TT Mô tả công việc Trách nhiệm
1.
Nhân viên bán hàng (NVBH) làm việc với khách hàng (KH) trao tài liệu giới thiệu sản phẩm (SP) và trình bày về SP, giải đáp thắc mắc của KH, đánh giá giá trị của SP mà KH quan tâm, thương thuyết với KH về các điều kiện bán hàng.
NVBH
2.
NVBH lập phiếu đề xuất (Ghi rõ tên KH, địa chỉ đăng ký và địa chỉ gửi thư, chứng minh thư, mã số thuế, ngày sinh, thời gian nhận xe...,) giải thích rõ cho KH về việc khơng thể thay đổi tên đăng ký, sau khi đồng ý các thoả thuận KH xác nhận thông tin vào phiếu đề xuất, NVBH trình lên trưởng phòng bán hàng(TPBH).
NVBH
3. TPBH xác nhận thời gian giao xe và ký vào đề xuất bán hàng TPBH TOP 4. NVBH trình Ban giám đốc (TOP) duyệt giá và ký NVBH 5. Sau khi TOP duyệt giá và ký, NVBH đưa phiếu đề xuất cho KH
và KH đồng ý thì ký xác nhận.
NVBH TOP
6.
NVBH lập hợp đồng và đưa cho KH xem hợp đồng, sau khi đồng ý các điều khoản trong hợp đồng KH ký vào, NVBH ký nháy trước khi trình TOP ký và đưa KH lên phịng kế toán hoặc chuyển khoản để thanh toán lần 1 (tiền đặt cọc), sau 03 ngày kể tư ngày KH ký hợp đồng, nếu khơng thanh tốn lần 1 hợp đồng khơng có giá trị (NVBH giải thích rõ cho KH)
NVBH
7.
KH thanh toán lần 1, NVBH giao cho KH phiếu thu và pho to phiếu thu kẹp vào hợp đồng và đưa cho Kế hoạch bán hàng(KHBH).
NVBH 8. NVBH photo hợp đồng và phiếu đề xuất bán hàng gửi Kế toán
bán hàng(KTBH) 01 bộ. NVBH
9. KHBH nhập thông tin lên mạng TMSS KHBH 10.
NVBH tư vấn về bảo hiểm và phụ kiện sau khi ký hợp đồng (gửi kèm theo bảng báo giá), thỉnh thoảng gọi điện hỏi thăm và tư vấn.
NVBH
11.
Hàng ngày NVBH theo dõi lịch phân xe và kế hoạch xe còn trong ngày, trong tháng. Sau khi ký Model nào thì trư lùi model đó (tránh trường hợp hết xe mà NVBH khác không biết).
NVBH 12. Nắm rõ lịch xe về của KH tư KHBH, NVBH thông báo cho KH NVBH
TT Mô tả công việc Trách nhiệm bằng điện thoại hoặc bằng văn bản. Tiếp tục tư vấn về bảo hiểm
và phụ kiện.
13. Xác nhận thời gian KH nhận xe và báo cho KHBH biết. NVBH 14. Thông báo cho KH đến nhận xe phải đến trước 02 tiếng đồng hồ,
báo cho thủ kho xe chuẩn bị xe. NVBH
15. Đưa KH thanh tốn lần 2 (thanh tốn số tiền cịn lại) và viết phiếu thu. KH trình phiếu thu lần 1 cho KTBH.
16.
Sau khi KH thanh toán đầy đủ, NVBH trình KTBH và viết giấy tờ cho KH. (NVBH giải thích rõ về giấy tờ và hướng dẫn KH các thủ tục nộp trước bạ, đăng ký và khám lưu hành).
NVBH KTBH 17. Lấy phiếu xuất kho tư KTBH, Lệnh xuất xe phải có thủ quỹ ký,
KHBH ký, thủ kho ký và KH ký
KTBH Thủ kho 18.
Trước khi giao xe đưa cho KH "DANH MỤC HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG XE" và "BIÊN BẢN BÀN GIAO" để KH xem và ký vào.
NVBH 19. Hướng dẫn sử dụng xe cho KH theo đúng quy trình.
20.
Giới thiệu KH về dịch vụ (gửi kèm theo Bản hướng dẫn tóm tắt sử dụng xe và giải thích rõ về chính sách Bảo hành và bảo dưỡng)
NVBH 21. NVBH đưa lệnh xuất xe và phiếu xuất kho cho thủ kho xe. NVBH 22. NVBH yêu cầu KH ký vào Biên bản thanh lý Hợp đồng, bàn
giao xe và hướng dẫn sử dụng trên xe. NVBH 23. Cảm ơn KH và chúc mưng KH trước lúc ra về. NVBH 24.
Sau khi giao xe NVBH dự đoán khách về đến nhà và gọi điện hỏi thăm và chúc mưng, sau 02 ngày NVBH phải gọi điện thăm hỏi KH.
NVBH
25.
Đối với KH huỷ hợp đồng, NVBH trình lên phịng Kế hoạch, TOP và nếu được sự đồng ý của TOP, NVBH photo đơn xin huỷ hợp đồng của KH và gửi KHBH.
NVBH TOP
2.1.3. Các phương thức tiêu thụ hàng hóa, chính sách giá cả và thể thức thanh toán
- Phương thức tiêu thụ: Công ty áp dụng đa dạng các phương thức tiêu thụ góp phần tăng doanh thu cho hoạt động kinh doanh. Trong đó các phương thức chủ yếu được áp dụng như: Bán theo lô, bán lẻ theo hợp đồng…Nhưng do đặc thù của các sản phẩm kinh doanh ở Toyota là có giá trị lớn và số lượng mua mỗi lần ít nên hình thức bán lẻ theo hợp đồng qua kho được áp dụng thường xuyên hơn. Hình thức bán theo lơ chỉ xảy ra ít trong những năm trước. Điển hình như dịng xe Vios Limo được bán cho hãng xe Taxi Mai Linh và Taxi Vạn Xuân.
- Chính sách giá cả: Tùy theo đối tượng khách hàng, số lượng và giá trị lơ
hàng, Cơng ty có chính sách giá cả khác nhau để vưa kích thích nhu cầu tiêu thụ, vưa đảm bảo có lợi nhuận. Các khách hàng truyền thống cũng như khách hàng mới được áp dụng chính sách giá cả khác nhau. Do vậy, Cơng ty khơng ngưng có thêm khách hàng mới đồng thời cũng giữ chân được những bạn hàng lâu năm. Cơng ty có bộ phận phịng kinh doanh với trình độ chun mơn và tâm huyết, ln luôn theo dõi sự biến động về giá cả của thị trường, nghiên cứu chun mơn để tư đó đưa ra những chính sách giá cả thật hợp lý, đem lại lợi nhuận và vị thế vững chắc cho Công ty trên thị trường. Các sản phẩm Toyota ở TVC đưa ra luôn cố gắng thấp hơn so với giá niêm yết nhằm thu hút khách hàng trong thời buổi khó khăn của thị trường tài chính, tín dụng cùng những thay đổi thất thường của các chính sách tác động mạnh tới nhu cầu thị trường và tâm lý người tiêu dùng.
- Thể thức thanh tốn: Trong q trình tổ chức tiêu thụ hàng hóa, Cơng ty đã áp dụng nhiều hình thức thanh tốn nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng trong q trình thanh tốn. Việc áp dụng nhiều hình thức thanh tốn làm cho công tác quản lý sổ sách, chứng tư kế tốn có phần phức tạp hơn khi theo dõi nhưng đây là một trong những biện pháp thu hút khách hàng hiệu quả của Cơng ty. Khách hàng có thể thanh tốn cho Cơng ty bằng tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. TVC khơng chấp nhận hình thức thanh tốn bằng Séc.
Ä Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt đối với những khách hàng mua ít,
khơng thường xun hoặc có nhu cầu thanh tốn ngay.
Ä Người mua ứng tiền trước, phương thức này được Công ty áp dụng cho
các khách hàng đặt mua theo yêu cầu mà Công ty chưa đáp ứng được ngay.
Ä Thanh tốn chậm và hình thức mua hàng trả góp được Cơng ty áp dụng cho
khách hàng có quan hệ thường xun, có uy tín với Cơng ty. Tuy bị chiếm dụng vốn lớn và khách hàng không phải chịu khoản lãi trả chậm nhưng bù lại Công ty lại tạo được mối quan hệ lâu bền hữu nghị giữa các cá nhân, doanh nghiệp và ngân hàng.
Ä Ngồi ra, khách hàng có thể thanh tốn cho Cơng ty bằng chuyển khoản
vào tài khoản mà Công ty đã mở. Hiện nay, TVC đã giao dịch với 8 ngân hàng đó là: SHB, Vietcom Bank Xn An, Vietcom Bank Trung Đơ, Vietcom Bank Vinh, Techcom Bank, Sacom Bank, Ocean Bank, Hàng Hải Bank. Do đó phương thức thanh tốn bằng chuyển khoản ngày càng đa dạng khi khách hàng mua hàng và thanh toán với TVC.
2.2. Kế toán doanh thu bán hàng:
* Tài khoản sử dụng:
- TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. - TK 111- Tiền mặt.
- TK 131- Phải thu khách hàng
Ngồi ra cịn có một số TK khác như: TK 112, TK 333... * Chứng tư sử dụng:
- Hóa đơn GTGT
- Các chứng tư thanh toán: phiếu thu, giấy báo có,... - Phiếu xuất kho
- Hợp đồng cung ứng sản phẩm, dịch vụ. - Bảng kê bán hàng
- Sổ chi tiết bán hàng và các TK liên quan như TK 111, TK 112.. - Sổ cái TK 5111.
* Quy trình luân chuyển chứng tư tại doanh nghiệp:
- Bước 1: Người mua đề nghị mua hàng thông qua hợp đồng cung cấp sản phẩm hàng hóa, cam kết mua bán, đơn đặt hàng..
- Bước 2: Căn cứ vào các giấy tờ trên, kế tốn tiến hành viết hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho.
- Bước 3: Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho, tiến hành xuất hàng, ghi thẻ kho rồi chuyển phiếu xuất kho cho phịng kế tốn.
- Bước 4: Kế toán tiền mặt tiến hành lập phiếu thu căn cứ vào hóa đơn GTGT (nếu thu tiền ngay) rồi chuyển phiếu thu cho thủ quỹ để thu tiền.
- Bước 5: Kế toán sau khi nhận phiếu xuất kho, ghi đơn giá, tính thành tiền và ghi sổ giá vốn, nhận hóa đơn GTGT ghi sổ doanh thu, nhận phiếu thu ghi sổ kế toán vốn bằng tiền.
- Bước 6: Kế tốn bảo quản, lưu trữ chứng tư.
Ví dụ 1: Về dịch vụ:
Ngày 08 tháng 01 năm 2012, cơng ty có hợp đồng cung ứng dịch vụ với ngân hàng Vietcombank Quảng Bình về việc thuê nhân công kiểm tra, vệ sinh, lọc dầu. Ngân hàng đã trả bằng tiền mặt.
Trình tự nghiệp vụ kinh tế được phản ánh như sau: Kế tốn sẽ lập hóa đơn GTGT:
Liên 1: Lưu tại quyển
Liên 2: Giao cho người mua hàng Liên 3: Dùng luân chuyển nội bộ
Căn cứ vào hóa đơn này, định kỳ cuối tháng lập bảng kê dịch vụ bán ra sau đó chuyển về văn phịng kế tốn cơng ty để nhập dữ liệu vào phần mềm kế tốn. Hóa đơn GTGT này là chứng tư gốc để hạch toán, ghi sổ nghiệp vụ kinh tế và sau đó sẽ được lưu trữ, bảo quản. Người lập hóa đơn có thể là nhân viên kế tốn hoặc có thể là nhân viên bán hàng.
BẢNG 2.3: HÓA ĐƠN GTGT
(Nguồn: Phịng Kế tốn)
BẢNG 2.4: BẢNG KÊ HÓA ĐƠN DỊCH VỤ BÁN RA
(Nguồn: Phịng Kế tốn) HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01GTKT3/001
GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: TV/11P Liên 1:Lưu (File) 0008966
Ngày 08 tháng 01 năm 2012
Họ tên người mua hàng:............................................................................................................. Tên đơn vị: ngân hàng Vietcombank Quảng Bình...................................................................... Địa chỉ: 54- Nguyễn Hữu Cảnh- Đồng Hới- Quảng Bình........................................................... Số tài khoản: .............................................................................................................................. Hình thức thanh tốn: …TM……MST: 0100112437- 038…………
STT Tên hàng hố dịch vụ Đơn vị
tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1
Nhân công kiểm tra, vệ sinh,
lọc dầu
530.854.545 208.600 Cộng tiền hàng: 758.600 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 75.860 Tổng cộng tiền thanh toán: 834.460 Số tiền viết bằng chữ: tám trăm ba mươi tư nghìn bốn trăm sáu mươi đồng chẵn
Người mua hàng Người bán hàng Giám đốc
(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
BẢNG KÊ HÓA ĐƠN DỊCH VỤ BÁN RA
Tư ngày 01/01/2012 đến ngày 31/01/2012
Chứng tư
Diễn giải Tiền Thuế Chiếtkhấu Doanh thu
Ngày Số
01/01 0008684 CT bảo hiểm bưu điện
KV Bắc Trung 3.307.273 330.727 3.638.000 ...... ......... ................... ............... ................ ......... ............. 08/01 0008966 ngân hàng Vietcombank Quảng Bình 758.600 75.860 834.460 .......... ............. ................... .............. ............... ......... ............. Tổng tiền hàng: 7.951.199.672 Thuế: 795.119.967 Chiết khấu: 0 Doanh thu: 8.746.319.639 Ngày... tháng... năm...
Kế toán trưởng Người lập biểu
Ví dụ 2:Ngày 03/01/2012, cơng ty xuất bán cho chị Phan Thị Hằng một
chiếc xe TOYOTA VIOS NCP 931 mầu bạc với giá bán 530.854.545 đồng, thuế GTGT 10%. Chị Hằng đã thanh tốn ngay bằng tiền mặt.
Trình tự nghiệp vụ kinh tế được phản ánh như sau:
Đầu tiên, Nhân viên bán hàng (NVBH) làm việc với KH trao tài liệu giới thiệu sản phẩm (SP) và trình bày về SP, giải đáp thắc mắc của KH, đánh giá giá trị của SP mà KH quan tâm, thương thuyết với KH về các điều kiện bán hàng. Sau khi KH chấp nhận, NVBH sẽ lập phiếu đề xuất, KH ký xác nhận vào phiếu đề xuất.
BẢNG 2.5: PHIẾU ĐỀ XUẤT
Định khoản nghiệp vụ kinh tế phát sinh:
Nợ TK 111: 583.940.000 Có TK 511: 530.854.545
Có TK 3331: 53.085.455
Cuối kỳ, kế toán sẽ kết chuyển doanh thu trong kỳ sang TK 911- xác định kết quả kinh doanh.
PHIẾU ĐỀ XUẤT
Họ tên KH: Phan Thị Hằng Địa chỉ:
Khối: Tân Sơn Phường/ xã: Hòa Hiếu Thành phố: Thị xã Thái Hòa Tỉnh Nghệ An
Loại xe: TOYOTA VIOS NCP 931 Màu xe: bạc
Khung xe: 7B9516741 Số máy: Y439539
Người bán: Người mua:
BẢNG 2.6: HỢP ĐỒNG MUA BÁN
(Nguồn: Phịng Kế tốn)
Kế tốn tại văn phịng cơng ty tiến hành nhập số liệu vào phần mềm kế toán theo đường dẫn như sau: Nhập dữ liệu → bán hàng → hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho.
Phần mềm kế toán máy sẽ tự động kết chuyển số liệu về sổ cái, sổ chi tiết TK 511 dồng thời lên các báo cáo chi tiết và tổng hợp về bán hàng: bảng kê bán hàng, bảng kê hóa đơn dịch vụ,...
CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập- Tự do- Hạnh phúc
-------o0o-------
HỢP ĐỒNG MUA BÁN
(V/v: mua bán xe ô tô) Số:
- Căn cứ Bộ luật Dân sự số 33/2005/QH11 ngày 14/06/2005 và các văn bản pháp luật liên quan.
- Căn cứ Luật Thương mại số 36/2005/QH11 ngày 14/06/2005 và các văn bản pháp luật liên quan.
- Căn cứ vào nhu cầu, khả năng của các bên.
Hôm nay, ngày 03/01/2012, Tại công ty cổ phần TOYOTA VINH chúng tơi gồm có:
BÊN MUA XE( GỌI TẮT LÀ BÊN A): PHAN THỊ HẰNG
Địa chỉ: Khối Tân Sơn-Hòa Hiếu-Thị xã Thái Hòa Tỉnh Nghệ An.
BÊN BÁN XE (GỌI TẮT LÀ BÊN B) : CÔNG TY CỔ PHẦN TOYOTA VINH
Địa chỉ: số 19- Qung Trung- TP.Vinh- Nghệ An Số điện thoại: (038)3586644 số fax: (038)3586645
Có tài khoản số: 0861000 688688 tại ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam- chi nhánh Trung Đô- Nghệ An.
Mã số thuế: 2900712194
Do ông: NGUYỄN ĐÌNH HY Chức vụ: giám đốc Làm đại diện.
Hai bên thống nhất ký kết hợp đồng mua bán xe ô tô với các điều khoản sau đây:
Điều 1:HÀNG HÓA- SỐ LƯỢNG- CHỦNG LOẠI- PHẨM CHẤT- GIÁ CẢ:
...........................................................
Điều 7: CÁC KHOẢN CHUNG:
Hợp đồng này có hiệu lực ngay sau khi bên A thanh toán lần 1 tại điều 2 của hợp đồng này và hết hiệu lực khi bên A thanh toán lần 2 cho bên B tại điều 2 của hợp đồng này.
Hợp đồng này khơng thể hủy bỏ nếu khơng có thỏa thuận bằng văn bản của các bên. Việc thay đổi tên của Bên Mua trên hợp đồng cuãng như trên hóa đơn sẽ không được chấp nhận.
Mọi sửa đổi, bổ sung phải được thực hiện bằng văn bản. Hợp đồng này lập thành 2 bản mỗi bên giữ 1 bản làm chứng tư trước pháp luật và có giá trị ngang nhau.
BẢNG 2.7: HÓA ĐƠN GTGT
(Nguồn: Phịng Kế tốn)
SƠ ĐỒ 2.8: GIAO DIỆN HĨA ĐƠN BÁN HÀNG
(Nguồn: Cơng ty)
HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01GTKT3/001 GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: TV/11P
Liên 3:nội bộ 0008687 Ngày 03 tháng 01 năm 2012
Đơn vị bán hàng: công ty CP Toyota Vinh................................................................................................. Địa chỉ: số 19- Quang Trung- Thành phố Vinh.......................................................................................... Số tài khoản: ............................................................................................................................................... Điện thoại: 0383.586.645............................................................................................................................ MST: 2900712194....................................................................................................................................... Họ tên người mua hàng:Phan Thị Hằng ..................................................................................................... Tên đơn vị: .................................................................................................................................................. Địa chỉ: khối Tân Sơn- phường Hòa Hiếu- Thị xã Thái Hòa- Nghệ An..................................................... Số tài khoản: ............................................................................................................................................... Hình thức thanh tốn: …TM……MST: 2900712194…………
TT Tên hàng hố dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2 1 : TOYOTA VIOS NCP 931 Màu xe: bạc Khung xe: 7B9516741 Số máy: Y439539 Chiếc 01 530.854.545 Cộng tiền hàng: 530.854.545
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 53.085.455 Tổng cộng tiền thanh toán: 583.940.000 Số tiền viết bằng chữ: Năm trăm tám mươi ba triệu chín trăm bốn mươi nghìn
Người mua hàng Người bán hàng Giám đốc
BẢNG 2.10: BẢNG KÊ HÓA ĐƠN HÀNG HĨA BÁN RA
(Nguồn: Phịng Kế tốn)
Cơng ty cổ phần TOYOTA Vinh Số 19- Quang Trung- TP.Vinh
BẢNG KÊ HÓA ĐƠN BÁN HÀNG Tư ngày: 01/01/2012 đến ngày 31/01/2012
Chứng tư Diễn giải Mã BP ĐVT Mã kho Mã NX Số
lượng Giá bán Doanh thu
Chiết khấu Ngày Số hiệu 02/01 8686 Trần Xuân Thế Bán xe 3B9516753 VE3B9516753 cái 1,00 486.763.636 486.763.636 Tiền hàng: 486.763.636 Tiền ck : Thuế GTGT: 48.676.364 Tổng cộng: 535.440.000 03/01 8687 Phan Thị Hằng Bán xe 7B9516741 VG7B9516741 cái 1,00 530.854.545 530.854.545 Tiền hàng: 530.854.545 Tiền ck : Thuế GTGT: 53.085.455