6. Kết luận:
3.3. GIỚI THIỆU CÔNG TY TNHH CÔNG NGHIỆP THỦY SẢN MIỀN
3.3.2. Cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ của các phòng, ban
3.3.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Sơ đồ tổ chức các phòng ban do Trưởng phòng, Ban xây dựng. Được Ban Giám Đốc xem xét, phê duyệt và thể hiện trong tài liệu mỗi phòng, ban.
1800632634 theo quyết định của Sở Kế Hoạch Đầu Tư Tp. Cần Thơ cấp lần đầu tiên vào ngày 20/06/2006.
Nguồn: Phịng nhân sự hành chánh cơng ty thủy sản Miền Nam
HÌNH 3.1. SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY SOUTHVINA 3.3.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của một số phòng, ban
Ban giám đốc (giám đốc và phó giám đốc) Phịng kế tốn Phịng nhân sự Phịng kinh doanh Phịng quản lí chất lượng Bộ phận sản xuất Phòng kĩ thuật và kiểm nghiệm Phân xưởng đông lạnh Phân xưởng phụ phẩm Bộ phận TNNL Bộ phận cấp đơng – bao gói Bộ phận xếp khuôn Bộ phận phân loại Bộ phận chỉnh hình Bộ phận phillet
a/ Giám đốc
Giám đốc là người đại diện cho Công Ty trước pháp luật, có các quyền hạn và trách nhiệm sau :
- Phụ trách chung, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của Công Ty TNHH Công Nghiệp Thủy Sản Miền Nam.
- Quản lí nhân sự, cơ sở hạ tầng, trang thiết bị tại cơ sở.
- Có trách nhiệm xây dựng và tổ chức thực hiện tốt kế hoạch sản xuất, cung ứng hàng xuất khẩu, kinh doanh hàng nội địa.
- Tổ chức xây dựng, áp dụng và duy trì hệ thống quản lí chất lượng theo tiêu chuẩn: HACCP, HALAL, ISO 17025, ISO 22000, BRC, IFS, GLOBAL G.A.P.
- Tổ chức thu mua nguyên liệu thủy sản, tìm đối tác tiêu thụ sản phẩm. - Tổ chức xây dựng thực hiện kế hoạch sản xuất sản phẩm mới.
- Quyết định các biện pháp xử lí các sản phẩm khơng phù hợp tại xí nghiệp.
- Phê duyệt, ký kết các hợp đồng mua bán.
- Có quyền cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường khi cử nhân viên đi công tác, ký các giấy cho phép nhân viên tạm nghỉ do bệnh hay những nguyên nhân khác.
- Có năng lực nghiên cứu các kế hoạch phát triển của Công ty. - Có trình độ tổng hợp, tổ chức các kế hoạch do Công ty đề ra.
b/ Phó Giám Đốc
- Các Phó Giám đốc Cơng ty là người giúp việc cho Giám đốc, được Giám đốc uỷ quyền hoặc chịu trách nhiệm trong một số lĩnh vực quản lý chuyên môn, chịu trách nhiệm trực tiếp với Giám đốc về phần việc được phân công.
- Tham mưu cho Giám đốc về tình hình sử dụng vốn có hiệu quả, tổng hợp và báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh của Cơng ty theo định kỳ cho Giám đốc.
- Kiểm tra và hướng dẫn công tác sổ sách kế toán và các chứng từ kế toán, chịu trách nhiệm chính trước Giám đốc về các vấn đề liên quan đến sử dụng vốn của Cơng ty..
c/ Phịng kế toán
- Tổ chức hạch toán kinh tế về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty theo qui định của Nhà nước.
- Tổng hợp kết quả kinh doanh, lập báo cáo kế tốn, phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh để phục vụ cho Ban Giám đốc kiểm tra việc thực hiện kế hoạch của Công ty.
- Theo dõi các khoản công nợ của Công ty, phản ánh và đề xuất kế hoạch thu chi tiền mặt hoặc hình thức thanh tốn khác, thực hiện cơng tác đối nội, đối ngoại và thanh toán quốc tế.
- Thực hiện chế độ quyết toán theo định kỳ qui định đúng tiến độ, tham gia cùng các Phòng nghiệp vụ khác để hạch tốn chi phí cho từng cơng đoạn sản xuất trong các kỳ theo qui định, làm cơ sở để Ban Giám đốc nắm chắc nguồn vốn.
- Theo dõi hàng hóa xuất nhập, tài sản, công cụ dụng cụ của Công ty, định kỳ kiểm kê tài sản đã giao cho các bộ phận kể cả các dụng cụ rẻ tiền mau hỏng.
- Các chức danh đảm nhiệm công việc cụ thể của từng nhân viên trong phịng Kế tốn sẽ do Kế tốn trưởng phân cơng.
- Phối hợp với các phịng nghiệp vụ của Cơng ty có liên quan để xây dựng kế hoạch giá thành theo thời điểm, kế hoạch tài chính...
d/ Phòng nhân sự
- Quản lý thiết bị và bố trí vật tư, nguyên liệu, lao động trong phân xưởng một cách hợp lí để hoạt động sản xuất đạt hiệu quả cao nhất.
- Tiếp nhận và triển khai các qui trình kỹ thuật đến các tổ sản xuất, giám sát qui trình sản xuất bảo đảm các hàng hoá sản xuất ra đạt yêu cầu kỹ thuật và tiêu chuẩn của ngành.
- Quyết định và chịu trách nhiệm trước Ban Giám Đốc về phương án xử lí bán thành phẩm không phù hợp với yêu cầu chất lượng.
e/ Phòng kinh doanh
- Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn và dài hạn trình Ban Giám đốc phê duyệt, báo cáo tổng hợp tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty theo định kỳ do Ban Giám đốc qui định.
- Phối hợp với các phòng nghiệp vụ của Cơng ty có liên quan để xây dựng kế hoạch giá thành theo thời điểm, tài chính, kho hàng, vận chuyển, kế hoạch sản xuất, tiếp thị…lập kế hoạch về nguyên liệu, bao bì… cần cho sản xuất.
- Khai thác thị trường tiêu thụ trong và ngoài nước, tìm khách hàng thương lượng đàm phán để lấy đơn hàng cho Công ty, tham mưu cho Ban Giám đốc ban hành lệnh sản xuất theo đơn hàng đã ký, trực tiếp trả lời những thắc mắc của khách hàng. Thực hiện và lưu trử các thủ tuc xuất nhập hàng hóa
- Kiểm tra và theo dõi tiến độ, mức độ hoàn thành các lệnh sản xuất đã phát hành, tổng hợp và báo cáo kịp thời đến Ban Giám đốc tình hình thực hiện các lệnh sản xuất, nhằm giúp cho Ban Giám đốc phát hiện và khắc phục kịp thời những phát sinh nếu có.
f/ Phịng Tổ chức
- Tham mưu cho Ban Giám đốc Công ty về tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh và bố trí nhân sự phù hợp với nhu cầu phát triển của Công ty.
- Quản lý hồ sơ lý lịch nhân viên tồn cơng ty, giải quyết các chế độ tuyển dụng và thôi việc, bổ nhiệm, bãi nhiệm, kỹ luật khen thưởng… là thành viên thường trực của Hội đồng TĐKT và HĐKL của Công ty.
- Qui hoạch cán bộ, tham mưu cho Ban Giám đốc quyết định bổ nhiệm cán bộ lãnh đạo và các chức danh quản lý.
- Xây dựng kế hoạch, chương trình đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ… cho cán bộ trong tồn Cơng ty.
- Quản lý lao động, tiền lương cán bộ công nhân trong Công ty
- Xây dựng công tác bảo vệ ANTT nội bộ, bảo vệ môi trường vệ sinh khu vực và cơng tác PCCC
g/ Phịng Kỹ thuật và Kiểm nghiệm
- Tham mưu cho Ban Giám đốc ban hành các qui định tiêu chuẩn kỹ thuật trong các công đoạn sản xuất.
- Quản lý, hướng dẫn, kiểm tra trong việc thực hiện các sản phẩm theo đúng mẫu mã, qui trình kỹ thuật theo đúng cam kết với khách hàng và các qui chuẩn của luật pháp.
- Nghiên cứu cải tiến sản phẩm của Công ty để nâng cao chất lượng hạ giá thành.
- Quản lý chất lượng sản phẩm, thực hiện các thủ tục qui định về quản lý chất lượng theo qui định của các cơ quan chức năng có liên quan
- Liên hệ đăng ký cơ quan chức năng kiểm tra hàng xuất khẩu. Phối hợp các Phòng (ban) liên quan giải quyết các vướn mắc về chất lượng sản phẩm với các cơ quan chức năng bên ngồi.
- Cơng việc cụ thể của từng thành viên Phòng Kỹ thuật và kiểm nghiệm sẽ do Trưởng phịng phân cơng
h/ Ban Điều Hành sản xuất
- Tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty đúng tiến độ và các yêu cầu kỹ thuật.
- Quản lý các định mức kỹ thuật, tiêu hao nguyên vật liệu…trong mỗi công đoạn chế biến. Báo cáo tổng hợp, phân tích chất lượng nguyên vật liệu đưa vào sản xuất làm cơ sở cho Ban Giám đốc định hướng xây dựng vùng nguyên liệu
- Quản lý chất lượng, số lượng vật tư hàng hóa khi nhập kho cung ứng cho sản xuất.
i/ Tổ Cơ điện
- Quản lý, vận hành và đảm bảo tình trạng hoạt động của các thiết bị máy móc phục vụ sản xuất và phục vụ hoạt động hàng ngày của tồn Cơng ty theo yêu cầu.
- Quản lý các định mức kinh tế kỹ thuật về điện, nước, nhiên liệu…trong quá trình sản xuất kinh doanh và hoạt động của tồn Cơng ty.
- Nghiên cứu cải tiến thiết bị, máy móc nhằm nâng cao năng suất, giảm điện tiêu thụ…
- Tổ chức các chương trình bảo trì, bảo dưởng thiết bị theo định kỳ.