4.2.2.1 Thiết lập bộ phận chuyên trách cơng bố thơng tin
DN niêm yết nên đầu tư nhiều hơn cho bộ phận cơng bố thơng tin để hình thành văn hĩa quan hệ với nhà đầu tư. Các cơng ty niêm yết nên chuyên mơn hĩa bộ phận cung cấp thơng tin, khơng để cán bộ thơng tin làm việc kiêm nhiệm như hiện nay mà phải cĩ các cán bộ thực sự làm việc trên (thường được giao cho chủ tịch HĐQT hoặc Tổng giám
đốc, đây tồn là những người bận liên miên), bởi vì là người phụ trách thơng tin chuyên
nghiệp trong tổ chức, họ cũng biết rõ đâu là thơng tin chính thức, khơng chính thức và
đấu tranh chống lại những thơng tin “lá cải”, sai lệch, những thơng tin khơng trung thực
cơng bố thơng tin phải cĩ phản ứng ngay khơng cần đợi đến khi SGDCK cĩ cơng văn yêu cầu thì mới trả lời vì thơng thường cơng ty thường nhận tin đồn trước SGDCK, nếu đợi
đến khi cĩ yêu cầu cơng bố thơng tin thì giá cổ phiếu đã cĩ khả năng sụt giảm khơng đáng cĩ.
Lãnh đạo các cơng ty niêm yết và đặc biệt là người phụ trách cơng bố thơng tin cần nghiên cứu, cập nhật để hiểu rõ và nghiêm chỉnh thực hiện các quy định của Luật
chứng khốn và các văn bản hướng dẫn về cơng bố thơng tin. Đồng thời các DN cần xây dựng và ban hành quy trình nội bộ trên cơ sở quy trình cơng bố thơng tin mẫu của SGDCK để chuẩn hĩa nghiệp vụ cũng như tăng cường chất lượng cơng bố thơng tin.
Cần phổ biến các vấn đề về cơng bố thơng tin nội bộ cơng ty, mở hội nghị tập
huấn về cơng bố thơng tin cho cán bộ chủ chốt của cơng ty (đặc biệt là HĐQT, Ban giám
đốc) để giúp họ thấy rõ trách nhiệm của mình khi thực hiện cơng bố thơng tin ra cơng
chúng.
Đồng thời tăng cường giám sát để hạn chế việc rị rỉ thơng tin ra bên ngồi hoặc ra
báo chí trước khi báo cáo với UBCKNN, SGDCK và cơng khai ra thị trường. Cĩ các chế tài xử lý vi phạm hành chính với các sai phạm của lãnh đạo cơng ty niêm yết vi phạm mang tính hệ thống như cảnh cáo, phạt tiền.
Nhận thấy rằng, việc thiết lập bộ phận chuyên trách thơng tin là yếu tố vơ cùng cần thiết đối với một cơng ty đại chúng. Ở các nước phát triển thì cơng ty đại chúng rất chú trọng đến việc “chăm sĩc” các nhà đầu tư cũng như các cổ đơng của cơng ty – đây là những người sẽ và đã giúp đỡ họ thu hút vốn cho DN. Thấy tầm quan trọng này, các DN
ở các nước luơn cĩ bộ phận quan hệ với nhà đầu tư khá chuyên nghiệp, điều này giúp DN
củng cố lịng tin từ phía cơng chúng. Vì vậy, qua đề tài nghiên cứu này, tơi đề xuất cho các DN niêm yết tại SGDCK TP.HCM một mơ hình mang tính chun nghiệp trong cơng tác cơng bố thơng tin của DN mà ở các nước phát triển đã xây dựng đĩ là thiết lập bộ phận IR-Investor Relations, bộ phận quan hệ với nhà đầu tư của DN niêm yết – một
kênh truyền thơng hiệu quả đối với các doanh nghiệp này:
IR-Investor Relations là quá trình truyền thơng được thực hiện hai chiều gửi và nhận. Bộ phận IR cĩ trách nhiệm kịp thời đưa thơng tin chứa nội dung đầy đủ và chuẩn
xác về hoạt động kinh doanh và vận hành của DN ra thị trường. Các thơng điệp phát ra
đảm bảo tiêu chí trọng yếu, trung thực và cơng bằng. Ở chiều ngược lại, phản hồi từ các đối tượng tiếp nhận thơng tin được tập hợp và ghi nhận càng nhiều càng tốt. Từ đĩ, DN
với đầu mối là bộ phận IR, sẽ triển khai các cơng việc chuẩn bị bên trong và tiếp tục cung cấp thơng tin đáp ứng, chăm sĩc tốt mối quan hệ giữa DN với các nhà đầu tư. Với mỗi
thơng điệp gửi ra thị trường, IR cần nắm rõ mức độ thỏa mãn trong từng nhĩm đối tượng tiếp nhận, xác định nhu cầu bổ sung, làm rõ thơng tin và tác động của thơng tin tới cảm xúc và nhận định của nhà đầu tư với DN. Phản hồi được IR ghi nhận, trước khi chuyển
đơn giản chuyển tồn bộ yêu cầu từ cơng chúng đầu tư tới nguồn cung cấp thơng tin –
cách làm này cĩ thể tạo sức ép với hoạt động quản trị DN. Thơng tin cần chuẩn bị được
sắp xếp theo mức độ ưu tiên. IR chủ động đề xuất loại thơng tin cần cơng bố và hỗ trợ ban lãnh đạo điều phối cơng tác chuẩn bị tại từng bộ phận chuyên mơn. Cĩ thể theo dõi qua mơ hình hoạt động IR.
Hình 3.1. Mơ hình hoạt động IR
Các phương tiện truyền thơng ở đây gồm:
+ Báo cáo thường niên. + Các BCTC.
+ Bản tin.
+ Trao đổi các chuyên gia. + Các hội thảo trong ngành. + Video clip và file chiếu. + Quảng cáo về cơng ty.
Dưới đây sẽ là tiêu chí đánh giá truyền thơng tới nhà đầu tư hiệu quả mà bộ phận IR phải đáp ứng:
Cơ quan chủ quản Sở ngành, UBCKNN Chuyên viên phân tích Nhà đầu tư cổ đơng Tổ chức đánh giá tín nhiệm Phương tiện truyền thơng Cơng chúng Ban giám đốc Nhân viên HĐQT Bộ phận IR Thơng tin đã được duyệt
Truyền thơng nhà đầu tư một cách hiệu quả
Chủ động: Đừng đợi nhà đầu tư tìm đến
cơng ty mà hãy chủ
động làm ra những nhà
quản lý quý, những chuyên gia phân tích và những nhà báo kinh tế mà bạn cho rằng mình cần trao đổi – rồi gửi thơng điệp tới họ.
Các nhà đầu tư
thường khơng cĩ thời gian để đọc những bản báo cáo dài. Nếu cần họ sẽ yêu cầu chi tiết hơn và lưu ý đúng đắn
khơng gian và thời gian cho những lặp lại khơng cần thiết
Rõ ràng: Việc sử
dụng ngơn ngữ và minh họa phải thật mạch lạc, dễ hiểu và khơng mơ hồ. Mỗi trang trình bày, mỗi phần, mỗi đoạn cần được phân tích rõ ràng. Thuyết phục: Sắp xếp cách thức truyền đạt thơng tin phù hợp
với tính logic trong biện giải của cơng ty.
Đưa ra dẫn chứng
(thực trạng , số liệu, ví dụ...) để hỗ trợ cho
những biện giải của bạn. luơn chỉ ra nguồn của những dẫn chứng.
Nhất quán: Cố gắng
sắp đặt sao cho bố cục, hình thức và phong cách của các tài liệu IR cĩ thể thống nhất với nhau – và theo thứ tự thời gian. Việc tiếp tục thay đổi về hình thức
sẽ gây nhầm lẫn.
Thú vị: Đừng ngại
“dạy về IR cho nhà đầu tư”. Dùng các phần trọng tâm trong bài thuyết trình kết quả hoạt
động hàng quý của cơng
ty để chỉ cho mọi người
thấy những lĩnh vực kinh doanh đĩng vai trị quan trọng trong việc tạo động lực giá trị cho
cơng ty.
Minh bạch: Đừng
nên dấu diếm thơng tin xấu hay những hoạt
động kém hiệu quả. Sớm hay muộn thì các nhà đầu tư cũng sẽ phát hiện ra và khi đĩ lịng tin của họ sẽ bị tổn thương nghiêm trọng. Đừng nên quan trọng hĩa quá mức tính nhạy cảm của thương mại.
Nhạy bén với giá trị:
Phân bổ mức độ chi
tiết trong cơng tác truyền thơng của cơng tác truyền thơng của cơng ty, theo khơng gian và thời gian tùy thuộc vào tầm quan trọng của giá trị. Nên cĩ sự phân chia thành từng giai đoạn riêng biệt.
Thân thiện: Xây dựng
mối quan hệ thân thiện với những nhà quản lý quỹ cá nhân, những chuyên gia phân tích và những nhà báo kinh tế chủ chốt. Ban lãnh đạo cần sẵn sàng và nhiệt tình trả lời các câu hỏi
đặt ra.
Bên cạnh những ưu điểm mà bản thân bộ phận IR mang lại, đĩ là truyền thơng và chăm sĩc tới nhà đầu tư một cách cĩ hiệu quả nhất, thì nhược điểm lớn nhất của IR đĩ là
đầu tư cho chi phí để hoạt động khá cao, tốn kém trong việc đào tạo đội ngũ nhân sự trình độ ở bộ phận IR này. Nhưng thiết nghĩ, nếu một DN muốn chất lượng cơng bố mang lại
hiệu quả tốt, đem hình ảnh của cơng ty tới cơng chúng; thì việc thiết lập bộ phận quan hệ nhà đầu tư là rất cần thiết đĩ sẽ là cầu nối giữa nhà đầu tư và DN niêm yết và đem tới sự tín nhiệm của cơng chúng tới DN.
4.2.2.2 Hồn thiện và nâng cấp các kênh cơng bố thơng tin
Qua cuộc khảo sát về đánh giá tính minh bạch dưới tầm nhìn của nhà đầu tư thì
thấy rằng, kênh phân phối được nhiều nhà đầu tư cập nhật nhiều nhất là Internet hơn
90%, gần 70% về các ấn phẩm, báo chí, truyền hình. Với một con số khá cao vậy, thiết nghĩ rằng việc chú trọng để xây dựng và hồn thiện Website của chính cơng ty là một yếu tố hết sức cần thiết.
- Hồn thiện và nâng cấp Website của DN để thường xuyên đưa ra những thơng tin về hoạt động sản xuất kinh doanh và tài chính của cơng ty mình ra cơng chúng. Đây là một trong những phương thức hữu hiệu đưa thơng tin nhanh đến nhà đầu tư. Trang web sẽ là cơ sở cho việc thành lập hệ thống cơng bố thơng tin tự động trong tương lai phối
hợp với các hệ thống nối mạng của SGDCK và các DN niêm yết. Thơng qua website này, nhà đầu tư cĩ thể trực tiếp tìm hiểu về cơng ty mình đang nắm giữ cổ phiếu. Đồng thời
trên trang Web của mình phải cĩ cả thơng tin bằng tiếng Việt và tiếng Anh như vậy mới cơng bằng cho tất cả các nhà đầu tư trên thị trường. Việc xây dựng Website cho cơng ty là một việc làm giúp cho cơng tác cơng bố thơng tin được thực hiện trơi chảy vì nhà đầu tư sẽ tin tưởng hơn những thơng tin do chính cơng ty cung cấp.
- Xây dựng hệ thống thơng tin sao cho tất cả cơng chúng đầu tư tiếp cận thơng tin một cách dễ dàng, nhanh chĩng, cơng bằng; luơn phải theo dõi xem thơng tin mà mình
đưa ra được trình bày cĩ sai sĩt gì khơng, luơn sẵn sàng lắng nghe phản hồi từ phía nhà đầu tư để giải thích rõ hơn, hoặc kịp thời cải chính tin đồn thất thật, tránh gây hoang
mang thiệt hại cho cổ đơng. Ngồi ra, tổ chức niêm yết nên tổ chức cuộc hội thảo đầu tư
để cơng bố thơng tin và trả lời tất cả những thắc mắc của nhà đầu tư về hoạt động sản
xuất kinh doanh, tình hình tài chính và quy chế bán đấu giá.
- Trong thời gian qua, báo chí đã thể hiện là một trong những phương tiện truyền
đạt thơng tin về TTCK đắc lực gĩp phần giúp TTCK vận hành một cách thơng suốt. Báo
chí đĩng vai trị to lớn đối với sự nghiệp phát triển TTCK. Do đĩ, DN phải thấy thơng tin qua báo chí là quyền lợi để từ đĩ hồn thiện cung cấp thơng tin qua kênh truyền thơng
này.