1.1.1 .Một số khái niệm cơ bản về kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại
1.2. Nội dung kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại:
1.2.2. Kế toán bán hàng theo quy định của Chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam hiện
Nam hiện hành (Thông tư 200/2014/TT-BTC)
1.2.2.1. Chứng từ sử dụng:
- Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi 01-BH - Thẻ quầy hàng 02-BH
- Phiếu thu 01-TT
- Biên lai thu tiền 06-TT
- Hoá đơn Giá trị gia tăng 01GTKT-3LL (đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ).
- Hố đơn bán hàng thơng thường 02GTGT-3LL (Đối với doanh nghiệp nộp thuế gtgt theo phương pháp trực tiếp hoặc doanh nghiệp kinh doanh mặt hàng không chịu thuế GTG).
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ 03 PXK-3LL - Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý 04 HDL-3LL
- Hố đơn dịch vụ cho th tài chính 05 TTC-LL
- Phiếu Xuất Kho: Được dùng làm căn cứ cho thủ kho xuất hàng và lập hóa đơn GTGT .Giá trên phiếu xuất kho phản ánh giá vốn hàng bán. Số lượng hàng hóa trên phiếu xuất kho phải trùng với số lượng hàng hóa trên hóa đơn GTGT để kế tốn dễ dàng kiểm tra, đối chiếu.
- Hợp đồng kinh tế: là sự thoả thuận bằng văn bản, tài liệu giao dịch giữa các bên ký kết về việc thực hiện công việc sản xuất trao đổi hàng hoá dịch vụ, nghiên cứu ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật và các thoả thuận khác có mục đích kinh doanh với sự
quy định rõ ràng về quyền và nghĩa vụ của mỗi bên để xây dựng và thực hiện kế hoạch của mình.
- Phiếu thu : kế toán lập phiếu thu nhằm xác định số tiền thực tế nhập quỹ, làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, hạch toán các khoản liên quan.
- Phiếu chi : Kế toán lập nhằm xác định số tiền thực tế chi phí phát sinh các khoản phải chi liên quan đến bán hàng .Là căn cứ xác định chi phí bán hàng.
- Giấy báo có: là chứng từ được gửi ngân hàng để xác định các khoản tiền thanh tốn của khách hàng vào tài khoản của cơng ty.
Trình tự luân chuyển chứng từ kế tốn bán hàng:
Trình tự và thời gian ln chuyển chứng từ kế toán do kế toán trưởng đơn vị quy định. Chứng từ gốc do đơn vị lập ra hoặc từ bên ngoài vào đều phải tập trung vào bộ phận kế toán đơn vị. Bộ phận kế toán phải kiểm tra kỹ những chứng từ đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh là đúng thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế tốn.
- Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:
+ Lập chứng từ kế toán và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính vào chứng từ; + Kiểm tra chứng từ kế toán ;
+ Ghi sổ kế toán;
+ Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán
1.2.2.2 Tài khoản kế toán
Kế toán bán hàng trong Doanh nghiệp thương mại sử dụng các tài khoản sau: TK 511- doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, TK 333- thuế và các khoản phải nộp nhà nước, TK 632 – giá vốn hàng bán, TK 131- phải thu khách hàng, TK 111- Tiền mặt, TK 112- Tiền gửi ngân hàng, TK 331- Phải trả người bán, TK 521- các khoản giảm trừ doanh thu.
Thêm vào đó là chi tiết các TK 131 Cho từng đối tượng khách hàng, TK 156 chi tiết cho từng hàng hóa.
TK 511 “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”: Dùng để phản ánh doanh
thu của khối lượng hàng đã bán, dịch vụ đã cung cấp không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
- TK 511 được mở chi tiết như sau:
TK 5112 “Doanh thu bán các thành phẩm” TK 5113 “ Doanh thu cung cấp dịch vụ”
Kết cấu tài khoản. Bên nợ:
- Các khoản thuế gián thu phải nộp (GTGT, TTĐB, XK, BVMT); - Doanh thu hàng bán bị trả lại kết chuyển cuối kỳ;
- Khoản giảm giá hàng bán kết chuyển cuối kỳ; - Khoản chiết khấu thương mại kết chuyển cuối kỳ;
- Kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản 911 "Xác định kết quả kinh doanh".
Bên có:
- Doanh thu bán sản phẩm, hàng hoá, bất động sản đầu tư và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ kế toán.
Tài khoản 511 khơng có số dư cuối kỳ.
TK 521 “Các khoản giảm trừ doanh thu”: Phán ánh các khoản giảm trừ doanh
thu trong trường hợp những sản phẩm, hàng hoá được xác định là đã bán nhưng vì lý do về chất lượng, về qui cách kỹ thuật... người mua từ chối thanh toán, gửi trả lại người bán hoặc yêu cầu giảm giá và được doanh nghiệp chấp thuận; hoặc người mua mua hàng với khối lượng lớn được chiết khấu thương mại.
- TK 521 được mở chi tiết như sau:
TK 5211” Chiết khấu thương mại” TK 5212 “ Giảm giá hàng bán” TK 5213 “Hàng bán bị trả lại” Kết cấu tài khoản 521
Bên nợ:
Số chiết khấu thương mại , giảm giá hàng bán đã chấp nhận thanh toán cho khách hàng, doanh thu của hàng bán bị trả lại.
Bên có:
Số kết chuyển sang tài khoản 511 Tài khoản 521 có các tài khoản cấp 2:
• TK 5211: “Chiết khấu thương mại” Phản ánh số giảm giá cho người mua hàng với khối lượng hàng hóa lớn được ghi trên hóa đơn bán hàng hoặc các chứng từ khác liên quan đến bán hàng.
• TK 5212: “ Giảm giá hàng bán”. Phản ánh các khoản giảm giá hàng bán so với giá bán ghi trong hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng thơng thường phát sinh trong kỳ đối với những hàng hố kém phẩm chất.
• TK 5213 “ Hàng bán bị trả lại”. Phản ánh trị giá bán của số sản phẩm, hàng hóa đã bán bị khách hàng trả lại.
TK 632 ‘Giá vốn hàng bán”: Phán ánh trị giá vốn của hàng hóa đã tiêu thụ
trong kỳ.
Kết cấu tài khoản 632 Bên nợ
- Trị giá vốn của hàng hóa đã tiêu thụ trong kỳ
- Các khoản hao hụt, mất mát của hàng hóa tính vào giá vốn - Trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho
Bên có
- Kết chuyển trị giá vốn của hàng hóa đã tiêu thụ trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh
- Hồn nhập chênh lệch dự phịng giảm giá hàng tồn kho
- Trị giá vốn của hàng hóa đã tiêu thụ trong kỳ nhưng bị khách hàng trả lại Tài khoản 632 khơng có số dư cuối kỳ
TK 131 “ phải thu của khách hàng”
Kết cấu : Bên nợ :
+ Số tiền phải thu của khách hàng về sản phẩm, hàng hóa đã giao, dịch vụ đã cung cấp và được xác định là đã bán trong kỳ .
+Số tiền thừa trả lại cho khách hàng. Bên có:
+Số tiền khách hàng đã trả nợ.
+Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước cho khách hàng.
+Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng và khách hàng có khiếu nại.
+Doanh thu của số hàng đã bánh bị người mua trả lại( có thuế GTGT hoặc khơng có thuế GTGT)
+Số tiền chiết khấu thanh tốn và chiết khấu thương mại cho người mua. Số dư bên nợ: Số tiền cịn phải thu của khách hàng.
Ngồi ra kế tốn cịn sử dụng các tài khoản: TK 3331 “Thuế GTGT phải nộp”, TK 111 “Tiền mặt”, TK112 “Tiền gửi ngân hàng”, TK 1381:Tài sản thiếu chờ xử lý.
1.2.2.3. Trình tự hạch tốn
Kế tốn bán bn hàng hóa:
Bán bn qua kho:
+ Đối với hàng hóa thuộc diện chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Kế toán ghi nhận doanh thu hàng bán : ghi tăng Tiền mặt (TK111), Tiền gửi ngân hàng (TK112) hoặc Phải thu khách hàng (TK131) theo giá thanh toán; đồng thời ghi tăng Doanh thu bán hàng (TK511) theo giá chưa có thuế GTGT và ghi tăng Thuế GTGT đầu ra phải nộp (TK3331).
Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán phản ánh giá vốn hàng bán: ghi tăng giá vốn hàng bán (TK 632), đồng thời ghi giảm hàng hố (TK 156).
+ Đối với hàng hóa thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc khơng chịu thuế GTGT .Kế tốn ghi nhận doanh thu hàng bán: ghi tăng Tiền mặt (TK111), Tiền gửi ngân hàng (TK112) hoặc Phải thu khách hàng (TK131) theo giá thanh toán; đồng thời ghi tăng Doanh thu bán hàng (TK511) theo giá đã bao gồm thuế GTGT
Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán phản ánh giá vốn hàng bán: ghi tăng giá vốn hàng bán (TK 632), đồng thời ghi giảm hàng hố (TK 156).
Các trường hợp trong q trình bán bn: + Kế tốn chiết khấu thanh toán hàng bán:
Khi thanh tốn có phát sinh khoản chiết khấu thanh tốn cho khách hàng do khách thanh toán tiền hàng tiền hàng sớm trước thời hạn ghi trong hợp đồng, phù hợp với chính sách bán hàng trong doanh nghiệp đã quy định, kế tốn ghi: ghi tăng Chi phí tài chính (TK 635), đồng thời ghi giảm tiền mặt (TK111), tiền gửi ngân hàng (TK 112) hoặc Phải thu khách hàng (TK 131).
+Kế tốn chiết khấu thương mại:
Trường hợp bán bn có chiết khấu thương mại giảm trừ cho khách hàng, kế toán ghi: ghi tăng giảm Chiết khấu thương mại (TK 5211), Thuế GTGT phải nộp (TK 3331), đồng thời ghi ghi giảm tiền mặt (TK111), tiền gửi ngân hàng (TK 112) hoặc Phải thu khách hàng (TK 131).
+ Kế toán hàng bán bị trả lại:
Khi phát sinh hàng bán bị trả lại kế toán phản ánh doanh thu hàng bán hàng bị trả lại, kế toán ghi giảm doanh thu – hàng bán bị trả lại (TK 5212), ghi giảm Thuế GTGT đầu ra phải nộp (TK33311) đồng thời ghi TK 111, 112, 131: Giá thanh toán của hàng bán bị trả lại.
Đồng thời kế toán ghi tăng hàng hoá (TK 156) đồng thời ghi giảm giá vốn hàng bán (TK 632): Giá vốn của hàng bán bị trả lại.
+ Kế toán giảm giá hàng bán:
Trường hợp 1: Giá ghi trên hoá đơn là giá đã giảm (không ghi số tiền đã giảm giá trên hoá đơn), ghi tăng Tiền (TK 111, 112), Phải thu khách hàng (TK 131); đồng thời ghi tăng Doanh thu (TK 511): DT đã giảm chưa có VAT và Thuế GTGT phải nộp (TK 3331)
Trường hợp 2: Việc giảm giá ghi vào hoá đơn cuối cùng, ghi tăng Phải thu khách hàng (TK 131):Tổng phải thu, ghi giảm Giảm giá hàng bán (TK 5212), ghi tăng Doanh thu chưa giảm (TK 511) và Thuế GTGT phải nộp (TK 3331).
Trường hợp 3: Bên mua lập riêng một hoá đoen điều chỉnh giảm giá hàng bán, ghi giảm Giảm giá hàng bán (TK 5212) theo giá bán chưa có thuế GTGT, ghi giảm thuế GTGT của hàng bán giảm giá (TK 3331) và ghi giảm Tiền (TK 111, 112), Phải thu khách hàng (TK 131).
Kế tốn bán bn vận chuyển thằng theo hình thức giao tay ba:
Căn cứ vào hóa đơn GTGT và các chứng từ thanh toán của khách hàng, kế toán ghi tăng doanh thu (TK511): Doanh thu bán hàng chưa có thuế GTGT, ghi tăng Thuế GTGT đầu ra phải nộp (TK3331), ghi tăng TK Tiền, Phải thu khách hàng (TK 111,112,131…). Đồng thời, căn cứ hóa đơn GTGT (hoặc hóa đơn bán hàng) do người bán lập, phiếu chi (giấy báo nợ) kế toán ghi tăng Giá vốn hàng bán (TK 632): trị giá hàng hóa mua ngay, ghi tăng Thuế GTGT đầu vào (TK 133), ghi giảm Tiền (TK 111, 112) hoặc Phải trả người bán (TK 331).
Nếu hàng giao tay ba có bao bì đi kèm tính giá riêng, kế toán căn cứ vào phiếu thu (giấy báo nợ, giấy báo có, phiếu chi…) ghi tăng Tiền (TK111,112) hoặc Phải thu khách hàng (TK 131), ghi tăng Thuế GTGT đầu vào (TK 133), đồng thời ghi giảm Tiền (TK 111, 112) hoặc ghi tăng phải trả nhà cung cấp, ghi tăng Thuế GTGT đầu ra (TK 3331).
Trường hợp bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức gửi hàng:
Khi DN mua hàng sau đó chuyển thẳng đi bán, căn cứ vào hóa đơn GTGT (hoặc hóa đơn bán hàng) của nhà cung cấp và phiếu gửi hàng đi bán, phiếu chi, giấy báo nợ, kế toán ghi tăng Hàng gửi đi bán (TK 157) trị giá hàng mua gửi thẳng đi bán, ghi tang Thuế GTGT đầu vào (TK 133), ghi giảm Tiền (TK 111,112) hoặc ghi tăng Phải trả người bán (TK 331).
Khi hàng gửi bán được xác định là tiêu thụ, kế toán ghi nhận DT và giá vốn tương tự trường hợp bán bn qua kho theo hình thức gửi bán.
Kế tốn bán đại lý:
Khi xuất kho sản phẩm, hàng hoá giao cho các đại lý phải lập Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý. Căn cứ vào PXK hàng gửi bán đại lý, kế toán ghi: tăng Hàng gửi đi bán (TK 157), ghi giảm Hàng hoá (TK 156), Thành phẩm (TK 155).
Khi hàng hoá giao cho đại lý đã bán được, căn cứ vào Bảng kê hoá đơn bán ra của hàng hoá đã bán do các bên nhận đại lý hưởng hoa hồng lập gửi về kế toán phản ánh doanh thu bán hàng theo giá chưa có thuế GTGT, ghi: tăng Tiền (TK 111, 112), Phải thu khách hàng (TK 131): Tổng giá thanh toán; đồng thời ghi tăng Doanh thu bán hàng (TK 151) và Thuế GTGT phải nộp (TK 33311). Đồng thời, ghi tăng Giá vốn hàng bán (TK 632) và giảm Hàng gửi đi bán (TK 157)
Số tiền hoa hồng mà DN phải trả cho đại lý hưởng hoa hồng, ghi: tang chi phí bán hàng (hoa hồng đại lý chưa có thuế GTGT), tăng Thuế GTGT được khấu trừ (TK 1331), đồng thời ghi tăng Tiền (TK 111, 112), Phải thu khách hàng (TK 131).
Kế toán nghiệp vụ bán lẻ hàng hóa:
Hàng ngày hoặc định kỳ khi nhận được bảng kê bán lẻ hàng hóa của nhân viên bán hàng. Kế toán xác định giá bán chưa thuế, Thuế GTGT của hàng hóa đã tiêu thụ.Trường hợp số tiền nhân viên bán hàng thực nộp phù hợp với doanh số bán ra thì kế tốn tiến hành ghi sổ kế toán: ghi tăng Tiền (TK 111), Phải thu khách hàng (TK 131) đồng thời ghi tăng TK 511, TK 3331.
+Trường hợp số tiền nhân viên bán hàng nộp nhỏ hơn doanh số ghi trên bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ thì số tiền thiếu được hạch tốn vào Phải thu khác (TK 1388) hoặc Tài sản thiếu chờ xử lý (TK 1381) đồng thời ghi tăng TK 511,TK 3331.
+ Trường hợp số tiền nhân viên bán hàng thực nộp lớn hơn doanh số ghi trên bảng kê bán lẻ hàng hóa dịch vụ thì khoản thừa được hạch tốn vào thu nhập khác của doanh nghiệp ghi: tăng Tiền (TK 111, 112), Phải thu khách hàng (TK 131), đồng thời ghi tăng Thu nhập khác (TK 711) hoặc Tài sản thừa chờ giải quyết (TK 3381), tăng Thuế GTGT (TK 3331)
Xác định giá vốn của số hàng hóa đã tiêu thụ, kế tốn ghi tăng Giá vốn hàng bán (TK 632) đồng thời ghi giảm Hàng hố (TK 156).
Kế tốn bán hàng trả góp:
Khi xuất hàng giao cho khách, kế toán ghi nhận doanh thu hàng trả góp, lãi trả góp và số tiền phải thu ở người mua:
Nợ TK 111,112,TK 131 đồng thời ghi có TK 511, 3331.
Kế tốn xác định giá vốn của hàng hóa đã bán trả góp ghi Nợ TK 632 đồng thời ghi Có TK 156
Định kỳ thu nợ của khách hàng ghi Nợ TK 111, 112 đồng thời ghi Có TK 131. Đồng thời ghi nhận lãi trả góp từng kỳ vào doanh thu hoạt động tài chính:
Nợ TK 338 (3387) đồng thời ghi Có TK 515.
1.2.2.4 Sổ kế toán:
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến doanh nghiệp.
Theo chế độ hiện hành (TT200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014).Các doanh nghiệp được áp dụng một trong bốn hình thức kế tốn sau:
Hình thức nhật ký chung:
+ Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế tốn) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
+ Hình thức kế tốn Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: - Sổ Nhật ký chung;
tiền, chi tiền, sổ nhật ký tiền gửi ngân hàng, sổ chi tiết vật liệu – sản phẩm – hàng hóa, sổ chi tiết thanh tốn...
- Sổ Cái các tài khoản: TK 156, TK 33311, TK 632, TK 511, TK 131
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết: sổ chi tiết tài khoản TK 156, TK 33311, TK 632, TK 511, TK 131.
+ Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký chung (Phụ lục số 2.1)
(1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế tốn phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế tốn chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
(2) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp, đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo