Giải pháp 1: Về tổ chức cơng tác kế tốn

5. Kết cấu của khóa luận tốt nghiệp

3.2. Một số đề xuất, kiến nghị nhằm hoàn thiện kế tốn ngun vật liệu tại cơng ty

3.2.1. Giải pháp 1: Về tổ chức cơng tác kế tốn

Hiện nay, phịng kế tốn của cơng ty có 4 người gồm: kế tốn trưởng, 1 kế tốn cơng nợ bán hàng, 1 kế tốn nội bộ,1 thủ quỹ. Trong đó, kế toán tổng hợp kiêm nhiệm khá nhiều việc, nên việc kiểm sốt kho cịn hạn chế.Cơng ty nên tuyển thêm 1 thủ kho để kiểm soát nhập, xuất tồn kho 1 cách chính xác,hàng tháng kiểm kê 1 lần ,cùng kế tốn tổng hợp làm báo cáo 1 cách chính xác nhất. Tránh tình trạng ngun vật liệu tồn kho mà khơng biết,hay mất nguyên vật liệu không rõ nguyên nhân

Do công ty thuộc cơng ty nhỏ, vì vậy cần phân chia cơng việc một cách hợp lý theo từng chức năng của các nhân viên kế toán để tránh quy tắc bất kiêm nhiệm, làm giảm khối lượng cũng như áp lực công việc đối với mỗi nhân viên là việc cần thiết. Mặc dù quy mô công ty không lớn nhưng nghiệp vụ phát sinh tại công ty khá nhiều và thường xuyên phát sinh vào buổi chiều. Như vậy, nhân viên thường phải tăng ca gây trạng thái mệt mỏi và làm giảm hiệu quả công việc. Cơng ty nên th thêm nhân viên kế tốn đảm nhận cơng việc của kế tốn cơng nợ và một thủ kho. Bên cạnh đó, hình thức kinh doanh của cơng ty là sản xuất, công ty cần bổ sung thêm nhân viên kinh doanh giúp mở rộng quy mô lao động, giảm bớt giờ tăng ca và nhân viên có thể gắn bó lâu dài với cơng ty.

3.2.2. Giải pháp 2: Về chứng từ kế toán và luân chuyển chứng từ kế tốn trong cơng ty

- Về luân chuyển chứng từ trong công ty: Việc luân chuyển chứng từ giữa phịng kinh doanh, phịng kế tốn và kho nên kèm theo Sổ giao nhận chứng từ do kế tốn lập và có chữ ký xác nhận của bên giao và bên nhận chứng từ để tránh xảy ra tình trạng mất mát chứng từ, từ đó giúp cơng ty quản lý chứng từ một cách hợp lý. Sổ giao nhận chứng từ phải có đầy đủ mục người giao, người nhận, tên chứng từ và số lượng chứng từ giúp thuận tiện cho việc kiểm tra, rà sốt chứng từ.

-Ngồi ra, việc ln chuyển chứng từ cần có quy trình rõ ràng giữa các bộ phận, các cá nhân trong 1 bộ phận

Sơ đồ 3.2: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán nguyên vật liệu

Luân chuyển chứng từ: Từ bộ phận có nhu cầu như phịng sản xuất sẽ đề nghị mua nguyên vật liệu,sau đó sẽ chuyển lên trưởng bộ phận, cùng giám đốc kí phê duyệt.Nếu ngun vật liệu đó cịn tồn kho, thủ kho dựa trên yêu cầu vật tư, kí phiếu xuất kho cho bộ phận đó kí xác nhận lấy hàng.Nếu ngun vật liệu khơng có trong kho, thủ kho báo lên bộ phận mua hàng để bên bộ phận mua hàng có nhiệm vụ thu mua.Khi bộ phận mua hàng, mua hàng về phải giao cho thủ kho nhập kho, rồi mới xuất bộ phận đang có nhu cầu. Tất các quy trình diễn ra đều cần có giấy tờ, chữ kí xác nhận.Từ giám đốc, các trưởng bộ phận, thủ kho, nhân viên giao nhận hàng.

Việc luân chuyển chứng từ cũng cần phải được giải quyết trong thời gian ngắn nhất có thể.

3.2.3. Giải pháp 3: Về tài khoản và vận dụng tài khoản

- Về chi phí mua hàng

Một số loại nguyên vật liệu trong công ty được nhập khẩu với giá trị lớn, số lượng nhiều, do đó cơng ty nên chi tiết tài khoản 1562 thành hai 2 tài khoản cấp nhỏ hơn như 15621: Chi phí mua hàng nội địa, 15622: Chi phí thu mua hàng nhập khẩu. Hạch tốn chi tiết như vậy sẽ giúp cơng ty có thể kiểm tra được chi phí trong q trình hoạt động kinh doanh của mình theo từng khâu. Nhờ quá trình kiểm tra giám sát đó mà cơng ty có thể tìm ra nguyên nhân tăng, giảm chi phí khi cần thiết để có biện pháp khắc phục có hiệu quả nhất. Cuối tháng tiến hành phân bổ chi phí mua nguyên vật liệu vào giá vốn hàng bán.

Định khoản Nợ TK 15621,15622 Đề nghị mua Báo bên mua hàng Kiểm tra phê duyệt Kiểm kê điều chỉnh Tổng hợp báo cáo Xuất Xuất Mua hàng Nhập

Nợ TK 133

Có TK 111,112,331....

Về lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu

Qua q trình khảo sát, ngun vật liệu trong cơng ty đều có sự giảm giá vào cuối năm tài chính và thường là mặt hàng có số lượng tồn kho lớn như sắt, thép, motor, driver…

Đối với những ảnh hưởng từ môi trường bên trong và mơi trường bên ngồi tới ngun vật liệu được nhập khẩu từ nước ngồi nên khó tránh khỏi những tồn thất khơng mong muốn. Nguyên vật liệu có thể bị thay đổi giá trị khi tỷ giá ngoại tệ thay đổi. Do vậy, cơng ty nên trích lập dự phịng giảm giá ngun vật liệu để kiểm soát được sự chênh lệch giá cả, tránh những tổn thất trong việc biến động giá cả.

Phương pháp lập dự phòng: Mức dự phòng

giảm giá nguyên vật liệu

=

Lượng nguyên vật liệu thực tế còn tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài

chính x giá gốc ngun vật liệu theo sổ kế tốn - giá trị thuần có thể thực hiện được của nguyên vật liệu Tài khoản sử dụng: Tài khoản 2294 “Dự phòng giảm giá nguyên vật liệu” Cơng ty tiến hành lập dự phịng giảm giá nguyên vật liệu căn cứ vào số lượng, giá gốc, giá trị thuần có thể thực hiện được của từng loại vật tư, nguyên vật liệu, xác định khoản dự phòng giảm giá nguyên vật liệu cần lập:

+ Khi lập Báo cáo tài chính, nếu số dự phòng giảm giá nguyên vật liệu phải lập kỳ này lớn hơn số đã trích lập từ các kỳ trước, kế tốn trích lập bổ sung phần chênh lệch, ghi:

Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán

Có TK 229 - Dự phịng tổn thất tài sản (2294).

+ Khi lập Báo cáo tài chính, nếu số dự phịng giảm giá ngun vật liệu phải lập kỳ này nhỏ hơn số đã trích lập từ các kỳ trước, kế tốn hồn nhập phần chênh lệch, ghi:

Nợ TK 229- Dự phịng tổn thất tài sản (2294) Có TK 632 - Giá vốn hàng bán.

+ Kế tốn xử lý khoản dự phịng giảm giá nguyên vật liệu đối với nguyên vật liệu bị hủy bỏ do hết hạn sử dụng, mất phẩm chất, hư hỏng, khơng cịn giá trị sử dụng, ghi:

Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán (nếu số tổn thất cao hơn số đã lập dự phịng) Có TK 152 - Nguyên vật liệu (1521).

3.2.4. Giải pháp 4: Về phần mềm kế tốn cơng ty áp dụng

Cơng ty đang sử dụng phần mềm kế tốn Misa phiên bản 2015, do đó thơng tư 133/2016/TT-BTC chưa được cập nhật trên phần mềm. Khi thực hiện hạch toán cũng như in sổ sách kế tốn ln gặp phải khó khăn. Phần mềm kế toán chưa cập nhật tương ứng với tài khoản kế toán thay đổi nhưng công ty vẫn chưa thể áp dụng. Như vậy, công ty cần phải nâng cấp phần mềm kế toán Misa lên phiên bản 2017 – phiên bản mới nhất hiện nay để có thế tiết kiệm thời gian và chi phí, giúp cho cơng tác quản lý được nâng cao, giảm bớt khó khăn cho kế tốn trong cơng việc đối chiếu giữa các số liệu, giúp kế tốn tính tốn tính tốn, tổng hợp số liệu, lập báo cáo nhanh chóng và có độ chính xác cao, giúp lưu trữ dữ liệu một cách an toàn.

3.2.5. Giải pháp 5: Về cơng tác quản lý ngun vật liệu

Cơng ty phải có chính sách bảo quản riêng từng loại nguyên vật liệu trong kho.Ví dụ như sắt, thép, các động cơ cần để chỗ thống, khơng bị ẩm thấp tránh hoen gỉ…hay bu lông thường nhỏ dễ mất, dễ lẫn cần phải có những khay đựng cẩn thận

Trong công tác quản lý nguyên vật liệu không chỉ bảo quản sao cho tốt, hàng tháng, hàng kỳ còn phải kiểm kê thường xuyên, đánh giá chất lượng nguyên vật liệu trong kho . Bảng kiểm kê định kỳ (phụ lục 2.8)

Nguyên vật liệu thực tế trong kho và trên sổ phải khớp nhau để việc quản lý trở nên dễ dàng, tránh tình trạng trong kho cịn tồn mà vẫn mua hàng.

3.3. Điều kiện thực hiện

3.3.1. Về phía nhà nước

Để góp phần giúp doanh nghiệp thực hiện tốt các giải pháp đề ra ở trên thì Nhà nước đóng một vai trị hết sức quan trọng. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường, nước ta đang ngày càng phát triển hội nhập kinh tế quốc tế sâu rộng, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp hội nhập kinh tế, có thể cạnh tranh với các doanh nghiệp quốc tế Nhà nước Việt Nam đã ban hành các chính sách pháp luật hợp lý nhằm hướng dẫn, điều chỉnh, thúc đẩy sự phát triển của các doanh nghiệp, tạo sự thống nhất trong nền kinh tế. Cần có những chủ trương nhằm khuyến khích doanh nghiệp đẩy mạnh hoạt động sản xuất kinh doanh của mình như giảm thuế, tạo

ra mơi trường cạnh tranh bình đẳng giữa các doanh nghiệp có như vậy các doanh nghiệp mới có cơ hội phấn đấu hơn. Quan tâm tới các nghĩa vụ mà doanh nghiệp phải thực hiện với Nhà nước có như vậy mới đưa các doanh nghiệp vào khuôn pháp lý chung.

Đối với cơng tác kế tốn nói riêng, Nhà nước Việt Nam bên cạnh việc ban hành chuẩn mực kế toán Việt Nam, chế độ kế tốn, luật kế tốn thì đồng thời cũng đưa ra các nghị định, thông tư nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp tạo nên sự thống nhất về kế toán trong các doanh nghiệp nói chung, điều đó cũng tạo điều kiện thuận lợi trong công tác quản lý cho cả doanh nghiệp và nhà nước. Ngồi ra, trong nền kinh tế có rất nhiều loại hình doanh nghiệp, mỗi loại hình doanh nghiệp có quy mơ khác nhau chính vì thế mà nhà nước đã ban hành các quy định, chế độ kế toán khác nhau để phù hợp với từng doanh nghiệp.

3.3.2. Về phía cơng ty

- Đối với các nhà quản trị

Do nguyên vật liệu là chỉ tiêu quan trọng trong quá trình hoạt động kinh doanh của công ty nên các nhà quản trị, các cấp lãnh đạo trong công ty cần nhận thức và thấy được tầm quan trọng của cơng tác kế tốn đặc biệt là kế tốn ngun vật liệu, từ đó có quyết định đúng đắn kịp thời và hồn thiện cơng tác kế tốn nhằm phục vụ tốt hơn việc điều hành và quản trị giúp doanh nghiệp đạt hiệu quả cao hơn.

Các nhà quản lý phải kiểm tra và đánh giá việc thực hiện kế hoạch. Để thực hiện chức năng kiểm tra, các nhà quản lý sử dụng các bước công việc cần thiết để đảm bảo cho từng bộ phận và cả tổ chức đi theo đúng kế hoạch đã vạch ra. Trong q trình kiểm sốt, nhà quản lý sẽ so sánh hoạt động thực tiễn với kế hoạch đã thiết lập. So sánh này sẽ chỉ ra ở khâu nào công việc thực hiện chưa đạt yêu cầu, và cần sự hiệu chỉnh để hoàn thành nhiệm vụ và mục tiêu đã thiết lập.

- Đối với nhân viên kế tốn

Cần nâng cao trình độ chun mơn, thường xun bồi dưỡng và nắm bắt các thông tin ở trong nội bộ Cơng ty và bên ngồi Cơng ty.

Nắm vững luật kế toán, chuẩn mực và chế độ kế toán để vận dụng và hạch tốn cho chính xác; cần hiểu sâu và đúng nguyên tắc kế toán. Đặc biệt phải thường xuyên cập nhật các thơng tư mới do Bộ tài chính ban hành để có những thay đổi kịp thời phù hợp với các chính sách của doanh nghiệp.

KẾT LUẬN

Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố quan trọng giữ vị thế đặc biệt trong doanh nghiệp nhất là những doanh nghiệp thương mại như Công ty TNHH sản xuất máy tự động AVIC. Vì vậy, cơng tác kế tốn ngun vật liệu có vị trí rất quan trọng trong việc theo dõi hàng mua vào và bán ra đảm bảo hiệu quả hợp lý và khoa học, mục tiêu lợi nhuận và phát triển cho cơng ty.

Qua q trình học tập tại trường và tìm hiểu thực tế tại Cơng ty TNHH sản xuất máy tự động AVIC, cùng với sự hướng dẫn của TS.Nguyễn Thành Hưng cũng như các cán bộ của Cơng ty, em đã có điều kiện nghiên cứu đề tài “Kế tốn ngun vật liệu tại Cơng ty TNHH sản xuất máy tự động AVIC”. Bài khóa luận đề cập đến những vấn đề lí luận cơ bản, tình hình thực tế và đề ra những phương hướng khắc phục nhằm hồn thiện hơn cơng tác kế tốn tại cơng ty. Tuy nhiên do kiến thức có hạn nên bài viết của em khơng thể tránh khỏi những sai sót, rất mong được sự chỉ dẫn của các thầy cơ để bài viết của em được hồn thiện hơn.

Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình cơ giáoTS Nguyễn Thành Hưng, cùng các cán bộ nhân viên phòng Kế tốn của Cơng ty TNHH sản xuất máy tự động AVIC đã giúp em hoàn thành tốt bài luận văn tốt nghiệp này.

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Võ Văn Nhị (2007), 26 chuẩn mực kế toán và kế tốn tài chính doanh

nghiệp, Nhà xuất bản Lao động – Xã hội.

2. Quyết định 48/2006/QĐ -BTC ban hành ngày 14/09/2006 của Bộ tài chính. 3. Thơng tư 133/2016/TT-BTC ban hành ngày 26/08/2016 của Bộ tài chính. 4. Giáo trình “Kế tốn tài chính”, TS Nguyễn Tuấn Duy & TS. Đặng Thị Hòa, Trường Đại Học Thương Mại, NXB Thống kê 2010

5. Các website: www.webketoan.vn, www.edu.doc.vn...

6. Tài liệu do Phịng Kế tốn công ty TNHH sản xuất máy tự động AVIC cung cấp.

PHỤ LỤC

Phụ lục 2.1: Phiếu nhập kho số 472 Phụ lục 2.2: Phiếu nhập kho số 470 Phụ lục 2.3: Phiếu nhập kho 461

Phụ lục 2.4: Phiếu nhập kho (kiêm xuất kho) số 469 Phụ lục 2.5: Tờ khai nguyên vật liệu mua hàng nhập khẩu Phụ lục 2.6: Màn hình chụp Misa xuất kho nguyên vật liệu Phụ lục 2.7: Báo cáo nhập xuất tồn kho

Phụ lục 2.8: Bảng cân đối phát sinh