Chƣơng 4 KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
4.4.4. Phân tích thực trạng các yếu tố tác động đến Chia sẻ tri thức
Ta có 05 yếu tố là Niềm tin, Giao tiếp, Lãnh đạo, Cấu trúc tổ chức, Hệ thống cơng nghệ thơng tin có ảnh hƣởng đến Chia sẻ tri thức. Ta tiến hành thêm phân tích mơ tả về giá trị trung bình của các biến quan sát có sự tác động này.
4.4.4.1. Yếu tố Niềm tin
25Bảng 4.16. Thống kê giá trị trung bình của yếu tố Niềm tin
STT Niềm tin Giá trị
trung bình
1 Tơi biết là các đồng nghiệp sẽ luôn cố gắng và giúp đỡ tôi
nếu tôi cần biết một thơng tin nào đó 4.08 2 Tơi ln tin tƣởng rằng các đồng nghiệp sẽ hỗ trợ tôi nếu tôi
cần sự giúp đỡ 4.03
3 Tôi thấy thoải mái khi nói chuyện, trao đổi về tri thức cá
nhân của tôi với các đồng nghiệp 3.96 4 Tôi luôn dựa vào các đồng nghiệp để làm cho cơng việc của
Giá trị trung bình các biến quan sát của yếu tố Niềm tin ở mức trung bình khá. Biến quan sát “Tôi luôn dựa vào các đồng nghiệp để làm cho cơng việc của mình dễ dàng hơn nhờ vào tri thức mà họ đã chia sẻ” đƣợc cho ý kiến đánh giá thấp nhất (3.39). Chia sẻ cho vấn đề này, những nhân viên đƣợc khảo sát cho rằng các cá nhân thấy thoải mái khi nói chuyện, trao đổi tri thức với đồng nghiệp và tin tƣởng là khi họ cần thì đồng nghiệp sẽ sẵn lịng hỗ trợ. Tuy nhiên không phải lúc nào họ cũng cần tri thức của đồng nghiệp khi giải quyết công việc, bởi một công việc của cá nhân thực hiện tốt không chỉ dựa vào tri thức của các đồng nghiệp, mà còn phụ thuộc vào kinh nghiệm bản thân, sự hỗ trợ của lãnh đạo, phƣơng tiện làm việc…hoặc các yếu tố khác có tác động đến kết quả cơng việc. Vì vậy nhân viên thƣờng có suy nghĩ chủ quan là dựa vào tri thức bản thân đang nắm giữ để hồn thành cơng việc mà khơng phải lúc nào cũng cần sự hỗ trợ chia sẻ tri thức từ đồng nghiệp. Việc bỏ qua sự giúp đỡ của đồng nghiệp có khi làm họ phải tốn nhiều thời gian nghiên cứu hơn và việc tham mƣu đề xuất giải quyết cơng việc có khi chƣa đƣợc đầy đủ, chính xác.
Biến quan sát “Tôi biết là các đồng nghiệp sẽ luôn cố gắng và giúp đỡ tôi nếu tôi cần biết một thơng tin nào đó” có giá trị trung bình ở mức cao nhất (4.08), điều này phù hợp với thực tế, tại Sở Tài chính việc hỗ trợ, chia sẻ các thơng tin về chuyên môn giữa các nhân viên và giữa các phòng với nhau là rất thuận lợi, và bởi vì đó cũng là trách nhiệm phối hợp của mỗi cá nhân, từng phòng ban theo chức năng, nhiệm vụ chun mơn để cùng nhau hồn thành nhiệm vụ chung đƣợc giao.
4.4.4.2. Yếu tố Giao tiếp
26Bảng 4.17. Thống kê giá trị trung bình của yếu tố Giao tiếp
STT Giao tiếp Giá trị
trung bình
1 Thảo luận nhóm và hợp tác trong cơng việc làm tăng cƣờng khả năng giao tiếp giữa các nhân viên
4.02
2 Nhân viên tại nơi tôi làm việc thƣờng xuyên đối thoại trực tiếp (mặt đối mặt) với nhau
3.93
3 Tại nơi tôi làm việc, ngôn ngữ vùng miền không phải là vấn
đề ảnh hƣởng đến việc giao tiếp giữa các nhân viên 3.90 Các kết quả đánh giá cho thấy chỉ số trung bình từ 3.90 – 4.02, điều này có nghĩa là các nhân viên đánh giá yếu tố Giao tiếp ở mức trung bình khá. Giao tiếp đƣợc đánh giá cao thông qua việc các nhân viên đƣợc tổ chức thảo luận nhóm và hợp tác trong cơng việc làm, thƣờng xuyên đối thoại trực tiếp với nhau để phối hợp giải quyết các cơng việc có liên quan. Tuy nhiên cũng có một số cá nhân phản ánh việc giao tiếp hiện nay vẫn còn gặp một số trở ngại nhất định do có chênh lệch về độ tuổi, sự phối hợp giữa các cá nhân ở những bộ phận khác nhau có khó khăn bởi tâm lý đùn đẩy công việc, né tránh trách nhiệm và sự bố trí cơ sở vật chất làm việc giữa các phòng, ban chƣa thật sự phù hợp, một phòng chức năng nhƣng phịng làm việc đƣợc bố trí ở các khoang phịng có vách ngăn riêng biệt, thậm chí ở các tầng lầu khác nhau.
Theo kết quả nghiên cứu thì biến quan sát “Tại nơi tơi làm việc, ngôn ngữ vùng miền không phải là vấn đề ảnh hƣởng đến việc giao tiếp giữa các nhân viên” có giá trị trung bình ở mức thấp nhất (3.90), điều này cho thấy vấn đề ngơn ngữ vùng miền đã thật sự có ảnh hƣởng đến việc giao tiếp. Trong quá trình trao tiếp, sự khác biệt về giọng nói vùng miền, cách sử dụng từ ngữ mang tính địa phƣơng đã dẫn tới thơng tin bị hiểu sai lệch, giảm hiệu quả của chia sẻ tri thức trong tổ chức.
4.4.4.3. Yếu tố Lãnh đạo
27Bảng 4.18. Thống kê giá trị trung bình của yếu tố Lãnh đạo
STT Lãnh đạo Giá trị
trung bình
1 Ngƣời quản lý của tôi luôn là một tấm gƣơng sáng trong việc
chia sẻ tri thức của mình với ngƣời khác 3.92 2 Ngƣời quản lý của tôi ủng hộ tôi chia sẻ tri thức với các đồng
nghiệp ở phòng ban khác 3.87
3 Ngƣời quản lý của tôi quan tâm đến tri thức của tơi và
khuyến khích tơi chia sẻ tri thức với các đồng nghiệp khác 3.72 4
Ngƣời quản lý của tôi cho phép tôi chia sẻ tri thức với các đồng nghiệp mặc dù điều đó có thể ảnh hƣởng đến q trình cơng việc hiện tại
3.56
5 Ngƣời quản lý của tôi hƣớng dẫn chúng tôi làm thế nào để
chia sẻ tri thức cá nhân trong cơ quan 3.44 Theo kết quả nghiên cứu ở trên cho thấy yếu tố Lãnh đạo có ảnh hƣởng tích cực đến Chia sẻ tri thức. Các kết quả đánh giá cho chỉ số trung bình từ 3.44 – 3.92, điều này có nghĩa là các nhân viên đƣợc khảo sát đánh giá yếu tố Lãnh đạo ở mức trung bình và trung bình khá. Yếu tố “Ngƣời quản lý của tôi hƣớng dẫn chúng tôi làm thế nào để chia sẻ tri thức cá nhân trong cơ quan” đƣợc đánh giá thấp nhất (3.44), các cá nhân đƣợc khảo sát cho rằng mặc dù ngƣời lãnh đạo có hỗ trợ tích cực họ về nhiều nội dung, đặt biệt là công tác chuyên môn nghiệp vụ, đồng thời họ luôn ủng hộ và cho phép các nhân viên chia sẻ tri thức, tuy nhiên đối với việc định hƣớng cách thức chia sẻ tri thức nhƣ thế nào thì ít đƣợc quan tâm mà thƣờng là bản thân những cá nhân tự tìm hiểu và tự thực hiện.
Một số lãnh đạo có phong cách, kỹ năng lãnh đạo chƣa phù hợp, còn quan liêu, mệnh lệnh, hành chính nên ít quan tâm đến ý kiến, mục tiêu và giá trị của các nhân viên. Các cá nhân cũng đề nghị rằng các lãnh đạo nên tổ chức nhiều hình thức đa dạng hơn nhƣ các hội thảo chuyên đề, hội thi, hội nghị… để thực hiện việc chia sẻ tri thức của bản thân mình hoặc mời các chuyên gia đầu ngành hƣớng dẫn những phƣơng pháp chia sẻ tri thức hiệu quả; đồng thời tăng cƣờng việc cử nhân viên tham gia các khóa học tập để nâng cao trình độ chun mơn và tiếp cận các tri thức mới.
4.4.4.4. Yếu tố Cấu trúc tổ chức
28Bảng 4.19. Thống kê giá trị trung bình của yếu tố Cấu trúc tổ chức
STT Cấu trúc tổ chức Giá trị trung bình
1
Tại nơi tôi làm việc, các luồng thông tin đƣợc trao đổi dễ dàng bất kể vai trị, vị trí của nhân viên hay giữa các phòng ban khác trong cơ quan
3.28
2 Tại nơi tơi làm việc, các quy trình giải quyết cơng việc đƣợc
thiết kế để tạo điều kiện trao đổi tri thức giữa các phòng ban 3.27 3 Tại nơi tôi làm việc, nhân viên đƣợc tham gia tích cực vào
quá trình ra quyết định
3.13
Các kết quả đánh giá cho thấy chỉ số trung bình của yếu tố Cấu trúc tổ chức từ 3.13 – 3.28, điều này có nghĩa là các nhân viên đánh giá yếu tố Cấu trúc tổ chức ở mức trung bình.
Yếu tố “Tại nơi tơi làm việc, nhân viên đƣợc tham gia tích cực vào q trình ra quyết định” đƣợc đánh giá ở mức thấp nhất. Điều này phần nào cho biết các quy trình đƣợc thiết kế tại đơn vị khơng có nhiều sự tham gia của các nhân viên và trong các quy trình giải quyết cơng việc chun mơn thì yếu tố chia sẻ tri thức ít đƣợc quan tâm để thể hiện vào quy trình. Các nhân viên chƣa thật Niềm tin hồn tồn vào sự cơng tâm, khách quan của lãnh đạo trong việc ghi nhận các ý kiến đóng góp xây dựng; họ sợ khi
nêu lên các ý kiến trái chiều sẽ bị những bất lợi trong công việc. Mỗi bộ phận dựa trên chức năng, nhiệm vụ để xây dựng quy trình riêng, nên việc ban hành các quy trình chƣa đƣợc thực hiện một cách phù hợp và nhất quán giữa các bộ phận. Việc lấy ý kiến trƣớc khi ban hành các quy trình cũng chƣa đƣợc đảm bảo khách quan, chủ yếu chỉ là ý kiến của 1, 2 cá nhân đƣợc phân công xây dựng quy trình, các cá nhân khác khơng mấy quan tâm bởi tâm lý còn ỷ lại vào sự quyết định của ban lãnh đạo. Và sau khi quy trình đƣợc ban hành thì việc quán triệt, triển khai thực hiện cịn mang tính hình thức, cung cấp bản chụp cho các cá nhân tự nghiên cứu thực hiện, dẫn đến việc mọi ngƣời chƣa hiểu kỹ quy trình, mỗi cá nhân có cách hiểu khác nhau, chƣa thực hiện một cách đồng bộ và nghiêm túc. Các nhân viên đƣợc khảo sát cũng cho rằng Sở Tài chính cần phải xem xét việc ban hành cách quy trình thực hiện một cách phù hợp hơn, cần tham khảo ý kiến của các bộ phận có liên quan trƣớc khi ban hành thực hiện.
4.4.4.5. Yếu tố Hệ thống công nghệ thông tin
29Bảng 4.20. Thống kê giá trị trung bình của yếu tố Hệ thống cơng nghệ thơng tin
STT Hệ thống công nghệ thông tin Giá trị trung bình
1 Tại nơi tơi làm việc, hệ thống công nghệ thông tin cung cấp sự hỗ trợ quan trọng cho chia sẻ tri thức
4.06
2 Tại nơi tôi làm việc, hệ thống cơng nghệ thơng tin đóng vai trị tích cực cho sự phát triển tri thức của tôi
4.02
3 Tại nơi tôi làm việc, hệ thống công nghệ thông tin làm cho tôi dễ dàng trao đổi tri thức quan trọng với các nhân viên khác
4.01
4
Cơ quan cung cấp các công cụ và công nghệ khác nhau để tạo điều kiện cho trao đổi và chia sẻ tri thức (ví dụ nhƣ phần mềm công tác, e-mail, internet,...)
3.84
5 Các cơng cụ cơng nghệ sẵn có tại cơ quan để chia sẻ tri thức là có hiệu quả
Các kết quả đánh giá cho thấy chỉ số trung bình từ 3.71 – 4.06, điều này có nghĩa là các nhân viên đánh giá yếu tố Hệ thống cơng nghệ thơng tin ở mức khá. Nhìn chung các nhân viên đều thống nhất cao rằng hệ thống công nghệ thông tin tại đơn vị đã có vai trị rất lớn trong việc thực hiện nhiệm vụ chuyên mơn của họ, trong đó có việc trao đổi, chia sẻ thơng tin và tri thức. Hệ thống công nghệ thông tin đã đƣợc đầu tƣ đồng bộ, đƣợc duy tu, sửa chữa kịp thời, giúp cho việc chuyển tải thơng tin rất nhanh chóng. Ngồi việc trao đổi thơng tin trong nội bộ thì hệ thống cơng nghệ thơng tin cũng cho phép các nhân viên tiếp cận nhanh và đầy đủ các thơng tin bên ngồi.
Sở Tài chính Thành phố đã triển khai thực hiện việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị điều hành nhƣ: thao tác nghiên cứu, tìm hiểu thơng tin nội dung các văn bản quy phạm pháp luật, các chính sách, chủ trƣơng của nhà nƣớc liên quan đến nghiệp vụ chuyên môn qua mạng. Tuy nhiên các nhân viên cũng cho rằng những phần mềm tin học mới để quản trị nội bộ chƣa đƣợc quan tâm đầu tƣ đúng mức; những phần mềm đang sử dụng hiện nay chủ yếu là các trang điện tử của thành phố đầu tƣ để sử dụng thống nhất trên địa bàn thành phố nhƣ phần mềm quản lý văn bản, hộp thƣ điện tử thành phố,... là các phần mềm mang tính quản lý là chính, chƣa có các phần mềm thống kê chuyên sâu về nhiệm vụ chuyên môn; tại đơn vị cũng không có các kênh thơng tin truyền thơng nhƣ forum, mạng xã hội nội bộ để hỗ trợ cho trao đổi, chia sẻ thông tin đƣợc thuận tiện, nhanh chóng. Vì vậy đơn vị cần phải có sự quan tâm nhiều hơn đến công nghệ thông tin bằng cách đầu tƣ các phần mềm tin học mới để quản trị nội bộ chuyên nghiệp hơn.
Tóm tắt Chƣơng 4
Chƣơng 4 trình bày kết quả phân tích dữ liệu và thảo luận kết quả phân tích. Tiến hành kiểm định độ tin cậy của các biến, phân tích nhân tố khám phá EFA tập hợp các biến quan sát thành những yếu tố có ý nghĩa. Phân tích hồi quy đƣợc thực hiện nhằm đánh giá mức độ ảnh hƣởng của các yếu tố ảnh hƣởng đến chia sẻ tri thức của cơng chức Sở Tài chính. Kết quả cho thấy các yếu tố Niềm tin, Giao tiếp, Lãnh đạo, Cấu trúc
tổ chức, Hệ thống cơng nghệ thơng tin có ảnh hƣởng thuận chiều nhất định đến Chia sẻ tri thức. Ngoài ra, tác giả đã tiến hành kiểm định T-test và ANOVA nhằm tìm ra sự khác biệt giữa các biến nhân khẩu với biến phụ thuộc. Kết quả cho thấy chỉ có tình trạng cơng việc là có sự khác biệt về ý nghĩa thống kê đối với Chia sẻ tri thức.