1.1 .Quản Trị Kho Hàng Trong Logistics
1.2. Các Hoạt Động Quản Trị Kho Hàng
1.2.1 Bố trí, thiết kế kho hàng và phương tiện cất trữ, xếp dỡ hàng hóa trong kho
1.2.1.1 Bố trí và thiết kế kho bãi
Dựa trên nhu cầu sử dụng kho doanh nghiệp sẽ tính tốn diện tích cần chứa hàng và đặt kho ở đâu là hợp lý và tối ưu về vị trí . Thiết kế kho bãi cần tuân thủ một số nguyên tắc sau: Sử dụng nhà kho một tầng, di chuyển hàng hóa trong kho theo đường thẳng, sử dụng bốc xếp phù hợp, tối thiểu đường đi trong kho, sử dụng tối đa độ cao của kho, sử dụng hiệu quả mặt bằng kho. Ngày nay ,khoa học công nghệ được ứng dụng rộng rãi , các phần mềm quản lý ra đời ,các công ty dịch vụ chuyên mơn phát triển nên việc tính tốn và thiết kế kho bãi sẽ do bên nhà thầu xây dựng đảm nhiệm. 1.2.1.2 Các chỉ tiêu khai hác kho hàng
Chỉ tiêu khối lượng vật tư, hàng hoá lưu chuyển của kho
Chỉ tiêu này nói lên khối lượng cơng việc của kho trong kỳ phải thực hiện. Nó có thể là chỉ tiêu nhiệm vụ kế hoạch hoặc chỉ tiêu thực hiện.
Chỉ tiêu tốc độ lưu chuyển hàng hoá qua kho
Chỉ tiêu này thể hiện thời gian hàng hoá lưu kho dài hay ngắn, và đươc xác định bằng một trong hai chỉ tiêu:
Số ngày của một vòng lưu chuyển: N
N = OtbT (ngày) X Số vòng lưu chuyển: V X V = OTB (vịng).
Trong đó, Otb : tồn kho trung bình trong kỳ (tấn).
T : Thời gian theo lịch trong kỳ (ngày).
X : Lượng vật tư/hàng hóa - xuất kho trong kỳ (tấn). Chỉ tiêu giữ gìn tồn vẹn vật tư, hàng hố
Chỉ tiêu này biểu thị mức độ giữ gìn số lượng và chất lượng vật tư hàng hoá bảo quản ở kho, được thể hiện thông quan lượng hao hụt tự nhiên đối với từng loại hàng hố, từ đó tính được lượng hao hụt tự nhiên định mức trong kỳ của loại vật tư, hàng hố bằng cơng thức:
H =X OT .d N h% (tấn)
T
Trong đó: H: lượng hao hụt định mức trong kỳ (năm, quý) của vật tư, hàng hoá (tấn). X: Lượng hàng hoá xuất kho trong kỳ (tấn).
N: Thời điểm bảo quản bình qn vật tư hàng hố ở kho (ngày). h%: tỷ lệ hao hụt tự nhiên cho phép (năm, quý).
T: Thời gian bảo quản do tỷ lệ hao hụt tự nhiên quy định (năm, quý…) tính hàng ngày.
Chỉ tiêu sử dụng diện tích, dung tích nhà kho
a) Chỉ tiêu sử dụng diện tích
Để đánh giá việc sử dụng diện tích (mặt bằng), người ta dùng chỉ tiêu tỷ lệ sử
dụng diện tích có ích hF1.
hF1 = f1 t 100(%)
f1
Ở đây: f1: diện tích có ích (m2)
f1+t: diện tích thực tế chứa hàng (m2).
b) Chỉ tiêu sử dụng dung tích nhà kho
hv = VV1
100%
VTK
Trong đó: hv: tỷ lệ sử dụng thể tích của nhà kho
Vv1: thể tích thực tế chứa hàng hố của kho
VTK: thể tích nhà kho theo thiết kế
1.2.1.3 Phương tiện cất trữ, xếp dỡ hàng hóa trong kho
a) Một số thiết bị vận chuyển xếp dỡ thông dụng
Xe chuyển hàng kéo tay: Là loại phương tiện thủ cơng dùng sức của người cơng nhân, xe có nhiều loại: loại xe có một bánh, loại hai bánh, loại có ba bánh và loại xe có bốn bánh. Kích thứơc to nhỏ khác nhau phù hợp với từng loại hàng dự trữ bảo quản ở trong kho.
Đòn bẩy con lăn: Cấu tạo gồm một thanh dài, phần cuối dày hơn có một trục xuyên qua, 2 đầu trục lắp 2 con lăn đường kính khoảng 80mm; trọng tải bẩy được khoảng 1 tấn.
Xe nâng hàng: có hai loại xe nâng hàng tự động và nửa tự động.
Xe nâng hàng nửa tự động: hành trình đi lại của xe và nâng lên hạ xuống của thiết bị chở hàng được điêu khiển tự động. Người cơng nhân cịn phải điều khiển bằng tay động tác xếp hàng vào và lấy hàng ra từ các ô giá.
Xe nâng hàng tự động: Mọi nguyên công do xe thực hiện bởi bộ điêu khiển, việc thực hiện trên do xe do lái xe thực hiện. Người điều khiển việc lấy hàng ra từ các (ô) giá và xếp hàng vào. Hai loại xe này có năng suất rất cao, tuồi thọ dài điều khiển nhẹ nhàng, đặc biệt loại xe có bánh bằng cao su đặc.
Băng chuyền: có nhiều loại. căn cứ vào vị trí người ta chia băng chuyền thành hai loại. Băng chuyền cố định và băng chuyền lưu động. trong hai loại băng chuyền trên, người ta chia ra thành rất nhiều loại dựa trên các tiêu thức kết hợp khác nhau, như bề mặt của băng, cấu tạo của băng,v.v… Hàng hoá đặt trên băng và nhờ băng chuyển động sẽ đưa tới vị trì đã định.
Máy chuyển hàng trên đường ray: Đặt cố định, phía trên cửa kho hoặc trong kho từ tầng một đến tầng hai. Máy này chuyển động nhờ “tời” chạy bằng động cơ điện hoặc quay tay (loại nhỏ).
Máy nâng hàng: Máy nâng hàng quay tay hoặc chạy bằng động cơ điện có nhiều loại khác nhau. Nhờ động cơ hoặc sức quay của người cơng nhân, có thể nâng đưộc kiện hàng nặng từ 50kg và lớn hơn theo chiều thẳng đứng cao 3.5 m, với tốc độ 1.6m/gy. Máy có thể di động đến nơi cần thiết.
Thang máy: Chuyển hàng lên theo chiều thẳng đứng. Nhờ “tời” chạy bằng động cơ điện. Có nhiều loại thang máy khác nhau tải trọng từ 100kg đến 3000 kg, với tốc độ trung bình 0.8 – 1.3 m/gy. Thang máy dùng ở các kho lớn cơ giới hố, có itý nhất từ 2 tầng trở lên.
Cầu trục: Là loại thiết bị để cẩu hàng từ phương tiện vận tải, giá để hàng xuống hoặc ngược lại, Cầu trục quay có thể nâng vật nặng lên cao và quay với góc 180o, nhờ độ dài của dây cáp.
b) Căn cứ để lựa chọn thiết bị xếp dỡ ,vận chuyển.
Khi lựa chọn các loại thiết bị vận chuyển , xếp dỡ cần thiết cho kho phải dựa vào các căn cứ sau:
Thứ nhất: Loại hàng hoá cần vận chuyển, xếp dõ và khối lượng hàng hoá luân chuyển
(đưa vào, đưa ra) trong một khoảng thời gian nhất định (năm, quý, tháng).
Thứ hai: Đặc điểm kỹ thuật nhà kho, loại nhà kho, số tầng kiến trúc, khoảng cách vận
chuyển và tỉnh hình đường xá trong phạm vi nhà kho, điểm kho. Các phương tiện đưa hàng đến kho và nhận hàng đi.
Thứ ba: Phương pháp chất xếp, dự trữ và bảo quản hàng hoá trong kho; đặc biệt các
thiết bị để dự trữ và bảo quản hàng hoá.
Thứ tư: Các loại phương tiện vận tải , xếp dỡ đã có và yêu cầu đối với việc nâng cao
năng lực vận tải , xếp dỡ phục vụ khách hàng ở kho. 1.2.1.4 Các trang thiết bị cơ bản trong kho hàng
Thiết bị bảo quản hàng hoá.
Thiết bị bảo quản hàng từng chiếc và có bao gói gồm: các loại giá tổng hợp, các loại giá chuyên dùng, các loại giá kê và bục kê, sàn để hàng..v..v..
Giá tổng hợp: Là loại giá dùng để dự trữ và bảo quản nhiều loại vật liệu từng chiếc và
bao gói khác nhau. Có hai loại giá: loại có tấm đáy và loại khơng có tấm đáy. Về hình dạng giá này có các ngăn, ơ hình vng, hình chữ nhật hoặc hỗn hợp. Tuỳ theo yêu cầu dữ trữ và bảo quản các loại hàng, các giá tổng hợp có thể được làm bằng gỗ, bằng kim loại, bằng bê tông cốt thép hoặc hỗn hợp cácloại vật liệu. Tất cả các loại giá trên đều có thể có từ hai đến nhiều tầng.
Giá chuyên dùng: Là loại giá chỉ dùng để dự trữ và bảo quản một hoặc một vài loại
hàng hố cùng loại. Giá chun dùng có nhiều loại, nhiều kiểu, nhiều khía cạnh, nhiều quy cách, kích thước khác nhau. Giá chuyên dùng là loại phương tiện đã được chun mơn hố để dự trữ và bảo quản những loại hàng hố có hình dáng, kích thước nhất định vì vậy rất thuận tiện cho việc bảo quản, chất xếp, xuất nhập.
Bục hoặc kệ để hàng: là loại phương tiện dùng để xếp hàng dự trữ và bảo quản hàng
từng chiếc và có bao gói khơng trực tiếp trên nền kho. Bục thường thấp hơn kệ. Bục và kệ có thể có mặt phẳng liền, kín, hoặc mặt phẳng có khe hở. Bục để hàng có thành đứng hoặc khơng có thành đứng.
Sàn để hàng : Là loại phương tiện bảo quản được kê kín theo mặt phẳng của nền kho.
Sàn để hàng có mặt phẳng kín hoặc mặt phẳng có khe hở. Người ta xếp hàng hố trên tất cả bề mặt sàn dự trữ, sàn có ưu điểm tiết kiệm diện tích nhà kho. Nhược điểm mặt dưới sàn khơng thống bằng bục và kệ, có thể thành từng đống và người đi lại được.
Thiết bị phòng chống cháy
Việc phòng chống cháy là vấn đề hết sức cần thiết và quan trọng. Đi đôi với việc giáo dục ý thức trách nhiệm cho CBCNV kho về vấn đề này một cách thường xuyên, ở các kho cần phải trang bị các thiết bị và các dụng cụ cần thiết.
Thiết bị phịng chống cháy thơ sơ gồm có: thang , gầu vẩy nước, thùng, sơ múc nước, thùng hoặc bể chứa nước thùng hoặc bể chứa cát v.v… Những loại phương tiện này có thể tự trang tự chế và giao trách nhiệm đến từng người sử dụng khi xảy ra cháy.
Thiết bị phịng chống cháy hiện đại gồm: Bình cứu hoả, xe cứu hoả, máy bơm nước, bơm cát, hệ thống vòi rồng và ống dẫn nước tự động chữa cháy, hệ thống báo cháy… 1.2.1.5 Thanh lý hàng hư hỏng, kém chất lượng
Hàng hoá trong quá trình vận chuyển, bảo quản bị hư hỏng, biến chất làm hao hụt về số lượng, chất lượng gọi là tổn thất hàng hoá. Các nguyên nhân gây nên tổn thất hàng hố này do :
Bao bì bị hư hỏng trong khi xếp dỡ
Hàng bị thấm nước hoặc ẩm ướt: Do xếp chung hàng bay hơi nước và hàng hút
ẩm, do ống dẫn nước hoặc hơi nước bị nứt, vỡ; do hàng lỏng xếp trên hàng khơ bị rị chảy.
Do ảnh hưởng của nhiệt độ cao: Như ánh nắng mặt trời, nhiệt của nồi hơi,
buồng đốt, ống dẫn nước nóng hoặc do hàng hố sinh nhiệt lam cho hàng thực phẩm biến chất, rược bia bị chua; cao su và chất dẻo dễ nóng chảy…
Do ảnh hưởng của nhiệt độ thấp: Dầu thơ và sản phẩm dầu đơng đặc dễ dính
vào thành bể, thùng chứa làm cho bơm hút khó khăn. Hàng rời cũng dễ đơng cứng khó khăn trong việc xếp dỡ.
Thơng gió khơng kịp thời: Trong q trình vận chuyển một số loại hàng bay hơi
nước làm tăng độ ẩm khơng khí hoặc bốc các mùi đặc biệt, nếu khơng thơng gió kịp thời, thải hơi nước và khí độc ra ngồi có thể ảnh hưởng đến chất lượng hàng hố, đơi khi cịn gây nguy hiểm.
Do vi sinh vật và cơn trùng có hại: Là các loại vi khuẩn, nấm mốc, mối mọt,
kiến, chuột… Các loại này thường phá hoại các mặt hàng thực phẩm hoặc các mặt hàng có nguồn gốc xenlulo.
Do kỹ thuật chất xếp hàng và đặc tính riêng của hàng hoá dễ hút mùi như: chè, cà phê hút mầu nhựa dẻo…
1.2.2 Quản trị lưu trữ hàng hóa trong kho
1.2.2.1. Nghiệp vụ lưu kho ,bảo quản hàng hoá
a) Mục đích: Quy định thống nhất cách thức bảo quản, quản lý các vật tư, hàng hoá
lưu giữ trong kho của các đơn vị trực thuộc Công ty Mẹ.
b) Phạm vi áp dụng: Quy trình này được áp dụng cho các kho tại đơn vị trực
thuộc và các kho lưu động tại cơng trình.
c)Tài liệu liên quan:Các tiêu chuẩn, quy phạm, hướng dẫn về lưu kho, bảo quản
hàng hố, phịng chống cháy nổ hiện hành của Nhà nước, Tổng Cơng ty. 23
d) Ý nghĩa của bảo quản hàng hố
Bảo quản hàng hoá ở kho là bảo vệ sự tồn tại của sản phẩm xã hội về số lượng và chất lượng bằng cách chống lại những ảnh hưởng có hại. Vì vậy, bảo quản hàng hố ở kho địi hỏi phải biết sử dụng tổng hợp nhiều biện pháp về kỹ thuật, về tổ chức - nghiệp vụ, về kinh tế…Bảo quản phải nhằm giữ gìn tốt về số lượng, chất lượng hàng hoá nhằm làm hạn chế hoặc chống lại những ảnh hưởng có hại đến hàng hố. Làm tốt nghiệp vụ bảo quản hàng hố có tác dụng:
Thứ nhất, bảo quản tốt hàng hố góp phần thực hiện tốt nhiệm vụ xuất (cung
ứng) đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, chính xác hàng hố cho các nhu cầu của khách hàng. Đây chính là điều kiện quan trọng để bảo đảm cho quá trình sản xuất liên tục, lưu thơng hàng hố bình thường.
Thứ hai, bảo quản tốt hàng hố ở kho có tác dụng trực tiếp giảm bớt những hư
hao, biến chất, mất mát về số lượng và chất lượng do các loại nguyên nhân gây ra như: ẩm mốc, côn trùng phá hoại, han rỉ, đổ vỡ…
Thứ ba, bảo quản tốt hàng hố ở kho cịn đỏi hỏi phải sử dụng hợp lý diện tích
kho, các trang thiết bị bảo quản trong kho; đồng thời còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện nghiệp vụ nhập - xuất và công tác kiểm tra, kiểm kê và nắm lực lượng hàng hoá tồn kho.
Thứ tư, bảo quản tốt hàng hố ở kho có tác dụng lớn trong việc giảm chi phí ở
kho, giảm chi phí lưu thơng. Trong các khoản chi phí ở kho có khoản chi phí hao hụt hàng hố. Bảo quản tốt hàng hố trực tiếp giảm bớt các chi phí hao hụt và các thiệt hại khác trong công tác quản lý kho. Bảo quản tốt hàng hố sẽ làm giảm tương đối chi phí cho một đơn vị hàng hố qua kho, đồng thời hàng hoá tốt được khách hàng chấp nhận.
Với các tác dụng trên, nghiệp vụ bảo quản hàng hoá ở kho được coi là nghiệp vụ trung tâm, cơ bản quan trọng nhất của kho.
Định nghĩa: Lưu kho bảo quản hàng hố là q trình tiếp nhận, sắp xếp,
bảo quản, kiểm tra nhằm hạn chế đến mức thấp nhất sự mất mát hư hỏng, giảm sút chất lượng hàng hoá và thuận tiện khi xuất hàng từ kho ra.
Hàng hoá được lưu kho bao gồm:
Hàng hoá được mua về theo tiến độ cung cấp vật tư cho cơng trình đã được phê duyệt trong biện pháp thiết kế tổ chức thi công.
Vật tư, vật liệu, thiết bị phục vụ thi cơng các cơng trình được mua về theo đúng tiến độ thi công, tiến độ cung ứng vật tư đã được phê duyệt.
Vật tư, vật liệu, thiết bị đưa về cơng trình được bảo quản theo quy trình này. Nội dung:
Tổ chức lực lượng duy trì, đảm bảo an tồn hoạt động của kho (xuất, nhập hàng; vận chuyển, sắp xếp hàng trong phạm vi kho, kiểm tra, bảo quản hàng lưu giữ trong kho...)
Tham gia, hỗ trợ tạo điều kiện thuận lợi cho các đơn vị chức năng có các hoạt động liên quan đến kho (xuất, nhập hàng, kiểm tra, kiểm kê, bảo trì hàng...)
Phản ánh hoạt động của kho trong nội dung các báo cáo định kỳ của đơn vị và lập báo cáo riêng về hoạt động này khi có u cầu của lãnh đạo Cơng ty . Báo cáo lập theo biểu mẫu BM.09B.01( Phụ lục)
Các cá nhân, tập thể làm nhiệm vụ ở kho thực hiện nghiêm túc các quy định hiện hành của Nhà nước, Công ty về việc duy trì, bảo đảm hoạt động bình thường, an tồn của kho tàng.
Q trình nhập hàng vào kho
1) Thủ tục nhập:
Kiểm tra chứng từ nhập: Tài liệu, hồ sơ liên quan đến hàng hoá như hoá đơn mua hàng, chứng chỉ xác nhận chất lượng... các tài liệu hướng dẫn sử dụng, bảo quản.
Kiểm tra trực tiếp hàng hoá về chủng loại, số lượng, chất lượng...Việc kiểm tra được thực hiện theo quy định của Nhà nước và Công ty. Trong trường hợp cần thiết có thể thuê các đơn vị, cá nhân bên ngoài thực hiện kiểm tra. Tuỳ theo chủng loại hàng hoá và yêu cầu kiểm tra mà việc kiểm tra có thể thực hiện bằng 2 cách: kiểm tra trực quan bằng các dụng cụ, thiết bị đo thông thường ; Kiểm tra bằng các dụng cụ, thiết bị đo lường đặc biệt, hiện đại (máy siêu âm, máy đo điện tử, laze...)
Kết quả kiểm tra, nhập hàng được thể hiện qua: Phiếu giao nhận hàng theo BM.08B.10. (Phụ Lục) ;Phiếu nhập kho lập theo mẫu của Bộ Tài chính đối với hàng