1.2.1 .Kế toán cung cấp dịch vụ theo chuẩn mực kế toán Việt Nam
2.1. Tổng quan tình hình và ảnh hưởng của nhân tố mơi trường đến kế tốn cung
tốn cung cấp dịch vụ tại Công Ty Cổ Phần VACOM
2.1.1. Tổng quan tình hình kế tốn cung cấp dịch vụ trong các doanh nghiệp dịch vụ ở Việt Nam hiện nay
Đã có một số bài viết liên quan đến kế toán cung cấp dịch vụ trong các tạp chí, luận văn chun đề của các khóa trước đề cập đến đề tài cung cấp dịch vụ như:
Bài luận văn của sinh viên Bùi Thị Tuyết, lớp K48D2 với đề tài: “Kế toán doanh thu cung cấp dịch vụ tại Công ty CP Giáo Dục Và Phát Triển Công Nghệ Tri Thức Việt” do Th.s Chu Thị Huyến hướng dẫn. Đề tài đã nêu ra được những
điểm hạn chế và nguyên nhân của kế toán doanh thu cung cấp dịch vụ tại Công ty CP Giáo Dục Và Phát Triển Công Nghệ Tri Thức Việt như sau:
- Tài khoản 5113 – Doanh thu cung cấp dịch vụ được mở chi tiết cho các đối tượng khách hàng. Tuy nhiên do số lượng khách hàng cá nhân của công ty quá nhiều nên việc mở tài khoản cấp 3 cho tài khoản 5113 gây trở ngại nhất định cho việc theo dõi của kế toán.
- Đối với nghiệp vụ chiết khấu thương mại, doanh nghiệp vẫn ghi trên hóa đơn giá bán chưa trừ chiết khấu sau đó lập một chứng từ riêng biệt ghi rõ chiết khấu thương mại.
- Cơng ty chưa trích lập dự phịng phải thu khó địi.
- Doanh nghiệp chỉ áp dụng chính sách chiết khấu thanh tốn với những khách hàng mua dịch vụ với khối lượng lớn, thanh toán trước thời hạn, các khách hàng doanh nghiệp nhỏ hay khách hàng là cá nhân dù thanh toán trước hạn hợp đồng nhưng cũng không được hoặc hiếm khi được hưởng chiết khấu thanh tốn.
- Mơ hình kế tốn được tổ chức tập trung giúp quản lý cơng tác kế tốn theo một định hướng đã xác định của ban quản trị, tuy nhiên nhiều lúc cũng khơng tránh khỏi tình trạng bộ máy kế tốn bị áp đặt bởi các mệnh lệnh quản lý của Ban Giám Đốc.
Bên cạnh đó bài luận văn cũng đưa ra được các giải pháp thích hợp để khắc phục tình trạng trên:
- Với những khách hàng có giao dịch thường xuyên trong kỳ với khối lượng giao dịch lớn, kế tốn có thể theo dõi chi tiết theo từng đối tượng bằng cách tập hợp toàn bộ chứng từ liên quan tới khách hàng đó trong một khoảng thời gian nhất định.
- Cơng ty cần tiến hành in, lưu trữ các hóa đơn chứng từ thanh toán thống nhất và đúng theo mẫu biểu được quy định trong Thơng tư 133/2016/TT-BTC.
- Kế tốn cần mở chi tiết cấp 2, cấp 3 với các tài khoản doanh thu, phải thu khách hàng, tiền mặt hay tiền gửi ngân hàng…
- Cơng ty nên tiến hành việc lập dự phịng các khoản thu khó địi để chủ động trong việc duy trì và mở rộng quy mơ hoạt động kd. Cơng ty cũng nên điều tra tình hình kinh doanh, cơng nợ, uy tín của khách hàng trước khi quyết định ký hợp đồng có giá trị lớn, tránh trường hợp công ty ma, khách hàng không đủ khả năng thanh toán.
- Áp dụng mức chiết khấu thanh toán cụ thể cho từng đối tượng cụ thể căn cứ vào: Tổng giá trị thanh toán, thời hạn thanh toán.
Tuy nhiên trong phần giải pháp mà bài viết đưa ra vẫn chưa chỉ ra cách giải quyết cụ thể cho các hạn chế:
- Giải pháp lập dự phịng phải thu khó địi áp dụng khi nào, cho đối tượng nào, với giá trị hợp đồng bao nhiêu thì phải lập dự phịng, cách lập dự phòng.
- Giải pháp mở tài khoản chi tiết như doanh thu: Đối với các khách hàng lẻ thì kế tốn ghi chép, theo dõi, định khoản như thế nào.
Bài luận văn của sinh viên Nguyễn Thị Vần, lớp K47D3 trường Đại học Thương Mại với đề tài: “Kế toán cung cấp dịch vụ Marketing online tại Công ty
CP Giải Pháp Truyền Thông Quang Minh”.
Bài luận văn đã đưa ra được các vấn đề sau:
- Dịch vụ doanh nghiệp cung ứng rất đa dạng và phong phú, nhưng kế toán chỉ ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào Sổ Cái TK 511, 632,…mà không mở sổ chi tiết và ghi nhận vào các sổ chi tiết.
- Việc luân chuyển chứng từ giữa các phòng ban còn chậm ảnh hưởng đến việc xử lý và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Các giải pháp được đưa ra để khắc phục những hạn chế trên:
- Các khoản chi phí quản lý kinh doanh phát sinh với nhiều các khoản mục khác nhau cần phải được hạch toán một cách cụ thể. Cụ thể ở một số tài khoản chi tiết như 811 cơng ty có thể mở chi tiết như sau:
+ TK 811.1: Chi phí khác trong trường hợp thanh lý TSCĐ + TK 811.2: Chi phí khác trong trường hợp nộp phạt, biếu tặng
+ TK 811.3: Chi phí khác trong trường hợp chi nội bộ doanh nghiệp về trích lập dự phịng
- Bộ phận kế tốn phải lập các sổ chi tiết cho thích hợp như: Sổ chi tiết doanh thu, giá vốn từng loại dịch vụ…Nếu kế tốn thực hiện tốt các sổ chi tiết thì khi cần tổng hợp hoặc phân tích tỷ lệ doanh thu chi phí sẽ nhanh chóng, đơn giản, tiết kiệm thời gian.
- Cơng ty nên lập một số báo cáo liên quan đến bán dịch vụ như: Báo cáo kết quả kinh doanh tháng, quý…theo yêu cầu của giám đốc hoặc các nhà đầu tư và các cơ quan chức năng.
Đề tài: “Hồn thiện cơng tác kế tốn cung cấp dịch vụ tại Công ty CP
Thương Mại Và Du Lịch Bella Vita” của sinh viên Hoàng Trung Kiên, lớp
K48D1, trường Đại học Thương Mại.
Bài luận văn đã nêu ra được những điểm hạn chế trong cơng tác kế tốn tại công ty như:
- Doanh nghiệp chưa tổ chức ghi nhận thường xuyên như công nợ phải thu do cung cấp dịch vụ cho từng đối tượng khách hàng, cơng tác kế tốn chi tiết kế toán cung cấp dịch vụ trong doanh nghiệp chưa được đảm bảo thực hiện theo hệ thống chặt chẽ.
- Tồn bộ chi phí xăng xe phát sinh kế tốn ghi nhận Nợ TK 154, cuối tháng tập hợp toàn bộ vào TK 632 do đó chi phí giá vốn của tour chưa được ghi nhận một cách chính xác.
- Doanh nghiệp chưa thống kê được số kilomet xe chạy.
Từ những mặt hạn chế trên, bài viết cũng đưa ra được một số biện pháp để hoàn thiện như:
Doanh nghiệp nên xây dựng bảng thống kê quãng đường mỗi chuyến đi dựa theo định mức để xác định được chi phí xăng xe phù hợp với chi phí phục vụ cho tour và cơng thức xác định chi phí cụ thể.
Doanh nghiệp nên mở sổ kế tốn chi tiết: Sổ chi tiết cơng nợ phải thu theo từng đối tượng, thường xuyên đối chiếu sổ chi tiết với phụ lục thanh tốn.
Về chi phí phục vụ cho từng tour doanh nghiệp mở số chi tiết cho từng hợp đồng dịch vụ đảm bảo tập hợp đúng, đủ chi phí cho 1 tour.
Tuy nhiên bài viết chưa đề cập phần doanh thu được ghi nhận như thế nào, đã phù hợp chưa mà chủ yếu nhận xét ưu, nhược điểm và các giải pháp xác định chi phí một cách cụ thể.
2.1.2. Ảnh hưởng nhân tố mơi trường đến kế tốn cung cấp dịch vụ phầnmềm kế toán tại Cơng Ty Cổ Phần VACOM mềm kế tốn tại Cơng Ty Cổ Phần VACOM
2.1.2.1. Tổng quan về Công Ty Cổ Phần VACOM
- Tên cơng ty: CƠNG TY CP VACOM
- Địa chỉ: P2118, Tòa Starcity 81 Lê Văn Lương, Quận Thanh Xuân, TP Hà Nội. - Quy mô vốn: 1.800.000.000 đồng (Một tỷ tám trăm triệu đồng chẵn)
- Người đại diện theo pháp luật: NGUYỄN HẢI ĐĂNG - Mã số thuế : 0102236276
Quá trình hình thành và phát triển
Trước năm 2003 VACOM được biết đến như một trung tâm Công nghệ thơng tin chun cung cấp sản phẩm phần mềm kế tốn.
Đến tháng 03 năm 2003 VACOM thành lập với tên: Cơng ty TNHH Cơng nghệ phần mềm Tài chính kế tốn.
Tháng 07 năm 2003 được Cục bản quyền cấp giấy chứng nhận bản quyền: Phần mềm kế toán VACOM.
Tháng 04 năm 2007 được đổi tên thành: Công ty CP Công Nghệ Phần Mềm Kế Toán VACOM và được Sở kế hoạch đầu tư thành phố Hà Nội cấp phép thành lập ngày 07/05/2007.
Tháng 05 năm 2013 được Cục bản quyền cấp giấy chứng nhận bản quyền: Phần mềm kế toán VACOMs
Từ ngày 01/04/2018, Cơng ty CP Cơng Nghệ Phần Mềm Kế Tốn VACOM chính thức đổi tên thành Cơng ty CP VACOM.
Với hơn 15 năm hoạt động trong ngành, công ty đã không ngừng lớn mạnh và phát triển xây dựng được thương hiệu riêng. Mục tiêu của cơng ty là nhanh chóng mở rộng quy mơ hoạt động, khai thác thêm các thị trường tiềm năng để phát triển, tổ chức cơ cấu hợp lý và kiểm sốt tốt chi phí quản lý để gia tăng lợi nhuận cho công ty.
Ngành nghề kinh doanh
Công ty CP VACOM là một doanh nghiệp tiềm năng hoạt động trong lĩnh vực lập trình máy vi tính, chun cung cấp phần mềm kế tốn, hóa đơn điện tử cho
doanh nghiệp cung cấp trên toàn quốc. Với đội ngũ kỹ sư các nhà chun mơn và tư vấn trong lĩnh vực tài chính kế tốn, ở các doanh nghiệp thuộc nhiều loại hình khác nhau đã tạo nên tính ổn định và nhiều tính năng sử dụng hiệu quả trong phần mềm kế tốn VACOM. Ngồi ra cơng ty cịn có dịch vụ sau bán hỗ trợ kỹ thuật cho khách hàng trong suốt quá trình sử dụng, cung cấp dịch vụ chỉnh sửa đặc thù cho các khách hàng có yêu cầu quản lý riêng biệt như trong lĩnh vực sản xuất, xây lắp, xuất nhập khẩu…
2.1.2.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý tại Công Ty Cổ Phần VACOM
Đặc điểm hoạt động kinh doanh
Cơng ty CP VACOM là có tư cách pháp nhân, có quyền và nghĩa vụ theo luật định, thực hiện chế độ hạch toán kinh tế độc lập, sử dụng con dấu riêng, được mở tài khoản tại ngân hàng theo quy định của Pháp luật. Hoạt động theo điều lệ của Công ty TNHH, luật doanh nghiệp…
Hoạt động kinh doanh của công ty chuyên về hoạt động thương mại, dịch vụ cung cấp về phần mềm kế tốn hóa đơn điện tử M-Invoice dành cho đối tượng doanh nghiệp, trường học,…Do tính linh hoạt trong sản phẩm và dịch vụ nên công ty không những hoạt động trên địa bàn Hà Nội mà cịn mở rộng ra trên tồn quốc.
Đối tượng khách hàng công ty hướng đến chủ yếu là các doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá thể, trường học có nhu cầu sử dụng phần mềm kế tốn, hóa đơn điện tử ….
Tổ chức bộ máy quản lý
Nhìn chung, bộ máy quản lý công ty khá gọn nhẹ, thành phần tổ chức công ty hợp lý và hiệu quả với cơ cấu tổ chức từ trên xuống dưới, vận hành công việc thuận lợi. Tại thời điểm giữa năm 2018, Công ty CP VACOM có 35 nhân viên. Trong đó, có 1 Chủ tịch Hội đồng quản trị, 2 Phó Giám đốc, 3 nhân viên truyền thơng, 5 nhân viên kế toán, 10 nhân viên kinh doanh, 09 nhân viên triển khai và 5 nhân viên lập trình.
Chủ tịch HĐQT: Là người đại diện pháp nhân duy nhất của công ty, chịu trách
nhiệm về các hoạt động kinh doanh và nghĩa vụ đối với Nhà nước theo quy định hiện hành. Đồng thời cũng là người tổ chức điều hành bộ máy kinh doanh và đưa ra quyết định cuối cùng, thay mặt đại diện cho mọi quyền lợi của cơng ty trước pháp luật.
Phó Giám đốc: Là người giúp Chủ tịch HĐQT điều hành một số lĩnh vực hoạt động của cơng ty chia ra 2 lĩnh vực chính của cơng ty. 1 Phó Giám đốc phụ trách các hoạt động quản lý sổ sách, kế hoạch kinh doanh, hợp đồng, chịu trách nhiệm về mảng phần mềm Hóa đơn điện tử cịn 1 Phó Giám đốc phụ trách mảng kỹ thuật quản lý phịng lập trình, chịu trách nhiệm về việc nghiên cứu phát triển phần mềm, nâng cấp phiên bản mới và tiến độ thực hiện các yêu cầu chỉnh sửa của khách hàng.
(Nguồn: Phịng kế tốn)
Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty CP VACOM
Phịng kế tốn: Tổ chức triển khai tồn bộ cơng tác tài chính, hạch tốn kinh tế
theo điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty. Chức năng cụ thể là hạch tốn và quản lý tài chính cơng ty, lập báo cáo sổ sách kế tốn, tính tốn chi phí - kết quả, xây dựng kế hoạch tài chính, các bảng cân đối kế tốn, tính tốn lỗ lãi, tổ chức theo dõi, kiểm sốt cơng việc và thực hiện chính sách của cơng ty và nhà nước….
Phòng kinh doanh: Xây dựng chiến lược phát triển sản xuất kinh doanh của
cơng ty trong từng giai đoạn. Chủ trì lập kế hoạch, phân tích đánh giá kết quả thực hiện của cơng ty trong từng tháng, quý, năm và kế hoạch ngắn hạn, trung hạn, dài hạn theo yêu cầu của lãnh đạo công ty. Lập báo cáo, kế hoạch bán hàng và báo cáo doanh số, công nợ hàng tuần, hàng tháng; tham mưu cho lãnh đạo về lĩnh vực tổ chức quản lý kinh doanh hàng ngày.
Phòng kỹ thuật: Phụ trách về việc đi triển khai phần mềm cho các đơn vị
khách hàng qua 2 hình thức trực tiếp hoặc qua teamview. Đồng thời hỗ trợ kỹ Chủ tịch
HĐQT
Phòng kinh
doanh Phịng kế tốn Phòng triển khai Phịng truyền thơng Phịng lập trình Phó giám đốc Phó giám đốc
thuật cho các khách hàng đang sử dụng dịch vụ của VACOM cả trong và ngồi giờ hành chính. Đảm bảo thu hồi công nợ đúng thời hạn, lập báo cáo hàng tháng về tình hình triển khai, hỗ trợ khách hàng, thu hồi công nợ cho ban lãnh đạo tiện kiểm tra giám sát.
Phịng lập trình: Phụ trách về việc nghiên cứu phát triển sản phẩm mới, thực
hiện các phiên bản nâng cấp phần mềm, lập trình viết mới và chỉnh sửa phần mềm theo yêu cầu đặc thù để đảm bảo việc chỉnh sửa theo đúng tiến độ, thu hồi cơng nợ trong thời hạn. Hàng tháng phịng lập trình lập báo cáo theo dõi tiến độ cơng việc, tình hình thu hồi cơng nợ các hợp đồng chỉnh sửa đặc thù để báo cáo với cấp trên.
Phịng truyền thơng: Phụ trách mảng truyền thơng giới thiệu, quảng bá hình
ảnh sản phẩm của công ty đến với khách hàng thông qua việc xây dựng website, chạy quảng cáo, tổ chức các khóa học đào tạo, cuộc hội thảo dành cho khách hàng của VACOM và cộng đồng kế toán. Nhận hỗ trợ về dịch vụ hỗ trợ chữ ký số, kê khai thuế qua mạng và kết hợp với bộ phận kế tốn kiểm sốt tình hình thu hồi cơng nợ và gia hạn dịch vụ hỗ trợ sau bán.
2.1.2.3. Tổ chức cơng tác kế tốn tại Cơng Ty Cổ Phần VACOM
Tổ chức bộ máy kế toán
Kế toán trưởng: Là người điều hành phịng kế tốn, chịu toàn bộ trách nhiệm
trước cơng ty về hoạt động cùa phịng; chỉ đạo việc lập báo cáo tài chính cuối năm cho cơng ty Cuối tháng lập bảng kê tổng hợp theo dõi tình hình thanh tốn lương cho cán bộ công nhân viên, các khoản trừ vào lương. Phụ trách phân chia việc tổ chức thông tin kinh tế và phân tích hoạt động kinh tế của cơng ty cho từng các nhân trong phịng.
Kế tốn tổng hợp: Có nhiệm vụ tổng hợp chứng từ các nghiệp vụ liên quan,
nhập liệu trên phần mềm theo dõi tình hình hoạt động nội bộ hàng ngày. Kết hợp với kế tốn trưởng xây dựng các báo cáo phân tích dựa trên yêu cầu của nhà quản lý, kết hợp với kế toán trưởng để kiểm tra tình hình tài chính của cơng ty.
Kế tốn cung cấp dịch vụ: Có nhiệm vụ ghi chép phản ánh kịp thời các thông
tin cung ứng dịch vụ hàng ngày, ghi nhận doanh thu dịch vụ đã cung ứng đồng thời phân bổ chi phí; cung cấp thơng tin cần thiết về tình hình bán hàng.
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn tại cơng ty