Theo hỡnh thức này thỡ tất cả cỏc nghiệp vụ kế toỏn phỏt sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký chung theo trỡnh tự thời gian phỏt sinh và định khoản kế toỏn cỏc nghiệp vụ đú. Sau đú lấy số liệu từ Nhật ký chung ghi vào sổ cỏi theo từng nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh. Tuy nhiờn tất cả cỏc định khoản và tạo lập cỏc sổ sỏch đều được thực hiện trờn mỏy tớnh.
Phần 2:
Thực trạng hạch toỏn chi phớ sản xuất và tớnh giỏ thành sản phẩm tại cụng ty kinh doanh nước sạch Hà Nội
2.1. Kế toỏn tập hợp chi phớ sản xuất của cụng ty 2.1.1. Đối tượng và phương phỏp tập hợp chi phớ
Yờu cầu của cụng tỏc tập hợp chi phớ sản xuất là phải phản ỏnh đầy đủ, chớnh xỏc kịp thời mọi chi phớ phỏt sinh trong quỏ trỡnh sản xuất bao gồm đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời cỏc số liệu cần thiết cho cụng tỏc tớnh giỏ thành sản phẩm. Để đỏp ứng được yờu cầu của cụng tỏc tập hợp chi phớ sản xuất thỡ điều quan trọng đầu tiờn là phải xỏc định đỳng đối tượng tập hợp chi phi sản xuất.
Xỏc định đối tượng hạch toỏn chi phớ sản xuất là việc đầu tiờn và quan trọng của cụng tỏc tổ chức hạch toỏn quỏ trỡnh sản xuất. Đỳ chớnh là việc xỏc định giới hạn để tập hợp chi phớ mà thực chất là xỏc định nơi phỏt sinh chi phớ và nơi chịu chi phớ, nhằm phục vụ cho việc kiểm tra giỏm sỏt, tổng hợp chi phớ và tớnh giỏ thành sản phẩm. Việc tập hợp chi phớ sản xuất theo đỳng đối tượng cú tỏc dụng phục vụ tốt cho việc tăng cường quản lớ sản xuất và chi phớ sản xuất, phục vụ tốt cho cụng tỏc hạch toỏn kế toỏn toàn cụng ty, giỳp cho cụng tỏc tớnh giỏ thành sản phẩm được kịp thời, chớnh xỏc.
Cụng ty kinh doanh nước sạch Hà Nội cú 10 nhà mỏy sản xuất nước thực hiện sản xuất nước cũng phỏt sinh một phần nhỏ ở cỏc xớ nghiệp do cỳ cỏc trạm nước nhỏ. Đặc điểm quỏ trỡnh sản xuất nước sạch đú là cả một quy trỡnh cụng nghệ khộp kớn, chu kỡ sản xuất ngắn. Do đặc điểm quy trỡnh cụng nghệ, đặc điểm tổ chức, và cũng để đỏp ứng yờu cầu quản lớ chi phớ sản xuất, đối tượng tập hợp chi phớ sản xuất của cụng ty là từng xớ nghiệp, nhà mỏy sản xuất và từng hoạt động cụ thể (hoạt
động sản xuất nước và hoạt động sửa chữa, xõy lắp đường ống nước). Do đú phương phỏp tập hợp chi phớ của cụng ty cũng tập hợp theo từng hoạt động và theo từng xớ nghiệp, nhà mỏy sản xuất.
2.1.2. Đặc điểm và phõn loại chi phớ sản xuất tại cụng ty
Chi phớ sản xuất của cụng ty kinh doanh nước sạch Hà Nội gồm nhiều loại, phỏt sinh ở nhiều địa điểm khỏc nhau trong quỏ trỡnh sản xuất sản phẩm như chi phớ về nguyờn vật liệu, cụng cụ dụng cụ, chi phớ tiền lương, tiền cụng, chi phớ khấu hao tài sản cố định...
Nguồn để sản xuất nước trước hết là cỏc mạch nước thụ ở dưới lũng đất, nguồn nước này cụng ty được phộp khai thỏc mà khụng phải đúng thuế. Đõy là thuận lợi của cụng ty và lợi thế này cụng ty đó tiết kiệm được khoản chi phớ về nước thụ vào việc sản xuất nước. Hiện nay việc thất thoỏt nước vẫn cũn, đõy là phần lóng phớ mà doanh nghiệp đang rất nỗ lực để khắc phục.
Cụng ty sử dụng nguyờn vật liệu chớnh rất ít, chủ yếu là vật liệu phụ, cú thể coi chi phớ vật liệu chớnh sử dụng vào sản xuất nước là Clo, Zaven, cụng ty đú cỳ định tớnh định mức cho hai loại vật liệu này. Ngoài ra cụng ty cũn sử dụng một số phụ tựng thay thế và vật liệu khỏc để sửa chữa như đường ống, van, ốc... Chi phớ lớn nhất cú thể tớnh vào chi phớ vật liệu là điện năng nhưng hiện nay cụng ty đang hạch toỏn vào chi phớ sản xuất chung. Do vật liệu của cụng ty nhiều chủng loại (phục vụ phần nhiều cho cụng tỏc xõy lắp) nờn cụng ty hạch toỏn vật liệu theo giỏ hạch toỏn. Cụng ty thiết kế phần mềm riờng nhằm phục vụ cụng tỏc quản lý vật liệu tốt hơn. Điều này giỳp cho khoản chi phớ về vật liệu được theo dừi quản lý tớnh toỏn chặt chẽ hơn.
Cụng ty cú 10 nhà mỏy sản xuất nước, chi phớ nhõn cụng cho 10 nhà mỏy này được tớnh toàn bộ vào chi phớ nhõn cụng trực tiếp sản xuất nước. Chi phớ nhõn cụng được cụng ty thanh toỏn cho từng nhà mỏy và cỏc nhà mỏy thực hiện phõn phối lại cho người lao động.
Toàn bộ chi phớ sản xuất của cụng ty kinh doanh nước sạch Hà Nội được phõn loại theo cỏc cỏch sau:
Theo cỏch phõn loại này, căn cứ vào mục đớch và cụng dụng của chi phớ trong sản xuất được chia ra cỏc khoản mục chi phớ khỏc nhau. Mỗi khoản mục chi phớ bao gồm những chi phớ cỳ cựng mục đớch và cụng dụng, khụng phõn biệt chi phớ đú cú nội dung kinh tế như thế nào (phõn loại chi phớ theo cỏch này cũn gọi là phõn loại chi phớ theo khoản mục). Toàn bộ chi phớ sản xuất phỏt sinh trong kỡ được chia thành cỏc khoản mục sau:
+ Chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp: Gồm chi phớ vật liệu chớnh (Clo, Zaven), chi phớ vật liệu phụ (bulụng, van), cụng cụ dụng cụ (clờ, caro...) phỏt sinh trong quỏ trỡnh sản xuất sản phẩm.
+ Chi phớ nhõn cụng trực tiếp: Gồm lương chớnh, tiền thưởng, ăn ca, BHXH, BHYT, KPCĐ phỏt sinh trong kỳ của cụng nhõn sản xuất nước.
+Chi phớ sản xuất chung: là những khoản mục chi phớ cũn lại phỏt sinh trong phạm vi phõn xưởng bao gồm cỏc khoản chi phớ nhõn cụng phõn xưởng, chi phớ nguyờn vật liệu, cụng cụ dụng cụ dựng cho phõn xưởng, chi phớ khấu hao tài sản cố định, chi phớ dịch vụ mua ngoài, chi phớ bàng tiền khỏc...
Cỏch phõn loại này làm cơ sở cho việc tớnh toỏn giỏ thành theo khoản mục, từ đú xỏc định kết quả hoạt động kinh doanh.
* Phõn loại theo nội dung, tớnh chất kinh tế của chi phớ:
+ Chi phớ nguyờn vật liệu: Gồm chi phớ nguyờn vật liệu chớnh, chi phớ vật liệu phụ, nhiờn liệu, phụ tựng thay thế dựng cho quỏ trỡnh sản xuất.
+ Chi phớ tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương: Gồm toàn bộ tiền lương cụng nhõn viờn và cỏc khoản trớch theo lương của cụng nhõn viờn hoạt động sản xuất theo quy định.
+ Chi phớ khấu hao tài sản cố định: Gồm số trớch khấu hao trong kỳ của toàn bộ tài sản cố định sử dụng cho sản xuất trong cụng ty.
+ Chi phớ dịch vụ mua ngoài: Gồm cỏc chi phớ trả cho nhà cung cấp về cỏc dịch vụ cho sản xuất thực hiện theo yờu cầu của cụng ty như chi phớ điện, điện thoại...
+ Chi phớ khỏc bằng tiền: Gồm cỏc chi phớ khỏc chưa tớnh đến trong cỏc yếu tố trờn.
Phõn loại theo cỏch này cho ta biết trong quỏ trỡnh sản xuất cụng ty đó chi ra những chi phớ gỡ, tỷ trọng từng yếu tố chi phớ trong tổng chi phớ.
2.1.3.1. Hạch toỏn chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp
Nguyờn vật liệu trực tiếp là cơ sở vật chất cấu thành nờn thực thể của sản phẩm, chiếm một tỉ trọng lớn trong tổng chi phớ. Do vậy viờch hạch toỏn chớnh xỏc loại chi phớ này cú ý nghĩa hết sức quan trọng trong việc tớnh đỳng tớnh đủ giỏ thành.
Chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp là chi phớ nguyờn liệu, nhiờn liệu, vật liệu trực tiếp tạo ra sản phẩm như: tiền nước thụ (đối với doanh nghiệp phải mua nước thụ), vật liệu phụ cho cụng tỏc xử lớ nước, nhiờn liệu, động lực...
Chi phớ vật liệu được xỏc định trờn cơ sở lượng vật tư sử dụng khụng kể vật tư hao hụt trong thu mua và bảo quản và gỏi vật tư (giỏ do Nhà nước cụng bố và giỏ thị trường hợp lớ tại thời điểm tớnh toỏn). Cụng ty hạch toỏn vật liệu tồn kho theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn. Chứng từ, tài liệu chủ yếu làm cơ sỏ để nghi sổ: phiếu nhập kho, phiếu nhận vật tư, phiếu xuất kho, thẻ kho, bảng kờ số 3, bảng phõn bổ nguyờn vật liệu...
Để tập hợp và phõn bổ chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp, kế toỏn mở TK 621, chi tiết TK 6212- Chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp sản xuất nước.
Tài khoản này được mở chi tiết như sau:
TK 62121: Chi phớ Clo, zaven cho sản xuất nước TK 62122: Chi phớ vật liệu khỏc cho sản xuất nước.
Khỏc với cỏc ngành sản xuất khỏc, sản phẩm chớnh của cụng ty kinh doanh “nước sạch” sản xuất từ nguồn nước ngầm khai thỏc trong lũng đất. Nguyờn vật liệu chớnh cho sản xuất là nước thụ, nước ngầm song những nguồn nước này cụng ty tự khai thỏc sử dụng được, khụng cần phải mua, khụng phải nộp thuế nờn cụng ty khụng phải theo dừi, quản lý tỡnh hỡnh cung cấp và sử dụng nguyờn vật liệu chớnh này. Clo, zaven là những vật liệu được tớnh định mức cho từng một khối nước sản xuất, được sử dụng cho quỏ trỡnh xử lý nhằm nõng cao chất lượng nước. Do vậy, clo, zaven tuy chỉ là những vật liệu phụ song hiện nay cụng ty vẫn hạch toỏn vào nguyờn vật liệu chớnh. Hơn nữa, cỏc vật liệu này hàng thỏng khụng cú tồn kho dự trữ mà nhập vào bao nhiờu sẽ xuất dựng hết bấy nhiờu.
Ngoài phục vụ hoạt động chớnh, vật liệu cũn phục vụ cho cỏc hoạt động sửa chữa, lắp đặt đường ống nước cho khỏch hàng. Vật liệu phục vụ cho hoạt động này rất nhiều chủng loại, quy cỏch. Số danh điểm vật tư phục vụ cho hoạt động này lờn đến hàng nghỡn. Khụng những vậy, cỏc chủng loại vật liệu cũn nhiều về lượng, lớn về giỏ trị. Tỡnh hỡnh nhập - xuất - tồn những nguyờn vật liệu này biến động thường xuyờn , luụn cỳ tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ. Những vật liệu này được hạch toỏn vào chi phớ sản xuất chung và cú tỷ trọng chi phớ trong tổng chi phớ xõy lắp tương đối cao ( từ 60% - 70% ).
Ngoài cỏc vật liệu, nhiờn liệu cũn cỳ những phụ tựng thay thế phục vụ cho cụng tỏc sửa chữa đường ống nước. Phụ tựng thay thế, vật liệu phục vụ cho hoạt động này rất đa dạng và nhiều loại phải nhập ngoại, yờu cầu sản xuất nước lại khụng được ngừng trệ nờn dự trữ về những vật liệu, phụ tựng thay thế này của cụng ty buộc phải tương đối ổn định.
Như vậy, nguyờn vật liệu cụng ty quản lý và sử dụng rất đa dạng, nhiều chủng loại, số lượng lớn. Thờm vào đú, số lượng ngiệp vụ phỏt sinh nhiều nờn việc quản lý và phõn tớch đối tượng sử dụng nguyờn vật liệu để tớnh giỏ thành rất vất vả, số lượng vật tư tồn kho nhiều. Vỡ những lý do này, cụng ty đó cài đặt, sử dụng một hệ thống vi tớnh với phần mềm kế toỏn riờng để hạch toỏn và quản lớ vật tư. Đú là phần mềm MIS - quản lý và kế toỏn vật tư.
Tỡnh hỡnh nhập - xuất - tồn nguyờn vật liệu được theo dừi chi tiết trờn tài khoản 152 (chi tết theo từng loại nguyờn vật liệu). Nguyờn vật liệu của cụng ty được quản lớ ở cỏc kho, việc nhập xuất vật liệu được theo dừi chặt chẽ thụng qua nhiệm vụ sản xuất cụ thể là cỏc kế hoạch sản xuất. Để đảm bảo cho nhiệm vụ cung ứng vật tư được kịp thời, đỳng với cỏc yờu cầu kĩ thuật trong quỏ trỡnh sản xuất nờn tất cả cỏc nguyờn vật liệu từ khi bắt đầu mua về nhập kho đế khi xuất dựng cho từng đơn vị từng mục đớch sử dụng đều được kiểm tra, đối chiếu chặt chẽ từ kho đến phũng kế toỏn nội dung, trỡnh tự ghi chộp kế toỏn chi tiết nguyờn vật liệu được cụng ty ỏp dụng theo phương phỏp thẻ song song.
Hàng thỏng cỏc nhà mỏy lờn dự toỏn chi phớ nguyờn vật liệu đưa đến cho xớ nghiệp vật tư. Nếu dự toỏn chi phớ hợp lớ, phự hợp với yờu cầu thỡ xớ nghiệp vật tư sẽ duyệt dự toỏn chi phớ cho cỏc nhà mỏy. Ngược lại, nếu dự toỏn cú phần khụng hợp lớ thỡ xớ nghiệp sẽ tớnh toỏn và sửa đổi lại cho phự hợp và chuyển về cỏc đơn vị. Nhà mỏy, xớ nghệp căn cứ vào dự toỏn được duyệt lờn xớ nghiệp vật tư xin lĩnh
vật liệu. Phiếu lĩnh vật tư do đơn vị xin lĩnh vật tư lập 4 liờn, lưu lại một liờn để theo dừi quản lớ, 3 liờn kia giao cho người lĩnh vật tư luõn chuyển giống như qui định chung. Sau khi xem xột, hiệu chỉnh phụ trỏch xớ nghiệp vật tư kớ, giao lại ba liờn cho người lĩnh vật tư đem xuống kho nhận hàng tại kho. Thủ kho ghi mó vật tư xuất, số lượng thực lĩnh, người lĩnh và kớ tờn, 2 liờn thủ kho giữ lại để ghi thẻ kho rồi chuyển cho kế toỏn kho, liờn cũn lại đưa người lĩnh mang về để giao nhận vật tư và giao cho thống kờ đơn vị để ghi sổ sỏch và lưu. Sau khi nhận được 2 liờn phiếu lĩnh vật tư, kế toỏn kho nhập dữ liệu vào hệ thống mỏy vi tớnh, lưu 1 liờn cũn liờn kia chuyển cho phũng tài chớnh-kế toỏn của cụng ty.
Cuối thỏng kế toỏn nguyờn vật liệu lập bảng kờ số 3 theo đỳng mẫu qui định để tớnh giỏ thực tế của vật tư. Việc tớnh giỏ thực tế vật liệu xuất kho được thực hiện theo phương phỏp giỏ hạch toỏn. Theo phương phỏp này toàn bộ vật liệu biến động trong kỡ được tớnh theo giỏ hạch toỏn, cuối kỡ kế toỏn sẽ tiến hành điều chỉnh giỏ hạch toỏn sang giỏ thực tế.
Căn cứ vào bảng kờ số 3 (Bảng kờ tớnh giỏ NVL, CCDC), boỏ cỏo tổng hợp xuất vật liệu theo giỏ hạch toỏn mà kế toỏn chi tiờt nguyờn vật liệu chuyển cho, kế toỏn lập bảng phõn bổ nguyờn vật liệu, cụng cụ dụng cụ cú cả giỏ thực tế và giỏ hạch toỏn. Việc phõn bổ giỏ trị nguyờn vật liệu xuất dựng là phản ỏnh theo dừi mục đớch sử dụng nguyờn vật liệu, cụng cụ dụng cụ cho từng đối tượng sử dụng giỳp cho cụng tỏc tập hợp chi phớ và tớnh giỏ thành của cụng ty được chớnh xỏc. Chi phớ liờn quan trực tiếp đến đối tượng tập hợp chi phớ nào sẽ được tập hợp trực tiếp cho từng đối tượng. Vỡ tại cụng ty chủ yếu thực hiện việc tập hợp chi phớ cho sản xuất nước, mặt khỏc sản phẩm nước khụng phõn biệt phẩm cấp, chất lượng nờn chi phớ nguyờn vật liệu phỏt sinh được tập hợp trực tiếp cho sản xuất nước. Sau đõy là bảng phõn bổ nguyờn vật liệu cụng cụ dụng cụ. (Bảng 2.1)
Bảng 2.1: Bảng phõn bổ nguyờn vật liệu, CCDC Ghi Cú Ghi Nợ TK 152 - Nguyờn vật liệu TK 153 TK 1521 TK 1522 TK 1523 HT TT HT TT HT TT HT TT TK 621 500.110.630 475.105.098 TK 6212 Ngụ Sĩ Liờn Yờn Phụ Cỏo Đỉnh ... 119.405.800 11.120.000 12.310.000 4.040.000 ... 113.435.510 11.514.000 11.694.500 3.838.000 ... TK 6213 TK 62134 TK 62135 ... TK 627 Ngụ Sĩ Liờn Yờn Phụ Cỏo Đỉnh ... 380.704.830 233.594.535 147.110.295 ... 114.549.637 6.706.600 13.273.901 2.570.000 ... 361.669.588 221.914.808 139.754.780 ... 108.822.155 6.371.270 12.610.206 2.441.500 36.637.200 2.927.400 525.900 304.400 39.934.548 3.190.866 573.231 331.796 486.599.496 13.775.401 3.218.700 4.300 459.227.506 13.499.893 3.154.326 4.214 1.883.500 18.500 111.000 120.800 2.034.180 19.980 119.880 130.464 TK 641 215.453.255 204.680.592 20.077.800 21.884.802 25.789.900 25.274.102 7.400 7992 TK 642 649.400 616.930 8.669.000 9.449.210 TK 138 TK 6321 3.066.844.450 3.422.200 3.066.844.450 3.251.090 477.000 477.000 Cộng 3.901.029.572 3.859.320.316 65.384.000 71.268.560 498.878.996 488.910.956 1.927.900 2.082.132
Để theo dừi chi phớ nguyờn vật liệu phỏt sinh tại cỏc nhà mỏy xớ nghiệp, kế toỏn tiến hành mở sổ chi tiết TK 621, chi tiết TK 6211: chi phớ vật liệu trực tiếp sản xuất nước cú mấu như sau:
Sổ chi phớ sản xuất kinh doanh
Tài khoản 6212 - Chi phớ NVL trực tiếp sản xuất nước Tờn nhà mỏy : Cỏo Đỉnh
Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Ghi Nợ TK
6212 Ngày Số hiệu 31/12 31/12 PK T01 PK T64C
Xuất NVL chớnh cho sản xuất Trớch trước 50% CCDC (Vật liệu lọc) 1521 2422 3.838.000 211.400.000 Cộng phỏt sinh 215.238.000 Ghi Cú TK 6212 154 215.238.000