3 .Những biến động ảnh hởng đến hoạt động sản xuất và xuất nhập khẩu
2. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất và xuất nhập
xuất nhập khẩu tại công ty cổ phần que hàn điện Việt Đức.
2.1 Giải pháp đối với công ty
2.1.1. Làm tốt công tác quy hoạch đào tạo cán bộ để nâng cao chất l-ợng đội ngũ cán bộ. ợng đội ngũ cán bộ.
Sự thành công hay thất bại của bất cứ doanh nghiệp nào cũng bắt nguồn từ nguyên nhân đầu tiên và căn bản nhất đó là nhân sự và cơ cấu nhân sự. Các phịng kinh doanh hiện nay đều có đội ngũ cán bộ kinh doanh tơng đối hồn chỉnh có chất lợng cao, hầu hết đã qua đào tạo đại học chính quy hoặc tại chức về nghiệp vụ và ngoại ngữ. Tuy nhiên việc đẩy mạnh hoạt động xuất nhập khẩu khơng u cầu đơn thuần u cầu về trình độ mà cịn có các yếu tố khác nh kinh nghiệm, khả năng giao tiếp, sự phản xạ nhạy bén trớc các biến động của thị tr- ờng và lịng nhiệt tình trong cơng việc.Dù muốn hay khơng thì cán bộ giàu kinh nghiệm thực tế nhng lại hạn chế về trình độ ngoại ngữ, cịn các nhân viên trẻ thì lại thiếu kinh nghiệm thực tế. Đứng trớc vấn đề đó, việc nâng cao chất lợng và hiệu quả làm việc của đội ngũ cán bộ kinh doanh ở công ty là hết sức cần thiết. Thực tế cho thấy ở công ty đội ngũ cán bộ cơng nhân viên phịng kinh doanh t-
ơng đối đơng nhng cán bộ có chun mơn về xuất nhập khẩu là rất ít, thời gian cơng tác thờng khơng ổn định, do đó ít nhiều ảnh hởng đến việc xuất nhập khẩu ở công ty. Điều này địi hỏi cơng ty phải bổ sung nhân sự, mở các lớp tập huấn ngắn hạn về nghiệp vụ để nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên. Cán bộ có kinh nghiệm thực tế hỗ trợ giúp hớng dẫn cho các cán bộ trẻ. Trên thực tế bởi vì thị tr- ờng nớc ngồi ln biến động, đồng thời các chủ trơng chính sách của Nhà nớc về ngoại thơng cũng không phải cố định. Do vậy công ty phải luôn bổ sung thêm các nguồn sách báo, thông tin tài liệu cập nhật.
Hiệu quả và chất lợng làm việc sẽ đợc nâng lên nếu cơng ty có sự quan tâm đúng mức và kịp thời tới lợi ích vật chất và khuyến khích tinh thần đến đội ngũ cán bộ kinh doanh. Cơng ty có thể lập quỹ đào tạo để hỗ trợ một phần cho cán bộ kinh doanh đi học tập. Xây dựng một cơ cấu nhân sự hợp lý, phát huy đợc tính năng động của mỗi cá nhân cũng nh khai thác có hiệu quả nguồn lực chất xám của đội ngũ cán bộ kinh doanh xuất nhập khẩu.
2.1.2. Duy trì các mối quan hệ với khách hàng, đẩy mạnh các hoạtđộng xúc tiến thơng mại, tìm kiếm khách hàng mới. động xúc tiến thơng mại, tìm kiếm khách hàng mới.
Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Cơng ty cổ phần que hàn điện Việt Đức đã chủ lập tạo dựng cho mình nhiều bạn hàng ở khắp nơi trên đất nớc Việt Nam và một số mặt hàng ở Châu á đặc biệt ở khu vực Trung Đơng, Lào và duy trì đợc mối quan hệ tin tởng lẫn nhau. Hoạt động xuất nhập khẩu phải gắn chặt với thị trờng nớc ngoài. Do vậy thiết lập đợc mối quan hệ bạn hàng tốt, tin tởng lẫn nhau là rất quan trọng bởi công ty phải nhập khẩu các nguyên vật liệu chủ yếu nh: Lõi thép que hàn FeMn, Iminhit nhập khẩu từ các công ty ở Trung Quốc. Các khuôn vuốt dây thép từ φ 0,8 → φ 6,5 và dầu kéo vuốt độ trơn từ Italia. Công ty xuất nhập khẩu que hàn J421(φ 2,5; 3,2; 4) sang Mianma và Trung Đông. Đứng trớc yêu cầu tạo thế và lực vững chắc cho sự phát triển lâu dài. Ban lãnh đạo cơng đã xác định,: cơng ty chỉ có thể tăng trởng và phát triển nếu tạo dựng cho mình một hệ thống bạn hàng vững chắc uy tín hơn nữa. Muốn vậy cơng ty cần phải có các chính sách và giải pháp để mở rộng mối quan hệ với bạn hàng, khai thác tốt các bạn hàng hiện nay, đồng thời tạo dựng cho mình một hệ thống bạn hàng trọng điểm có tiềm năng.
Trớc hết cơng ty cần phải cần phải duy trì khai thác chiều rộng và chiều sâu có hiệu quả bạn hàng hiện tại. Trong thời gian tới thị trờng que hàn đầy triển vọng với nhu cầu ngày càng tăng. Các giải pháp cụ thể mà công ty cần phải tiến
hành với các bạn hàng là: Nghiên cứu tìm hiểu kĩ các thơng tin về mơi trờng kinh tế – chính trị – luật pháp của nớc bạn hàng để làm điều kiện tiền đề cho việc thơng thảo hợp đồng, dự đoán đợc xu hớng phát triển của thị trờng cung cấp nguyên vật liệu sản xuất que hàn, thiết lập đợc các mối quan hệ đối với các nhà tiêu thụ ở mỗi nớc bạn hàng.
Thờng xuyên cập nhật thông tin về khả năng tiêu thụ sản phẩm và cung cấp nguyên vật liệu. Mỗi thông tin về nhà cung cấp và tiêu thụ là sự trợ giúp quý giá cho công ty trong vấn đề thơng thảo hợp đồng xuất nhập khẩu từ các nớc bạn hàng đó. Phịng kinh doanh xuất nhập khẩu có thể chi tiết hố các thơng tin về nhà cung cấp nguyên vật liệu và tiêu thụ sản phẩm theo dang mục các sản phẩm. Từng bớc mở rộng danh mục nhà tiêu thụ sản phẩm trong thời gian tới xuác tiến thăm dò thị trờng, tập hợp các thông tin về thị trờng các nớc trong khu vực. Việc mở rộng thị trờng cung cấp và tiêu thụ là rất quan trọng tạo cho Công ty nguồn nhập khẩu nguyên vật liệu ổn định và có thể tự do lựa chọn nhà cung cấp nguyên vật liệu chất lợng, giá cả phù hợp. Đồng thời có thể sản xuất các sản phẩm có giá cạnh tranh với các đối thủ cạnh tranh trên thị trờng trong khu vực, đặc biệt là các sản phẩm que hàn việt sản xuất từ Trung Quốc có giá rẻ hơn các nớc khác.
Trong nền kinh tế thị trờng, sự khắc nghiệt của nó khơng cho phép một doanh nghiệp chỉ bớc hẹp trong phạm vi kinh doanh trong một thị trờng nhất định với một số bạn hàng nhất định. Bạn hàng truyền thống có thể chấm dứt làm ăn với ta một khi lọi ích của họ khơng đợc đảm bảo hoặc khi có những đối tác đem lại cho họ nhiều lợi ích hơn. Do đó cơng ty cổ phần que hàn điện Vịêt Đức cũng nh các cơng ty khác phải ln tìm kiếm và quan hệ các bạn hàng mới nhằm đảm bảo lợi ích và sự phát triển của mình dựa trên việc : Giao hàng đúng hẹn, đúng số lợng, chất lợng, mẫu mã, chào giá hợp lý.
Hệ thống thông tin thị trờng và xử lý thơng tin thị trờng chính là sự nghiên cứu các biến động của thị trờng và đa ra các quyết định phù hợp. Nghiên cứu thị trờng là công việc rất cần thiết và có ý nghĩa thiết thực đối với hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty. Thông qua nghiên cứu thị trờng công ty sẽ nắm bắt đợc các thơng tin nh tình hình cung cầu của thị trờng, cơ cấu chủng loại mà thị trờng cung ứng mức giá và khả năng biến động, các đối thủ cạnh tranh, tỷ giá hối đối, lãi suất tiền vay. Từ đó có cơ sở đa ra các quyết định đúng đắn và kịp thời nhằm đảm bảo cho hoạt động sản xuất và xuất nhập khẩu đợc an toàn và khai thác đợc cơ hội có thể có.
Nắm bắt đợc thị trờng, hiểu biết đợc các quy luật của thị trờng là hết sức quan trọng. Đối với các doanh nghiệp có liên quan đến việc xuất nhập khẩu thì cơng tác nghiên cứu thị trờng lại cần thiết và quan tâm thoả đáng. Công ty cổ phần que hàn điện Vịêt Đức trong quá trình hoạt động sản xuất và xuất nhập khẩu của mình cơng tác nghiên cứu thị trờng đã đợc quan tâm. Công ty đã giao cho phòng kinh doanh chuyên trách về việc nghiên cứu thị trờng. Hiện nay, thị trờng nhập khẩu nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là Trung Quốc , Đài Loan và Italia, cịn thị trờng xuất khẩu thì tơng đối ít chủ yếu xuất sang Mianma, Lào và Trung Đơng. Bên cạnh đó cơng ty đang cố gắng mở rộng kinh doanh sang nớc khác trong khu vực tạo vị thế của cơng ty trên tồn thị trờng quốc tế.
2.1.3. Huy động và sử dụng vốn có hiệu quả.
Một vấn đề đặt ra đối với công ty cổ que hàn điện Vịêt Đức hiện nay là tình trạng thiếu vốn để đầu t sản xuất, nhập khẩu dây chuyền sản xuất các loại que hàn điện tiên tiến để cạnh tranh đợc với các cơng ty trong nớc và nớc ngồi, cơ cấu vốn lu động công ty không đủ tài trợ cho các thơng vụ nhập khẩu nguyên liệu trang thiết bị, máy móc. Vì vậy để cơng tác nhập khẩu ngun liệu đáp ứng kịp thời cho nhu cầu SX trong công ty cũng nh gảim thiểu các khoản chi phí thì cơng ty cần phải chú trọng tới những biện pháp sau:
Cơng ty cần có sự quản lý chặt chẽ việc sử dụng vốn cố định, vốn lu động, Thực hiện nghiệp vụ quản lý thu chi tiền tệ đảm bảo thúc đẩy hoạt động kinh doanh nhất là hoạt động kinh nhập khẩu nguyên vật liệu cần có số vốn lớn. Cơng tác kế tốn phải phải hồn thành tốt các nhiệm vụ tổng hợp các kết quả kinh doanh. Lập báo cáo kế hoạch và kiểm tra thực hiện kế hoạch, ghi chép phản ánh chính xác kịp thời và có hệ thống diễn biến của các nguồn vốn cung cấp, vốn vay từ hệ thống ngân hàng, giải quyết các loại vốn phục vụ cho việc nhập khẩu nguyên liệu của công ty.
Theo dõi chặt chẽ công nợ của công ty, phản ánh đề xuất kế hoạch thu chi tiền mặt và các hình thức thanh tốn khác. Khi cơng ty ký kết đợc các hợp đồng nhập khẩu nguyên vật liệu lớn nh: lõi thép, Iminhit, ... đợc nhà nớc khuyết khích nhập khẩu thì cơng ty có thể vay ngân hàng và xin giảm lãi vay( lãi xuất u đãi đối với các mặt hàng khuyến khích nhập khẩu ).Việc này sẽ làm tăng hiệu quả nhập khẩu do chi phí nhập khẩu giảm, cơng ty cần phải xây dựng các mối quan hệ với hệ thống ngân hàng tốt hơn nữa lập và duy trì đợc niềm tin của các ngân hàng đối với công ty bằng các hoạt động cụ thể và thiết thực nh trả lãi vay ngân hàng đúng hạn, cung cấp cho ngân hàng các thơng tin lành mạnh tình hình tài
chính của mình. Đồng thời tranh thủ huy động khai thác nguồn vốn vay dài hạn và trung hạn để thúc đẩy kinh doanh xuất nhập khẩu, tạo dựng uy tín đối với các bạn hàng và các tổ chức tín dụng để dễ dàng huy động các nguồn vốn vay phục vụ cho hoạt động xuất nhập khẩu.
2.1.4.Nâng cao hiệu quả giao dịch, đàm phán ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu, xuất khẩu.
Giao dịch, đàm phát là khâu rất quan trọng nếu khơng muốn nói là quan trọng nhất của thơng vụ. Đàm phán giúp các bên tìm hiểu, thảo luận thấu đáo vấn đề nhằm đa đến ký kết hợp đồng. Tuy nhiên việc giao dịch này thờng chiếm nhiều thời gian, chi phí hội họp cao. Trong hoạt động xuất nhập khẩu, ngời tham gia hoạt động này phải có kiến thức về nghiệp vụ ngoại thơng, kinh nghiệm trong lĩnh vực này , đặc biệt trong giao dịch đàm phán với đối tác nớc ngồi,ngời cán bộ xuất nhập khẩu phải có kinh nghiệm và nghệ thuật giao tiếp, có bản lĩnh, nắm vững các quy tắc trong đàm phán, luật pháp quốc gia và quốc tế. Hiện nay hầu hết các hợp đồng nhập khẩu đều đợc lập theo hình thức bên nớc ngồi, lập gửi cho bên công ty xem xét và ký vào hợp đồng giá nhập khẩu theo điều kiện CIF cảng Hải Phịng. Do vậy cơng ty cần phải cử cán bộ thông thạo ngoại ngữ lập và kiêm tra các điều khoản của hợp đồng. Trong q trình đàm phán cơng ty cần tạo ra sự cạnh tranh, gây áp lực, nêu ra mục tiêu, khơng bộc lộ suy nghĩ của mình…
Với lĩnh vực xuất khẩu, công ty thờng giao dịch, đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu qua mạng, do vậy sẽ không đảm bảo chắc chắn mọi hợp đồng xuất khẩu diễn ra đợc sn sẻ, cơng ty cần phải cử ngời có kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất khẩu sang nớc bạn hàng đó để kiểm tra, đàm phán trực tiếp để ký hợp đồng sẽ có lợi cho cơng ty. Tuy nhiên cho chi phí vấn đề này cao.
2.1.5. Đa dạng hoá các phơng thức xuất khẩu, nhập khẩu.
Hiện nay công ty chi hoạt động nhập khẩu theo phơng thức trực tiếp và củng thác do đó để tăng kim ngạch nhập khẩu công ty nên áp dụng các phơng thức nhập khẩu khác nhau đặc biệt là phơng thức nhấp khẩu liên doanh để không bỏ lỡ cơ hội nhất là hợp đồng lớn trong điều kiện công ty thiếu vốn. Hoặc nhập khẩu qua các đại lý trung gian có mối quan hệ kd thờng xun hơn. Do đó giảm thiểu chi phí giá thành nguyên vật liệu dẫn đến giá thành sản phảm cũng hạ theo có sức cạnh tranh với sản phẩm cơng ty khác.
2.1.6. Tối thiểu hố các chi phí để tăng lợi nhuận.
Trong sản xuất kinh doanh bất kỳ doanh nghiệp nào cũng lấy lợi nhuận, an toàn và vị thế trên thơng trờng làm mục tiêu chính, Trong đó lợi nhuận là mục tiêu
quan trọng nhất, là điều kiện cho sự tồn tại và phát triển của các doanh nghiệp . Muốn có lợi nhuận cao cơng ty phải đầu t tiền của, công sức vào hoạt động kinh doanh và phải xây dựng cho mình một chiến lợc kinh doanh cụ thể, phù hợp với hoàn cảnh trong từng giai đoạn của cơng ty. Hay nói cách khác là doanh nghiệp phải bỏ ra một khoản chi phí để đầu t cho hoạt động sản xuất của mình sao cho doanh thu mà doanh nghiệp đạt đợc phải bù đắp đợc các khoản chi phí đã bỏ ra và có lãi để tiếp tục hoạt động sản xuất kinh doanh, mà chi phí thì ln tỷ lệ nghịch với hiệu quả . Do vậy để nâng cao hiệu quả sản xuất và xuất nhập khẩu thì việc tiết kiệm chi phí phải đợc chú trọng hàng đầu. Bởi có quản lý hiệu quả chi phí trong các khâu mua ngun vật liệu thì mới tạo ra đợc sản phẩm có giá cạnh tranh.Đẩy nhanh tốc độ quay vòng của vốn , tăng doanh số bán và lợi nhuận cho công ty. Ngợc lại nếu sử dụng khơng hiệu quả các chi phí sẽ làm cho giá thành sản phẩm cao hơn khó có thể cạnh tranh với các sản phẩm cùng loại của các công ty khác dẫn đến sản phẩm khó tiêu thụ đợc. Do đó doanh thu và lợi nhuận sẽ giảm theo.