1.4. Các bƣớc thực hiện hoạt động kinh doanh xuất khẩu
1.4.4. Đàm phán và ký kết hợp đồng
Đàm phán, ký kết hợp đồng xuất khẩu là một trong những khâu quan trọng của hoạt động xuất khẩu. Nó quyết định đến khả năng, điều kiện thực hiện những công đoạn mà doanh nghiệp thực hiện trước đó, đồng thời cũng quyết định đến tính khả thi hay khơng khả thi của các kế hoạch kinh doanh của các doanh nghiệp.
Việc đàm phán phải căn cứ vào nhu cầu trên thị trường, vào đối thủ cạnh tranh, khả năng, điều kiện và mục tiêu của doanh nghiệp cũng như mối quan hệ giữa doanh nghiệp và đối tác. Nếu đàm phán diễn ra tốt đẹp thì kết quả của nó là hợp đồng sẽ được ký kết. Mỗi cam kết trong hợp đồng sẽ là một quy định pháp lý quan trọng, vững chắc và đáng tin cậy để các bên thực hiện đúng lời cam kết của mình.
Đàm phán có thể được thực hiện thơng qua thư tín, qua điện thoại hay gặp gỡ trực tiếp và được tiến hành qua các bước sau:
- Chào hàng: Đây là việc nhà kinh doanh thể hiện rõ ý định bán hàng của doanh nghiệp, là lời đề nghị ký kết hợp đồng.
- Hoàn giá: Khi nhận được lời chào hàng và khơng chấp nhận giá chào hàng đó đồng thời đưa ra những đề nghị gọi là chào hoàn giá. - Xác nhận: Là việc xác nhận lại điều kiện mà hai bên đã thỏa thuận trước đó. Việc này đồng nghĩa với việc ký kết hợp đồng. - Chấp nhận: Là sự đồng ý hoàn toàn tất cả các điều kiện chào hàng mà bên kia đưa ra.
* Khi ký kết hợp đồng cần chú ý:
- Hợp đồng cần được trình bày rõ ràng, sạch đẹp, nội dung phải phản
ánh đúng, đầy đủ các vấn đề đã thỏa thuận.
- Ngôn ngữ dùng trong hợp đồng phải là ngôn ngữ phổ biến và là ngôn ngữ mà cả hai bên cùng thông thạo.
- Người ký kết hợp đồng phải là người có thẩm quyền ký kết. - Hợp đồng phải đề cập rõ vấn đề khiếu nại, trọng tài để giải quyết các vấn đề tranh chấp phát sinh nếu có để tránh tình trạng tranh cãi, kiện tụng kéo dài và chi phí tốn kém.