3.1 .Các hoạt động của quá trình tiêu thụ
3. THƯC HIỆN KIỂM TOÁN
3.2. Mô tả và phân tích hệ thống kiểm soát nội bộ
Để mơ tả và phân tích hệ thống kiểm sốt nội bộ, em xin lập bảng câu hỏi sau:
Bảng câu hỏi đã được trả lời bởi những người có liên quan và sự quan sát tìm hiểu của bản thân, sẽ cho chúng ta thấy được hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hoạt động tiê thụ tại cơng ty.
Bảng 10: Câu hỏi hệ thống kiểm sốt nội bộ q trình tiêu thụ tại cơng ty.
Trả lời Chú thích
CÂU HỎI
Có khơng
1. Cơng ty có chính sách rõ ràng nhằm
tăng cường xử lý đơn đặt hàng. X
2. Chính sách này có được thay đổi hợp lý giữa các sản phẩm khác nhau hoặc các vùng thị trường khác nhau.
X
3. Khách hàng có thể đặt hàng thông qua
+ Đến trực tiếp công ty + Gởi fax, thư
+ Nhân viên bán hàng
X X X
4. Những khách hàng then chốt được ưu
tiên phục vụ X
5. Khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, công ty có tiếp cận được thơng tin về hàng dự trữ, giá cả, nợ phải thu ngay lập tức.
X
6. Cơng ty có thường xun thâu nhận thơng tin về:
+ Khối lượng và giá trị đơn đặt hàng còn nợ
+ Những đơn đặt hàng đang chờ
+ Giá cả của hàng hoá được khách hàng đặt hàng hiện có trên thị trường
X X X
7. Cơng ty có lập kế hoạch tiêu thụ X
8. Kế hoach được lập dựa vào nhữnh khách hàng chủ yếu.
X
Dựa vào chủ yếu là kết quả kinh doanh kỳ trước và
khả năng thu mua nguyên liệu đầu
vào.
9. Cơng ty có chính sách cụ thể để quản
lý con nợ có hiệu quả. X
10. Chính sách có ghi rõ: + Điều khoản mua bán.
+ Tiêu chuẩn thiết lập giới hạn tín dụng. + Những điều kiện có thể thay đổi điều khoản mua bán hay tiêu chuẩn thiết lập giới hạn tín dụng
X X
11. Công ty không thực hiện đơn đặt hàng khi khách hàng vượt quá giới hạn tín dụng
X
12. Các đơn đặt hàng cơng ty nhận được có phải đều là kết quả của quá trình tự tìm kiếm khách hàng của nhân viên công ty.
X
Không nhiều.
13. Cơng ty có chính sách chiết khấu đối
với những khách hàng trả tiền sớm. X
14. Mức nợ giới hạn có được thay đổi
và xem xét lại thường xuyên. X Mỗi năm một lần
15. Giá bán tại các đại lý có được cơng
ty quy định. X
Đối với kinh doanh mặt hàng
xăng dầu.
16. Các đại lý có được hưởng chiết khấu gia tăg tương ứng với phần doanh thu thực hiện được.
X
Chỉ được hưởng % trên doanh thu
bán được
17. Cơng ty có thường tổ chức chào
hàng X Chào hàng theo
đợt
18. Chào hàng chủ yếu dưới hình thức
chào hàng tự do. X
19. Cơng ty có thường xun đánh giá hiệu quả của các chi phí cho chính sách tín dụng.
X
20. Cơng ty có chính sách cụ thể rõ ràng
để kiểm sốt chi phí bán hàng. X
21. Cơng ty có thường xuyên gởi xác nhận cho khách hàng (xác nhận về hàng bán và nợ) X Phần lớn chỉ có ở mặt hàng xăng dầu 22. Cơng ty có chính sách marketing cụ thể, rõ ràng và hiệu quả. X Chỉ dừng lại ở việc quãng cáo trên một báo.
23. Cơng ty có chính sách chiết khấu để
khuyến khích các đại lý trả tiền sớm. X
24. Giá thành được tính theo cách tính
đảm phí X Theo cách tính
tồn bộ.
Qua bảng câu hỏi hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hoạt động tiêu thụ tại công ty, ta chỉ có thể biết được khái quát chung tình hình kiểm sốt nội bộ tại cơng ty, ta chưa thể đánh giá được những yếu kém đi đôi với những rũi ro có thể xảy ra tại cơng ty. Do đó, tiếp theo em xin trình bày bảng sau:
Bảng11: Bảng đánh giá về kiểm soát nội bộ đối với hoạt động tiêu thụ tại công ty.
Thủ tục kiểm
soát
Kết quả khảo sát xem xét kiểm sốt nội bộ.
Một số rũi ro có
thể xảy ra. Đánh giá 1. Bảng
câu hỏi
1. Khi có đơn đặt hàng của khach hàng, bộ phận bán hàng khơng có ngay được thơng tin về hàng dự trữ, gía cả, nợ phải thu ngay lập tức.
Đối với những trường hợp khách hàng muốn tìm hiểu về sản phẩm thông qua điện thoại và khách hàng này là khách hàng khó tính thì việc cung cấp chậm thơng tin sẽ đánh mất thiện chí của kháh hàng, có khả năng mất cơ hội bán hàng. Việc tiếp cận thông tin của bộ phận bán hàng còn chậm.
2. Kế hoạch tiêu thụ được lập chủ yếu dựa trên kết quả kinh doanh kỳ trước và khả năng thu mua nguyên liệu đầu vào.
Kế hoạch có thể khơng sát với thực tế. Cần xem xét lại việc lập kế hoạch 3. Phần lớn các đơn đặt hàng là do khách hàng chủ động tìm đến. Cơng ty có thể rơi vào tình thế bị động trong khâu thu mua nguyên liệu đầu vào.
Cơng tác tìm kiếm khách hàng chưa phát huy hiệu quả.
4. Mức nợ giới hạn rất ít thay đổi và xem xét lại thưỡng xun Có thể xảy ra tình trạng nợ khó địi hoặc cũng có thể hạn chế lượng hàng hố tiêu thụ. Cần xem xét chính sách này để đưa ra mức giới hạn nợ linh động đối với từng khách hàng
vào từng thời kỳ.
5. Các đại lý không được hưởng chiết khấu gia tăng tương ứng với phần doanh thu thực hiên được.
Chính sách chiết khấu chưa khuyến khích các đại lý gia tăng doanh thu.
Chính sách cho các đại lý chưa phát huy hiệu quả 6. Công ty rất ít tổ chức chào hàng, mà nếu có thường chào hàng dưới hình thức cố định.
Mất cơ hội bán giá cao nếu chào hàng tự do
Cần kết hợp cả hai hình thức chào hàng.
7. Cơng ty không thường xuyên gởi xác nhận cho khách hàng về (hàng bán và nợ) đốivới mặt hàng thuỷ sản Có thể so liệu do kế tốn cung cấp khơng chính xác. Cơng ty chưa có biện pháp để xác định tính chính xác của số liệu kế tốn 8. Cơng ty chưa có chính sách cụ thể rõ ràng để kiểm sốt chi phí bán hàng. Có khả năng chi phí bán hàng khơng phát huy hiệu quả Cần xem xét lại chính sách này. 9. Chính sách marketing ở cơng ty cịn rất hạn chế Có thể sản phẩm của cơng ty ít được người tiêu dùng biết đến và trong tương lai công ty sẽ mất vị thế trên thị trường.
Chính sách này phải được cơng ty quan tâm đến. 10. Tính giá theo cách tính tồn bộ. Có thể cơng ty bỏ qua những đơn đặt hàng đặt biệt mang lại lợi nhuận cho cơng ty. Cần xem lại cách tính này. 2. Chỉ tiêu 11. Tỷ suất lợi nhuận/doanh thu còn rất thấp.
Hiệu quả của quá trình sản xuất kinh doanh còn thấp.
Qua bảng 11 ta đã thấy được một số yếu kém của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hoạt động tiêu thụ và một số rũi ro tương ứng có thể xảy ra tại cơng ty, từ đó có thể lập những thử nghiệm mở rộng thích hợp.