3.3.1. Thực trạng xác định nhu cầu tuyển dụng nhân lực tại công ty
Xác định nhu cầu tuyển dụng do bộ phận phòng tổ chức nhân sự (TCNS) thực hiện. Qua phiếu điều tra cho thấy, việc xác định nhu cầu tuyển dụng dựa trên nhu cầu nhân lực của công ty, thực trạng đội ngũ nhân lực hiện có và kết quả phân tích cơng việc đều được sử dụng trong mỗi đợt tuyển dụng của công ty.
Bảng 3.2. Tần suất sử dụng các căn cứ xác định nhu cầu tuyển dụng
Đơn vị: % STT Căn cứ Khơng sử dụng Rất ít Khá thường xun Thường xun Rất thường xun 1 Nhu cầu nhân lực của cơng ty 0 0 0 28,1 71,2 2 Thực trạng đội ngũ hiện có 0 0 14,5 28,1 57,5 3 Kết quả phân tích cơng việc 0 0 28,1 28,1 42,6
(Nguồn: Tổng hợp kết quả điều tra trắc nghiệm )
Phòng TCNS dựa trên mục tiêu, kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty. Phịng TCNS kết hợp với các phòng ban khác, tiến hành đánh giá đội ngũ nhân lực hiện có và xác định nhu cầu nhân lực cần có để thực hiện các kế hoạch, yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh. Từ đó cân đối số lao động cần bổ sung, tổng hợp trình giám đốc phê duyệt. Cơngviệc này thường được thực hiện cuối năm, khi lập kế hoạch cho năm sau. Đây cũng là thờiđiểm để chuẩn bị ứng phó cho sự biến động
Xác định nhu cầu tuyển dụng Bước 1
Xác định nguồn tuyển mộ Bước 2
Tuyển chọn nhân lực và đánh giá ứng viên Bước 3
Theo dõi và hội nhập nhân lực mới Bước 4
nhân lực đầu năm.Bên cạnh đó, mỗi phịng ban có thể dựa vào tình hình nhân lực của phòng tại mỗi thời điểm, nếu số lao động hiện tại khơng đáp ứng được hết khối lượng cơng việc thì trưởng phịng gửi đề nghị tuyển thêm nhân viên tới phịng TCNS .
Trong q trình xác định nhu cầu tuyển dụng nhân lực, việc xác định nhu cầu về chất lượng đóng vai trị rất quan trọng. Cơng ty TNHH JMC đã đánh giá dựa trên năng lực của cán bộ quản lý các phòng ban như sau :
Bảng 3.3 Bảng đánh giá năng lực cán bộ quản lý phịng ban hiện có
Trình độ ngoại ngữ Khả năng lãnh đạo Giải quyết tình huống Kỹ năng nghiệp vụ Quản lí phịng kinh doanh Khá Trung bình Tốt Khá
Quản lí phịng dự án Trung bình Khá Khá Khá
Quản lí phịng nhân sự Trung bình Tốt Khá Tốt
Quản lí phịng phát triển SP Khá Khá TB Yếu Khá Quản lí phịng Marketing Tốt Khá Trung bình Khá
( Nguồn : Phịng Nhân sự cơng ty TNHH JMC)
Việc xác định nhu cầu nhân lực của cơng ty xuất phát từ cả hai phía Ban giám đốc do phịng TCNS đảm nhận và từ phía các phịng ban. Điều này tăng tính linh hoạt trong việc xác định nhu cầu nhân lực, các phịng ban khơng bị gị bó về nhân lực khi số lượng công việc quá tải. Mặc dù bộ phận tuyển dụng nhìn nhận được chính xác tính chất cơng việc để đưa ra các tiêu chuẩn phù hợp nhất. Tuy nhiên các tiêu chuẩn tuyển dụng về chuyên mơn, kỹ năng, thái độ…chưa được cụ thể hóa dựa trên cách đưa ra các định nghĩa, giải thích cụ thể cho từng tiêu chuẩn ứng với mỗi thang điểm. Ngồi ra, cơng tác xác định nhu cầu tuyển dụng chỉ dự đốn được thời điểm nhân lực biến động do có sự biến động theo chu kỳ nhưng khơng thể dự đốn được số lượng bao nhiêu để chuẩn bị phương án đối phó.
- Kế hoạch chi tiết khác:
Phương án tuyển dụng : Công ty Trách nhiệm hữu hạn JMC thường sử dụng phương án tuyển dụng qua phỏng vấn trực tiếp. Khi cơng ty có nhu cầu tuyển nhân sự cấp cao sẽ tiến hành hai vịng phỏng vấn : Vịng 1 có sự tham gia của chun viên tuyển dụng và trưởng phòng nhân sự, qua vịng 1 ứng viên sẽ có phỏng vấn ngắn với trưởng bộ phận công ty trong 10-20 phút. Tuyển nhân sự cấp thấp chỉ cần một vòng
cứ trên số lượng, chất lượng của các ứng viên phịng Hành Chính phối hợp cùng với các phòng ban chuẩn bị nội dung cho việc thi tuyển nhân sự theo một số hoặc tất cả các phương thức thi tuyển sau đây:
+ Tuyển qua hồ sơ (lao động đơn giản:lao công, bảo vệ, công nhân..) + Kiểm tra kiến thức tay nghề.
+ Kiểm tra kỹ năng, trình độ chun mơn.
+ Phỏng vấn: Là hình thức cuối cùng và bắt buộc tất cả các vị trí (trừ lao động đơn giản)
Thành lập hội đồng tuyển dụng có thể từ một đến bốn người gồm: Trưởng phịng Hành Chính, chun viên tuyển dụng, trưởng bộ phận cần nhân sự, thư ký hỗ trợ. Kế hoạch từng bước khi tiến hành tuyển dụng được nêu ra cụ thể, chi tiết. Ngân sách tuyển dụng: Không quá tốn kém vì cơng ty sử dụng phương thức truyền thông tuyển mộ qua web công ty, các web đăng tuyển việc làm miễn phí hoặc có phí thì cũng khơng q nhiều, qua sự giới thiệu của bạn bè, hay phát tờ rơi. Cơng ty khơng bị mất phí cho việc th trung gian tuyển ứng viên hay thuê địa điểm phỏng vấn.
Bảng 3.4 Thống kê về chi phí tuyển dụng Cơng ty TNHH JMC
STT Năm 2014 2015 2016
1 Số lượng tuyển dụng (người) 15 20 22
2 Chi phí tuyển dụng (triệu đồng) 4,5 5,7 7,2
3 Chi phí tuyển dụng 1 người 0,3 0,285 0,32
(Nguồn: PhịngTổ chức – Hành chính)
Năm 2014, 2015 và 2016 chi phí tuyển dụng trung bình 1 người cũng chỉ ở mức ngang nhau. Hàng năm công ty cũng tuyển thêm nhân viên kĩ thuật, nhân viên cơ khí và nhân viên văn phịng họ cũng là ứng viên dễ kiếm, chỉ cần truyền thông trên các web là có thể dễ dàng tiếp cận được.
3.3.2. Thực trạng xác định nguồn tuyển mộ
- Nguồn tuyển mộ
Căn cứ vào vị trí tuyển dụng, cán bộ tuyển dụng tiến hành xác định nguồn tuyển mộ trước khi đăng thông báo tuyển dụng nhân lực. Có 2 nguồn tuyển mộ chính mà cơng ty áp dụng là nguồn tuyển mộ bên trong và nguồn tuyển mộ bên ngồi. Trong đó: Nguồn bên trong: Là những người đang làm việc tại công ty. Công ty sử dụng nguồn này rất ít và chủ yếu để sử dụng tuyển những vị trí quan trọng trong cơng ty như
trưởng phịng, phó phịng của các phịng ban trong cơng ty, hoặc các chức vị giám đốc bị thiếu. Năm 2015, công ty tiến hành bổ nhiệm 2 vị trí phó giám đốc, 1 kế tốn trưởng và 1 phó phịng vật tư bằng hình thức thăng tiến trong nội bộ cơng ty.
Nguồn bên ngoài là nguồn tuyển mộ chủ yếu của cơng ty. Trong đó những ứng viên từ sự giới thiệu của nhân viên và ứng viên tự nộp đơn.
- Tiếp cận nguồn và thu hút ứng viên
Phương thức truyền thông tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn JMC chủ yếu là qua mục tuyển dụng trên các trang web việc làm (hn.vieclam.24h.com, vietnamwork.com) hoặc qua sự giới thiệu của người quen. Với nhân sự ở vị trí cấp quản lý cần có ngân sách hỗ trợ để thúc đẩy nhanh chóng tìm kiếm ứng viên, cơng ty sẽ sử dụng thêm dịch vụ từ bên ngoài từ các sàn giao dịch việc làm uy tín. Thực hiện điều tra nhân sự đang làm việc tại số lượng nhân sự biết đến thông tin tuyển dụng qua các phương tiện truyền thông tuyển mộ được thống kê theo bảng như sau
Bảng 3.5 Phương tiện truyền thông tuyển mộ Công tyTNHH JMC
STT Phương tiện truyền thông Số người biết thông tin
tuyển dụng Tỷ lệ (%)
1 Báo giấy 4 10,52
2 Website việc làm 9 23,69
3 Facebook 5 13,16
4 Tờ rơi dán trên bảng tin 4 10,52
5 Website công ty 7 18,43
6 Người thân, bạn bè 9 23,68
Tổng 38 100
( Nguồn: Tổng hợp kết quả điều tra trắc nghiệm)
Công ty sử dụng đa dạng phương thức truyền thông tuyển mộ: báo giấy, web việc làm, web công ty, facebook , tờ rơi, người thân, bạn bè. Như vậy, nguồn ứng viên tiếp cận thông tin tuyển dụng chỉ qua một số phương tiện quen thuộc. Hoạt động truyền thông thành công khi số lượng ứng viên ứng tuyển biết đến nhu cầu nhân sự chủ yếu thông qua web cơng ty. Nhưng khơng phải vì thế mà cơng ty xem nhẹ khi sử dụng các phương tiện truyền thông khác. Hoạt động truyền thông tuyển mộ của Công ty Trách nhiệm hữu hạn JMC không chỉ dừng lại ở việc chờ đợi ứng viên nộp hồ sơ mà chính cán bộ phụ trách tuyển dụng nhân lực phải chủ động tìm kiếm ứng viên đã
có hồ sơ ứng tuyển trên các web việc làm để thu thập được danh sách các ứng viên tiềm năng nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu bổ sung gấp nhân sự của công ty.
- Thông báo tuyển dụng
Thiết kế thông báo tuyển dụng được coi là bước quan trọng để đảm bảo thu hút sự quan tâm của ứng viên. Thông báo tuyển dụng của Công ty Trách nhiệm hữu hạn JMC thường bao gồm các nội dung chính sau:
+ Thơng tin về cơng ty; vị trí tuyển dụng, số lượng, mức lương. +Yêu cầu về điều kiện tiếp nhận như bằng cấp, giới tính, độ tuổi. + Quy định về các tài liệu cần có trong hồ sơ.
+ Địa chỉ nộp hồ sơ và số điện thoại liên lạc.
Theo điều tra, phầnlớn các ứng viên được tuyển dụng đều đánh giá mức độ cung cấp thông tin trong thông báo tuyển dụng ở mức trung bình và kém ,chưa đáp ứng được hết nhu cầu hiểu biết của ứng viên, các yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm, mơ tả cơng việc của vị trí tuyển dụng, thời gian tuyển dụng chưa cung cấp cụ thể, rõ ràng.
3.3.3. Thực trạng tuyển chọn nhân lực và đánh giá ứng viên
* Tuyển chọn nhân lực a. Thu nhận và xử lý hồ sơ
Việc thu hồ sơ trực tiếp tại văn phòng gồm các giấy tờ: + Đơn xin tuyển dụng
+ CV hoặc bản khai lý lịch có chứng thực Ủy ban nhân dân xã, phương, thị trấn. + Giấy chứng nhận sức khỏe cơ sở y tế cấp
+ Các chứng chỉ, bằng tốt nghiệp các trình độ chun mơn, nghiệp vụ, các kỹ năngcần thiết của người lao động.
Xử lý hồ sơ bằng cách nghiên cứu lý lịch, hồ sơ cá nhân và đơn xin việc, so sánh với bản tiêu chuẩn công việc cần tuyển dụng để đảm bảo ứng viên phù hợp với yêu cầu. Sau đó,chuyên viên tuyển dụng lên danh sách ứng viên tham gia vòng phỏng vấn. Tiến hành lên lịch và tạo cuộc hẹn phỏng vấn với các ứng viên.
Để tránh việc bỏ sót hồ sơ ứng viên cơng ty thu hồ sơ dưới hai hình thức trực tiếp và qua thư điện tử. Bằng cách này, công ty nhận được hồ sơ của các ứng viên cả ở gần vàở xa, rút ngắn thời gian tiếp cận các đơn ứng cử. Hơn nữa, nhận hồ sơ ứng viên qua thư điện tử có số lượng nhiều, tiện lợi cho cách quản lý và cập nhật hồ sơ ứng viên. Từ số liệu của phiếu điều tra cho thấy có khá nhiều người hài lịng với các yêu
cầu về cách thức thu nhậncũng như giấy tờ cần thiết. Theo họ sự đơn giản gọn nhẹ này giúp tiết kiệm thời gian củaứng viên và cũng làm ứng viên cảm thấy muốn nộp đơn ứng tuyển hơn.
b. Thi tuyển
Hiện tại các hình thức thi tuyển cơng ty áp dụng cho khối văn phịng là thi tự luận và thi trắc nghiệm .Địa điểm tổ chức tại phịng họp của cơng ty. Thời gian thi khoảng từ 20 - 30 phút. Nội dung dung của phiếu trắc nghiệm là những câu hỏi trả lời nhanh để kiểm tra về chun mơn cơ bản, kỹ năng về máy tính, kiểm tra sự hiểu biết của các ứng viên về công ty.
Hình thức thi trắc nghiệm được cơng ty áp dụng chủ yếu. Thi tự luận riêng rất ít khi được áp dụng mà thường được kết hợp trong phiếu trắc nghiệm với một vài câu hỏi tự luận ngắn để đánh giá hiểu biết của ứng viên về công ty. Ứng viên nhận kết quả để biết có được phỏng vấn hay khơng trong khoảng 20 phút.
Thi tuyển có thể được để phân loại ứng viên, loại bỏ thêm những ứng viên không đạt tiêu chuẩn hoặc yếu kém rõ rệt hơn những ứng viên khác mà khi nghiên cứu hồ sơ chưa phát hiện ra. Tuy nhiên, cán bộ tuyển dụng là người đánh giá bài thi theo đáp án có sẵn với thời gian đánh giá bài ngắn, sẽ dẫn đến trường hợp loại những ứng viên có tiềm năng vượt trội trong các lĩnh vực khác, ứng viên có chun mơn sâu nhưng có kiến thức về xã hội, về công ty bị hạn chế. Nội dung của bài thi mới chỉ tập trung kiểm tra vào những chuyên môn, kiến thức cơ bản, cần thiết cho vị trí cơng việc tuyển dụng và sự hiểu biết của ứng viên về công ty. Chưa đề cập đến các câu hỏi kiểm tra các chỉ số IQ, trắcnghiệm cá tính, sở thích, trắc nghiệm tính trung thực.
c. Phỏng vấn
Hội đồng phỏng vấn dựa vào yêu cầu của công việc cần tuyển, dựa vào bài thituyển, các ghi chú về hồ sơ của ứng viên để đặt câu hỏi cho từng ứng viên. Hội đồng tiến hành phỏng vấn ở cấp độ chuyên sâu, các câu hỏi phỏng vấn đưa ra để tìm hiểu và rõ các ứng viên về nhiều phương diện như mức độ chun mơn, kiến thức, tính cách, các khả năng giao tiếp, hịa đồng, thích nghi… của ứng viên.
Phỏng vấn chuyên sâu được công ty luôn được công ty áp dụng thường xun.Nhưng bên cạnh đó, cơng ty cũng tiến hành tổ chức phỏng vấn sơ bộ trực tiếp ứng viên,tuy nhiên tần suất áp dụng rất ít, tỷ lệ nhân viên đã tham gia hình thức phỏng vấn sơ bộ chiếm tỉ lệ thấp. Các ứng viên không tham gia thi tuyển sẽ được phỏngvấn
sơ bộ. Công ty sử dụng phương pháp phỏng vấn trực tiếp sẽ kiểm tra được trực diện ứng viên và khẳng định rõ ràng hơn chuyên môn, khả năng ứng xử, giao tiếp của ứng viên. Ngoài ra với phỏng vấn trực tiếp cịn cho ứng viên thấy hình ảnh chun nghiệp và năng lực của cán bộ tuyển dụng của cơng ty nói riêng và đội ngũ nhân lực của cơng ty nóichung. Tuy nhiên cơng ty áp dụng hình thức phỏng vấn khơng theo mẫu dẫn đến hạn chế có hiện tượng bỏ sót thơng tin về ứng viên, những câu hỏi đưa ra mang tính chủ quan của người phỏng vấn, không thống nhất giữa các ứng viên.
* Đánh giá ứng viên
Chuyên viên tuyển dụng cập nhật kết quả đánh giá ứng viên trong từng vòng từ sơ tuyển cho đến phỏng vấn, thi tuyển sẽ được ghi chép lại, tổng hợp trong bảng đánh giá ứng viên ( phụ lục 5 ). So sánh ASK của ứng viên với tiêu chuẩn tuyển dụng. Lập danh sách ứng viên trúng tuyển đã có xét duyệt của trưởng phịng hành chính. Với lao động đơn giản, sau khi tuyển qua hồ sơ, trưởng các đơn vị sẽ thơng báo qua email cho phịng Hành Chính những trường hợp trúng tuyển để ký kết hợp đồng lao động thử việc bằng thư mời nhận việc
Bảng 3.6 Số lượng ứng viên đáp ứng nhu cầu tuyển dụng
STT Năm 2014 2015 2016
1 Số ứng viên đáp ứng yêu cầu tuyển
dụng 15 20 22
2 Tổng số ứng viên nộp hồ sơ 42 45 52
3 Tỷ lệ ứng viên đáp ứng nhu cầu (%) 36 44 42
(Nguồn: Phịng Hành chính – Nhân sự )
Tỷ lệ ứng viên đáp ứng nhu cầu tuyển dụng so với tổng số hồ sơ nhận qua 3 năm cũng chỉ ở mức trung bình cho thấy cơng tác truyền thơng u cầu cốt lõi đến các ứng viên thành công, nhưng tỷ lệ hồ sơ bị loại còn cao. Cả 3 năm gần đây tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu còn thấp do hiện tượng “rải” hồ sơ ồ ạt của ứng viên. Bởi trong 3 năm gần đây tỷ lệ thất nghiệp ở nước ta khá cao.
3.3.4. Thực trạng theo dõi và hội nhập nhân lực tại công ty
Thời gian thử việc kéo dài trong 2 tháng và sau đó tiến hành ký kết hợp đồng lao động. Trong thời gian này, chủ yếu nhân viên sẽ làm quen với các công việc sẽ phải đảm nhận về sau. Công ty không tiến hành tổ chức các buổi đào tạo, giới thiệu về
truyền thống, văn hóa cơng ty cũng như các quy định của công ty cho nhân viên mới. Người đảm nhận công việc hội nhập cho các nhân viên mới là người giám sát trực tiếp công việc của nhân viên mới như trưởng phịng, phó phịng hoặc tổ trưởng.
Q trình hội nhập mơi trường làm việc diễn ra nhanh chóng và đơn giản, nhân viên mới được trưởng phòng giới thiệu với đồng nghiệp trong ngày đầu tiên, giới thiệu