BÀI 9 XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU
9.1. KHÁI NIỆM VÀ THUẬT NGỮ
9.1.1. Cơ sở dữ ệu
Cơ sở dữ liệu là tập hợp các dữ liệu đƣợc lƣu trữ một cách có tổ chức nhằm dễ dàng truy xuất thông tin phục vụ cho quản lý.
Cơ sở dữ liệu kiểu quan hệ sẽ đƣợc tổ chức dữ liệu theo cấu trúc bảng gồm nhiều cột và dòng qua các phép truy vấn để có thể rút trích, liệt kê, sắp xếp, truy tìm nhanh chóng các thơng tin cần thiết.
Trên Excel, một danh sách (list) đƣợc coi là một cơ sở dữ liệu nếu dòng tiêu đề chỉ gồm một dòng cấu trúc, các dữ liệu trên mỗi cột phải cùng kiểu và danh sách phải có ít nhất một dịng. Mỗi danh sách thƣờng lƣu trữ thông tin của một đối tƣợng trong thế giới thực hoặc các thông tin liên quan giữa chúng
9.1.2. Một số thuật ngữ t ƣờng dùng tro cơ sở dữ liệu
Vù t (F e d)
Mỗi cột trong danh sách đƣợc gọi là một vùng tin. Các dữ liệu trên một cột thể hiện một thuộc tính của đối tƣợng lƣu trữ.
Mỗi vùng tin đƣợc đặt một tên riêng (Field name) để dễ dàng truy cập. Trong Excel dòng tiêu
đề bao gồm các tên vùng tin của cơ sở dữ liệu.
Mẫu t (Record)
Mỗi dòng trên danh sách đƣợc gọi là một mẫu tin. Tập hợp các ô liên quan với nhau trên cùng một dòng.
Một mẫu tin thể hiện một trƣờng hợp cụ thể của một đối tƣợng cơ sở dữ liệu.
Vù cơ sở dữ ệu
Là toàn bộ phạm vi dữ liệu mà ngƣời quản lý dữ liệu cần xử lý, bao gồm tất cả các vùng tin, mẫu tin chứa các thông tin cần thực hiện.
Đây là một cơ sở dữ liệu chứa thông tin quản lý hàng nhập xuất tại cơng ty, trong đó có 8 vùng tin (cột dữ liệu) và 7 mẫu tin (7 dịng thơng tin về 7 lần phát sinh nhập, xuất hàng)
Trong một bảng tính có thể có nhiều vùng cơ sở dữ liệu khác nhau.
Một cơ sở dữ liệu có tối đa 256 vùng tin (field) và 16,383 mẫu tin (record).
Dữ liệu ghi trong vùng tin có thể là chuỗi, số, ngày, giờ, cơng thức (hay hàm) nhưng phải cùng một kiểu.
9.2. SỬ DỤNG CHỨC NĂNG DATA FORM
9.2.1. G ớ t ệu
Data Form là một giao diện giữa ngƣời sử dụng với cơ sở dữ liệu trong việc xét duyệt, hiệu chỉnh dữ liệu dƣới dạng trang chứng từ cho mỗi mẫu tin.
Hình 9.2 – Chọn Data Form từ Customize Quick Access Toolbar
Để quản lý cơ sở dữ liệu, ta có thể sử dụng cơng cụ Form trên Customize Quick Access Toolbar, tuy nhiên nếu trƣờng hợp công cụ Form chƣa xuất hiện sẵn ta cần thực hiện thao tác sau:
Bước 1. Chọn File > Option > Quick Access Toolbar,
Bước 2. Tại Choose Commands From > All Commands > công cụ Form,
Bước 3. Chọn Add > công cụ Form sẽ xuất hiện trên Customize Quick Access Toolbar
Hình 9.3 – Hiển thị Data Form từ Ribbon
Sau khi đã thiết lập cơ sở dữ liệu, thực hiện các bƣớc sau:
Bước 1. Chọn một ô bất kỳ tron vùn cơ s dữ liệu,
Bước 2. Chọn công cụ Data Form trên Customize Quick Access Toolbar.
Xuất hiện khung Data Form nhƣ sau:
Hình 9.4 – Hộp thoại Data Form
1
2
3
1
Thanh tiêu đề
- Tên bảng tính hiện hành: QL_Hanghoa.
Bảng bên trái
- Hiển thị các vùng tin có trong vùng cơ sở dữ liệu kèm theo các ô chứa dữ liệu bên cạnh.
Các vùng tin kiểu công thức chỉ hiển thị giá trị, không hiển thị công thức.
Bảng bên phải
- Số thứ tự của mẫu tin hiện tại cùng với tổng số mẫu tin có trong cơ sở dữ liệu, bên dƣới là các nút lệnh.
Chức năng các nút lệnh được mô tả trong bảng dưới.
Thanh cuộn
- Dùng để di chuyển đến các mẫu tin kế cận.
9.2.2. C ức ă của các út ệ
Nút C ức ă
New Tạo một mẫu tin mới
Delete Xóa mẫu tin hiện hành
Restore Phục hồi dữ liệu vừa nhập hay xóa các ơ chứa dữ liệu
Find Prev Tìm mẫu tin kế trƣớc so với mẫu tin hiện tại thỏa điều kiện
Find Next Tìm mẫu tin kế sau so với mẫu tin hiện tại thỏa điều kiện
Criteria Đặt (nhập) điều kiện truy tìm
Close Đóng hộp thoại Data Form
Help Xem phần trợ giúp
9.2.3. Các p ím ỗ trợ
Nút Cô dụ
/ Đến mẫu tin trƣớc/sau của mẫu tin hiện tại.
Enter Xuống mẫu tin sau của mẫu tin hiện tại.
Ctrl+PgUp, Ctrl+PgDn Đến mẫu tin đầu/cuối của cơ sở dữ liệu.
Delete Xóa dữ liệu trong khung đang hiện hành.
Tab, Shift+Tab Di chuyển qua lại giữa các khung.
9.2.4. Thao tác thực hiện trong Data Form
9.2.4.1. Tìm kiếm dữ liệu
Khi có nhu cầu cần tìm thơng tin dữ liệu trong Data Form, thực hiện các bƣớc sau: Bước 1. Tại cửa sổ Data Form > Criteria,
Bước 2. Chọn Field chứa dữ liệu cần tìm > nhập giá trị cần tìm,
Hình 9.5 – Tìm kiếm dữ liệu trong Data Form 1
Bước 3. Chọn Find next hoặc Find Prev để tìm kiếm dữ liệu,
Hình 9.6 – Tìm kiếm dữ liệu trong Data Form 2
Bước 4. Nút Clear thay cho nút Delete dùn để xóa điều kiện ghi trong các ơ dữ liệu,
Bước 5. Nút Form thay cho nút Criteria dùn để tr về hộp thoại lúc đầu.
9.2.4.2. Chèn và nhập mẫu tin mới
Khi có nhu cầu cần nhập thêm mẫu tin mới trong Data Form, thực hiện các bƣớc sau: Bước 1. Di chuyển đến vị trí mẫu tin nằm sau mẫu tin cần chèn > New,
Bước 2. Nhập vào các vùng tin trống > bấm phím Tab để chuyển sang vùng tin khác,
Bước 3. Nhấn nút Close để đón hộp thoại và tr về cơ s dữ liệu.
1
2
3 4
Hình 9.7 – Mô tả thao tác chèn mẫu tin mới bằng Data Form 9.2.4.3. Xóa mẫu tin
Khi có nhu cầu cần xóa mẫu tin trong Data Form, thực hiện các bƣớc sau:
Bước 1. Di chuyển đến vị trí mẫu tin nằm sau mẫu tin cần xóa,
Bước 2. Chọn Delete. Xuất hiện hộp thông báo, nhắc nh trước khi xóa,
Bước 3. Nhấn nút Close để kết thúc việc xóa v đón hộp thoại.
Hình 9.8 – Mơ tả thao tác xóa vùng tin bằng Data Form
Khi xóa mẫu tin bằng lệnh Data Form thì khơng thể phục hồi được bằng lệnh Undo.
1 2 3 1 2 3
9.3. QUẢN LÝ TR N CƠ SỞ DỮ LIỆU
9.3.1. Tạo cơ sở dữ liệu
Để quản lý một vùng cơ sở dữ liệu ta có thể xứ lý trực tiếp từ vùng số liệu đã có. Tuy nhiên nhằm tránh ảnh hƣởng đến mức độ chính xác và đặc tính riêng của số liệu đã có ta nên sao chép dữ liệu từ bảng tính gốc ra một vùng trống trong cùng Sheet hoặc sang một Sheet khác, gồm:
Dòng đầu: chứa tên các vùng tin (tiêu đề cột).
Các dòng kế tiếp: chứa các mẫu tin cần sử dụng.
Không được tạo các vùng tin trống trong cơ sở dữ liệu, vì khi đó phần mềm Excel sẽ hiểu là cơ sở dữ liệu chỉ có đến vùng tin trống.
9.3.2. H ệu c ỉ cơ sở dữ liệu
Khi cần cũng có thể quản lý các thao tác trực tiếp từ vùng cơ sở dữ liệu.
9.3.2.1. C è mẫu t
Bước 1. Chọn mẫu tin nằm ên dưới mẫu tin mới cần chèn,
Bước 2. Bấm phải vào mẫu tin vừa chọn > Insert,
Bước 3. Chọn Shift cells Down > OK.
Hình 9.9 – Mơ tả thao tác chèn mẫu tin mới bằng chức ă I sert
Mẫu tin được chọn sẽ tự động chuyển xuống dưới và chèn các dòng trống vào bên trên mẫu tin này.
9.3.2.2. C è vù t
1
2
Bước 2. Bấm phải vào vùng tin vừa chọn > Insert, Bước 3. Chọn Shift cells right > OK.
Hình 9.10 – Mơ tả thao tác chèn vùng tin mới bằng chức ă I sert
Vùng tin được chọn sẽ tự động chuyển sang bên phải và chèn vùng tin trống vào bên trái vùng tin vừa chọn. Nếu muốn thêm cả dòng hoặc cả cột có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Shift + +
9.3.2.3. Xóa mẫu t
Bước 1. Chọn mẫu tin cần xóa,
Bước 2. Bấm phải vào mẫu tin vừa chọn > Delete, Bước 3. Chọn Shift cells up > OK.
1
2 2
Hình 9.11 – Mơ tả thao tác xóa mẫu tin bằng chức ă De ete
Các mẫu tin vừa chọn sẽ bị xóa và chuyển những mẫu tin phía dưới lên, việc xóa các mẫu tin tương đương với việc xóa các ơ trên cùng một dịng.
Xóa vù t
Bước 1. Chọn vùng tin cần xóa,
Bước 2. Bấm phải vào vùng tin vừa chọn > Delete, Bước 3. Chọn Shift cells left > OK.
1
3 2
Hình 9.12 – Mơ tả thao tác xóa vùng tin bằng chức ă De ete
Vùng tin vừa chọn sẽ bị xóa và các vùng tin bên phải được chuyển qua.
9.3.2.4. C ỉ sửa mẫu t
Ta có thể chỉnh sửa dữ liệu trực tiếp trên bảng tính hoặc trên các khung dữ liệu trong hộp thoại của lệnh Data Form (ngoại trừ các vùng tin dạng công thức).
9.3.2.5. D c uyể vù t , mẫu t
Thực hiện tƣơng tự nhƣ lệnh di chuyển và chèn dữ liệu trong bảng tính.
9.3.3. Sắp xếp cơ sở dữ liệu
Sort (sắp xếp) và Filter (lọc) là những tính năng xử lý thao tác dữ liệu trong một bảng tính và đƣợc thiết lập dựa trên các tiêu chuẩn khác nhau.
9.3.3.1. Sắp xếp trên một cột
Để thực hiện công việc sắp xếp theo chiều tăng hay giảm dần trên một cột, ta sẽ thực hiện dựa vào chức năng Sort trên Ribbon.
Bước 1. Chọn vào ô trong vùng tin cần sắp xếp,
Bước 2. Chọn menu Data > tại công cụ Sort&Filter chọn:
Chọn nút Sort Ascending (A-Z): sắp xếp dữ liệu tăng dần.
Chọn nút Sort Descending (Z-A): sắp xếp dữ liệu giảm dần.
1
3
Hình 9.13 – Mơ tả thao tác sắp xếp dữ liệu trên một cột
Khi đó vùng cơ sở dữ liệu sẽ đƣợc sắp xếp tăn hay giảm dần tùy theo chức năng đƣợc chọn.
9.3.3.2. Sắp xếp nhiều ơ một cột
Bước 1. Chọn menu Data > tại công cụ Sort&Filter > chọn nút Sort, Bước 2. Dòng Sort by > chọn cột cần sắp xếp chính,
Bước 3. Chọn Add Level sẽ xuất hiện thêm dòng Then by,
Bước 4. Dòng Then by > chọn cột sắp xếp phụ.
Order: chọn tính năng cụ thể cần sắp xếp.
Delete Level: xóa dịng Then by.
Chọn OK. 1 3 2 2 3 4
9.4. TRÍCH LỌC CƠ SỞ DỮ LIỆU
Trong quá trình nhập và xử lý số liệu tại doanh nghiệp, nếu với số lƣợng chứng từ phát sinh quá lớn, ngƣời quản lý sẽ gặp khó khăn trong trong việc theo dõi và kết xuất.
Do đó , trƣờng hợp này ngƣời quản lý cần sử dụng các cơng cụ hỗ trợ đã đƣợc tích hợp sẵn trong phần mềm, nếu xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu đúng phƣơng pháp sẽ giúp việc truy xuất danh sách dữ liệu một cách chính xác (nếu thỏa mãn các tiêu chuẩn đã đƣợc u cầu), đó chính là phƣơng pháp tính năng của thao tác Trích lọc dữ liệu.
Để trích lọc dữ liệu, ta có thể thực hiện theo hai phƣơng pháp:
Trích lọc tự động (Filter).
Trích lọc nâng cao (Advance Filter).
9.4.1. P ƣơ p áp tríc ọc tự ộng (Filter)
Phƣơng pháp này giúp chúng ta tìm dữ liệu nhanh và hiệu quả, để sử dụng bộ lọc này ta thực hiện nhƣ sau:
Bước 1. Chọn cột thuộc vùn cơ s dữ liệu cần trích lọc,
Bước 2. Chọn menu Data trên Ribbon tại công cụ Sort&Filter > Filter hoặc bấm [Ctrl +
Shift + L],
Bước 3. Dấu mũi tên (Combo Box): chọn dữ liệu cần lọc.
Hình 9.15 – Mơ tả thao tác trích lọc Filter 9.4.1.1. Dữ liệu trích lọc kiểu chuỗi (Text)
Nếu dữ liệu lọc thuộc kiểu chuỗi, sẽ thực hiện các bƣớc sau:
Bước 1. Chọn v o mũi tên Combo Box,
Bước 2. Chọn tiêu chuẩn cần lọc cho dữ liệu > OK.
2
1 3
Hình 9.16 – Mô tả lọc dữ liệu t eo ều kiện kiểu chuỗi
Các dịng khơng thỏa điều kiện sẽ bị ẩn, dịng thỏa tiêu chuẩn lọc sẽ xuất hiện với tên dòng đƣợc chuyển sang màu xanh.
Trên cột cần trích lọc sẽ chỉ xuất hiện các thơng tin thỏa mãn tiêu chuẩn lọc và biểu tƣợng mũi
Combo Box sẽ chuyển sang biểu tƣợng Filter.
Hình 9.17 – Mơ tả dữ liệu chuỗi sau khi lọc 9.4.1.2. Dữ liệu trích lọc kiểu số (Number)
Nếu thực hiện thao tác trích lọc trên cột dữ liệu kiểu số, ta có thể qui định thêm điều kiện lọc nhƣ sau:
Bước 1. Chọn mũi tên Combo box trên cột dữ liệu số,
1
Bước 3. Chọn điều kiện lọc.
Hình 9.18 – Mơ tả lọc dữ liệu t eo ều kiện kiểu số 9.4.1.3. Xuất hiện lại các dịng dữ liệu ẩn
Sau khi trích lọc danh sách dữ liệu thỏa điều kiện, nếu muốn hiện ra lại vùng cơ sở dữ liệu ban đầu, sẽ thực hiện các bƣớc sau:
Bước 1. Chọn biểu tượng Filter,
Bước 2. Chọn mục Select All hoặc chọn Clear Filter From…
Hình 9.19 – Mơ tả thao tác hiện lại dòng dữ liệu ẩn
1
2
3
1
9.4.1.4. Hủy bỏ thao tác Filter
Bước 1. Chọn menu Data > tại công cụ Sort&Filter,
Bước 2. Chọn công cụ Filter hoặc bấm [Ctrl + Shift + L].
9.4.2. P ƣơ p áp tríc ọc nâng cao (Advanced Filter)
Để thực hiện thao tác trích lọc dữ liệu bằng phƣơng pháp Advanced Filter ta cần thực hiện đầy đủ các thao tác sau:
Xác định vùng cơ sở dữ liệu.
Thiết lập vùng tiêu chuẩn.
Xác định vùng xuất dữ liệu.
Thực hiện thao tác trích lọc.
9.4.2.1. Xác ị vù cơ sở dữ liệu
Trƣớc khi thực hiện trích lọc, ngƣời quản lý dữ liệu cần xác định đƣợc vùng dữ liệu chứa thông tin có khả năng xuất ra sau khi thực hiện thao tác trích lọc.
Hình 9.20 – Mơ tả vù cơ sở dữ liệu
Trong trƣờng hợp này vùng cơ sở dữ liệu đƣợc xác định là khối A2:H9.
Vùng cơ sở dữ liệu này có thể được đặt tên để thuận lợi hơn trong việc quản lý.
1
9.4.2.2. Thiết lập vùng ều kiện
Trong một cơ sở dữ liệu ngƣời quản lý sẽ quản lý cùng lúc rất nhiều các mẫu tin trong khoảng thời gian dài (kỳ hoặc quý) do đó sẽ chứa rất nhiều các mẫu có liên quan.
Vậy khi kiểm tra các mẫu tin cần quan tâm theo một tiêu chuẩn nào đó ngƣời quản lý cần phải qui định các tiêu chuẩn điều kiện nhằm giảm bớt lƣợng mẫu tin mà họ không quan tâm tại thời điểm hiện tai, thao tác thiết lập vùng tiêu chuẩn nhƣ sau:
Bước 1. Chọn các tiêu đề cột chứa dữ liệu có liên quan đến tiêu chuẩn điều kiện cần thiết
lập.
Bước 2. Sao chép các tiêu đề cột vừa chọn đến nơi ất kỳ (thuộc Sheet hiện hành hoặc Sheet khác).
Bước 3. Thực hiện việc qui định các điều kiện ên dưới tiêu đề vừa sao chép.
Bước 4. Khi thiết lập tiêu chuẩn điều kiện, ta có thể thực hiện trên nhiều phươn pháp khác nhau:
Tiêu chuẩn điều kiện đơn:
- Ngƣời quản lý cần xem thông tin về việc nhập xuất mặt hàng có tên Coffee. Khi đó vùng tiêu chuẩn sẽ đƣợc thiết lập nhƣ sau:
Hình 9.21 – Mơ tả tiêu chuẩ ều kiệ ơ c o ểu chuỗi
- Ngƣời quản lý cần xem thông tin các lần nhập xuất hành có thành tiền từ 10,000,000
trở lên. Khi đó vùng tiêu chuẩn sẽ đƣợc thiết lập nhƣ sau:
Hình 9.22 – Mơ tả tiêu chuẩ ều kiện cho kiểu số
Tiêu chuẩn điều kiện liên kết:
- Ngƣời quản lý cần xem thơng tin hàng hóa trong nữa đầu tháng 1/2010. Khi đó vùng tiêu chuẩn sẽ đƣợc thiết lập nhƣ sau:
- Ngƣời quản lý cần xem thông tin hàng nhập và xuất thuộc loại Đặc biệt hoặc Trung
bình. Khi đó vùng tiêu chuẩn sẽ đƣợc thiết lập nhƣ sau:
Hình 9.24 – Mơ tả tiêu chuẩ ều kiện Hội
Nếu tiêu chuẩn điều kiện là điều kiện “And”: các điều kiện sẽ được đặt trên cùng dòng. Nếu tiêu chuẩn điều kiện là điều kiện “Or”: các điều kiện sẽ được đặt khác dòng.
Tiêu chuẩn điều kiện liên kết hỗn hợp:
- Ngƣời quản lý cần kiểm tra thông tin về mặt hàng Trà loại đặc biệt hoặc Coffee loại
thương hạng. Khi đó vùng tiêu chuẩn sẽ đƣợc thiết lập nhƣ sau:
Hình 9.25 – Mơ tả tiêu chuẩ ều kiện liên kết hỗn hợp
Tiêu chuẩn điều kiện không tƣờng minh: sử dụng cho các dữ liệu thuộc kiểu chuỗi và trong điều kiện có sử dụng các ký tự đại diện (dấu “?”: đại diện cho 1 ký tự, dấu “*”: đại