Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế nhằm thực hiện chức năng kiểm soát trong mọi quá trình quản lý hoạt động kinh, quản lý công tác kế toán tại doanh nghiệp. Vì vậy mà công ty rất cần thiết phải quan tâm đến việc xây dựng và thực hiện, vận hành, hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp ngày càng tốt hơn.
Kết quả khảo sát ở phần trên cho thấy Công ty cổ phần xây dựng Bình Định hiện nay đã có thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ, đánh giá cụ thể theo 5 nhân tố cấu thành: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin và Truyền thông, Giám sát.
1. MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT
Công ty có cố gắng vào việc hình thành môi trường kiểm soát tốt cho đơn vị mình. Tuy nhiên, Ban giám đốc mới chỉ chú trọng vào việc hoàn thành các chỉ tiêu chất lượng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình thông qua việc thực hiện các công trình xây dựng, đáp ứng nhu cầu từ khách hàng cũng như xã hội, mà chưa có sự quan tâm, đầu tư ở mức độ tối thiểu trong việc xây dựng và vận hành bộ máy kế toán, tuân thủ các thủ tục pháp lí để có thể đảm bảo cho quá trình hoạt động liên tục và hiệu quả của công ty.
2. ĐÁNH GIÁ RỦI RO
Tồn tại và kinh doanh trong bối cảnh đầy cạnh tranh và thách thức như hiện nay đòi hỏi công ty phải thường xuyên nhận dạng và phân tích các rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu kinh
Việc phân tích, đánh giá rủi ro cũng luôn được các nhà quản lý quan tâm thực hiện trong hệ thống kiểm soát nội bộ của mình nhằm đảm bảo các mục tiêu chung của doanh nghiệp và các mục tiêu riêng của từng bộ phận, từng hoạt động được thỏa mãn.Tuy nhiên, quá trình đánh giá rủi ro chỉ dựa trên những kiến thức, kinh nghiệm của nhà quản lý mà chưa có sự phối hợp với việc cập nhật những biến động kinh tế, pháp luật, tài chính.
3. HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT
Hoạt động kiểm soát trong công ty chưa được quan tâm và đầu tư đúng mức. Hệ thống kế toán tại công ty tuy được thiết kế chi tiết nhưng việc thực hiện chỉ ở mức độ tổng thể ở các cấp quản lí cao, trong khi đó ở cấp chi tiết lại không thực hiện đúng theo quy trình đã thiết kế.
4.THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG
Thông tin và truyền thông trong hệ thống kiểm soát nội bộ cũng đã được chú ý. Công ty đã quan tâm đến độ trung thực, tính đáng tin cậy cũng như mức độ kịp thời của thông tin, thông qua thực hiện truyền thông và xây dựng các kênh truyền thông để cung cấp thông tin kịp thời, đúng đắn. Tuy nhiên, những thông tin thu thập này vẫn chưa được tận dụng nhiều.
5. GIÁM SÁT
Tuy đã được thiết lập, nhưng việc giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty chỉ ở mức tương đối, vẫn còn tồn tại nhiều thiếu sót trong việc thiết lập và thực hiện các quy trình, cơ chế giám sát về công tác kế toán một cách hữu hiệu, do vậy chưa đem lại hiệu quả cao cho các hoạt động tại công ty.
II. NHẬN XÉT–KIẾNNGHỊVỀKIỂMSOÁTNỘIBỘCHU TRÌNHTIỀNLƯƠNG 1. BẢNG CÂU HỎI VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG
CÂU HỎI TRẢ LỜI
CÓ KHÔNG
1. Xác định mức lương
Mục tiêu: Xác định được mức lương phù hợp cho từng nhân viên (hợp pháp, hợp lệ ,hợp lý, hợp tình) – Đây cũng là mục tiêu quan trọng nhấ tcủa chu trình này.
1 Doanh nghiệp có xây dựng chính sách tiền lương
cho từng nhân viên trong công ty hay không? X
năm cống hiến hay không?
3 Doanh nghiệp có xây dựng hệ số lương theo chức
vụ, cấp bậc hay không? X
4 Doanh nghiệp có xây dựng ngân sách lương (tổng
quỹ lương) không? X
5 Công ty có xây dựng quỹ lương cho từng hoạt
động/bộ phận trong đơn vị hay không? X 6 Công ty có chính sách lương đồng nhất cho nguồn
lao động tại công ty không? X
7 Công ty có xây dựng chính sách về tiền thưởng
cho nhân viên trong công ty hay không? X 8 Công ty có chính sách bảo mật mức lương của
nhân viên hay không? X
9 Công ty có căn cứ vào pháp luật hiện hành để quy định mức BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ hay không?
X
2. Lập bảng chấm công và thu thập thông tin để tính lương
Mục tiêu: Phản ánh đúng về mức độ đóng góp của nhân viên để làm cơ sở cho việc tính lương.
1 Có lập đầy đủ bảng chấm công và chứng từ liên
quang đến việc tính lương hay không? X 2 Các chứng từ liên quan tới đến việc tính lương có
đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng không? X 3 Có phân công nhân viên phụ trách tiền lương
kiểm tra sự đầy đủ của các chứng từ ban đầu về tiền lương (đối chiếu với danh sách lao động hiện tại của đơn vị)?
X
4 Có sự phân quyền trong quá trình lập bảng chấm
công hay không? X
5 Có sự kiêm nhiệm nhiều chức năng trong khâu
6 Đơn vị có quy định trưởng bộ phận phải ký tắt hoặc đánh dấu bên cạnh số giờ làm thêm của nhân viên hay không?
X
3. Tính lương và các khoản khấu trừ
Mục tiêu: Lương của từng nhân viên được tính toán một cách đầy đủ, chín hxác & kịp thời
1 Công ty có ban hành chính sách tiền lương rõ ràng? X 2 Bộ phận tính lương có thường xuyên được thông
báo kịp thời để cập nhật mọi biến động về nhân sự và tiền lương không?
X 3 Có phân công người có thẩm quyền phê duyệt các
thay đổi trong chu trình tính lương hay không? X 4 Công ty có phân công người có thẩm quyền phê
duyệt bảng lương hay không? X
5 Có nhân viên độc lập kiểm tra lại quá trình tính
lương hay không? X
6 Định kỳ nhà quản lý đối chiếu chi phí lương thực tế
với quỹ lương kế hoạch. X
7 Công ty có sử dụng các biện pháp ngăn ngừa và hạn chế các đối tượng không có thẩm quyền tiếp xúc với sổ sách tính lương hay không?
X
4. Chi trả lương
Mục tiêu: Tiền lương của nhân viên công ty luôn được chi trả đầy đủ, chính xác, kịp thời.
1 Công ty có sử dụng hình thức trả lương qua tài
khoản ngân hàng hay không? X
2 Công ty có cân đối kế hoạch tiền mặt với các
khoản thu chi hay không? X
3 Công ty có kế hoạch trả lương cụ thể cho từng
phòng ban không? X
4 Khi nhận lương có chữ kí xác nhận của người
5 Có sự kiêm nhiệm các chăng năng trả lương với các chức năng khác: tuyển dụng, chấm công, xét duyệt trả lương hay không?
X 6 Nhân viên có thể kiểm ta thông tin về thu nhập
hàng tháng của mình và phẩn hồi tới người có trách nhiệm khi có bất thường hay không?
X 7 Công ty có trả lương trực tiếp cho nhân viên hay
không (không nhận lương hộ)? X
5. Nộp các khoản thuế và khấu trừ cho nhà nước
Mục tiêu: Tuân thủ pháp luật và các quy định của Nhà nước, đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho cán bộ công nhân viên trong công ty.
1 Công ty có nộp thuế và các khoản trích theo lương
đúng thời gian quy định không? X
2 Có kiểm tra, rà soát những nhân viên không có các
khoản khấu trừ lương hay không? X
6. Ghi chép sổ sách trả lươnng và ghi hồ sơ
Mục tiêu: Ghi nhận và báo cáo một cách đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn,rỏ ràng và dể hiểu về tất cả các chức năng của công ty quy định.
1 Có tập hợp đầy đủ chứng từ để chuyển tới phòng
kế toán ghi chép hay không? X
2 Có nhân viên độc lập kiểm tra sổ sách và chứng từ
2. NHẬN XÉT – ĐÁNH GIÁ RỦI RO VÀ KIẾN NGHỊ VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG HOẠT
ĐỘNG ƯU ĐIỂM
HẠN CHẾ - KIẾN NGHỊ
HẠN CHẾ RỦI RO KIỂM SOÁT KIẾN NGHỊ
Xác định mức lương
• Doanh nghiệp có xây dựng chính sách tiền lương cho từng nhân viên theo hệ số năm cống hiến và chức vụ cấp bậc
• Tuân thủ theo pháp luật quy định mức BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ • Xây dựng ngân sách
lương cho từng hoạt động/ bộ phận của đơn vị
• Xây dựng chính sách tiền thưởng cho nhân viên.
Đồng nhất tiền lương cho
một bộ phận lao động Không đảm bảo tính công bằng về mặt đóng góp của từng cá nhân không khuyến khích tăng năng suất lao động
Tính lương theo sản phẩm từng cá nhân hoàn thành
Không có chính sách bảo mật thông tin lương của nhân viên
Dễ gây ra sự mâu thẫu giữa các nhân viên trong công ty ảnh hưởng đến môi trường làm việc và sự cộng tác
Xây dựng chính sách bảo mật thông tin về lương giữa nhân viên Các chứng từ liên quan
đến tính lương không đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng
Tạo điều kiện cho nhân viên lập bảng chấm công gian lận trong việc chấm công
Lập ra quy định đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng
Không phân công nhân viên phụ trách tiền lương kiểm tra sự đầy đủ của các chứng từ ban đầu về tiền lương (đối chiếu với danh sách lao động hiện tại của đơn vị)
Gây ra sai sót trong quá trình tính lương tác động đến tâm lý người lao động, ảnh hưởng đến năng suất lao động….
Phản công nhân viên kiểm tra về sự đầy đủ của các chứng từ liên quan
Có sự kiêm nhiệm nhiều chức năng trong khâu chấm công:
Thực tế, Ban quản lý phân xưởng, tổ trưởng có
Dễ xảy ra gian lận như khai khống số nhân viên và giờ làm thêm hoặc vẫn tiếp tục tính lương cho nhân viên đã nghỉ việc.
• Cần có sự tách biệt giữa ban quản lý phân xưởng và bộ phận nhân sự.
sự và phải được trưởng bộ phận phê duyệt, chịu trách nhiệm. • Phải có phê duyệt các
thay đổi trong bảng chấm công. Lập bảng chấm công và thu thập thông tin để tính lương • Lập đầy đủ bảng chấm công và chứng từ liên quan đến tính lương • Có sự phân quyền trong
việc lập bảng chấm công
Đơn vị không quy định trưởng bộ phận phải ký tắt hoặc đánh dấu bên cạnh số giờ làm thêm của nhân viên
Tạo điều kiện cho ban quản lý phân
xưởng dễ gian lận Qui định trưởng bộ phận phải kí tắc và đánh dấu bên cạnh số giờ làm thêm của nhân viên.
Định kỳ nhà quản lý không đối chiếu chi phí lương thực tế với quỹ lương kê hoạch. (vì không lập quỹ lương kế hoạch)
Không xác định được biến động giữa thực tế chi trả lương và quỹ lương kế hoạch. Do đó không phân tích và tìm ra rủi ro trong chu trình lương
Lập quỹ lương kế hoạch và so sánh với chi phí lương thực chi định kỳ
Không có nhân viên độc lập kiểm tra lại quá trình tính lương
Dễ dẫn đến các sai sót trong quá trình tính toán (hệ số lương…) gây tác động đến người lao động, ảnh hưởng đến năng suất lao động. tính trung thực hợp lý của báo cáo tài chính.
Có nhân viên độc lập kiểm tra lại các khâu tính toán mức lương và phụ cấp, các khoản không cơ bản như ốm đau, nghỉ phép, tiền thưởng…
Không sử dụng hình thức trả lương qua tài khoản ngân hàng
Dễ dẫn tới sai sót trong việc trả lương, khó bảo mật thông tin về lương của cá nhân. Tốn nhiều công sức và thời gian cho công tác trả lương
Nên trả lương qua tài khoản ngân hàng
Tính lương và các khoản khấu trừ • Công ty có chính sách tiền lương rõ ràng
• Việc cập nhật thông tin về nhân sự và tiền lương kiệp thời
• Có phân công người có
Có sự kiêm nhiệm trong việc trả lương với các chắc năng liên quan
Tạo ra điều kiện cho các nhân viên gian lận như trả lương cho nhân viên ảo và gian lận giờ công…
Tách biệt việc chi trả lương với các chức năng liên quan
Không có kiểm tra những nhân viên không có khoản khấu trừ hay thuế TNCN
Không ngăn ngừa được việc trả lương cho nhân viên ảo hoặc gây thiếu sót trong việc nộp các khoản khấu trừ và thuế TNCN (làm mục tiêu tuân thủ pháp luật và các quy định không đạt được)
Thường xuyên rà soát các nhân viên không có thông tin cá nhân và các khoản khấu trừ và thuế TNCN Chi trả lương • Có kế hoạch trả lương cụ thể cho từng phòng ban • Khi nhận lương có chữ kí xác nhận của người nhận tiền
• Nhân viên có thể kiểm tra thu nhập của mình và phản hồi cho người có trách nhiệm khi có bất thường.
• Trả lương trực tiếp đến tay từng nhân viên và có chữ kỹ xác nhận của từng nhân viên
Không có nhân viên độc lập trong việc kiểm tra sổ sách chứng từ sau khi kế toán tiền lương ghi chép xong.
Có thể dẫn đến viêc kế toán ghi nhận số liệu không chính xác ảnh hưởng đến số liệu trên báo cáo tài chính của công ty
Phân công nhân viên độc lập kiểm tra sổ sách kế toán mỗi tháng.
Nộp thuế và các khoản khấu trừ cho nhà nước Nộp các khoản khấu trừ theo lương và thuế TNCN đúng thời gian quy định
Ghi chép sổ
sách
Có tập hợp đầy đủ chứng từ đến phòng ghi chép
KẾT LUẬN
.
Có thể nói, chu trình tiền lương là một trong những chu trình phức tạp của hệ thống các chu trình nghiệp vụ của doanh nghiệp, bởi tính chất nhạy cảm, tầm ảnh hưởng và tác động trực tiếp của các khoản mục tiền lương và các khoản trích theo lương đến những chu trình khác tại doanh nghiệp.
Thông qua việc nghiên cứu về kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương của Công ty xây lắp công nghiệp Thành Công, cho thấy rằng công ty đã ban đầu thiết lập được hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với những đặc điểm hoạt động của công ty và tuân thủ các tiêu chuẩn trong khuôn mẫu kiểm soát nội bộ theo báo cáo của COSO (1992). Theo phạm vi nghiên cứu, nhóm nhận thấy rằng hiện tại công ty xây lắp công nghiệp Thành Công vẫn còn tồn tại một số khiếm khuyết trong hệ thống kiểm soát nội bộ, song cho đến nay, vẫn chưa xảy ra những sai lệch trọng yếu về chu trình tiền lương.
Đồng thời, quá trình nghiên cứu này cũng đã đem lại cho nhóm một góc nhìn sâu sắc và rõ nét hơn về Khuôn mẫu kiểm soát nội bộ theo báo cáo của COSO (1992), từ đó, làm nền tảng cho các nghiên cứu đối với những chu trình kinh doanh khác tại doanh nghiệp. Tuy nhiên, do những hạn chế nhất định về mặt thời gian và kinh nghiệm, nên bài nghiên cứu này chỉ tìm hiểu, phân tích và đánh giá vấn đề ở mức độ tổng quát. Chúng em rất mong sẽ nhận được sự đóng góp của cô để bài nghiên cứu có thể hoàn thiện hơn.
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU...1
PHẦN 1: GIỚI THIỆU CÔNG TY XÂY DỰNG CỔ PHẦN BÌNH ĐỊNH...2
I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY...2
II. MỘT SỐ NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CHÍNH SÁCH TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY...2
1. Cơ cấu tổ chức...3
1.1. Nhiệm vụ tổ chức sản xuất...3
1.2. Cơ cấu lao động...4
2. Hệ thống kế toán...7
2.1 Bộ máy kế toán...7
2.2 Hình thức kế toán...8
PHẦN 2: THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG BÌNH ĐỊNH...10
I. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY...10
1. Môi trường kiểm soát...10
2. Đánh giá rủi ro...10
3. Hoạt động kiểm soát...11
4. Thông tin và truyền thông...13
5. Giám sát...14
II. THỰC TRẠNG CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG CỦA CÔNG TY...14
1. Các hình thức trả lương và quỹ lương của công ty...14
a. Các hình thức trả lương...14
b. Phương pháp xác định...15
2. Nội dung hoạch toán tiền lương tại công ty...17
3. Các chế độ phụ cấp tại công ty...32
4. Quy định về việc nâng lương cơ bản...36
5. Các chứng từ được sử dụng trong chu trình...36