4.3.1. Về cơ cấu tổ chức bộ máy Kế tốn
Vì được tổ chức theo mơ hình trực tuyến nên có sự quản lí và trao đổi trực tiếp giữa Kế tốn trưởng và các Kế tốn phần hành, thơng tin được cung cấp và
tổng hợp một cách nhanh chóng, chính xác và kịp thời. Mọi thắc mắc về nghiệp vụ chuyên môn cũng như về chế độ kế tốn, chính sách tài chính kế tốn của Nhà nước đều được giải quyết một cách nhanh chóng, kịp thời. Thêm vào đó Kế tốn trưởng có thể tham mưu trực tiếp cho các Kế tốn thành phần. Bộ máy Kế toán được tổ chức là hợp lí với hoạt động kinh doanh tập trung về mặt khơng gian và mặt bằng kinh doanh. Vận dụng hình thức này đảm bảo lãnh đạo tập trung đối với cơng tác kế tốn của Cơng ty, đảm bảo chức năng cung cấp thông tin về hoạt động sản xuất kinh doanh kịp thời, đầy đủ, chính xác.
4.3.2. Về hình thức sổ
Cơng ty sử dụng hình thức nhật ký chứng từ, đây là một hình thức sổ khoa học, chặt chẽ, hạn chế ghi chép trùng lặp và phù hợp với qui mơ của cơng ty. Việc sử dụng hình thức sổ này đảm bảo tính chun mơn hố cao của sổ kế tốn, phù hợp với chun mơn hố và phân cơng lao động kế tốn tại Cơng ty. Tuy nhiên, hệ thống sổ lại phức tạp về kết cấu, quy mô lớn về số lượng và chủng loại, không thuận tiện và gây cản trở cho việc cơ giới hố tính tốn và hồn thiện kế tốn máy trong xử lý số liệu. Nhưng tại công ty các sổ sách nhật ký và bảng biểu đã được ghi chép đầy đủ, cẩn thận, rõ ràng và có hệ thống, bám sát chế độ quy định của Bộ tài chính và Nhà nước ban hành. Ngồi ra kế tốn cịn xây dựng thêm hệ thống sổ theo dõi chi tiết, các bảng kê, bảng biểu theo yêu cầu quản lý giúp kế tốn dễ theo dõi, tìm kiếm thơng tin một cách nhanh chóng kịp thời.
Hiện nay, với việc ứng dụng phần mềm kế tốn đã giảm nhẹ bớt cơng việc cho kế toán các phần hành. Việc lập và in ra các sổ sách, báo cáo cũng được thực hiện một cách đơn giản, kịp thời khi cần thiết.
4.3.3. Về phân công lao động kế tốn.
Là một doanh nghiệp có quy mơ lớn, số lượng cơng việc cần hạch tốn nhiều nên việc phân công như vậy giúp cho kế tốn viên chun mơn hóa trong từng phần hành của mình, tích lũy kinh nghiệm, giải quyết các cơng việc thuộc phần hành của mình một cách nhanh chóng. Số lượng kế tốn viên đảm nhiệm phần hành đó phụ thuộc vào khối lượng cơng việc phát sinh. Việc bố trí số lượng kế tốn như hiện nay là tương ứng với các phần hành kế toán là tương đối hợp lý. Bên cạnh đó, đội ngũ kế tốn đa phần là những người trẻ tuổi, có trình độ chun mơn, nhiệt tình với cơng việc, ln có ý thức giúp đỡ lẫn nhau tạo ra môi trường làm việc tốt giúp cho mọi cơng việc đều được hồn thành đúng thời gian quy định.
Việc chun mơn hóa trong kế tốn là cần thiết và có nhiều ưu điểm tuy nhiên đơi khi cũng gây khó khăn cho người phụ trách các phần hành vì một lý do nào đấy phải nghỉ làm thì người làm thay phải mất một thời gian để làm quen với công việc, hơn nữa do đặc trưng của ngành kế toán là nhân viên kế toán đa phần là nữ (5 nhân viên nữ trong tổng số 7 nhân viên Kế tốn). Vì vậy cũng khơng thể tránh khỏi những mặt hạn chế trong công việc như: tốc độ trong công việc, thời gian nghỉ ốm, nghỉ đẻ, nghỉ khám thai ... là khó tránh khỏi vì vậy nên năng suất làm việc cũng giảm. Cơng việc dồn lên những người cịn lại nên đơi khi sai sót là điều khó tránh khỏi.
4.3.4 Về trang thiết bị
Công ty đã trang bị khá đầy đủ về máy móc thiết bị cho bộ máy kế toán, phần đa mỗi người đều được sử dụng riêng một máy, máy in giúp cho cơng việc kế tốn song chất lượng máy chưa đáp ứng đủ yêu cầu. Do đã được trang bị từ
lâu nên đã giảm chất lượng, phần lớn là máy có cấu hình thấp làm giảm bớt năng suất lao động của cán bộ nhân viên trong phịng.
4.4. Đánh giá về cơng tác kế tốn NVL, CCDC
4.4.1. Ưu điểm
a, Về công tác quản lý nguyên vật liệu
Là một đơn vị sản xuất kinh doanh thuộc ngành công nghiệp nhẹ, sản phẩm của Công ty cổ phần may Hưng Yên đã có lịch sử phát triển hơn 42 năm nay. Mặc dù gặp nhiều khó khăn trong kinh tế thị trường, nhưng Công ty rất nhạy bén trong cơng tác quản lý và đang tìm cho mình những bước đi mới. Hiện nay, Cơng ty đã áp dụng nhiều chính sách để nâng cao uy tín với khách hàng về chất lượng sản phẩm trong đó việc thực hiện tốt cơng tác quản lý nói chung và cơng tác quản lý vật liệu nói riêng. Cụ thể, Cơng ty đã xây dựng cho mình một mơ hình quản lý ngun vật liệu từ khâu thu mua, sử dụng đến khâu dự trữ, bảo quản. Cơng ty có một đội ngũ cán bộ tiếp liệu am hiểu thị trường, một hệ thống kho tàng hợp lý, khoa học với đầy đủ phương tiện cân đong, đo, đếm, phòng cháy chữa cháy... đáp ứng yêu cầu dự trữ, kiểm kê và sử dụng của công ty. Việc xuất kho vật liệu được kiểm tra chặt chẽ, đảm bảo sử dụng vật liệu hợp lý và có hiệu quả.
- Đối với cơng tác thu mua vật liệu.
Cơng ty có một đội ngũ cán bộ thu mua hoạt bát, nhanh nhẹn, nắm bắt được giá cả trên thị trường, đảm bảo cung cấp đủ nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất thơng qua đầy đủ hố đơn, chứng từ, đảm bảo chất lượng chủng loại, đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất kinh doanh cuả Cơng ty khơng bị ngừng trệ, khơng lãng phí vốn vì dự trữ vật liệu tồn kho khơng cần thiết.
- Đối với khâu kiểm tra vật liệu nhập kho:
Nguyên vật liệu về tới công ty chưa được nhập kho ngay mà phải qua sự kiểm tra chất lượng ban kiểm nghiệm vật tư. Ban kiểm nghiệm chịu trách nhiệm kiểm nghiệm về mặt số lượng, chất lượng, thông số kỹ thuật, chủng loại, quy cách phẩm chất. Nếu kiểm tra thấy chất lượng không đảm bảo yêu cầu nhân viên cung ứng đổi lại hoặc giảm giá vật liệu. Nếu chất lượng vật liệu đảm bảo thì ban kiểm nghiệm lập biên bản kiểm nghiệm, vì thế chất lượng của vật liệu nhập kho ln được đảm bảo. Từ đó sẽ tránh được vật liệu bị hư hỏng hay mất mát gây gián đoạn cho quá trình sản xuất kinh doanh.
- Đối với khâu bảo quản vật tư:
Công ty đã xây dựng hệ thống kho tàng hợp lý, khoa học, bảo quản hợp lý theo tính năng, cơng dụng của từng loại vật tư. Hệ thống kho tàng rộng, thoáng, cao tránh cho nguyên liệu như vải bị ẩm mốc hư hỏng, thuận tiện cho việc nhập, xuất và kiểm kê vật liệu để nguyên vật liệu được phản ánh trung thực về mặt số lượng và giá trị.
- Đối với khâu sử dụng vật liệu:
Công ty đã xây dựng được hệ thống định mức sử dụng tiết kiệm vật liệu. Nhờ đó vật liệu được xuất đúng mục đích sản xuất và quản lý dựa trên định mức vật liệu định trước. Khi có nhu cầu về vật liệu thì các bộ phận sử dụng làm phiếu xin lĩnh vật tư gửi lên phịng kinh doanh. Sau khi xem xét tính hợp lý, hợp lệ của nhu cầu sử dụng vật liệu, phịng sản xuất kinh doanh xét duyệt. Bằng cách đó vẫn có thể cung cấp kịp thời, đầy đủ mà tránh được tình trạng hao hụt, mất mát lãng phí vật liệu.
Việc phân loại nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần may Hưng Yên là chưa chi tiết, mới chỉ mở đến TK cấp 2 nên việc hạch toán đơn giản đỡ cồng kềnh.
c, Về việc tổ chức chứng từ kế toán
Các chứng từ nhập, xuất kho được thiết lập đầy đủ, quy trình ln chuyển chặt chẽ thuận tiện cho cơng tác nhập, xuất kho vật liệu. Các thủ tục nhập, xuất kho được tiến hành một cách hợp lý. NVL nhập kho phải được kiểm nhận về số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, vật liệu xuất kho phải được xác định bởi phòng kế hoạch trên cơ sở kế hoạch đề ra.
e, Về việc hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu.
Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch tốn vật liệu. Phương pháp này nhìn chung là phù hợp với u cầu cung cấp thơng tin nhanh chóng, chính xác về số lượng hàng tồn kho trong kỳ để có biện pháp xử lý, tránh ứ đọng hay thiếu hụt cho sản xuất. Bên cạnh đó, kế tốn chi tiết nguyên vật liệu sử dụng phương pháp thẻ song song một cách nhất quán trong niên độ kế toán đã đáp ứng được yêu cầu theo dõi thường xuyên, liên tục một cách tổng hợp tình hình biến động vật tư ở các kho. Điều này có tác dụng lớn vì cơng ty ln chú trọng tới việc bảo toàn giá trị hàng tồn kho cũng như việc tiết kiệm chi phí vật liệu, hạ giá thành sản phẩm góp phần ngày một hồn thiện cơng tác quản lý và hạch toán vật liệu. Cơng ty áp dụng hình thức sổ nhật ký chứng từ là phù hợp với loại hình kinh doanh, quy mơ hoạt động và trình độ quản lý ở cơng ty. Bên cạnh đó, số liệu kế tốn được ghi chép rõ ràng, phản ánh trung thực chính xác tình hình hiện có, tăng giảm ngun vật liệu trong kỳ. Các sổ tổng hợp được lập theo đúng quy định của chế độ kế toán đã ban hành và tương đối hợp lý, thuận lợi cho công tác hạch tốn của Cơng ty. Kế tốn ngun vật liệu đã thực hiện việc đối chiếu chặt chẽ giữa sổ kế toán với kho nguyên vật liệu, đảm bảo tính
cân đối giữa chỉ tiêu số lượng và giá trị. Giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết cũng thường xuyên đối chiếu đảm bảo các thơng tin về tình hình biến động ngun vật liệu được chính xác.
f, Về tính giá nguyên vật liệu
Giá nguyên vật liệu nhập kho được tính theo giá thực tế, đã tuân thủ nguyên tắc mà chế độ kế tốn ban hành. Cơng ty tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp bình qn gia quyền. Phương pháp này có ưu điểm là đơn giản, dễ làm phù hợp với lao động kế toán bằng máy.
g, Về việc áp dụng kế tốn máy ở cơng ty:
Phịng kế tốn với hệ thống máy tính được nối mạng nội bộ đã góp phần nâng cao hiệu quả của cơng tác kế tốn đặc biệt là kế tốn ngun vật liệu vì cơng việc của kế tốn ngun vật liệu thường được dồn vào cuối tháng, do lúc đó mới tính được giá ngun vật liệu xuất kho do khối lượng cơng việc hàng ngày cũng khơng ít các nghiệp vụ do mật độ nhập xuất ngày càng dày đặc. So với trước khi sử dụng máy vi tính, hiệu quả của cơng tác kế tốn nâng cao trông thấy.
Qua việc phân tích tình hình chung của cơng tác kế tốn nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần may Hưng Yên ta thấy cơng tác kế tốn ngun vật liệu được tiến hành khá nề nếp, đảm bảo tuân thủ chế độ kế tốn phù hợp với u cầu của cơng ty. Đồng thời đáp ứng được yêu cầu quản lý, tạo điều kiện thuận lợi để quản lý chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho, tính tốn và phân bổ chính xác giá trị nguyên vật liệu cho từng đối tượng sử dụng.
Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm đó cơng tác kế tốn ngun vật liệu cịn có những hạn chế nhất định địi hỏi cần tìm ra những biện pháp hồn thiện.
4.4.2. Nhược điểm
a, Về phân loại NVL
Việc phân loại vật liệu dựa vào vai trị, cơng dụng kinh tế của vật liệu để chia ra thành từng nhóm, từng thứ vật liệu cụ thể là rất phù hợp với đặc điểm vật liệu tại công ty. Tuy nhiên trong điều kiện hiện nay để áp dụng phần hành hạch toán vật liệu vào máy tính thì xây dựng hệ thống sổ “ Danh điểm vật tư” thống nhất, áp dụng trong tồn cơng ty là cần thiết để thuận tiện cho việc theo dõi quản lý vật liệu.
b, Về kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Về hệ thống chứng từ sổ sách: Công ty vẫn áp dụng đầy đủ các loại
chứng từ bắt buộc về hàng tồn kho như Phiếu nhập vật tư, Phiếu xuất vật tư ... Tuy nhiên có một số phiếu cịn ghi thiếu phần định khoản, ngày, tháng nhập- xuất (đối với Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ), dẫn đến việc khó nắm bắt thơng tin về tình hình nhập-xuất-tồn kho vật liệu cụ thể nếu khơng xem Bảng kê nhập, Bảng kê xuất kho.
Ngồi ra Công ty vẫn vận dụng một số mẫu chứng từ cũ khơng cịn phù hợp với chế độ kế toán mới ban hành
Hạch toán chi tiết vật liệu: Thơng thường thì từ Sổ chi tiết vật tư, kế
tốn lập Bảng tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn, nhưng ở Cơng ty, kế tốn khơng lập bảng tổng hợp này nên rất khó khăn cho viêc kiểm tra đối chiếu giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp vật liệu, đồng thời cũng gây khó khăn trong việc nắm bắt một cách tổng quát tình hình biến động vật liệu trong tháng. Thêm vào đó, với quy mơ sản xuất kinh doanh lớn như của Cơng ty và tình hình nhập-xuất
ngun vật liệu khá thường xuyên với nhiều chủng loại thì phương pháp ghi thẻ song song là chưa phù hợp.
Để hạch toán chi tiết vật liệu công ty đã sử dụng phương pháp thẻ song song- phương pháp kế toán chi tiết, đơn giản nhất, dễ làm đối với kế toán vật liệu, thủ kho và những người có liên quan. Hơn nữa kế tốn dùng máy vi tính để tính tốn, in ra các bảng kê chi tiết, tổng hợp...giảm đáng kể khối lượng ghi chép tính tốn, đưa ra số liệu nhanh chóng kịp thời. Tuy nhiên với một doanh nghiệp lớn nhu Cơng ty cổ phần may Hưng n thì phương pháp thẻ song song lại khơng phù hợp lắm, bởi vì mật độ nhập, xuất, tồn diễn ra nhiều với đa dạng về chủng loại trong khi thủ kho và kế toán theo dõi số liệu trên thẻ kho và các sổ chi tiết có trùng số liệu chỉ mặt lượng của vật liệu nên việc ghi chép và đối chiếu nhập xuất vật liệu mất nhiều công sức
c, Việc sử dụng sổ kế toán vật liệu:
- Sổ chi tiết vật tư: Trên mẫu cũ khơng có cột ghi TK đối ứng, như vậy sẽ không tiện cho việc theo dõi tình hình nhập-xuất vật liệu.
- Sổ Cái TK 152: Mỗi TK chi tiết (TK 1511, 1521 ...) được mở một tờ sổ do có nhiều nghiệp vụ phát sinh với giá trị lớn. Việc mở Sổ Cái như vậy thuận lợi cho kế toán theo dõi từng loại vật liệu, song do kế tốn khơng tổng hợp số liệu ở TK chi tiết vào TK tổng hợp 152 nên gây khó khăn cho kế toán trong việc lập các Báo cáo kế tốn, báo cáo Tài chính.
d, Về việc sử dụng tài khoản
Nguyên vật liệu ở công ty được nhập từ nhiều nguồn khác nhau và nhiều khi nguyên vật liệu đã về công ty nhưng cuối tháng chưa được kiểm nghiệm nhập kho hoặc nguyên vật liệu đang đi đường không được phản ánh trên sổ sách kế tốn do
cơng ty khơng sử dụng TK 151- Hàng mua đi đường. Chỉ khi nguyên vật liệu thực nhập kho của Cơng ty thì kế tốn mới ghi sổ. Như vậy sẽ khơng phản ánh đúng số nguyên vật liệu thuộc sở hữu của Công ty.
PHẦN V: ĐỊNH HƯỚNG ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP5.1. Lý do chon đề tài 5.1. Lý do chon đề tài
Hoạt động sản xuất kinh doanh trong nền kinh tế thị trường là hoạt động quan trọng nhất, nó là sự kết hợp chủ yếu của ba yếu tố: lao động, vật tư, tiền vốn. Để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh ở các công ty và doanh