7. Kết cấu của Luận văn
2.1. Tổng quan về Công ty Cổ phần Đầu tƣ Thƣơng mại Quốc tế Mặt Trờ
2.1.5. Đặc điểm tổchức bộ máy kế tốn của Cơng ty
Để tạo sự phù hợp với đặc điểm tổ chức, quy mô hoạt động ngành nghề của Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Quốc tế Mặt Trời Đỏ, bộ máy kế tốn của Cơng ty được tổ chức và thực hiện theo hình thức kế tốn tập trung.
Phịng Tài chính - Kế tốn tại văn phịng Cơng ty gồm 10 người có nhiệm vụ thu thập xử lý thơng tin kế tốn thống kê trong phạm vi tồn Cơng ty, trên cơ sở đó phân tích lập báo cáo tài chính giúp Giám đốc cơng ty ra các quyết định. Ngồi ra phịng Tài chính - Kế tốn cịn thực hiện chức năng kiểm tra giám sát quá trình sản xuất kinh doanh của các đơn vị phụ thuộc, định kỳ tiếp nhận báo cáo từ các đơn vị trực thuộc để hạch toán. Mỗi phần hành kế tốn trong Cơng ty có một kế tốn phụ trách, việc phân công lao động kế toán như vậy sẽ tránh nhầm lẫn, giảm bớt được gánh nặng cơng việc. Mỗi kế tốn có chức năng, nhiệm vụ riêng và phải chịu trách nhiệm về phần hành mình phụ trách.
2.1.5.1. Tổ chức bộ máy kế tốn của Cơng ty
Sơ đồ 2. Tổ chức cơng tác kế tốn tại Cơng ty
2.1.5.2. Nhiệm vụ chủ yếu của các kế tốn viên trong Cơng ty
- Kế toán trƣởng: Là người phụ trách chung về tài chính, kế tốn của
cơng ty. Kế tốn trưởng có chức năng giúp Giám đốc chỉ đạo và tổ chức thực hiện toàn bộ cơng tác kế tốn, thống kê, tài chính của công ty. Báo cáo kịp thời, chính xác với Giám đốc, cơ quan chức năng về các vấn đề liên quan đến tính hình tài chính và thực hiện nghĩa vụ với nhà nước. Kế toán trưởng thực
Kế toán tiền lương Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp KT vốn bằng tiền Kế toán cơng nợ Kế tốn doanh thu Kế tốn thuế Kế toán CCDC TSCĐ Kế toán giá thành Thủ quỹ
hiện phân quyền sử dụng phần mềm kế toán cho từng phần hành cụ thể của kế toán viên.
- Kế tốn tổng hợp: Có trách nhiệm giúp đỡ kế tốn trưởng phụ trách
các hoạt động của phòng đồng thời thực hiện các phần hành kế toán tổng hợp, kiểm tra số liệu kế toán của các bộ phận khác, kết chuyển số liệu để phục vụ khố sổ kế tốn, lập báo cáo tài chính.
- Kế toán vốn bằng tiền: Căn cứ vào các chứng từ thanh toán phát sinh
để lập phiếu thu, phiếu chi và làm thủ tục thanh toán. Căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng, kế tốn vốn bằng tiền phân loại và ghi sổ sách có liên quan. Hàng ngày đối chiếu giữa sổ sách kế toán với sổ quỹ và kết quả kiểm tra quỹ.
- Kế tốn cơng nợ: Kiểm tra công nợ của từng nhà cung cấp theo chứng
từ công nợ phải trả và hạn thanh tốn,theo dõi tình hình thanh tốn của khách hàng,cơng nợ tạm ứng của cán bộ nhân viên trong công ty,hằng ngày đối chiếu công nợ trên phần mềm kế toán.
- Kế toán doanh thu: Kiểm tra tất cả các số liệu, báo cáo doanh thu
hàng ngày của các nhân viên thu ngân từ các nhà hàng; Kiểm tra trình lên báo cáo từ hệ thống phần mềm, đảm bảo số liệu trùng khớp nhau; Kiểm tra việc lưu trữ hóa đơn hằng ngày ở các nhà hàng; Lập báo cáo doanh thu bán hàng, phiếu kế toán theo quy định…
- Kế toán giá thành: Căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh của cơng
ty, quy trình sản xuất, sản phẩm sản xuất, yêu cầu quản lý của doanh nghiệp để xác định đối tượng tính và phương pháp tính giá thành cho hợp lý phù hợp và khoa học; Tiếp nhận đơn hàng và cập nhập đơn hàng, lập phiếu xuất kho,phiếu nhập kho, hạch tốn chi phí NVL….
- Kế tốn thuế: Trực tiếp làm việc với cơ quan thuế, kiểm tra đối chiếu
hóa đơn GTGT với bảng kê thuế đầu vào, đầu ra; Hàng tháng lập báo cáo tổng hợp thuế GTGT đầu vào của công ty, phân loại theo thuế suất…
- Kế tốn CCDC, TSCĐ: Có trách nhiệm theo dõi tình hình tăng giảm
vật tư hàng hóa trong kho, theo dõi cơ cấu vốn về TSCĐ,CCDC; Theo dõi tình hình hoạt động tăng giảm, năng lực hoạt động của TSCĐ, CCDC; Đồng thời thể hiện số liệu lên sổ sách phần mềm…
- Kế toán tiền lƣơng và BHXH: Là kế tốn thao dõi và tính lương theo
chế độ của công ty từng tháng để chi trả cho người lao động hàng tháng, tính các khoản trích theo lương, các khoản BHXH mà cán bộ công nhân viên được hưởng…
- Thủ quỹ: Có nhiệm vụ quản lý quỹ tiền mặt, trực tiếp thu chi tiền mặt
thông qua chứng từ gốc; các giao dịch với ngân hàng…
2.1.5.3. Chính sách kế tốn
Các chính sách kế tốn chung
- Chế độ kế toán doanh nghiệp áp dụng: Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Quốc tế Mặt Trời Đỏ hiện đang áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp được ban hành theo thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 do Bộ Tài Chính ban hành hướng dẫn chế độ kế tốn doanh nghiệp.
- Công ty đã áp dụng các Chuẩn mực kế toán Việt Nam và các văn bản hướng dẫn Chuẩn mực do Nhà nước đã ban hành. Các báo cáo tài chính được lập và trình bày theo đúng mọi quy định của từng chuẩn mực, Thông tư hướng dẫn thực hiện chuẩn mực và Chế độ kế toán hiện hành đang áp dụng.
- Niên độ kế tốn: được tính theo năm dương lịch, năm tài chính được từ 01/01 đến ngày đến ngày 31/12.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng: Báo cáo tài chính và các nghiệp vụ kế tốn lập và ghi số bằng đồng Việt Nam (VNĐ).
- Chế độ kế toán áp dụng: Sổ sách kế toán được ghi chép theo chế độ kế toán Việt Nam và theo nguyên tắc giá gốc.
- Phần mềm kế tốn sử dụng: Cơng ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Quốc tế Mặt Trời Đỏ sử dụng phần mềm kế toán SAP.
- Phương pháp khấu hao TSCĐ: Phương pháp khấu hao đường thẳng. - Phương pháp kê khai và tính thuế GTGT: Cơng ty tính và nộp GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
+ Nguyên tác ghi nhận hàng nhập kho: theo giá gốc
+ Nguyên tắc tính hàng tồn kho xuất kho: theo phương pháp bình quân gia quyền cố định.
Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Công ty sử dụng hầu hết các chứng từ theo hướng dẫn tại Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính. Do chỉ có một trụ sở duy nhất, khơng có văn phịng đại diện, khơng thuê kho bãi ở địa phương khác cũng như khơng có hàng kí gửi đại lý, vì vậy, cơng ty khơng sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, không sử dụng bảng thanh tốn hàng đại lý kí gửi.
Cách tổ chức và quản lý chứng từ tại công ty:
+ Lập chứng từ kế toán: mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều được lập chứng từ. Theo quy định của công ty, mỗi chứng từ chỉ được lập một lần cho một nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh và do bộ phận trực tiếp phát sinh nghiệp vụ lập.
+ Luân chuyển chứng từ: các chứng từ kế tốn có liên quan đến hàng tồn kho và sản xuất chủ yếu phát sinh ở phân xưởng và được kế toán kho phụ trách, kế toán ghi nhận và kiểm tra rồi chuyển lên phịng điều hành để sốt xét. Các chứng từ về tiền, công nợ, thuế được chuyển thẳng lên phòng điều hành để ghi nhận. Các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ theo nhu cầu hoạt động quản lý của bộ phận nào thì bộ phận đó sẽ tự ghi nhận và lưu giữ chứng từ.
*Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế tốn áp dụng tại Cơng ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Quốc tế Mặt Trời Đỏ xây dựng dựa trên cơ sở hệ thống tài khoản kế tốn được quy định tại Thơng tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Đối với các đối tượng cần theo dõi chi tiết, đơn vị mở các tài khoản theo dõi chi tiết theo từng nội dụng, đối tượng cụ thể.
Hình 1. Giao diện phần mềm kế tốn SAP
Nguồn: Phịng Kế tốn
*Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế tốn
Cơng ty áp dụng hình thức Nhật ký chung trong điều kiện có sử dụng phần mềm kế tốn trên máy tính. Đây là hình thức kế tốn khá đơn giản, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian và nội dung nghiệp vụ kinh tế, phản ánh mối quan hệ khách quan giữa các đối tượng kế tốn. Hiện nay, Cơng ty Cổ phần
Đầu tư Thương mại Quốc tế Mặt Trời Đỏ đang sử dụng hệ thống phần mềm kế toán máy SAP nhằm hỗ trợ và giúp cho công việc của các kế toán viên được giảm bớt, nhẹ nhàng hơn.
Sơ đồ 3. Trình tự ghi số kế tốn theo hình thức kế tốn trên máy tính Ghi chú: Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Hằng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán viên sẽ kiểm tra chứng từ, phân loại chứng từ theo từng đối tượng, nghiệp vụ kinh tế phát sinh rồi nhập liệu. Kế toán phải kiểm tra tính chính xác, khớp đúng số liệu trên máy với chứng từ gốc. Việc nhập liệu vào máy phải đảm bảo chứng từ đủ điều kiện theo quy định của Bộ Tài chính. Máy tính sẽ thực hiện các bút tốn hạch toán, phân bổ, kết chuyển. Đồng thời các báo cáo kế toán sẽ được kết xuất từ các số liệu ban đầu sau một số thao tác nhất định trên phần mềm sử dụng.
Trước khi áp dụng phần mềm kế toán, kế tốn cơng ty tổ chức khai báo các tham số hệ thống phù hợp với tổ chức cơng tác kế tốn của cơng ty và
PHẦN MỀM KẾ TỐN Trên máy tính CHỨNG TỪ KẾ TỐN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI SỔ KẾ TOÁN
- BÁO CÁO TÀI CHÍNH
- BÁO CÁO KẾ TỐN QUẢN TRỊ
tuân thủ chế độ kế toán hiện hành, đồng thời mã hóa các danh mục đối tượng cần quản lý một cách hợp lý, khoa học.
Cuối kì kế tốn hoặc tại bất cứ thời điểm cần thiết nào, kế toán muốn kiểm tra và lập báo cáo tài chính có thể dễ dàng thực hiện thơng qua các thao tác trên phần mềm kế tốn.
Đối với một số các sổ nhật kí đặc biệt như nhật kí thu tiền, nhật kí chi tiền, nhật kí mua hàng hay nhật kí bán hàng kế toán sẽ phân loại và ghi nhận vào sổ nhật kí đặc biệt.
Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Các loại báo cáo kế tốn hiện nay cơng ty đang sử dụng bao gồm 4 báo cáo sau:
- Bảng cân đối kế toán theo mẫu B01-DN;
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo mẫu B02-DN; - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo mẫu số B03-DN;
- Thuyết minh báo tài chính theo mẫu số B09-DN.
Kết thúc mỗi kì, kế tốn các phần hành tiến hành tổng hợp,đối chiếu số dư cuối kì các tài khoản, chuyển số liệu cho kế tốn tổng hợp lập Báo cáo tài chính.Sau khi lập xong sẽ được kế toán trưởng rà soát và xem xét lại đảm bảo tuân thủ đúng chuẩn mực và chế độ kế toán quy định.