Đặc điểm cơng tác kế tốn bán hàng của công ty CPSX và TM Nấm Việt

1.2.1 .Kế toán bán hàng theo quy định của chuẩn mực Việt Nam

2.2 Thực trạng kế tốn bán hàng tại cơng ty CPSX và TM Nấm Việt

2.2.1. Đặc điểm cơng tác kế tốn bán hàng của công ty CPSX và TM Nấm Việt

- Đặc điểm sản phẩm kinh doanh tại doanh nghiệp

+ Là một công ty kinh doanh tổng hợp gồm nhiều ngành nghề khác nhau, đa dạng, phong phú từ sản xuất sản phẩm, bn bán hàng hóa đến cung ứng dịch vụ trong đó cơng ty chuyên cung cấp các sản phẩm về nghành nội thất, trang thiết bị xây dựng, các dịch vụ hàng hóa...

+ Hoạt động kinh doanh của cơng ty bao gồm cả sản xuất và thương mại, dịch vụ hay nói cách khác là sản xuất và lưu thơng. Việc tiêu thụ hàng hóa tại cơng ty được thực hiện theo phương pháp kê khai thường xuyên, cụ thể:

- Phương thức bán hàng tại doanh nghiệp: bên công ty sử dụng 2 phương thức

bán hàng chính:

+ Phương thức bán lẻ: Với phương thức này thì các loại mặt hàng được trưng

bày theo quầy riêng biệt, khi khách hàng muốn mua một mặt hàng nào đó như bàn ghế gỗ, giường gỗ… tại xưởng sẽ có nhân viên tư vấn trực tiếp hướng dẫn khách xem xét lựa chọn sản phẩm, sau khi đã xem sản phẩm và đồng ý mua hàng thì nhân viên sẽ viết hóa đơn cho khách. Phương thức thanh toán là phương thức thanh toán trực tiếp. Đối với những khu vựa hỗ trợ giao nhận miễn phí hoặc khách hàng trả tiền mua hàng trực tiếp có thể thanh tốn bằng tiền mặt. Hàng hóa sau khi giao chính thức được coi là tiêu thụ chuyển từ công ty sang người mua và được người mua thanh toán, hay tạm chấp nhận thanh tốn số hàng mà cơng ty giao đó. Kế toán tiến hành hạch toán và doanh thu bán hàng của công ty.

+ Phương thức bán buôn: Theo phương thức này công ty chuyển hàng cho bên mua theo địa điểm ghi trên hợp đồng. Số hàng chuyển đi này vẫn thuộc quyền sở hữu của công ty. Khi được bên mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán về số hàng chuyển giao ( một phần hay tồn phần) thì số hàng được bên mua chấp nhận này mới được coi là tiêu thụ và công ty mất quyền sở hữu số hàng đó. Khi đó kế tốn của cơng ty mới tiến hành hạch toán vào doanh thu đã tiêu thụ.

 Phương pháp xác định giá vốn:

Giá vốn của hàng hóa xuất kho=Giá bìnhqn của một đơn vị hàng hóa × Lượng hàng hóa xuất kho

-Chính sách bán hàng tại doanh nghiệp

Nhằm hướng tới phục vụ khách hàng ngày một tốt hơn và chun nghiệp hơn thì cơng ty CPSX và TM Nấm Việt ln hồn thiện trong các chính sách khơng chỉ về sản phẩm, giá cả mà còn về phong cách phục vụ cùng các giá trị gia tăng.

+ Cam kết về chất lượng : Nấm Việt là công ty vừa sản xuất, vừa kinh doanh thương mại nên khâu đầu vào, nguyên vật liệu là vô cùng quan trọng, cam kết mang đến cho khách hàng sản phẩm chính hãng với chất lượng hàng đầu.

+ Giá tối ưu: Sản phẩm khi đến với khách hàng đã được tối ưu hóa về giá vì lợi thế của Nấm Việt là sản xuất nên không mất khâu trung gian.

+ Phong cách phục vụ và tư vấn chuyên nghiệp: đội ngũ nhân viên được huấn luyện để đảm bảo sự hài lòng của quý khách. Việc chọn mua sản phẩm sẽ được tư vấn tận tình, đảm bảo sự hài lòng trước khi quyết định mua hàng.

+ Phương thức nhận đơn hàng: Nhận đơn hàng qua Website, hotline hoặc trực tiếp đến xưởng.

- Chính sách thanh tốn tại doanh nghiệp

+ Chuyển khoản: Quý khách chuyển tiền vào tài khoản của công ty CPSX và TM Nấm Việt. Việc giao hàng được tiến hành sau đó.

+ Giao nhận hàng tận nơi theo đơn đặt hàng của khách hàng và khách hàng vui lịng thanh tốn đơn hàng sau khi kiểm tra và nhận hàng.

+ Khách hàng có thể mua hàng và thanh tốn trực tiếp tại văn phịng giao dịch của công ty

2.2.2 Thực trạng kế tốn bán hàng tại cơng ty CPSX và TM Nấm Việt

a. Chứng từ sử dụng

- Chứng từ kế tốn trong kế tốn bán hàng cơng ty đang sử dụng: + Hợp đồng cung cấp, hợp đồng mua bán, giấy cam kết

+ Hóa đơn GTGT áp dụng với doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp khấu trừ

+ Hóa đơn bán hàng thơng thường áp dụng với các DN tính thuế theo phương pháp trực tiếp

+ Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho

+ Bảng kê mua hàng

+ Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi + Phiếu thu, phiếu chi

+ Giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng + Hóa đơn GTGT hàng trả lại, hàng giảm giá

Trình tự luân chuyển một số chứng từ trong cơng ty

Trình tự và thời gian luân chuyển do kế toán trưởng tại đơn vị quy định. Các chứng từ gốc do công ty lập ra hoặc từ bên ngoài đưa vào đều được tập trung tại bộ phận kế toán của đơn vị. Việc tổ chức luân chuyển chứng từ là chuyển chứng từ từ các phòng ban chức năng trong cơng ty đến phịng kế tốn tài chính, bộ phận kế tốn phải kiểm tra kỹ càng các chứng từ và sau khi kiểm tra xác minh là hợp lý, hợp pháp, hợp lệ mới được dùng chứng từ đó để ghi sổ. Sau đó phịng kế tốn tiến hành hồn thiện và ghi sổ kế tốn, q trình này được tính từ khâu đầu tiên là lập chứng từ (hay tiếp nhận chứng từ) cho đến khâu cuối cùng là chuyển chứng từ vào lưu trữ.

Gồm các bước sau:

Bước 1: Lập chứng từ

Lập chứng từ là bước công việc đầu tiên và cực kỳ quan trọng trong tồn bộ quy trình kế tốn của mọi đơn vị kế tốn. Khi lập chứng từ bán hàng cần phải tuân thủ các quy định sau:

Tất cả các nghiệp vụ bán hàng phát sinh của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ bán hàng. Chứng từ bán hàng chỉ được lập một lần cho một nghiệp vụ bán hàng phát sinh.

Nội dung chứng từ bán hàng phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ bán hàng phát sinh, phải kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu.

Chữ viết và số trên chứng từ bán hàng phải rõ ràng, khơng tẩy xóa, sửa chữa, khơng viết tắt. Số tiềng viết bằng chữ phải khớp và đúng với số tiền viết bằng số. Khi viết phải dùng bút mực xanh hoặc mực đen, không được dùng bút mực đỏ hay bút chì. Số và chữ viết phải liên tục, liền mạch, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo, khơng được viết chồng đè. Nếu viết sai thì phải gạch bỏ chỗ sai bằng một gạch, ghi chữ hoặc số đúng lên phía trên và người sửa chữ ký tên ở bên cạnh.

Chứng từ bán hàng phải được lập đủ số liên quy định và phải lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bắng máy tính, máy chứ hoặc viết lồng bằng giấy than ở giữa hai liên.

Các hóa đơn, chứng từ bán hàng được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định cho chứng từ, hóa đơn bán hàng.

Mọi chứng từ bán hàng phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Chữ ký trên chứng từ của một người phải thống nhất và giữa các liên phải giống nhau.

Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế tốn trưởng thì phải cử người phụ trách kế toán để giao dịch với khách hàng, chữ ký của kế toán trưởng được thay bằng chữ ký của người phụ trách kế tốn của đơn vị bán hàng đó.

Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp, của kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) và dấu đóng trên hóa đơn, chứng từ bán hàng phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký đã đăng ký theo quy định.

Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) không được ký “thừa ủy quyền” của người đứng đầu doanh nghiệp.

Việc phân cấp ký trên chứng từ bán hàng do Tổng giám đốc (Giám đốc) doanh nghiệp quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý của đơn vị.

Riêng chứng từ bán hàng được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định của Luật kế toán và phải được in ra giấy và lưu trữ theo quy định.

(Nguồn: Các quy định về chứng từ kế tốn theo thơng tư 133/2016/TT- BTC )

Bước 2: Kiểm tra chứng từ:

Trình tự kiểm tra chứng từ bán hàng bao gồm:

Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ bán hàng.

Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý và hợp lệ của nghiệp vụ bán hàng phát sinh thông qua các yếu tố cơ bản đã được ghi trên hóa đơn, chứng từ bán hàng.

Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thơng itn trên chứng từ bán hàng.

Khi kiểm tra hóa đơn, chứng từ bán hàng nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải báo ngay cho Giám đốc doanh nghiệp để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành.

Bước 3: Sử dụng chứng từ

Sử dụng chứng từ là tổ chức luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán. Sau khi bộ phận kế toán kiểm tra, xem xét kỹ lưỡng các yếu tố cơ bản trên chứng từ bán hàng đã lập, nếu xác minh những yếu tố đó là đúng và hồn tồn hợp lý thì chứng từ đó sẽ được đưa vào luân chuyển và sử dụng để shi sổ kế toán.

Trong bước sử dụng chứng từ bán hàng cần lưu ý một vài điểm sau:

Đối với hóa đơn, chứng từ bán hàng khơng đúng thủ tục, nội dung và chữ số khơng rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hay ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điểu chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ kế tốn.

Để chuẩn bị cho việc phản ánh chứng từ bán hàng vào sổ kế tốn được dễ dàng, thuận tiện và nhanh chóng hơn thì sau khi kiểm tra, kế tốn cần phải tiến hành một số công việc như ghi giá trên chứng từ, phân loại chứng từ, tổng hợp số liệu của các chứng từ cùng loại, lập định khoản kế tốn để hồn thiện chứng từ.

Chỉ khi nào hóa đơn, chứng từ bán hàng được kiểm tra và hoàn chỉnh mới được sử dụng để làm căn cứ ghi sổ.

Bước 4: Bảo quản và lưu trữ chứng từ

Các loại chứng từ bán hàng phải được sắp xếp theo trình tự thời gian và bảo đảm cẩn thận, an toàn theo quy định của pháp luật. Chứng từ kế toán lưu trữ phải là bản chính. Chứng tư kế tốn phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế tốn năm hoặc kết thúc cơng việc kế tốn. Khi hết thời hạn lưu trữ theo luật định ( ít nhất là 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế tốn khơng sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính và ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế tốn và lập báo cáo tài chính, sổ kế tốn và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác) thì chứng từ có thể được đem ra hủy bỏ; trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an tồn, bảo mật thơng tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ và lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế tốn có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phịng.Trường hợp mất hóa đơn bán hàng phải báo cáo với thủ trưởng và kế tốn trưởng của đơn vị đó và báo ngay cho cơ quan thuế để có biện pháp xử lý kịp thời

Trong đó

+ Sử dụng chứng từ để ghi sổ kế tốn: Hình thức kế tốn áp dụng là chứng từ ghi sổ nên mọi chứng từ được tập hợp trong tháng đều được tổng hợp trên chứng từ ghi sổ

+ Cơng ty sử dụng phần mềm kế tốn Misa cho việc hạch tốn kế tốn tại cơng ty. Khi có các chứng từ hợp lệ ( đủ chữ ký, dấu ...) chuyển đến, kế tốn có nhiệm vụ vào sổ kế tốn thơng qua phần mềm kế tốn Misa. Máy tính sẽ tự động chuyển số liệu vào các sổ cái từng TK

(Nguồn: Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán trong doanh nghiệp vừa và nhỏ theo thông tư 133/2016/TT- BTC và theo điều 18 và điều 41 của luật kế tốn 2015 – Có hiệu lực : 01/01/2017)

* Sau đây là ví dụ chi tiết:

Quy trình bán hàng

Bước 1: Giới thiệu hàng hóa:

Doanh nghiệp có thể giới thiệu hàng hóa của mình bằng hình thức trực tiếp ( giao hàng tận nơi) hoặc gián tiếp ( qua internet, web…)

Bước 2: Tiếp nhận đơn hàng:

 Trực tiếp: Nhân viên kinh doanh nhận đơn hàng trực tiếp từ khách hàng

 Gián tiếp: Phòng kinh doanh nhận đặt hàng từ điện thoại hoặc ads ( chạy quảng cáo trên FB…)

Trong đơn hàng phải đầy đủ các thông tin: Tên/ địa chỉ đơn vị bán, tên sản phẩm, quy cách sản phẩm, NSX – HSD, số lượng, thời gian giao nhận vận chuyển, địa điểm giao nhận và hình thức thanh tốn.

Bước 3: Lập hóa đơn : Có đơn đặt hàng tiến hành lập hóa đơn gồm 3 liên, liên 1 lưu lại cùi và liên 2,3 cho thủ kho.

Bước 4: Cấp phát hàng hóa : Căn cứ vào hóa đơn thủ kho sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho thành 2 liên và cho xuất kho hàng hóa và sau đó lưu lại để dễ theo dõi

Bước 5: Giao nhận,vận chuyển hàng hóa : Bộ phận giao hàng nhận phiếu xuất kho và hóa đơn tiên hành chất hàng lên xe dưới dự kiểm tra của thủ kho. Sau khi giao hàng cho khách hàng nhân viên giao hàng đưa 2 phiếu xuất kho và 2 hóa đơn cho khách hàng kí. Khách hàng sẽ giữ lại một phiếu xuát kho và hóa đơn liên 2. Cịn một

phiếu xuất kho và hóa đơn liên 3 đem về giao lại cho phịng kế tốn để ghi sổ, lưu trữ và làm căn cứ pháp lý khi cần thiết.

Bước 6: Ký nhận giao chứng từ, tiền

( Nguồn : Theo ISO 22000)

Quy trình lập và ln chuyển hóa đơn GTGT :

- Hóa đơn do bộ phận kế toán hoặc bộ phận kinh doanh lập thành 3 liên ( đặt giấy than viết 1 lần)

+ Liên thứ nhất được lưu tại quyển

+ Liên thứ hai giao cho khách hàng mua bán hàng hóa dịch vụ

+ Liên thứ ba do thủ kho giữ lại ghi thẻ kho, cuối ngày hoặc cuối kỳ giao cho kế toán để ghi sổ

- Chuyển hóa đơn cho kế tốn trưởng và thủ trưởng đơn vị ký duyệt. Nếu hóa đơn thanh tốn tiền ngay phải đến bộ phận kế toán làm thủ tục nộp tiền ( tiền mặt hoặc séc)

- Người mua nhận hàng hóa, sản phẩm ký vào hóa đơn, cịn nếu vận chuyển dịch vụ thì khi cơng việc vận chuyển dịch vụ hồn thành, khách hàng mua dịch vụ ký vào hóa đơn.

- Bảo quản, lưu trữ và hủy hóa đơn

Thứ nhất, hóa đơn phải được đơn vị kế tốn bảo quản đầy đủ, an tồn trong q trình sử dụng và lưu trữ

Thứ hai, hóa đơn lưu trữ là bản chính. Trường hợp tài liệu kế tốn bị tạm giữ, tịch thu, bị mất hoặc bị hủy hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp có xác nhận.

Thứ ba, hóa đơn phải được đưa vào lưu trữ trong thời hạn 10 tháng kể từ ngày kết

thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc cơng việc kế tốn

Thứ tư, người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản,lưu trữ tài liệu kế toán theo thời hạn quy định.

Thứ năm, chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong hóa đơn. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp hóa đơn bị tạm giữ tịch thu và ký xác nhận trên chứng từ

sao chụp, đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại hóa đơn bị tạm giữ hoặc tịch thu và ký tên đóng dấu.