CHƯƠNG I : TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.3 Các bộ phận cấu thành hệ thống KSNB theo COSO 1992
1.3.3.2 Mối quan hệ giữa hoạt động kiểm soát và đánh giá rủi ro
Mỗi doanh nghiệp có thể thiết lập và áp dụng nhiều hoạt động kiểm soát khác
nhau như kiểm sốt phịng ngừa, kiểm soát phát hiện, kiểm soát bù đắp hay kiểm sốt thủ cơng, kiểm sốt trong mơi trường máy tính và kiểm sốt quản lý. Các hoạt động
kiểm sốt có thể đáp ứng một mục tiêu kiểm sốt riêng biệt, chẳng hạn như đảm bảo tính đầy đủ và chính xác của dữ liệu, có thể thiết lập cho một phịng ban cụ thể hoặc
cho tồn bộ doanh nghiệp nói chung.
Dựa vào chức năng, các loại hoạt động kiểm soát trong doanh nghiệp bao gồm:
- Sự soát xét của nhà quản lý cấp cao: thực hiện sự đánh giá khi so sánh giữa
thực tế thực hiện với ngân sách, dự báo, kỳ trước và đối thủ cạnh tranh. Ngoài ra, các nhà quản lý cần phải phân tích và theo dõi các báo cáo kiểm soát các hoạt động đã đề ra như tiếp thị sản phẩm, cải tiến quy trình sản xuất, duy trì hoặc giảm chi phí, phát triển sản phẩm mới…
- Quản trị hoạt động: các nhà quản lý từng bộ phận trong doanh nghiệp tiến hành đánh giá lại việc thực hiện tại bộ phận của mình đối với cả ba mục tiêu của
KSNB.
- Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin: là các hoạt động kiểm sốt độ chính xác, sự đầy đủ và sự phân quyền trong các nghiệp vụ.
COSO 1992 đề cập rất chi tiết hoạt động kiểm sốt này thơng qua hệ thống
thông tin, bao gồm các thủ tục kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng.
Kiểm sốt chung: là những hoạt động kiểm sốt có thể thực hiện cho
nhiều hệ thống ứng dụng và đảm bảo sự hoạt động liên tục và phù hợp của hệ thống, bao gồm kiểm soát hoạt động của trung tâm dữ liệu, kiểm soát
phần mềm hệ thống, kiểm soát sự truy cập vào hệ thống, kiểm soát việc bảo trì và phát triển hệ thống ứng dụng.
Kiểm soát ứng dụng: là những thủ tục kiểm sốt được thiết kế để kiểm
sốt q trình xử lý, đảm bảo tính đầy đủ và chính xác trong từng ứng dụng, bao gồm kiểm sốt chương trình trên máy, ủy quyền và xét duyệt, kiểm soát hệ thống chứng từ sổ sách.
Hai loại kiểm soát nêu trên có mối quan hệ tương quan với nhau, hỗ trợ nhau trong việc xử lý thông tin một cách đầy đủ và chính xác.
- Kiểm sốt vật chất: các tài sản như thiết bị, hàng tồn kho, chứng khoán, tiền và
các tài sản khác phải tồn tại và định kỳ tiến hành kiểm kê tài sản, so sánh số liệu thực tế và số liệu trên sổ sách.
- Phân tích rà sốt: là việc so sánh giữa kết quả thực hiện với số liệu dự toán
hay giữa các loại dữ liệu khác nhau như dữ liệu điều hành, dữ liệu tài chính và các loại dữ liệu khác. Cần phải tiến hành phân tích mối quan hệ giữa các chỉ số này, nghiên cứu và khắc phục những hạn chế. Ngồi ra, việc phân tích các chỉ số này sẽ giúp nhà quản lư đưa ra những quyết định đúng đắn hơn.
- Phân chia trách nhiệm hợp lý: trách nhiệm phải được phân chia hoặc tách
bạch giữa những bộ phận chức năng, giữa các nhân viên trong từng bộ phận chức năng
để hạn chế các sai sót và gian lận. Thêm vào đó, việc phân chia trách nhiệm hợp lý sẽ
giúp nhà quản lý phát hiện ra các sai sót, gian lận trong quá trình thực hiện. Việc phân chia trách nhiệm yêu cầu:
Không để cho một cá nhân nắm tất cả các khâu của một quy trình nghiệp vụ từ khi phát sinh cho đến khi kết thúc.
Phải tách biệt các chức năng: xét duyệt nghiệp vụ và bảo quản tài sản, chức năng kế toán và chức năng bảo quản tài sản, chức năng xét duyệt nghiệp vụ và chức năng kế toán.