4.2. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản của Công
4.2.1. Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn
4.2.1.1. Xây dựng mơ hình quản lý tiền mặt hợp lý
Tiền mặt nếu tồn tại quỹ thì vốn là loại tài sản không sinh lãi, do vậy trong quản lý tiền mặt thì việc tối thiểu hố lƣợng tiền mặt phải giữ là mục tiêu quan trọng nhất. Tuy nhiên, việc giữ tiền mặt trong kinh doanh cũng là vấn đề cần thiết, bởi nó đảm bảo giao dịch kinh doanh hàng ngày, tạo lợi thế cho việc mua hàng của công ty. Căn cứ vào nhu cầu sử dụng tiền mặt, Công ty cần cân nhắc lƣợng tiền mặt dự trữ một cách hợp lý nhằm tối ƣu hoá lƣợng
tiền nắm giữ. Để xây dựng định mức tồn quỹ cơng ty có thể căn cứ nhu cầu thƣờng xuyên của đơn vị nhƣ: tiền điện, nƣớc, điện thoại, ... để ƣớc tính một lƣợng tiền mặt tối thiểu nhất định cần có trong quỹ. Cơng ty có thể căn cứ số tiền mỗi đội thi cơng xin tạm ứng, cân đối với số tiền đang có, số dự thu… để duyệt tạm ứng. Số tiền chƣa cần dùng tới trong kỳ có thể làm việc với ngân hàng để chuyển sang tiền gửi có kỳ hạn, lãi suất cao hơn, hoặc đầu tƣ bất động sản, góp vốn liên doanh liên kết, đầu tƣ vào những chứng khoán dễ bán trên thị trƣờng, các giấy tờ có giá nhƣ tín phiếu kho bạc, chứng chỉ tiền gửi… Đầu tƣ vào lĩnh vực này sẽ tạo tính lỏng cho ngân quỹ vì nó có thể trở thành một trong những nguồn tài trợ cho nhu cầu tiền mặt trong tƣơng lai.
Ngoài ra để xác định lƣợng tiền tồn quỹ tối ƣu, cơng ty có thể áp dụng một số mơ hình quản trị tiền mặt nhƣ: Mơ hình Miller Orr.
Giải pháp này giúp cơng ty:
Việc xác định lƣợng tiền mặt dự trữ chính xác giúp cho cơng ty đáp ứng các nhu cầu về: giao dịch, dự phòng, tận dụng đƣợc những cơ hội thuận lợi trong kinh doanh do chủ động trong hoạt động thanh tốn chi trả, đồng thời có thể đƣa ra các biện pháp thích hợp đầu tƣ những khoản tiền nhàn rỗi nhằm thu lợi nhuận. Căn cứ trên những phân tích và phán đốn về tình hình trên thị trƣờng tiền tệ, thực trạng tình hình tài chính tại cơng ty, từ đó lãnh đạo công ty đƣa ra sự lựa chọn sử dụng ngân quỹ đúng đắn, làm giảm tối đa các rủi ro về lãi suất hoặc tỷ giá hối đoái, tối ƣu hoá việc đi vay ngắn hạn, tăng hiệu quả sử dụng tài sản.
4.2.1.2 Tăng cường công tác quản lý hàng tồn kho
Nhƣ đã phân tích phía trên, việc để giá trị tồn kho q lớn khơng có lợi cho cơng ty. Do vậy cơng ty cần tìm kiếm và áp dụng một mơ hình hay phƣơng pháp quản lý việc cung cấp hay dự trữ nguyên vật liệu cụ thể thay vì chỉ quản lý theo kinh nghiệm, thiếu khoa học và bài bản.
* Đối với hàng hóa, ngun vật liệu tồn kho
- Cơng ty nên xây dựng định mức tồn kho vật tư.
Đối với doanh nghiệp xây lắp đặc thù của sản phẩm xây lắp là thời gian sản xuất kéo dài trong khi vật tƣ đƣợc xếp loại là tài sản ngắn hạn, đƣợc tài trợ bởi vốn lƣu động nếu lƣợng vật tƣ tồn kho quá nhiều sẽ làm ứ đọng vốn, tăng chi phí kho bãi, bảo quản, đơi khi ảnh hƣởng đến chất lƣợng vật tƣ... nhƣng nếu lƣợng dự trữ không đủ cho sản xuất có thể gây gián đoạn cho sản xuất, làm ảnh hƣởng đến tiến độ thi công vốn đã phụ thuộc nhiều vào thời tiết. Từ đó ảnh hƣởng đến thời gian bàn giao cơng trình cho chủ đầu tƣ, ảnh hƣởng đến uy tín của doanh nghiệp. Tuy nhiên tuỳ loại vật tƣ, tuỳ tình hình giá cả thị trƣờng từng thời điểm mà doanh nghiệp quyết định có nhập kho hay khơng hay mua về xuất thẳng cơng trình vì nếu xuất thẳng cơng trình sẽ giảm đƣợc đáng kể chi phí bốc dỡ, vận chuyển.
Một đặc điểm của vật liệu xây dựng là thƣờng xuyên biến động vì vậy nếu doanh nghiệp có một sự phân tích đúng đắn về xu hƣớng thị trƣờng, nhạy cảm với các biến động giá cả thì việc lên kế hoạch để thu mua, dự trữ vật tƣ có thể sẽ đem lại cho doanh nghiệp nguồn lợi lớn do chênh lệch giá.
Xây dựng định mức cần phải phù hợp với tình hình thực tế, có điều chỉnh theo sự thay đổi của qui định, của công nghệ, của phƣơng pháp kĩ thuật.... Xây dựng định mức sử dụng phải đảm bảo vẫn đáp ứng đƣợc yêu cầu kỹ thuật. Phải có chế tài thích hợp để khuyến khích cũng nhƣ xử phạt đối với các đơn vị, tổ, đội, cá nhân trong quá trình thực hiện qui định về định mức vật tƣ.
- Cải tiến một số khâu trong công tác quản lý nguyên vật liệu - công cụ
dụng cụ.
Thƣờng xuyên kiểm tra thực trạng sử dụng vật tƣ bất chợt tại cơng trình, tránh tình trạng lãng phí, thất thốt xảy ra. Đặc biệt đối với các loại vật liệu do đơn vị thi công tự mua nhƣ: cát, đá, sỏi, cấp phối cần kiểm tra chặt
chẽ giá mua, việc sử dụng tránh nảy sinh tiêu cực trong mua bán và bớt xén vật liệu.
+ Hàng năm căn cứ kế hoạch sản xuất, công ty ký kết hợp đồng mua vật liệu với các chủ hàng có uy tín. Mua của các chủ hàng ở gần để tiết kiệm chi phí vận chuyển và thời gian lƣu bãi.
Cơng ty có thể tận dụng một số phế liệu trong quá trình sản xuất để bán nhƣ: dầu thải của xe máy, thùng phi đựng nhựa đƣờng, cốt pha dàn giáo nếu đã q cũ... Khi đó, phế liệu thu hồi ở cơng trình nào sẽ hạch tốn ghi giảm chi phí của cơng trình đó, đây cũng là một cách quản lý triệt để giúp tiết kiệm hạ giá thành sản phẩm.
- Để hoạt động quản lý hàng hóa đạt hiệu quả địi hỏi phải có sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ giữa các bộ phận trọng công ty. Bộ phận kinh doanh tập hợp số liệu thị trƣờng, phối hợp với bộ phận thống kê – phân tích để từ
những số liệu thực tế tìm ra nhu cầu và xu hƣớng của thị trƣờng, xác định lƣợng dự trữ an tồn, chính xác. Bộ phận cung ứng phải cung cấp, đúng, đủ và kịp thời đồng thời quản lý chặt chẽ, kiểm kê thƣờng xuyên.
- Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải căn cứ vào sự đánh giá nguyên vật liệu khi kiểm kê và giá cả thực tế trên thị trƣờng.
* Đối với các cơng trình dở dang:
- Tập trung nguồn lực để sản xuất thi cơng các cơng trình trọng điểm, đẩy mạnh tiến độ thi cơng thu hồi vốn nhƣ: tập trung nguồn vốn, máy móc, tăng cƣờng cán bộ hiện trƣờng có năng lực và kinh nghiệm cao để kiểm soát kiểm tra hiện trƣờng hàng ngày nhằm giải quyết kịp thời những vƣớng mắc phát sinh.
- Hoàn thiện thủ tục, hồ sơ thanh quyết tốn nhanh chóng và chính xác.
tƣ. Đồng thời có các chính sách làm tăng sự liên kết, gắn bó với chủ đầu tƣ để đẩy nhanh tiến độ thanh tốn.
Giải pháp này giúp cơng ty:
Quản lý hiệu quả và kiểm soát tốt hàng tồn kho giúp nâng cao chất lƣợng dịch vụ cho khách hàng của cơng ty, đồng thời giảm thiểu chi phí sản xuất thơng qua việc sử dụng hợp lý thiết bị, máy móc và nguồn nhân lực. Mặt khác đảm bảo báo cáo đúng lợi nhuận của công ty thông qua báo cáo tồn kho chính xác.
Quản lý chặt chẽ việc mua sắm, sử dụng cũng nhƣ dự trữ hợp lý nguyên vật liệu sẽ giúp công ty chủ động dự trù lƣợng vốn lƣu động, giảm đƣợc chi phí tồn kho, tránh tình trạng ứ đọng vốn, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn.
4.2.1.3 Duy trì và tăng cường cơng tác quản lý, thu hồi khoản phải thu
Hiện tại thì các khoản phải thu khơng phải là vấn đề quá lớn đối với công ty. Tuy nhiên quản lý khoản phải thu khách hàng là một vấn đề rất quan trọng và phức tạp trong cơng tác quản lý tài chính doanh nghiệp. Việc tăng khoản phải thu từ khách hàng kéo theo việc gia tăng các khoản chi phí quản lý nợ, chi phí thu hồi nợ, chi phí trả lãi tiền vay để đáp ứng nhu cầu vốn thiếu do vốn của doanh nghiệp bị khách hàng chiếm dụng. Hơn nữa, tăng khoản phải thu làm tăng rủi ro đối với doanh nghiệp dẫn đến tình trạng nợ q hạn khó địi hoặc khơng thu hồi đƣợc do khách hàng vỡ nợ, gây mất vốn của doanh nghiệp.
Vì vậy việc quản lý và duy trì khoản phải thu ở mức thấp cũng là một trong những giải pháp quan trọng nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn của công ty. Cụ thể giải pháp đƣa ra là:
Phân tích khách hàng
Cơng ty cần xác định nhóm khách hàng mục tiêu, dựa trên những phân tích về tiềm năng, độ rủi ro cũng nhƣ khả năng thanh tốn của mỗi nhóm khách hàng để từ đó lựa chọn chính sách thƣơng mại phù hợp với từng nhóm.
Xác định chính sách tín dụng thƣơng mại với khách hàng: Công ty cần xem xét, đánh giá các yếu tố sau:
- Đối thủ cạnh tranh: Cơng ty cần xem xét tình hình bán chịu của các đối thủ cạnh tranh để có đối sách ƣu đãi thích hợp và có lợi cho khách hàng nhƣ cho mua chịu, giãn thời hạn thanh tốn trong các hợp đồng kinh tế…
- Tình trạng tài chính của cơng ty: Cơng ty khơng thể mở rộng việc bán chịu cho khách hàng trong khi giá trị khoản nợ phải thu ở mức cao và thiếu hụt vốn, điều này gây ảnh hƣởng đến khả năng cân đối thu chi bằng tiền của công ty.
Xác định điều kiện thanh toán
Việc tăng tỷ lệ chiết khấu thanh toán sẽ thúc đẩy khách hàng thanh toán sớm trƣớc hạn và thu hút thêm đƣợc khách hàng mới làm tăng doanh thu, giảm chi phí thu hồi nợ nhƣng sẽ làm giảm số tiền thực thu. Vì vật cơng ty cần cần nhắc đƣa ra thời hạn thanh toán và tỷ lệ chiết khấu thanh tốn hợp lý.
Thƣờng xun kiểm sốt nợ phải thu
Cơng ty phải mở sổ theo dõi chi tiết nợ phải thu và tình hình thanh tốn với khách hàng, thƣờng xuyên xem xét, đánh giá tình hình nợ phải thu và dự đốn nợ phải thu từ khách hàng theo cơng thức sau:
Npt = Dn x Kpt
Trong đó: Npt: Nợ phải thu dự kiến trong kỳ (năm)
Dn: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tính theo giá thanh tốn bình qn một ngày
Kpt: Kỳ thu tiền bình quân trong năm
Để tránh tình trạng mở rộng việc bán chịu q mức, Cơng ty cần xác định giới hạn bán chịu qua hệ số nợ phải thu. Công thức xác định nhƣ sau:
Đối với các khoản nợ sắp đến kỳ hạn thanh tốn, cơng ty cần chuẩn bị các chứng từ cần thiết đồng thời thực hiện kịp thời các thủ tục thanh toán, nhắc nhở đôn đốc khách hàng. Đối với các khoản nợ quá hạn, công ty phải chủ động áp dụng các biện pháp tích cực và thích hợp để thu hồi. Bên cạnh đó cơng ty cịn phải tìm hiểu các ngun nhân dẫn đến nợ quá hạn và có thể chia nợ quá hạn thành các giai đoạn để có biện pháp thu hồi thích hợp.
Th các đơn vị chun thu hồi cơng nợ.
Biện pháp này hiệu quả và đƣợc áp dụng đối với các khoản nợ khó địi. Tuy nhiên do chi phí phải trả cho đơn vị cung cấp dịch vụ thu nợ là tƣơng đối cao nên biện pháp này thƣờng ít khi đƣợc sử dụng và chỉ trong trƣờng hợp công ty không thể tự thỏa thuận phƣơng án thanh toán nợ với bên khách hàng.
Giải pháp này giúp công ty:
Quản lý chặt chẽ các khoản phải thu, thúc đẩy cơng tác thanh tốn nợ giúp tháo gỡ khó khăn về vốn, giảm lượng vốn ứ đọng ở khâu thanh tốn, nhanh chóng thu hồi và quay vòng vốn, tạo điều kiện nâng cao hiệu quả sản xuất – kinh doanh cũng nhƣ hiệu quả sử dụng tài sản của Công ty.