2.1.1 .Quá trình hình thành và phát triển của công ty
2.1.3. Bộ máy quản lý của công ty
Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh mạnh mẽ như hiện nay, các công ty muốn phát triển bền vững thì bộ máy quản lý phải đáp ứng được các yêu cầu: gọn
nhẹ, linh động, có hiệu quả và mang tính khoa học cao. Trên cơ sở đó, cơng ty đã quyết định chọn mơ hình tổ chức bộ máy quản lý theo kiểu trực tuyến - chức năng như mơ hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý dưới đây (hình 2.1).
Hình 2.1:Cơ cấu tổchức bộmáy quản lý của Cơng ty Xăng dầu Thừa Thiên Huế
(Nguồn:Quy chế hoạt động của Công ty Xăng dầu Thừa Thiên Huế (2004))
Chức năng, nhiệm vụ của các phịng ban trong cơng ty:
- Ban Giám đốc: là bộ phận đứng đầu, lãnh đạo cao nhất, trực tiếp chịu trách nhiệm tổ chức điều hành mọi mặt hoạt động của đơn vị.
- Phịng Kế tốn Tài chính: Chịu trách nhiệm tham mưu và tổ chức bộ máy tài chính kế tốn tồn đơn vị, lập hệ thống sổ sách theo dõi tình hình tài chính, sử dụng vốn, kết quả hoạt động kinh doanh, quản lý và giám sát lĩnh vực tài chính tại các cửa hàng bán lẻ, phối hợp với các phịng nghiệp vụ khác triển khai cơng tác nghiệp vụ, quản lý các cửa hàng trực thuộc và chăm sóc khách hàng.
- Phịng Kinh doanh:Tham mưu cho Ban giám đốc quản lý tổ chức điều hành các hoạt động kinh doanh toàn đơn vị, xây dựng kế hoạch, lập cân đối cung cầu trong tuần, hàng tháng, quý cho toàn bộ nhập - xuất hàng hóa, giao dịch ký kết hợp đồng, theo dõi tình hình kinh doanh, kiểm tra các hoạt động kinh doanh, theo dõi nhập- xuất
và bán hàng, phối hợp với các phòng nghiệp vụ khác triển khai công tác nghiệp vụ, quản lý các cửa hàng trực thuộc và chăm sóc khách hàng.... đối với mặt hàng xăng dầu.
- Phòng Kinh doanh Vật tư có trách nhiệm phụ trách các mặt hàng kinh doanh khác của công ty như gas, dầu mỡ nhờn, sơn, bảo hiểm, nước giặt...
- Phòng Quản lý Kỹ thuật: Tham mưu cho Ban giám đốc quản lý tổ chức điều hành các hoạt động liên quan đến công tác quản lý kỹ thuật, xây dựng cơ bản toàn đơn vị, xây dựng kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản, quản lý tài sản trang thiết bị, cơng tác phịng chống cháy nổ, bảo vệ mơi trường, phối hợp với các phịng nghiệp vụ khác triển khai cơng tác nghiệp vụ, quản lý các cửa hàng trực thuộc và chăm sóc khách hàng.
- Phịng Tổ chức Hành chính: Có trách nhiệm tham mưu giúp Ban giám đốc quản lý hồ sơ lao động, trực tiếp phân công lao động, cân đối và phân phối bậc lương, giải quyết kịp thời, đúng chế độ chính sách về mọi quyền lợi cho mọi người lao động, đảm bảo công tác thanh tra, thi đua toàn đơn vị, phối hợp với các phịng nghiệp vụ khác triển khai cơng tác nghiệp vụ, quản lý các cửa hàng trực thuộc và chăm sóc khác hàng.
- Các cửa hàng trực thuộc: Chịu trách nhiệm tổ chức bán hàng, quản lý hàng hóa tồn kho và tài sản tại cửa hàng, lập các báo cáo định kỳ theo yêu cầu quản lý, phối hợp cùng các phòng nghiệp vụ quản lý thị trường và chăm sóc khách hàng.
Trong đó:
+ Các cửa hàng Gas - dầu mỡ nhờn: Có nhiệm vụ kinh doanh các sản phẩm hoá dầu và các loại vật tư khác như: dầu mỡ nhờn, bếp gas, gas hoá lỏng, các loại phụ kiện, nước giặt... Đồng thời chịu trách nhiệm tổ chức kinh doanh, quảng cáo, tiếp thị để nâng cao khả năng tiêu thụ sản phẩm, đảm bảo kinh doanh có lãi.
+ Các cửa hàng xăng dầu: Có nhiệm vụ là bán buôn, bán lẻ mặt hàng xăng dầu và các sản phẩm khác của công ty. Các cửa hàng phải có trách nhiệm nhập đủ hàng, bảo quản hàng, đảm bảo an toàn tuyệt đối cho kho hàng. Một số cửa hàng cũng có kinh doanh thêm gas và các sản phẩm dầu mỡ nhờn.
- Hiện nay cơng ty có 2 kho hàng lớn là Kho cảng xăng dầu Thuận An và Tổ kho Ngự Bình. Kho cảng xăng dầu Thuận An đã ngừng hoạt động từ đầu năm 2016, cịn Tổ kho Ngự Bình là kho Gas và dầu mỡ nhờn, là nơi tiếp nhận, bảo quản, dự trữ gas, dầu mỡ nhờn và hàng hóa khác phục vụ cho nhu cầu kinh doanh của các cửa hàng.
-Để thực hiện tốt nhiệm vụ, kế hoạch đãđề ra thì mối quan hệ giữa các phịng nghiệp vụ trong đơn vị là rất quan trọng. Mặc dù chức năng và nhiệm vụ của mỗi phòng nghiệp vụ là khác nhau nhưng trong thực tế thì giữa các phịng nghiệp ln có sự trao đổi qua lại cùng nhau tìm ra những giải pháp tối ưu, hướng đến kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị. Mối quan hệ qua lại này tạo điều kiện phát huy hết khả năng chuyên mơn của các phịng nghiệp vụ và từng cá nhân.
- Ngoài mối quan hệ giữa các phịng nghiệp vụ với nhau, thì mối quan hệ giữa các phịng nghiệp vụ với các cửa hàng trực thuộc Cơng ty cũng rất quan trọng. Cửa hàng gửi số liệu sổ sách hố đơn chứng từ về các phịng ban của Công ty để tổng hợp và xác định kết quả và lập báo cáo kinh doanh. Công ty cũng thường xuyên cử cán bộ quản lý xuống cửa hàng để giám sát và hướng dẫn các cửa hàng lập sổ sách, báo cáo. Ngồi mối quan hệ trong nội bộ đơn vị thì mối quan hệ với khách hàng, các cơ quan quản lý nhà nước trong lĩnh vực kinh doanh là một điều tất nhiên và cần thiết.