7. Kết cấu của đề tài
2.5. Phương pháp xây dựng quy chế lương, thưởng cho người lao động tại công
Các tiêu chí đánh giá theo vị trí cơng việc, năng lực, hiệu quả cơng việc phải phù hợp với loại hình doanh nghiệp, quy mơ doanh nghiệp. Q trình đánh giá phải thực sự khách quan, trung thực. Đánh giá đúng người, đúng việc.
Quy chế lương, thưởng theo mơ hình 3P phải được qn triệt đến từng cán bộ nhân viên. Việc đánh giá bao gồm tự đánh giá và đánh giá từ cấp trên. Kết hợp cả hai yếu tố đó sẽ cho kết quả đánh giá chính xác, khách quan. Kết quả đánh giá phải được công khai tới người lao động.
2.5. Phương pháp xây dựng quy chế lương, thưởng cho người lao động tại công ty cổ phần Vân Sơn theo mơ hình 3P cơng ty cổ phần Vân Sơn theo mơ hình 3P
2.5.1. Xây dựng sơ đồ tổ chức – Nghiệp vụ của các phòng ban
Để xây dựng được sơ đồ tổ chức – nghiệp vụ của các phòng ban, ta cần xác định được hệ thống chức danh trong doanh nghiệp. Để xác định được hệ thống chức danh một cách rõ ràng thì doanh nghiệp cần phải tiến hành cơng tác định biên nhân sự chuẩn. Khi đã xây dựng được hệ thống chức danh chuẩn thì việc xây dựng sơ đồ tổ chức – Nghiệp vụ của các phòng ban sẽ trở lên dễ dàng hơn nhiều. Sau đây là hệ thống các chức danh tại công ty cổ phần Vân Sơn:
Bảng 2.1: Bảng hệ thống các chức danh tại công ty cổ phần Vân Sơn
Stt Đơn vị Chức danh
1 Ban giám đốc Tổng giám đốc
Giám đốc điều hành 2 Phòng kinh doanh Trưởng phòng kinh doanh
Nhân viên kinh doanh
3 Phòng nhân sự
Trưởng phòng nhân sự Văn thư lưu trữ
Phụ trách đội xe Lao công
19 Stt Đơn vị Chức danh Bảo vệ 4 Phịng kế tốn Trưởng phịng kế tốn Kế tốn hóa đơn Kế tốn cơng nợ Kế toán thuế Thủ quỹ 5 Phòng đàm Trưởng phòng đàm Đàm thoại viên
Từ việc xác định rõ ràng các chức danh, phòng nhân sự sẽ dễ dàng trong việc xây dựng được sơ đồ tổ chức – nghiệp vụ của các phòng ban tại cơng ty cổ phần Vân Sơn.
Hình 2.1: Sơ đồ chức năng, nghiệp vụ các phịng ban tại cơng ty cổ phần Vân Sơn.
2.5.2. Xây dựng bản mô tả công việc – Tiêu chuẩn công việc
2.5.2.1. Xây dựng bản mô tả công việc
Bản mô tả công việc thực chất là một bảng biểu cung cấp thông tin liên quan đến các công tác cụ thể, các nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc. [6, tr.90-110]
20
Để xây dựng được bản mô tả công việc, ta cần phải tiến hành phân tách công việc. Phân tách cơng việc là một tiến trình mơ tả và ghi lại mục tiêu của một công việc, các nhiệm vụ và hoạt động của nó, các điều kiện hồn thành cơng việc, các kỹ năng, kiến thức và thái độ cần thiết để hồn thành cơng việc. Mục đích của việc phân tách công việc là để trả lời các câu hỏi sau:
+ Nhân viên thực hiện những cơng tác gì? + Khi nào cơng việc được hồn tất? + Công việc được thực hiện ở đâu?
+ Công nhân viên làm cơng việc đó như thế nào? + Tại sao phải thực hiện cơng việc đó?
+ Để thực hiện cơng việc đó cần phải hội đủ các tiêu chuẩn trình độ nào? Việc phân tách công việc sẽ cung cấp cho nhà quản trị một bản tóm tắt các nhiệm vụ và trách nhiệm của một cơng việc nào đó. Mối tương quan của cơng việc đó với các cơng việc khác; kiến thức và kỹ năng cần thiết; và các điều kiện làm việc.
Để tiến hành xây dựng bản mô tả công việc ta thực hiện theo các bước sau: + Bước 1: Xác định mục đích sử dụng thơng tin phân tách công việc (trong trường hợp này ta dùng để lập bản mơ tả cơng việc cho các vị trí trong cơng ty).
+ Bước 2: Thu thập thông tin cơ bản ứng với từng chức danh trong công ty. + Bước 3: Lựa chọn các công việc tiêu biểu.
+ Bước 4: Thu thập thông tin phân tách công việc.
(Ở bước này, ta có thể sử dụng các phương pháp phân tích cơng việc như: Bảng câu hỏi; Quan sát; Phỏng vấn; Ghi chép lại trong nhật ký; Bảng danh sách kiểm tra…)
+ Bước 5: Kiểm tra lại thông tin với các thành viên. + Bước 6: Triển khai xây dựng bản mô tả công.
Bản mô tả công việc phải liệt kê chính xác và xúc tích những điều mà nhân viên phải thực hiện ứng với vị trí cơng việc mà nhân viên đảm nhiệm. Nó cho biết
21
người nhân viên phải làm cái gì, làm thế nào, điều kiện mà các nhiệm vụ đó được thực thi. Bản mơ tả cơng việc thường bao gồm các điểm sau:
+ Các nhiệm vụ chủ yếu phải hoàn thành. + Tỉ lệ thời gian cho mỗi nhiệm vụ, + Các tiêu chuẩn hồn thành cơng tác.
+ Các điều kiện làm việc, nơi làm việc và các rủi ro có thể xảy ra.
+ Số người làm việc đối với từng công việc và các mối quan hệ tường trình báo cáo.
+ Máy móc và thiết bị để thực hiện cơng việc đó.
Dưới đây là bản mô tả công việc cho một vài vị trí tại công ty cổ phần Vân Sơn.
Bảng 2.2: Bản mơ tả cơng việc cho vị trí “Đàm thoại viên” Công ty cổ phần Vân Sơn.
Địa chỉ: Xóm Ngang, xã Đại Mỗ, Từ Liêm, Hà Nội Điện thoại: (04) 37686916 Fax: (04) 37686915
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC ĐÀM THOẠI VIÊN
Chức danh:
Đàm thoại viên
Phòng ban:
Phòng đàm.
Tên nhân viên: Quản lý trực tiếp:
Trường phịng đàm.
22 Mục đích cơng việc
+ Nhận các cuộc gọi từ khách hàng, chọn xe taxi thích hợp cho khách hàng.
+ Nhập thông tin giao dịch vào bảng theo dõi các giao dịch phát sinh trong ngày.
+ Nhận và giải quyết các yêu cầu từ khách hàng, từ bộ phận lái xe.
+ Giải quyết các vấn đề phát sinh trong cơng việc. Trình độ PTTH, trung cấp, cao đẳng.
Kinh nghiệm 01 năm trở lên.
Chun mơn
Hiểu quy trình làm việc, biết sử dụng máy tính[ hệ điều hành window, trình soạn thảo văn bản word, bảng tính excel].
Kỹ năng Xử lý tình huống, giao tiếp, vi tính. u cầu khác
Có kinh nghiệm trong lĩnh vực chăm sóc khách hàng là một lợi thế.
Trách nhiệm
+ Thực hiện nghiêm chỉnh nội quy và quy định của công ty.
+ Khéo léo xử lý các vấn đề phát sinh với khách hàng, lái xe để đảm bảo hiệu quả hoạt động kinh doanh và khơng làm ảnh hưởng tới uy tín của cơng ty.
+ Định kỳ báo cáo tới trưởng bộ phận các giao dịch phát sinh trong kỳ, các trường hợp bất cập xảy ra và phương hướng giải quyết.
Quyền hạn
+ Đề xuất các nguồn lực cần thiết cho cơng việc.
+ Tham gia đóng góp ý kiến, sáng kiến nhằm cải tiến và nâng cao hiệu quả hoạt động của côg ty.
+ Hưởng các chế độ khen thưởng, kỷ luật theo quy chế khen thưởng và kỷ luật của công ty.
23 quy định của công ty. Thời gian thử việc 02 tháng.
Phúc lợi
Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, cơm trưa.
CHỮ KÝ:
Họ và tên Mã chức danh Chữ ký Ngày
Quản lý trực tiếp Người phê duyệt Người nhận việc Đại diện phòng nhân sự
Đại diện phòng nhân sự
2.5.2.2. Xây dựng bản tiêu chuẩn công việc [6, tr.104-110]
Bản tiêu chuẩn cơng việc là bảng trình bày các tiêu chuẩn tối thiểu có thể chấp nhận được mà một người cần phải hồn thành một cơng việc nhất định nào đó. Các điểm điển hình trong bản mơ tả tiêu chuẩn cơng việc này là các u cầu về trình độ học vấn, kinh nghiệm, nhân cách, các khả năng về thể lực.
Bảng 2.3: Bản tiêu chuẩn cơng việc cho vị trí “Đàm thoại viên” Cơng ty cổ phần Vân Sơn.
Địa chỉ: Xóm Ngang, xã Đại Mỗ, Từ Liêm, Hà Nội Điện thoại: (04) 37686916 Fax: (04) 37686915
BẢN TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC ĐÀM THOẠI VIÊN Chức danh: Đàm thoại viên Phòng ban: Phòng đàm. Quản lý trực tiếp: Trường phịng đàm.
24 Trình độ
+ Tốt nghiệp PTTH, trung cấp, cao đẳng.
+ Ưu tiên những người đã qua các khóa đào tạo về lĩnh vực chăm sóc khách hàng.
Kinh nghiệm Có tối thiểu 01 năm kinh nghiệm ở vị trí tương tự.
Khả năng
+ Khả năng giải quyết tốt vấn đề.
+ Khả năng truyền đạt, trình bày vấn đề rõ ràng dễ hiểu. + Làm việc độc lập, nhóm tốt.
Kỹ năng
+ Xử lý tình huống. + Quản lý thời gian. + Vi tính thành thạo. + Lập báo cáo. Thái độ
+ Trung thực, cởi mở, hịa đồng.
+ Tơn trọng đồn nghiệp, giúp đỡ nhau cùng tiến bộ.
Các tiêu chuẩn khác
+ Có sức khỏe tốt đảm bảo hồn thành cơng việc được giao.
+ Sẵn sàng, chủ động và sáng tạo trong công việc được giao.
+ Nghiêm chỉnh chấp hành nội quy, quy định của cơng ty. + Gắn bó lâu dài với cơng ty.
Thơng thường, bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc được ban hành đồng thời dưới mẫu văn bản gọi chung là bản mô tả công việc. [3, tr.80-81] Văn bản này thường có những nội dung chính sau:
+ Tên cơng việc.
+ Vị trí tại doanh nghiệp, bao gồm tên công việc của người sẽ báo cáo và người được báo cáo.
+ Vị trí của cơng việc.
+ Tóm tắt về bản chất chung và mục tiêu của công việc.
25 + Tiêu chuẩn đảm nhiệm công việc.
+ Sau khi bản mô tả công việc được xây dựng, bộ phận nhân sự sẽ gửi tới các phòng ban tương ứng để các phịng ban này góp ý, bổ sung, sửa đổi. Tiếp theo đó bộ phận nhân sự sẽ hồn thiện bản mơ tả cơng việc và trình giám đốc phê duyệt.
Bảng 2.4: Bản mô tả công việc – Tiêu chuẩn cơng việc cho vị trí “Nhân viên phịng đàm”
Cơng ty cổ phần Vân Sơn.
Địa chỉ: Xóm Ngang, xã Đại Mỗ, Từ Liêm, Hà Nội Điện thoại: (04) 37686916 Fax: (04) 37686915
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC ĐÀM THOẠI VIÊN
Chức danh:
Đàm thoại viên
Phòng ban:
Phòng đàm.
Tên nhân viên: Quản lý trực tiếp:
Trường phòng đàm.
MƠ TẢ CƠNG VIỆC
Mục đích cơng việc
+ Nhận các cuộc gọi từ khách hàng, chọn xe taxi thích hợp cho khách hàng.
+ Nhập thơng tin giao dịch vào bảng theo dõi các giao dịch phát sinh trong ngày.
+ Nhận và giải quyết các yêu cầu từ khách hàng, từ bộ phận lái xe.
+ Giải quyết các vấn đề phát sinh trong cơng việc. Trình độ PTTH, trung cấp, cao đẳng.
26 Chuyên mơn
Hiểu quy trình làm việc, biết sử dụng máy tính[ hệ điều hành window, trình soạn thảo văn bản word, bảng tính excel].
Kỹ năng Xử lý tình huống, giao tiếp, vi tính. u cầu khác
Có kinh nghiệm trong lĩnh vực chăm sóc khách hàng là một lợi thế.
Trách nhiệm
+ Thực hiện nghiêm chỉnh nội quy và quy định của công ty.
+ Khéo léo xử lý các vấn đề phát sinh với khách hàng, lái xe để đảm bảo hiệu quả hoạt động kinh doanh và không làm ảnh hưởng tới uy tín của cơng ty.
+ Định kỳ báo cáo tới trưởng bộ phận các giao dịch phát sinh trong kỳ, các trường hợp bất cập xảy ra và phương hướng giải quyết.
Quyền hạn
+ Đề xuất các nguồn lực cần thiết cho cơng việc.
+ Tham gia đóng góp ý kiến, sáng kiến nhằm cải tiến và nâng cao hiệu quả hoạt động của côg ty.
+ Hưởng các chế độ khen thưởng, kỷ luật theo quy chế khen thưởng và kỷ luật của công ty.
+ Được phép yêu cầu lái xe thực hiện nghiêm chỉnh các quy định của công ty.
Thời gian thử việc 02 tháng. Phúc lợi
Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, cơm trưa.
TIÊU CHUẨN CƠNG VIỆC
Trình độ
+ Tốt nghiệp PTTH, trung cấp, cao đẳng.
+ Ưu tiên những người đã qua các khóa đào tạo về lĩnh vực chăm sóc khách hàng.
27 Khả năng
+ Khả năng giải quyết tốt vấn đề.
+ Khả năng truyền đạt, trình bày vấn đề rõ ràng dễ hiểu. + Làm việc độc lập, nhóm tốt.
Kỹ năng
+ Xử lý tình huống. + Quản lý thời gian. + Vi tính thành thạo. + Lập báo cáo. Thái độ
+ Trung thực, cởi mở, hòa đồng.
+ Tôn trọng đồn nghiệp, giúp đỡ nhau cùng tiến bộ.
Các tiêu chuẩn khác
+ Có sức khỏe tốt đảm bảo hồn thành cơng việc được giao.
+ Sẵn sàng, chủ động và sáng tạo trong công việc được giao.
+ Nghiêm chỉnh chấp hành nội quy, quy định của cơng ty. + Gắn bó lâu dài với cơng ty.
CHỮ KÝ:
Họ và tên Mã chức danh Chữ ký Ngày
Quản lý trực tiếp Người phê duyệt Người nhận việc
(Bản mô tả công việc của một số nhân sự tại Công ty cổ phần Vân Sơn được trình bày ở phần phụ lục).
2.5.3. Xây dựng thang, bảng lương cơ bản theo vị trí cơng việc (P1)
2.5.3.1. Xác định số ngạch trong thang bảng lương
Trong thang bảng lương, ngạch lương giải thích các cơng việc có cùng ngạch có giá trị tương đương nhau. Ngạch lương phản ánh mức độ quan trọng của công việc trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Ngạch lương được xây dựng bởi ba lý do cơ bản sau:
28
+ Ngạch lương cho phép tính tốn các yếu tố chủ quan trong trả lương: Doanh nghiệp có các ưu tiên khác nhau trong chính sách tiền lương. Doanh nghiệp này chú trọng bằng cấp, thâm niên. Trong khi tại các doanh nghiệp khác thì các tiêu chí đó lại khơng quan trọng…
+ Ngạch lương cho phép đơn giản hóa hệ thống tiền lương bởi một ngạch thường bao gồm một số cơng việc có mức độ quan trọng như nhau.
Để tiến hành xác định số ngạch trong thang bảng lương ta cần phải lần lượt tiến hành các công việc sau: Xác định giá trị công việc; Phân ngạch lương; Cụ thể như sau:
- Xác định giá trị công việc: [3, tr.86-99]
Dựa vào sơ đồ tổ chức ta biết được các chức danh hiện hữu tại công ty cổ phần Vân Sơn. Để tiến hành xác định số ngạch trong thang bảng lương ta phải tiến hành xây dựng bộ chỉ số KPI để đo lường giá trị công việc ứng với từng chức danh. Bộ chỉ số KPI này được xây dựng dựa trên các tiêu chuẩn định lượng giá trị công việc, các tiêu chuẩn này cho biết doanh nghiệp căn cứ vào đâu để xác định mức lương theo vị trí cơng việc (theo P1); Cơng tác xác định các tiêu chuẩn định lượng công việc được triển khai theo hai bước:
+ Bước 1: Xác định các tiêu chuẩn đánh giá giá trị công việc.
+ Bước 2: Xác định thang điểm đánh giá (bao gồm thang điểm chung và trọng số của từng tiêu chuẩn).
Bộ chỉ số đo lường KPI này gồm các yếu tố: Tiêu chí đánh giá, trọng số, điểm ứng với mỗi tiêu chí đó. Thơng thường ta có thể sử dụng thang điểm từ 1- 10 hoặc từ 10-100. Trọng số của mỗi tiêu chuẩn, tiêu chí thể hiện mức độ đóng góp của tiêu chuẩn, tiêu chí cho cơng việc. Với Công Ty cổ phần Vân Sơn, tôi sử dụng thang điểm từ 10-100 để tiện khi cho điểm các hạng mục đánh giá.
Bộ chỉ số đo lường KPI này dùng để đánh giá giá trị công việc, không phải để đánh giá năng lực hay thành tích của cá nhân người lao động đang đảm nhiệm vị trí đó.
29
Trong q trình xác định các tiêu chuẩn đánh giá giá trị cơng việc (ứng với các chỉ số KPI) ta có thể căn cứ trên nhiều tiêu chí khác nhau ví dụ như:
+ Kiến thức chun mơn; + Trình độ quản lý; + Giải quyết vấn đề;
+ Mức độ thử thách của quyết định; + Mức độ chủ động trong cơng việc;
+ Tác động của vị trí vào kết quả cuối cùng; + Mức độ trách nhiệm liên đới đến tài sản;
Bảng 2.5: Bảng tiêu chuẩn đánh giá giá trị công việc
Lao động giản đơn Lao động chất xám
Trình độ + Học vấn + Kinh nghiệm