6. Cấu trúc đề tài
3.2. Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện VHDN của Công ty TNHH TNT-
3.2.1. Giải pháp hoàn thiện các mức độ văn hóa của Công ty
3.2.1.1. Giải pháp hồn thiện những q trình và cấu trúc hữu hình của Cơng ty
- Điều chỉnh kiến trúc và cơ sở hạ tầng của Công ty phù hợp với biểu tượng của Công ty, phù hợp với màu sắc.
Xem xét lại mặt tiền làm việc của Công ty để tạo sự thuận lợi cho khách hàng khi đến làm việc và giao dịch; thiết kế lại các phịng ban trong cơng ty với màu sắc chủ đạo là màu cam; trang bị thêm các mơ hình trang trí gồm có máy bay, xe tải, xe máy… được mô phỏng theo những phương tiện vận tải của tập đoàn TNT Express.
Thiết kế lại kho hàng cho phù hợp với tiêu chuẩn của tập đoàn TNT Express như hình vẽ dưới đây:
Hình 3.1: Hình ảnh kho hàng của tập đoàn TNT
- Vẫn tiếp tục sử dụng biểu tượng hiện nay vì đây là biểu tượng mang tính chất tồn cầu của tập đoàn TNT Express. Tổ chức các buổi giới thiệu, hội thảo để tuyên truyền tầm quan trọng của thương hiệu TNT thông qua việc nhận biết biểu tượng và khẩu hiệu "Sure we can" của Công ty. Thiết kế lại các ấn phẩm điển hình để phù hợp với nhu cầu nắm bắt thông tin của nhân viên Công ty, phù hợp với màu sắc và biểu tượng của Cơng ty.
- Rà sốt hệ thống văn bản nội bộ: bao gồm sơ đồ tổ chức, website, sổ vàng, mẫu văn bản, mẫu phong bì thư và sổ tay Công ty.
- Lên kế hoạch xây dựng tấm gương điển hình cho Cơng ty: lựa chọn nhân viên xuất sắc của năm, tháng; viết các bài tuyên truyền; trao thưởng…
Ban lãnh đạo, bộ phận quản lý của Công ty luôn là những tấm gương và những người đi đầu trong việc phát triển văn hóa Cơng ty để nhân viên thực hiện theo.
- Thảo luận với nhân viên và Ban giám đốc để thay đổi các nghi lễ và sinh hoạt văn hóa của Cơng ty. Tiếp tục tổ chức cho nhân viên đi chơi dã ngoại (một lần/năm); tổ chức các hoạt động thể thao như bóng đá, bóng bàn, quần vợt,…; tổ chức tiệc cuối năm nhằm khuyến khích và động viên nhân viên trong cơng ty. Bên cạnh đó tổ chức nhiều hơn các nghi lễ khen thưởng ; tổ chức thêm ngày gia đình để tạo sự gắn bó giữa Cơng ty và gia đình ; tổ chức thêm ngày thành lập Cơng ty để nhân viên hiểu được truyền thống của Công ty.
Duy trì việc tặng quà hoặc tiền thưởng cho nhân viên vào các ngày lễ, tết như tết Dương lịch, tết Âm lịch, tết Trung thu, tết thiếu nhi, ngày lễ Quốc khánh, ngày lễ Quốc tế Lao động, ngày lễ Quốc tế Phụ nữ…
- Xây dựng các chuẩn mực về họp hành để các buổi họp đạt hiệu quả mong muốn.
- Thiết kế lại đồng phục cho nhân viên để tạo cảm giác thoái mái khi làm việc và nhân viên cảm thấy tự hào khi mang trang phục của Cơng ty (xem hình 3.2, trang 50).
Hình 3.2: Hình ảnh đồng phục của nhân viên Công ty
"Nguồn: Sưu tầm của tác giả"
3.2.1.2. Giải pháp tuyên truyền và giới thiệu những giá trị được tuyên bố
Xác định rõ những giá trị được tuyên bố của Công ty là tầm nhìn, sứ mệnh, các giá trị cốt lõi và mục tiêu kinh doanh.
- Tuyên truyên tầm nhìn và sứ mệnh mới của tập đoàn TNT Express cho toàn thể nhân viên Công ty thông qua các buổi giới thiệu và hội thảo. Buổi giới thiệu về tầm nhìn và sứ mệnh mới của Công ty dự kiến được tổ chức vào quý I năm 2012. Trên cơ sở nhận thức được tầm nhìn và sứ mệnh của Cơng ty, nhân viên Công ty sẽ phấn đấu để Công ty đat được tầm nhìn và sứ mệnh mong muốn.
- Lập kế hoạch phổ biến mục tiêu kinh doanh và các giá trị cốt lõi của Cơng ty cho tồn thể nhân viên Cơng ty. Sau đó đưa mục tiêu kinh doanh và giá trị cốt lõi của Công ty vào các quy định cụ thể, đó là phải xây dựng tiêu chí đánh giá rõ ràng về hiệu quả hoạt động của các bộ phận phòng ban, chi nhánh. Tiến hành đánh giá định kỳ nhằm phân tích, điều chỉnh chỉ tiêu kế hoạch của các bộ phận phòng ban và chi nhánh trong từng giai đoạn, theo từng chương trình hành động.
- Tuyên truyền những nguyên tắc kinh doanh của tập đoàn TNT Express để mọi người hiểu và hành động theo. Những nguyên tắc kinh doanh của tập đồn TNT Express được tóm tắt như sau (Xem phụ lục 3):
Những nguyên tắc là phương châm hoạt động của công ty
Chúng ta tuân thủ luật pháp và chính sách cơng ty.
Chúng ta cung cấp thơng tin chính xác, đầy đủ, kịp thời và minh bạch trong tất cả các báo cáo.
đảm bảo tính bảo mật.
Chúng ta khơng can thiệp vào những vấn đề mang tính chất chính trị đảng phái.
Chúng ta mang lại cho nhân viên những điều kiện làm việc an toàn và lành mạnh.
Những nguyên tắc là phương châm hoạt động của nhân viên
Chúng ta tạo dựng nên những cơ hội bình đẳng cho tất cả nhân viên.
Chúng ta không phân biệt đối xử về vấn đề tuổi tác, tàn tật, sắc tộc, giới tính, tình trạng hơn nhân, chủng tộc, tơn giáo và xu hướng giới tính.
Chúng ta đối xử cơng bằng, có ý thức và tơn trọng nhau. Chúng ta khơng tìm kiếm, chi trả hay chấp nhận hối lộ.
Những nguyên tắc là phương châm hoạt động trong kinh doanh
Chúng ta nỗ lực mang đến những giải pháp hiệu quả nhất và đáng tin cậy nhất cho khách hàng của chúng ta.
Chúng ta luôn bảo vệ tài sản và thông tin được tin cậy giao phó cho chúng ta. Chúng ta khơng sử dụng những biện pháp vô đạo đức để đạt được lợi thế cạnh tranh.
Những nguyên tắc kinh doanh là kim chỉ nam cho mọi quyết định của chúng ta trong hoạt động kinh doanh hoặc trong việc thiết lập đối tác với các tổ chức khác.
Những nguyên tắc là phương châm hoạt động trong mối quan hệ với cộng
đồng
Trong phạm vi kinh doanh, chúng ta ủng hộ và nỗ lực thực hiện các biện pháp phát triển có thể mang lại những lợi ích xã hội và môi trường một cách bền vững.
3.2.1.3. Giải pháp hoàn thiện những quan niệm chung
- Xem xét lại văn hóa của bộ phận quản lý Công ty bao gồm cả Ban giám đốc: lên tiêu chuẩn tuyển dụng văn hóa; nghiên cứu, điều chỉnh cách nói chuyện, cách ăn mặc, cách cư xử với nhân viên, cách nói chuyện với khách hàng, điều chỉnh cách ứng xử giao tiếp với cấp trên, tinh thần làm việc, cách giận dữ…
- Xem xét lại văn hóa của nhân viên: lên kế hoạch vui chơi, giải trí, các hoạt động xây dựng tinh thần đồng đội; lên tiêu chuẩn tuyển dụng văn hóa; điều chỉnh giao tiếp, cách ăn uống…
- Kiểm tra việc duy trì văn hóa doanh nghiệp bằng cách xây dựng các bài kiểm tra về VHDN.
3.2.2. Giải pháp hoàn thiện văn hóa doanh nghiệp dựa trên kết quả của cơng cụ đánh giá văn hóa doanh nghiệp (OCAI)
Bảng 3.2: Bảng phân tích khoảng chênh lệch giữa văn hóa hiện tại và mong muốn của nhân viên Công ty
"Nguồn: kết quả khảo sát về nhận dạng văn hóa doanh nghiệp bằng OCAI" Căn cứ vào bảng phân tích trên cho thấy, mức chênh lệch giữa văn hóa hiện tại và mong muốn không lớn lắm. Mức chênh lệch của văn hóa kiểm sốt là lớn nhất, chênh lệch 6,66 điểm và mức chênh lệch của văn hóa cạnh tranh là thấp nhất, chênh lệch, 1,17 điểm.
Trên cơ sở số liệu của bảng 3.2 và các giải pháp hoàn thiện các mức độ văn hóa của Cơng ty, một số giải pháp sau được đề xuất để hoàn thiện các loại hình văn hóa doanh nghiệp của Cơng ty TNHH TNT-Vietrans Express Worldwide như sau :
3.2.2.1. Giải pháp để hạn chế văn hóa kiểm sốt
Một số giải pháp được đưa ra sau đây để hạn chế văn hóa kiểm sốt đang chi phối Cơng ty gồm có:
- Giảm bớt cấp quản lý trung gian bằng cách sắp xếp lại cấu trúc nhân sự của
Văn hóa Hiện tại Mong muốn Chênh lệch
Hợp tác 26,17 29,50 3,33
Sáng tạo 17,50 22,00 4,5
Cạnh tranh 24,00 22,83 -1,17
Kiểm soát 32,33 25,67 -6,66
- Giảm bớt việc tập trung quyền lực để tránh sự chuyên quyền và độc đoán bằng cách trang bị phương tiện và quyền hạn để các cán bộ cấp trung và cấp cơ sở chủ động hơn trong trong việc lãnh đạo, điều hành các phần việc từ bên dưới đi lên, cụ thể như sau:
Cần điều chỉnh các qui định nhiệm vụ quyền hạn và bảng mô tả công việc theo hướng xác định rõ yêu cầu công việc, tăng tính chủ động, tự chịu trách nhiệm với những ranh giới, phạm vi hoạt động rõ ràng. Điều này khơng mâu thuẫn với sự kiểm sốt chung từ lãnh đạo cấp cao, mà chính là sự phân quyền với phạm vi kiểm soát chặt chẽ, đều khắp và linh hoạt hơn trong công ty.
Xây dựng một môi trường ủy quyền hiệu quả bằng cách khuyến khích cấp dưới không quá phụ thuộc vào sự chỉ đạo của cấp trên. Biện pháp này sẽ nâng cao hiệu quả công việc và tiết kiệm thời gian của người lãnh đạo cấp cao hơn.
- Giảm bớt những rào cản về quy trình và chính sách bằng cách rà sốt lại các quy trình và chính sách hiện tại của Công ty.
- Giảm bớt hồ sơ và giấy tờ.
3.2.2.2. Giải pháp để phát triển văn hóa hợp tác
Để văn hóa hợp tác trở thành văn hóa chủ đạo trong tương lai, một số giải pháp sau phải thực hiện:
- Hoàn thiện mối quan hệ và mơi trường làm việc (tham khảo nhóm giải pháp hồn thiện những quá trình và cấu trúc hữu hình của Công ty)
- Trao thêm quyền cho nhân viên để dễ dàng ra quyết định và nâng cao năng suất lao động.
- Tổ chức thêm nhiều buổi hội thảo, họp giữa các phòng ban chức năng để chia sẻ kinh nghiệm, khó khăn và hỗ trợ nhau trong cơng việc hàng ngày.
- Tăng cường thêm các kênh truyền thơng văn hóa như thành lập trang web nội bộ Công ty, thiết kế các bảng thông báo đồng bộ với khẩu hiệu, biểu tượng, màu sắc và đặc trưng văn hóa khác của Cơng ty.
- Khuyến khích nhân viên Cơng ty tham gia vào các hoạt động tập thể, các dự án chung.
- Tăng cường công tác khen thưởng và động viên nhân viên.
- Công ty phải có những chính sách cụ thể để phát triển nhân viên Cơng ty, bao gồm các chính sách đào tạo, chính sách thăng chức hay chương trình đào tạo nhân viên tiềm năng của Công ty.
3.2.2.3. Giải pháp để phát triển văn hóa sáng tạo
Song song với các giải pháp nêu trên, các giải pháp sau sẽ giúp cho việc phát triển văn hóa sáng tạo, gồm có:
- Khuyến khích nhân viên đóng góp sáng kiến trong cơng việc, có thể sáng tạo ra các ý tưởng điên rồ bằng cách:
Khơi nguồn đam mê: Đam mê là nhân tố cơ bản nhất thúc đẩy con người sáng tạo. Mỗi phát minh vĩ đại, mỗi đột phá trong y học hay một kỷ lục mới mà con người đạt được đều bắt nguồn từ đam mê. Với một đội ngũ nhân viên giàu nhiệt huyết, công ty sẽ đạt được bất kỳ thành tựu nào đã đặt ra. Nếu khơng có niềm vui và đam mê công việc, nhân viên của Công ty chẳng khác nào những người máy làm việc vô hồn. Tuy nhiên, chỉ có đam mê thơi thì chưa đủ, điều cốt yếu là phải hướng đam mê đó tới một mục đích nhất định. Mục tiêu kinh doanh của cơng ty phải là của mục tiêu được cụ thể trong mục tiêu của mỗi nhân viên.
Khen ngợi các ý tưởng mới: Áp dụng linh hoạt các hình thức khen thưởng và khuyến khích. Tuy nhiên khuyến khích sự sáng tạo không đồng nghĩa với việc thưởng tiền cho các sáng kiến. Khen thưởng chỉ là bước khởi đầu, về lâu dài, cơ hội nghề nghiệp và sự công nhận (của lãnh đạo, đồng nghiệp, khách hàng) mới là động lực thúc đẩy nhân viên phát huy khả năng sáng tạo. Bên cạnh đó, một mơi trường làm việc thuận lợi mới chính là phần thưởng lớn nhất cho nhân viên của Công ty.
- Đào tạo và hướng dẫn nhân viên nhận biết và có các biện pháp phịng ngừa rủi ro để chấp nhận mạo hiểm hơn.
3.3. Kiến nghị
3.3.1 Kiến nghị với Nhà nước
Để có được thành cơng trong việc hồn thiện và phát triển văn hố doanh nghiệp của Cơng ty TNHH TNT-Vietrans Express Worldwide, Công ty kiến nghị Nhà nước thực hiện một số biện pháp cụ thể như sau:
- Nhà nước cần sớm thống nhất khuôn khổ pháp lý cho hoạt động chung của mọi hình thức doanh nghiệp. Tạo sân chơi chung cho tất cả các loại hình doanh nghiệp làm tăng tính cạnh tranh trong mọi lĩnh vực trong đó có văn hóa doanh nghiệp.
- Thực hiện cải cách thủ tục hành chính theo hướng một đầu mối, một tổ chức thực hiện đối với một loại cơng việc. Các thủ tục nhiều khi làm kìm hãm sự phản hồi từ phía các doanh nghiệp cần được dỡ bỏ, tạo sự thơng thống cho mọi hoạt động, duy trì thơng tin liên tục từ cấp cơ sở lên cấp cao hơn.
- Tăng cường công tác tuyên truyền và cung cấp mọi thông tin về văn hoá doanh nghiệp, đặc biệt là đối với văn hoá tại các doanh nghiệp mạnh.
- Tổ chức các cuộc thi văn hoá doanh nghiệp mạnh trong cả nước.
3.3.2. Kiến nghị với tập đoàn TNT Express
- Mời các chuyên gia am hiểu về văn hóa doanh nghiệp để xây dựng văn hóa doanh nghiệp cho tập đồn. Trên cơ sở văn hóa của tập đồn, các thành viên, trong đó có Cơng TNHH TNT-Vietrans Express Worldwide, học tập và áp dụng thêm những tinh hóa văn hóa của tập đồn vào Cơng ty.
u cầu các Cơng ty thành viên xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp để giúp các thành viên hiểu biết được văn hóa doanh nghiệp của nhau và hỗ trợ nhau để tạo nên văn hóa của TNT trên tồn cầu.
Tổ chức các cuộc thi về văn hóa doanh nghiệp TNT trên toàn cầu.
- Hỗ trợ các thành viên về mặt tài chính, tổ chức các lớp đào tạo các kiến thức về văn hóa doanh nghiệp và các buổi hội thảo giới thiệu các đặc trưng văn hóa của các nước tại nước ngoài.
- Cải thiện kênh truyền thông bằng cách thiết lập thêm trang mạng xã hội nội bộ, các ấn phẩm đặc trưng phù hợp với biểu tượng, màu sắc và các nét văn hóa đặc trưng của tập đồn TNT.
- Tun truyền kịp thời tầm nhìn, sứ mệnh, các giá trị cốt lõi và các mục tiêu kinh doanh mới được xây dựng và hoàn thiện.
- Tinh giảm các cấp quản lý trung gian để nhân viên được trao thêm quyền hạn, tự chịu trách nhiệm trước những quyết định của mình, qua đó nâng cao năng suất lao động và tiết kiệm chi phí quản lý cho cả tập đồn cũng như Công ty TNHH TNT-Vietrans Express Worldwide.
3.4. Mặt hạn chế của đề tài
Văn hóa doanh nghiệp là một khái niệm tương đối mới ở Việt Nam và ít người nhận thức được tầm quan trọng của văn hóa doanh nghiệp. Do đó q trình khảo sát nhân viên về văn hóa doanh nghiệp địi hỏi tốn rất nhiều thời gian và công sức. Với thời gian hạn chế cũng như sự nhạy cảm trong việc cung cấp thông tin liên quan đến Công ty nên kết quả khảo sát văn hóa doanh nghiệp của Cơng ty TNHH TNT- Vietrans Express Worldwide chưa phản ánh đầy đủ những đặc trưng văn hóa doanh nghiệp của Cơng ty.
Ban giám đốc Cơng ty có ba thành viên là người nước ngồi, với những nét văn hóa khác biệt với văn hóa Việt Nam nên gặp khó khăn trong việc phỏng vấn và thảo luận.
Văn hóa doanh nghiệp của Cơng ty TNHH TNT-Vietrans Express Worldwide