Các khoản tạm ứng của Cty bao gồm: tạm ứng để mua vật tư, tạm ứng cho cán bộ đi công tác, tạm ứng cho tài xế..
a) Nguyên tắc tạm ứng
Chỉ chi tạm ứng cho người làm việc trong Cty.
Người nhận tạm ứng phải chịu trách nhiệm về số tiền đã tạm ứng và chỉ được sử dụng tạm ứng theo đúng mục đích và nội dung cơng việc đã phê duyệt. Khơng được chuyển giao tiền tạm ứng cho người khác.
Lần tạm ứng trước phải quyết toán xong mới được tạm ứng lần tiếp theo. Kế toán mở sổ chi tiết theo dõi từng đối tượng tạm ứng.
b) Chứng từ và sổ sách sử dụng:
Giấy đề nghị TƯ, Phiếu TƯ, Giấy thanh toánTƯ, PC, Lệnh chi, UNC, PT kèm các chứng từ gốc như HĐ, biên lại, biên nhận…
Sổ sách sử dụng: Sổ Cái TK 141, Sổ chi tiết TK, Sổ NKC c) TK sử dụng
Cty sử dụng TK 141 “tạm ứng” và mở các TK chi tiết sau: TK 1411 “ tạm ứng nhân viên”
TK 1412 “Tạm ứng tài xế (báo cáo)” TK 1413 “Tạm ứng tài xế”
d) Quy trình nghiệp vụ
Khi phát sinh nhu cầu tạm ứng
Người tạm ứng: Khi phát sinh nhu cầu TƯ, người cần TƯ viết GĐNTƯ, ký vào và
sau đó chuyển cho trưởng phịng ký duyệt, trưởng phịng ký xong sẽ chuyển GĐNTƯ cho KTTM
Kế toán tiền mặt: nhận đươc Giấy đề nghị tạm ứng, KTTM xem xét các chứng từ liên
quan và đối chiếu với sổ chi tiết tạm ứng xem lần TƯ trước đã quyết toán xong chưa, nếu thấy nội dung tạm ứng hợp lý thì KTTM sẽ ký vào Giấy đề nghị tạm ứng, sau đó chuyển cho KKT ký duyệt.
Kế toán trưởng: xem xét, nếu nội dung tạm ứng hợp lý thì sẽ ký duyệt.
Căn cứ vào số tiền trên Giấy đề nghị tạm ứng đã được ký duyệt, KTTM lập PC (3 liên) sau khi có đầy đủ chữ ký, PC được chuyển cho thủ quỹ.
đó liên 2 giao cho người nhận tạm ứng, liên 1 lưu tại cuống, liên 3 thủ quỹ giữ để ghi sổ quỹ, sau đó chuyển cho KTTM ghi sổ kế tốn.
e) Ví dụ thực tế phát sinh tại Cơng ty
(1) Ngày 04/09/2012, Đặng Văn Có lập GĐNTƯ số tiền 20.000.000 đồng để mua vật tư bảo dưởng cho xưởng 4. Căn cứ vào GĐNTƯ đã được ký duyệt, KTTM lập PC số 0018/09 và hạch toán như sau: ( xem chứng từ ở PL 28 và sổ Cái, sổ chi tiết ở trang
sau)
Nợ TK 1411: 20.000.000
Có TK 1111: 20.000.000
(2) Ngày 29/09/2012, kế toán lập PC số 1525/09 chi tạm úng tour, số tiền 20.000.000 đồng, kế toán căn cứ PC và hạch toán như sau: (xem chứng từ ở PL 29)
Nợ TKL 1411: 20.000.000 Có TK 1111: 20.000.000
(3) Căn cứ vào Phiếu thu số 0235/09 ngày 07/09/2012 về việc thu tiền tạm ứng tài xế ngày 06/09/2012 số tiền 77.766.305 đồng, kế toán định khoản như sau: (xem chứng từ
tại PL 29 và sổ sách tại PL 04 và NKC tai PL 18B)
Nợ TK 1111: 77.766.305
Có TK 1412: 77.766.305
(4) Ngày 21/09/2012, Mai Tồn Trung lập GĐNTƯ để chi tiền điện thoại, căn cứ vào GĐNTƯ của Mai Toàn Trung đã được ký duyệt, số tiền 2.000.000, KTTM lập PC số 0995/09 và hạch toán như sau:
Nợ TK 1411: 2.000.000 Có TK 1111: 2.000.000
Sang ngày 30/09/2012, sau khi hoàn thành xong cơng việc, Mai Tồn Trung mang chứng từ gốc về và lập Phiếu thanh toán TƯ, KTTM kiểm tra, đối chiếu và lập PC số 1567/09 chi cho nội dung nộp tiền điện thoại. Tổng số tiền đã thanh tốn là 574.545 đồng, trong đó thuế GTGT là 10%, kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 6428: 522.313 Nợ TK 1331: 52.232
Có TK 1111: 574.545
Đồng thời lập PT số 1552/09 thu lại toàn bộ số tiền đã tạm ứng: Nợ TK 1111: 2.000.000
(xem chứng từ: PC tạm ứng, PT tạm ứng, PC tiền điện thoại, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, HĐ GTGT ở PL 30)
Nhận xét:
- Các khoản TƯ tại Cty chủ yếu là tạm ứng công tác mua vật tư, TƯ cho tài xế, số tiền TƯ tương đối nhỏ nên việc chi TƯ khá chặt chẽ và nhanh gọn.
- Việc thu hồi TƯ cũng khá nhanh. Tuy nhiên đối với một số trường hợp TƯ tour của tài xế thì thời gian TƯ lâu và việc thu hồi tạm ứng cũng chậm, khoản tạm ứng cịn thừa kế tốn chưa thu lại nhưng vẫn cho tạm ứng lần kế tiếp. Cuối mỗi tháng không thực hiện quyết toán TƯ.
- Cty mở sổ chi tiết TƯ cho từng đối tượng nên việc quản lý rất dễ dàng, chi tiết và chặt chẽ.
- Mẫu Giấy đề nghị tạm ứng và mẫu Giấy thanh toán tiền tạm ứng là mẫu được Cty tự soạn.
- Mỗi lần thanh toán TƯ dù số tiền tạm ứng cịn thừa hay thiếu, kế tốn đều lập PT thu lại toàn bộ số tiền đã TƯ và hạch toán thêm bút toán:
Nợ TK 1111: <số tiền đã tạm ứng>
Có TK 1411,1412,1413: <số tiền đã tạm ứng> Sau đó lại lập Phiếu chi chi số tiền ứng với nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Cơng ty hạch tốn bút tốn này là chưa phù hợp với ngun tắc kế tốn, vì:
+ Kế tốn lập Phiếu thu nhưng thực chất khơng phải thủ quỹ thu lại tồn bộ số tiền đã tạm ứng cho nhân viên mà chỉ thu lại số tiền chênh lệch nếu số tiền thực chi < số tiền đã tạm ứng và chi thêm số tiền chênh lệch khi số tiền thực chi > số tiền đã tạm ứng.
- Ở nghiệp vụ số (4), chi tiền điện thoại cho Ban Giám đốc, Cty hạch toán vào TK 6428 “ chi phí quản lý doanh nghiệp” là phù hợp. Tuy nhiên, chi phí của tháng 8/2012 Cty lại hạch tốn ln vào chi phí tháng 9/2012.
Đề xuất:
- Đối với những trường hợp TƯ lâu, đã đến hạn hồn ứng nhưng chưa thu hồi TƯ thì gọi điện nhắc nhở trước ngày tính lương mỗi tháng để có biện pháp thu hồi TƯ phù hợp (trừ lương hoặc trừ vào ngày phép). Thực hiện quyết toán TƯ vào ngày cuối mỗi tháng. Chỉ tạm ứng cho lần kế tiếp khi lần TƯ trước đã quyết toán xong.
Nợ TK 1411, 1412, 1413 : <số tiền tạm ứng> Có TK 1111: <số tiền tạm ứng> - Lúc hoàn ứng:
+ Nếu số thực chi lớn hơn số tiền đã tạm ứng:
Nợ TK liên quan: <số tiền đã tạm ứng> Có TK 141: <số tiền đã tạm ứng> Đồng thời chi bổ sung:
Nợ TK liên quan: <số tiền chi bổ sung> Có TK 1111: <số tiền chi bổ sung> + Nếu số tiền thực chi nhỏ hơn số tiền đã tạm ứng:
Nợ TK liên quan: <số tiền thanh tốn> Có TK 141: <số tiền đã tạm ứng>
Đồng thời nhập lại quỹ số tiền TƯ còn thừa, kế tốn lập PT thu lại số tiền đó: Nợ TK 1111: <số tiền tạm ứng thừa>
Có TK 141: <số tiền tạm ứng thừa> - Chi phí của tháng nào nên hạch tốn vào chi phí tháng đó.
- Về mẫu Giấy đề nghị tạm ứng, Cty nên dùng theo mẫu Giấy đề nghị tạm ứng mẫu số 03-TT (ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ/BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) và mẫu Giấy thanh toán tiền tạm ứng theo mẫu số 04-TT (ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ/BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) như sau:
Mẫu Giấy thanh tốn tiền tạm ứng
TK 141 TK 1111 20.000.000 77.766.305 77.766.305 20.000.000 TK 1111 77.766.305 TK 6428 TK 1331 522.313 52.232 574.545 20.000.000 TK 1111 20.000.000 20.000.000 TK 1111 2.000.000 2.000.000 TK 1111 2.000.000 77.766.305 TK 1111 77.766.305 TK 1111
Hiình 4.20. Sổ Cái TK 1411 – Tạm Ứng Nhân Viên
4.3 Kế toán các khoản phải trả
4.3.1. Kế toán phải trả cho người bán
Các khoản phải trả cho người bán phát sinh tại Cty chủ yếu bao gồm các khoản trả tiền xăng cho NCC, chi phí bến bãi đỗ xe taxi, mua vật tư may mặc, vật tư thay thế, chi tiền cán bộ đi công tác…
a) Chứng từ sử dụng : Hóa đơn GTGT, Phiếu đề nghị thanh tốn, Phiếu đề xuất
Ủy nhiệm chi, Phiếu chi, Bảng kê
-Sổ sách: sổ chi tiết TK 331, sổ Cái TK 331, sổ NKC b) Tài khoản sử dụng
Cty sử dụng TK 331 “Phải trả người bán” và mở các TK chi tiết sau: TK 3311 “ Phải trả cho người bán – vật tư phụ tùng
TK 3312 “phải trả cho người bán – tiếp thị” TK 3313 “Phải trả cho người bán – ký quỹ” TK 3314 “Phải trả cho người bán – khác” TK 3315 “Phải trả cho người bán – TSCD”
c) Trình tự ghi sổ
Đối với xăng: theo HĐKT giữa Cty và các cửa hàng bán lẻ xăng dầu, đội nào đổ
xăng ở cửa hàng bán lẻ xăng dầu nào thì hằng ngày phải đổ xăng ở cửa hàng đó, nếu đổ ở cửa hàng khác thì tài xế phải tự chịu trách nhiệm. Hằng ngày, tài xế đổ xăng, mang HĐ bán lẻ về nộp cho thu ngân vào lúc giao ca, thu ngân tập hợp các HĐ bán lẻ của đội mình, đối chiếu với cửa hàng bán lẻ xăng dầu để của hàng xuất HĐ GTGT, thu ngân mang HĐ về, nhập báo báo vào phần mềm, in bảng kê chi tiết xăng và nộp cho kế toán. Kế toán sẽ tiến hành kiểm tra, đối chiếu lại và nhập liệu vào phần mềm, phần mềm tự động kết chuyển vào sổ chi tiết TK 3314 và các sổ liên quan.
Đối với hàng hoá, vật tư: khi hàng hóa, vật tư mua về đến Cty, căn cứ vào hóa
đơn GTGT, phiếu giao hàng của NCC, nhân viên kho hoặc thủ kho tiến hành kiểm tra hàng hóa. Nếu hàng hóa đúng như yêu cầu ( số lượng, phẩm chất, quy cách, số tiền thanh tốn trên hóa đơn, phiếu giao hàng có hợp lệ …), sau đó tiến hành nhập kho. Khi đã nhận đủ số hàng và các chứng từ liên quan, nhân viên kho lập Phiếu nhập kho vật tư. Sau đó tồn bộ chứng từ liên quan được chuyển cho phịng kế tốn.
Kế toán nhận được chứng từ, kiểm tra, đối chiếu và tiến hành nhập liệu vào phần mềm, ghi nhận tăng khoản phải trả cho người bán.
Chứng từ liên quan được lưu làm căn cứ khai báo thuế đầu vào vào cuối tháng. Cty thanh toán cho NCC bằng 2 cách:
- Nếu thanh toán bằng chuyển khoản: KTTT lập Ủy nhiệm chi, UNC được lập gồm 2 liên, sau khi có đầy đủ chữ ký, nhân viên của Cty sẽ mang UNC đến NH để tiến hành chuyển tiền. sau khi chi tiền, nhân viên mang 1 liên UNC về cho Cty, tùy theo NH mà UNC đó là Báo Nợ, làm căn cứ để ghi giảm khoản TGNH của Cty, có NH sẽ gửi Phiếu báo Nợ, làm căn cứ để kế toán tiến hành ghi sổ.
- Nếu thanh toán cho NCC bằng TM: căn cứ vào hóa đơn GTGT và các chứng từ liên quan, KTTM tiến hành lập PC, PC gồm 3 liên, sau khi được KKT và GĐ ký duyệt, PC được chuyển cho thủ quỹ, thủ quỹ chi tiền và giao 1 liên PC cho người nhận tiền, 1 liên giao cho kế toán, liên cịn lại giữ để ghi sổ.
d) Phương pháp hạch tốn:
Khi nhận được hóa đơn GTGT, căn cứ vào hóa đơn, kế tốn ghi: Nợ TK 152: < giá mua của hàng hóa> Nợ TK 1331: <thuế GTGT được khấu trừ>
Có TK 331: <tổng giá trị thanh tốn>
Nếu HĐ chưa về thì chưa hạch tốn, khi nào nhận được HĐ thì tiến hành hạch tốn như trên, cịn nếu đến cuối tháng mà HĐ vẫn chưa về thì hạch tốn:
Nợ TK 1523: < giá mua của hàng hóa> Nợ TK 13881: <thuế GTGT được khấu trừ>
Có TK 331: <tổng giá trị thanh tốn> Đến lúc thanh toán:
Nếu thanh toán bằng TM, căn cứ vào Phiếu chi, kế toán hạch toán: Nợ TK 331: <tổng số tiền phải thanh tốn>
Có TK 1111: <tổng số tiền phải thanh toán>
Nếu thanh toán bằng chuyển khoản, căn cứ vào ủy nhiệm chi (Giấy báo Nợ), kế toán ghi:
Nợ TK 331: <tổng số tiền phải thanh tốn>
e) Ví dụ thực tế phát sinh tại Cty
(1) Ngày 20/09/2012, nhận được HĐ GTGT thanh tốn tiền điện của Tổng cơng ty điện lực TPHCM, số tiền phải thanh tốn là 177.666.093 đồng, trong đó tiên thuế GTGT là 16.151.463 đồng, kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 6277: 161.514.630 Nợ TK 1331: 16.151.463
Có TK 3314: 177.666.093
Sang ngày 25/09/2012, kế toán lập UNC thanh toán số tiền điện trên, kế toán hạch toán: (xem UNC, Phiếu đề xuất, HĐ GTGT, Phiếu hạch toán tại PL 31)
Nợ TK 3314: 177.666.093
Có TK 112106: 177.666.093
(2) Ngày 24/09/2012, Cty căn cứ vào các HĐ số 0000070, 0000071, 0000072, 0000073, 0000078 của Cty TNHH thương mại và dich vụ Cường Long về việc mua vật tư bảo dưỡng tháng 9,kế toán lập UNC số 1380/09 để thanh toán số tiền mua vật tư là 111.023.000 đồng + 900 đồng = 111.023.900 đồng, kế toán hạch toán như sau:
(xem các HĐ GTGT và UNC tại PL 32, xem sổ chi tiết TK 3311 ở trang sau)
Nợ TK 3311: 111.023.900
Có TK 11210: 111.023.900
(3) Ngày 27/09/2012, nhận được HĐ GTGT của Cty cổ phần vật tư tổng hợp TPHCM, căn cứ vào HĐ số 0004674 thanh toán tiền xăng của đội 11 với số tiền 26.464.350 đồng, trong đó tiền thuế GTGT là 2.405.850 đồng kế toán hạch toán như sau: (xem Bảng kê chi tiết xăng đội 11 và HĐ GTGT tại PL 33A và sổ chi tiết TK
3314 tháng 9/2012 tại PL 33B)
Nợ TK 1523: 24.058.500 Nợ TK 1331: 2.405.850
Có TK 3314: 26.464.350
Dựa vào Bảng kê chi tiết xăng đội 11, cùng ngày KTNH lập UNC chi trả khoản tiền xăng trên cho công ty cổ phần vật tư tổng hợp TPHCM, căn cứ vào UNC (Giấy báo Nợ) kế toán định khoản: (xem chứng từ ở PL34, sổ chi tiết ở PL 33B)
Có TK 112107: 26.464.350 Nhận xét:
- Ở Cty, các khoản thanh toán trên 20.000.000 đồng đều được thanh toán chuyển khoản qua NH.
- Các khoản thanh toán đều được kiểm tra, đối chiếu chặt chẽ ít khi có sai sót xảy ra. - Xăng là khoản phải thanh toán phát thường xuyên nhất và là khoản phải trả chiếm
tỷ trọng cao nhất trong các khoản phải thanh toán ở Cty. Tài xế phải đưa các HĐ bán lẻ cho thu ngân, thu ngân tập hợp lại, sau đó tới cửa hàng bán xăng dầu để cửa hàng xuất HĐ GTGT. Nếu tài xế làm mất HĐ thì số tiền thanh tốn xăng đó tài xế đó phải chịu trách nhiệm thanh toán.
- Đối với khoản chi tiền xăng, luật Thuế bảo vệ mơi trường có hiệu lực từ ngày 01/01/2012 đã bỏ khoản lệ phí xăng dầu nên cty khơng phải nộp khoản phí này trong tổng tiền thanh tốn xăng cho các cửa hàng bán lẻ xăng dầu.
- Khi thanh tốn tiền mua chịu hàng hóa, vật tư, xăng... cho NCC, kế tốn hạch tốn: Nợ TK 152, 153,…
Nợ TK 1331 Có TK 331 Và khi thanh toán, kế toán hạch toán:
Nợ TK 3331
Có TK 111,112(chi tiết)
như trên là phù hợp. Tuy nhiên những khoản mà Cty thanh toán ngay cho NCC cũng hạch tốn qua TK 331 thì chưa phù hợp với nguyên tắc kế toán, làm cho SPS trên TK 331 khơng phản ánh trung thực tình hình theo dõi nợ phải trả. Tất cả các khoản phải trả cho NCC, kế toán đều theo dõi trên TK 3314 “phải trả cho người bán – khác”, như vậy rất khó quản lý.
Đề xuất:
- Trong thực tế các khoản phải trả cho NCC thì khoản thanh tốn tiền xăng là phát sinh thường xuyên nhất, phát sinh thường ngày, kế toán nên tách khoản thanh toán này với các khoản thanh toán mua vật tư, hàng hóa khác bằng cách mở TK chi tiết riêng cho thanh toán tiền xăng như đã đề cập trong mục 4.1.1
- Nếu thanh toán tiền ngay cho NCC thì khơng hạch tốn qua TK 331 mà hạch tốn như sau:
Nợ TK 152, 153, … Nợ TK 1331
Có TK 111, 112 (chi tiết)
- Vì các chứng từ phải luân chuyển qua nhiều người nên rất dễ mất mát, thất lạc, ảnh hưởng đến việc hạch toán của kế toán và người làm mất chứng từ phải chịu trách