CHƢƠNG 2 : THIẾT KẾ VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
4.2.1 Giải pháp hoàn thiện bộ máy, đào tạo cánbộ kiểm soát chi qua
bạc Nhà nƣớc Hồng Mai
Kiểm sốt chi các khoản chi NSNN có vai trị quan trọng trong việc nâng cao chất lượng, hiệu quả của các khoản chi tiêu của Nhà nước. Hoàn thiện tổ chức bộ máy và thực hiện đào tạo đội ngũ cán bộ là một trong các điều kiện cần thiết để đảm bảo thực hiện tốt cơng tác kiểm sốt chi NSNN. Cần phải thực hiện xây dựng cơ cấu tổ chức kiểm soát phù hợp, tinh giản, hiệu quả kiểm soát cao đồng thời thực hiện đào tạo cán bộ, cụ thể:
Thứ nhất, tiếp tục đổi mới cơ chế tổ chức bộ máy: Nên hồn thiện mơ
hình kiểm sốt chi NSNN thực hiện chức năng kiểm soát tất cả các khoản chi từ NSNN, để chuyển việc kiểm soát tập trung vào một đầu mối tránh phân cấp như hiện nay giao việc kiểm soát chi NSNN cho cả tổ KTNN và tổ Tổng hợp – hành chính. Mục đích của việc chuyển giao nhiệm vụ là để chun mơn hóa nghiệp vụ kiểm soát, thanh toán tạo điều kiện cho khách hàng trong q trình giao dịch; phịng kế tốn thực hiện chức năng kế tốn NSNN, khơng thực hiện nhiệm vụ kiểm soát chinhư hiện nay.
Thứ hai, nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ làm cơng tác kiểm sốt
chi NSNN.
+ Thực hiện chuẩn hóa và chun mơn hóa đội ngũ cán bộ kiểm soát chi NSNN. Yêu cầu những cán bộ này phải có năng lực chun mơn cao, được đào tạo và bồi dưỡng tốt, am hiểu và nắm vững các cơ chế chính sách của Nhà nước. Đồng thời có tư cách, phẩm chất đạo đức tốt, có trách nhiệm và tâm huyết với công việc được giao. Để thực hiện được những yêu cầu trên, hàng năm các cơ quan phải rà soát và đánh giá phân loại cán bộ theo các tiêu chuẩn đạo đức, trình độ chun mơn, năng lực quản lý... và căn cứ vào kết
quả rà soát để xây dựng, thực hiện kế hoạch bồi dưỡng, sắp xếp, phân công công tác theo đúng năng lực và trình độ của từng cán bộ.
+ Xây dựng chiến lược cán bộ quản lý chi NSNN bằng cách đào tạo và đào tạo lại gắn với tiêu chuẩn hóa từng bước chức danh và yêu cầu công tác. Bên cạnh đào tạo chun mơn nghiệp vụ cịn phải chú ý đào tạo kiến thức về quản lý Nhà nước, kinh tế thị trường, ngoại ngữ, tin học.... Gắn việc đào tạo bồi dưỡng với quá trình sử dụng phù hợp với sở trường của từng cán bộ.
+ Hoàn thiện, củng cố cơ chế đánh giá cơng chức để bố trí vào các cơng việc phù hợp, những cơng chức khơng có đủ trình độ, khả năng chun mơn sẽ được bố trí chuyển việc khác, đào tạo lại hoặc cho thơi việc. Đồng thời, tuyển dụng đúng vị trí chức danh và đúng chun ngành đào tạo, tránh tình trạng bố trí cơng việc khơng đúng chun mơn, nghiệp vụ, hạn chế tình trạng giao cho cán bộ tài chính kiêm nhiệm và từng bước hoàn thiện nâng cao chất lượng đội ngũ quản lý NSNN.
+ Định kỳ luân chuyển cán bộ nhằm xây dựng một đội ngũ cán bộ vừa hồng vừa chuyên. Có chế độ thưởng, phạt nghiêm minh tăng cường trách nhiệm cá nhân, tạo lòng tin của nhân dân đối với Nhà nước.
+ Phát triển nguồn nhân lực công nghệ thông tin, thường xuyên đào tạo, bồi dưỡng cán bộ nâng cao trình độ ứng dụng cơng nghệ thông tin, đặc biệt các cán bộ tài chính tham gia vào hệ thống TABMIS, xây dựng lực lượng cán bộ tin học theo hướng chuyên nghiệp, được tổ chức tốt và yên tâm công tác lâu dài, coi đó là sự cần thiết và là mục tiêu rất quan trọng trong công tác quản lý chi NSNN
Nâng cao hiệu quả cơng tác kiểm sốt chi chính là thể hiện ở các tiêu chí giải ngân nhanh, kịp thời, khơng tồn đọng hồ sơ, nhưng vẫn đảm bảo đúng chế độ, bảo đảm liên hoàn, thuận tiện từ khâu tiếp nhận hồ sơ, kiểm soát chi, thanh tốn cho đơn vị hưởng. Vì vậy nâng cao năng lực cán bộ là yêu cầu tất
yếu để đảm bảo kiểm soát chi được hiệu quả, an toàn, tiết kiệm chi cho NSNN.
Để làm tốt được yêu cầu đó trước hết là phải từ sự tập trung nỗ lực, ý thức tự giác của bản thân người cán bộ kiểm soát chi và tiếp đến là sự quan tâm hỗ trợ của các cấp lãnh đạo KBNN.
Cơ chế quản lý, kiểm sốt chi thay đổi nhiều, địi hỏi cán bộ làm nhiệm vụ kiểm soát chi phải ln nghiên cứu chế độ, học hỏi nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ về kiểm sốt chi NSNN, có ý thức thường xun cập nhật kiến thức mới và làm việc theo những quy định mới, từ bỏ lối làm việc theo kinh nghiệm đơn thuần, theo nếp cũ khơng cịn phù hợp với tình hình mới.Vì vậy cần tổ chức các lớp đào tạo, tập huấn, bồi dưỡng cập nhật kiến thức mới gắn các nội dung đào tạo với yêu cầu thực tế, trang bị cho cán bộ kiến thức về pháp luật, kinh tế. Thường xuyên tổ chức học tập thảo luận các chế độ mới vừa nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ cũng là để trao đổi kinh nghiệm và tháo gỡ khó khăn trong q trình kiểm sốt chi, đồng thời xây dựng phong trào thi đua nghiệp vụ, tổ chức lấy báo cáo sáng kiến kinh nghiệm và báo cáo chuyên đề công tác hàng năm.
Thứ ba,cần phải tăng cường mối quan hệ cơng tác giữa các bộ phận
nghiệp vụ có liên quan như quan hệ giữa bộ phận kế toán và bộ phận kiểm soát chi đảm bảo phối hợp chặt chẽ theo đúng quy trình nghiệp vụ, thực hiện đầy đủ trách nhiệm, đúng thẩm quyền và chính xác và đúng thời hạn. Cụ thể phải quy định rõ việc giao nhận phải tiến hành theo hình thức mở sổ theo dõi chứng từ giao cho phịng kế tốn và mở sổ chứng từ theo dõi việc phịng kế tốn giao lại chứng từ cho bộ phận kiểm soát chikhi đã hạch toán xong, quy định rõ nội dung ghi trên sổ giao nhận như số chứng từ, tên dự án, số lượng, số tiền trên chứng từ và chữ ký của cán bộ giao, nhận. Việc phân công này nhằm tạo ra sự chặt chẽ trong quản lý chứng từ, theo dõi được lượng chứng từ
luân chuyển và đặc biệt là chống thất thoát chứng từ, khi xảy ra thất thốt chứng từ có thể quy trách nhiệm được ngay là lỗi từ đâu.
Thứ tư, KBNN Hồng Mai cần quy định rõ ràng trong cơng tác phối
hợp đối chiếu số liệu khi làm các loại báo cáo giữa bộ phận kiểm soát chi và tổ kế tốn. Đó là quy định rõ ngày nào của tháng thì thực hiện đối chiếu, việc đối chiếu phải được lập thành bảng biểu theo mẫu chung và phải được ký xác nhận đầy đủ giữa hai phòng để làm cơ sở lưu trữ, kiểm tra lại số liệu khi có sự kiểm tra, thanh tra của các cơ quan chức năng. Quy định như vậy sẽ tạo nên sự nhất quán trong thực hiện nhiệm vụ, số liệu được đảm bảo chính xác và xác định được việc chậm cung cấp số liệu là do bên nào chịu trách nhiệm.
Thứ năm, KBNN cũng cần tăng cường rèn luyện đạo đức của người cán
bộ, đề cao lương tâm và trách nhiệm của người cán bộ công chức giải quyết cơng việc; có thái độ phục vụ đúng mực, đảm bảo văn minh văn hóa ngành Kho bạc, tinh thần làm việc tận tụy, không sách nhiễu, vụ lợi. Nâng cao đạo đức nghề nghiệp của cán bộ KBNN nhằm mục đích kiểm sốt chi chặt chẽ, đúng chính sách, chế độ phục vụ kịp thời nhu cầu của đơn vị sử dụng NSNN, giảm thất thoát, tiêu cực trong sử dụng Ngân sách.
Thứ sáu, tổ chức kiện toàn bộ máy cán bộ cũng là một yếu tố có tầm
quan trọng đặc biệt. Bộ máy cán bộ phải được sắp xếp hợp lý, phù hợp năng lực chuyên môn của từng người, tạo nên một cơ cấu hợp lý, có hiệu quả có quy định rõ quyền hạn, trách nhiệm từng khâu từng bộ phận, từng vị trí cơng tác.
Thứ bảy, KBNN Hồng Mai cần tiếp tục xây dựng chế độ lương, tạo
điều kiện công tác thuận lợi nhằm thu hút cán bộ trẻ, người tài vào làm việc trong hệ thống KBNN, đặc biệt là phịng kiểm sốt chi NSNN. Thực hiện chế độ khen thưởng nghiêm minh, tăng cường động viên khuyến khích cán bộ tâm huyết với công việc để lưu giữ cán bộ có tài, tránh tình trạng chảy máu
chất xám.
Thứ tám, cần nghiêm túc đánh giá lại hoạt động nghiệp vụ của bộ phận
cơ chế “một cửa” trong kiểm sốt chi, qua đó có thể thấy được những mặt cịn nhiều hạn chế của bộ phận này để có thể có những biện pháp cần thiết, điều chỉnh kịp thời nhằm giảm thiểu các thủ tục hành chính và thời gian thanh tốn của các đơn vị Chủ đầu tư.
Tóm lại, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong giai đoạn mới, KBNN cần phải đặc biệt quan tâm làm tốt công tác củng cố, xây dựng và phát triển nguồn nhân lực, xây dựng đội ngũ cán bộ công chức KBNN trong sạch, chuyên nghiệp, chuyên sâu, làm việc có kỷ luật, kỷ cương, thực hiện văn minh, văn hóa nghề kho bạc. Đồng thời cần sắp xếp kiện toàn bộ máy cán bộ để phát huy và khai thác được hết trí tuệ và khả năng sáng tạo tiềm tàng của đội ngũ cán bộ, cơng chức
4.2.2 Giải pháp hồn thiện cơng cụ kiểm sốt chi
Cán bộ kiểm sốt chi cần sử dụng tốt các cơng cụ chứng từ thanh toán, tránh việc hiểu sai lệch cùng một nội dung trên chứng từ. Muốn vậy, các cán bộ cần phối hợp, trao đổi chặt chẽ trong việc kiểm tra, kiểm soát chứng từ. Khi cần thiết, cán bộ kiểm soát chi phải liên hệ KBNN tỉnh để thống nhất cách hiểu nội dung phải ghi trên chứng từ.
Trong công tác thông tin báo cáo cần ứng dụng các phần mềm hỗ trợ công tác tổng hợp báo cáo. Các phần mềm hỗ trợ tổng hợp báo cáo phải được cập nhật và đổi mới khi có sự thay đổi của quy định kiểm soát chi, điều chỉnh về chế độ báo cáo hoặc điều chỉnh về Mục lục ngân sách. Tạo điều kiện cho công tác báo cáo số liệu được chính xác, kịp thời, nhanh chóng theo đúng thời gian quy định của ngành.
Hiện đại hố cơng nghệ thơng tin trong việc kiểm soát chi NSNN: xây dựng phần mềm theo dõi hồ sơ đến giao dịch tại Kho bạc, qua đó giúp cho
lãnh đạo KBNN quận, các đơn vị, chủ đầu tư có thể nắm bắt được hồ sơ hiện tại đang trong giai đoạn nào của quy trình thanh tốn, những vướng mắc cần giải quyết. Các chương trình phần mềm phải được xây dựng một cách thống nhất trên cùng một ngôn ngữ phần mềm, như vậy mới dễ dàng trao đổi, sử dụng dữ liệu của nhau giữa các nghiệp vụ khác nhau (giữa nghiệp vụ kế toán, nghiệp vụ kiểm soát chi vốn đầu tư). Ngồi ra các đơn vị có thể đăng kí tin nhắn số điện thoại với KBNN để biết được tiền trong tài khoản ngân sách của đơn vị mình cịn bao nhiêu. Khi đó, có thể theo dõi số dư tài khoản một cách chính xác, nhanh gọn nhất.
4.2.3 Giải pháp hồn thiện thực hiện quy trình kiểm sốt chi NSNN quaKBNN Hoàng Mai KBNN Hoàng Mai
a. Giải pháp hoàn thiện tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ ban đầu
Để quy trình giao dịch một cửa trong kiểm sốt chi NSNN được hiệu quả và phù hợp với hoạt động nghiệp vụ, khắc phục được những vướng mắc phát sinh qua q trình triển khai thực hiện, theo tơi cần thực hiện các giải pháp sau:
Cải tiến mơ hình giao dịch „một cửa‟ trong kiểm soát chi từ nguồn NSNN cũng là một trong những mục tiêu nhằm cải cách thủ tục hành chính. Giao dịch “một cửa” tạo thuận lợi cho khách hàng giao dịch chấp hành đúng chính sách, chế độ, phịng ngừa và ngăn chặn các hiện tượng gây phiền hà, sách nhiễu đối với khách hàng giao dịch; thực hiện minh bạch và phát huy tính dân chủ, giám sát của khách hàng với hoạt động của KBNN. Để đáp ứng mục tiêu đó cần cải tiến mơ hình giao dịch “một cửa” theo hướng khách hàng đến giao dịch trực tiếp với một cán bộ nghiệp vụ trực tiếp quản lý đơn vị, dự án. Cán bộ nghiệp vụ này có trách nhiệm trực tiếp quản lý hồ sơ, xử lý nghiệp vụ, luân chuyển chứng từ trong nội bộ Kho bạc, trả kết quả khách hàng. Với mơ hình này khách hàng sẽ rất nhanh nắm được hồ sơ đã hợp lệ, hợp pháp
hay chưa, cịn thiếu điều kiện gì để được thanh tốn. Thời gian giao dịch, số lần đi lại sẽ ít hơn, cơng tác thanh toán sẽ nhanh và hiệu quả hơn.
KBNN cần từng bước thực hiện cải cách thủ tục hành chính, giảm bớt thủ tục khơng cần thiết trong cơng tác kiểm sốt chi, giảm thời gian kiểm soát chi. Kiến nghị, đề xuất các cấp có thẩm quyền sửa đổi bổ sung nội dung các quy định chế độ cho phù hợp với tình hình thực tế để cơng tác quản lý ngày càng đơn giản về thủ tục nhưng phải chặt chẽ về pháp lý, hạn chế tối đa những kẽ hở tiêu cực, tham nhũng, thất thốt, lãng phí trong NSNN. Từng bước hiện đại hố cơng nghệ, quy trình nghiệp vụ, ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào quản lý điều hành.
Tiếp tục hồn thiện xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO:2008 trong hoạt động thực hiện chức năng quản lý nhà nước và giải quyết thủ tục hành chính trong lĩnh vực tài chính - ngân sách. Để phát huy tính ưu việt của hệ thống quản lý chất lượng rất cần sự quan tâm đúng mức của các cấp lãnh đạo, sự hiểu biết trong thực thi tốt nhiệm vụ của công chức để việc áp dụng quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO vào hoạt động của cơ quan KBNN thực sự có hiệu quả, góp phần đắc lực đẩy nhanh cơng cuộc cải cách hành chính, hướng tới phục vụ khách hàng một cách cơng khai, đúng đắn và hiệu quả, xóa bỏ quy định gây phiền hà cho cá nhân và tổ chức.
b. Giải pháp hồn thiện kiểm sốt chứng từ
- Phát hiện kịp thời về các khoản chi sai, chi không đúng định mức, tiêu chuẩn quy định... Khi phát hiện sai sót, cán bộ kiểm sốt chi phải kịp thời trao đổi, hướng dẫn, thảo luận với đơn vị để có thể làm lại chứng từ. Điều này địi hỏi cán bộ kiểm sốt chiphải có tinh thần trách nhiệm cao, kỹ năng giao dịch và trình độ chuyên môn phải thật tốt, tránh được sự hiểu nhầm sách nhiễu, vụ lợi...
- Thực hiện xử lý chứng từ chính xác theo đúng chế độ quy định, giảm bớt thủ tục rườm ra, rút ngắn thời gian kiểm soát, đảm bảo nhanh gọn về thời gian nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả.
- Cán bộ kiểm soát chi phải là người trực tiếp phổ biến các văn bản chế độ mới đến các đơn vị, thông tin kịp thời mọi vấn đề phát sinh khi kiểm soát chi... đặc biệt trong điều kiện cơ chế chính sách thay đổi nhiều, quy trình kiểm sốt chi có phần lạc hậu, các đơn vị khơng nắm bắt được nên dễ dẫn đến tâm lý bị gây khó khăn, phiền hà .
- Cán bộ kiểm soát chi phải tổ chức kiểm sốt chi theo đúng quy trình quy định: Thực hiện kiểm soát nghiêm túc ngay từ khi tiếp nhận hồ sơ chứng từ, các hồ sơ tài liệu còn thiếu hoặc chưa hợp pháp, hợp lệ cần phải được thể hiện đầy đủ trong phiếu giao nhận tài liệu và thông báo một lần cho Chủ đầu tư.Tăng cường kỹ năng kiểm soát, thực hiện kiểm soát chặt chẽ song phải theo đúng phạm vi trách nhiệm của KBNN, chấp hành đúng thời hạn quy định, không yêu cầu đơn vị gửi các tài liệu ngoài quy định.
4.2.4 Các giải pháp khác
Để thực hiện được các giải pháp chính đã nêu ở trên, KBNN Hoàng Mai cần thực hiện một số giải pháp đảm bảo các điều kiện để thực hiện các giải pháp chính.
a. Tăng cường đầu tư vào cơ sở vật chất, kỹ thuật công nghệ thông tin vào cơng tác kiểm sốt chi
Trong bối cảnh kinh tế hiện nay, bất cứ ngành nào cũng đang dần áp dụng các mơ hình cơng nghệ giúp cho mọi cơng việc được thực hiện nhanh chóng, đơn giản, hiệu quả. Vì vậy tăng cường ứng dụng cơng nghệ từng bước nghiên cứu hồn thiện chương trình kiểm sốt chi trên mạng diện rộng và triển khai áp dụng đồng bộ trong toàn hệ thống, đảm bảo quản lý chặt chẽ, khoa học và nâng cao hiệu quả công tác kiểm chi, cần tập trung vào những