cơ sở vững chắc về pháp lý, mặt khác Cơng ty có thể chủ động lập kế hoạch mua và bán hàng tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kinh doanh của Cơng ty.
Quy trình ln chuyển nghiệp vụ bán hàng được thể hiện chi tiết qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.4: Quy trình luân chuyển nghiệp vụ bán hàng
(Nguồn: Phịng Kế tốn)
Hiện nay Công ty chỉ áp dụng chiết khấu thương mại khi khách hàng mua hàng với số lượng lớn để khuyến khắch khách hàng mua nhiều. Về phương thức thanh tốn Cơng ty chấp nhận mọi hình thức thanh tốn: Tiền mặt, chuyển khoản, ngoại tệẦ trong thời gian quy định trong hợp đồng.
Ngồi ra Cơng ty cũng áp dụng hình thức bán lẻ cho khách hàng và thu tiền trực tiếp. Miễn phắ giao hàng tận nơi cho những khách hàng trong thành phố.
2.2.2.2. Nội dung kế tốn doanh thu tại Cơng ty * Kế toán doanh thu từ hoạt động bán hàng
Doanh thu từ hoạt động này chiếm tỷ trọng chủ yếu trong tổng doanh thu của Công ty, là nguồn thu chủ yếu để bù đắp chi phắ và duy trì hoạt động kinh doanh của Cơng ty.
- Chứng từ kế toán: Chứng từ chủ yếu sử dụng để ghi nhận doanh thu là hóa
Ngồi ra cịn sử dụng một số chứng từ sau: + Hợp đồng mua bán hàng hóa
+ Bảng kê bán hàng (Phụ lục 16) + Phiếu thu (Phụ lục 17)
+ Giấy báo Có của ngân hàng...
-Tài khoản sử dụng: Công ty không mở chi tiết tài khoản mà theo dõi doanh
thu bán hàng trên tài khoản 511.
- Trình tự kế tốn: Khi có đề nghị mua hàng hoặc đơn đặt hàng từ khách
hàng, nhân viên phòng kinh doanh sẽ soạn thảo hợp đồng kinh tế làm căn cứ mua bán giữa hai bên. Sau khi HĐKT được ký kết, kế tốn bán hàng tiến hành viết hóa đơn GTGT và chuyển cho giám đốc hoặc kế tốn trưởng ký. Sau đó, kế tốn tiến hành lập phiếu thu (nếu là bán hàng thu tiền ngay). Phiếu thu sau khi được ký duyệt thì thủ quỹ thu tiền và thủ kho xuất hàng cho khách hàng. Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên, liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 dùng để tiến hành ghi sổ chi tiết bán hàng (Phụ lục 19), sổ nhật ký chung (Phụ lục 27) và sổ cái TK 511 (phụ lục 18) và được kế tốn cơng nợ lưu trữ.
Ngày 02/12/2019, công ty xuất bán Máy giặt LG TH 2722SSAK cho chị Nguyễn Thị Mai Hoa, số lượng 1 chiếc, đơn giá chưa thuế GTGT 10% là
13.590.909 đồng, tổng giá chưa thuế GTGT 10% là 13.590.909 đồng, tổng giá thanh toán là 14.950.000 đồng. Tại ngày giao hàng, kế tốn lập hóa đơn GTGT (Phụ lục